文档编号: 2001-HTRH-06.1
xx公司信息化
管理系统(ERP)总体规划
分步实施方案
(初稿)
xx电脑软件有限公司
2001年12年20日
目录
一.分步实施方案 (3)
第一阶段 (4)
进度计划 (5)
项目预算 (5)
第二阶段 (6)
进度计划 (7)
项目预算 (7)
第三阶段 (8)
进度计划 (9)
项目预算 (10)
二.项目实施方法 (11)
项目管理P ROJECT A DMINISTRATION (11)
项目组织Project Organization (11)
实施方法 (15)
IFS AIM?的目的和目标 (15)
简短说明 (16)
实施调研(IMPLEMENTATION STUDY) (16)
实施调研动员大会和培训（I MPLEMENTATION S TUDY K ICKOFF AND T RAINING） (17)
描述应用系统解决方案 (18)
描述实施平台 (18)
实施(IMPLEMENTATION) (20)
实施动员大会 (20)
实施应用系统解决方案 (21)
实施工作程序 (21)
在生产平台上进行培训 (21)
培训培训员 (21)
应用系统解决方案测试 (22)
管理IFS-LINK呼叫和客户支持 (22)
上线GO LIVE (23)
召开系统上线座谈会 (23)
准备客户解决方案测试 (24)
客户解决方案测试 (24)
培训最终用户 (24)
客户解决方案的上线运行 (24)
管理IFS-LINK呼叫和客户支持 (25)
项目完成并移交 (25)
一. 分步实施方案
根据xx 目前状况，我们建议xxERP 系统的实施分三个阶段进行：
? 第一阶段目标是使销售、供应、财务部门的信息整合为统一整体，目标是提．
高应收帐款周转率．．．．．．．．、．降低库存资金占用．．．．．．．．、．规范现有业务流程，为客户提供更．．．．．．．．．．．．．．．
优质的服务．．．．．
。主要实施的系统包括：销售管理、供应管理、财务管理（应收/应付）、质量管理、文档管理系统；
? 第二阶段目标是整合生产、设备及财务部门．．．．．．．．．．．．的信息，优化生产计划安排、降．．．．．．．．．．．．．．
低生产成本及设备运行和维护成本．．．．．．．．．．．．．．．
。主要实施的系统包括：生产管理、设备管理、财务管理（固定资产/成本核算/总帐）管理系统；
? 第三阶段目标是整合人力资源系统和电子商务系统，优化人力资源配置、扩．．．．．．．．．．展企业门户，加强与供应链上下游企业的联系．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．，使企业．．．．通过．．优化供应链获取．．．．．．．
更大的．．．效益．．
。主要实施的系统包括：人力资源管理、电子商务系统。
xx 系统总图
供应商
销售管理系统供应管理系统
生产管理系统
人力资源系统
质量管理系统
文档管理系统
第一阶段
本阶段作为实施ERP 系统的基础阶段，其主要任务包括：
? 对销售、供应、财务三大部门进行业务流程调整，使现有的管理模式能适
应将ERP 系统的运作要求； ? 借鉴ERP 系统所引入的先进管理思想，建立完善的合同管理、价格管理、
客户管理及销售奖励制度，以此提高应收帐款的周转率，降低坏帐损失风险； ? 通过系统的整合性与销售、财务部门建立紧密的联系，利用ERP 系统的提
供的多种原材料采购订货策略，降低现有原材料的库存； ? 通过集成的质量管理系统，使成品的质量得以控制和跟踪，提高对客户的
服务水平； ? 统一销售、供应、财务三大部门的编码体系，规范销售、供应部门业务流
程，为进一步实施生产管理、设备管理提供基础。
供应商
销售管理系统财务管理系统
进度计划
本阶段实施估计需7个月时间，进度计划如下：
项目预算
应用软件系统
IFS 应用系统IFS Applications 人民币(元) IFS开发平台Base License 166,000 IFS/通用General
会计规则Accounting Rules
文档管理Document Management
质量管理Quality Management
Sub-total 79,680 IFS/财务IFS Financials
应收帐Accounts Receivable
应付帐Accounts Payable
Sub-total 39,840 IFS/分销IFS Distribution
库存Inventory
采购Purchasing
客户订单Customer Orders
发票Invoicing
供应商排程Supplier Scheduling
客户排程Customer Scheduling
Sub-total 298,800
(a)应用系统小计584,320
(b)用户许可费30用户,每用户149,40元448,200
(c)系统年维护费((a)+(b))*18% 185,854
IFS应用系统合计(a)+(b)+(c) 1,218,374
Oracle 数据库系统（企业版）30用户，每用户2,680元80,400
软件系统合计1,298,774
系统实施服务
硬件及系统软件
参见《xx公司信息化管理系统（ERP）总体规划》（文档编号：2001-HTRH-05）4.3硬件及系统软件。
第二阶段
本阶段作为实施ERP系统的完善阶段，其主要任务包括：
?使生产计划、设备维护也纳入到ERP系统之中，使企业的产供销业务完全在ERP系统上运行；
?通过销售-生产-财务、生产-供应-财务、生产-设备维护-财务、供应-设备维护-财务的紧密相联，优化生产计划按排，以达到提高设备利用率、降代产
成品及原材料库存、降低设备维护成本的效果；
?借鉴ERP系统所引入的先进的设备管理手段，建立更加完善的设备维修与保养制度。
进度计划
本阶段实施估计需8个月时间，进度计划如下：
项目预算
供应商
销售管理系统财务管理系统
生产管理系统
应用软件系统
IFS 应用系统IFS Applications 人民币(元) IFS/通用General
业务绩效Business Performance
Sub-total 79,680 IFS/财务IFS Financials
总帐General Ledger
报表生成器Report Generator
固定资产Fixed Assets
合并帐Consolidated Accounts
Sub-total 179,280
IFS/制造IFS Manufacturing
车间订单Shop Orders
能力计划CRP
物料需求计划MRP
主生产计划Master Scheduling
成本核算Costing
Sub-total 278,880 IFS/维护IFS Maintenance
设备台帐Equipment
工作单Work Orders
预防维护Preventive Maintenance
设备性能Equipment Performance
设备监控Equipment Monitoring
Sub-total 199,200
(a)应用系统合计737,040
(b)用户许可合计+10用户,每用户149,40元149,400
(c)系统年维护费((a)+(b))*18% 159,559 IFS应用系统合计(a)+(b)+(c) 1,045,999 (d)Oracle8.16企业版+10用户，每用户2,680元26,800 总计1,072,799
系统实施服务
第三阶段
本阶段作为实施ERP系统的优化阶段，其主要任务包括：
? 将人力资源管理纳入到ERP 系统中，使企业能采用更合理科学的方法对管
理人力资源； ? 引入电子商务系统，将企业的边界扩展到企业的供应商和客户，使企业通
过优化供应链获取更大的效益。
进度计划
本阶段实施估计需7个月时间，进度如下：
供应商
销售管理系统供应管理系统财务管理系统
生产管理系统人力资源系统质量管理系统文档管理系统
项目预算
应用软件系统
IFS 应用系统IFS Applications CNY IFS/电子商务IFS e-biz
协作门户Web Collaboration/Selling
Sub-total 159,360 IFS/人力资源IFS Human Res.
考勤管理Time&Attendance
工资管理Payroll Administrationg
Sub-total 99,600
(a)应用系统合计258,960
(b)用户许可合计+10用户,每用户149,40元149,400
(c)系统年维护费((a)+(b))*18% 73,505
IFS应用系统合计(a)+(b)+(c) 481,865 (d)Oracle8.16企业版+10用户，每用户2,680元26,800
总计508,665
二.项目实施方法
项目管理Project Administration
项目组织Project Organization
对于此项目，我们希望和xx方共同负责实施工作。建立这种合作伙伴关系的目的基于下面的考虑：
?确保相关技能能成功转移给xx方的项目组。
?确保xx方和广州xx/IFS公司方项目组能按时完成任务。
?通过双方合作，在目标日期内成功实施项目。
为达到上述目标，所以我们建议由xx方和广州xx/IFS公司顾问共同组成项目组，由xx方项目经理负责领导。广州xx/IFS公司方项目经理负责建议和辅助xx方项目经理。建议的项目组组成如下：
指导委员会（Steering Committee）
该委员会由xx方项目主持人、高级管理层以及广州xx/IFS公司组成。指导委员会定期举行会议，每个月评估项目进展并对项目进展中的重要决策作出决定。项目经理不定期的向指导委员会汇报项目进展情况，在必要时寻求指导委员会对某些问题作出决策。双方项目经理都是指导委员会的成员。
xx方项目经理
xx方项目经理同广州xx/IFS公司方项目经理在下面各方面负有共同责任：
?负责项目的整体进度。
?负责跟进项目，做出适当的决定或者将问题反映给指导委员会寻求决定。
?将项目的进展状态报告给xx方指导委员会和管理层其他成员。
?确保项目人员及管理到位。
?负责资源的分配。
?监控项目的预算。
?在实施策略阶段，双方项目经理负责定义项目交付的关键点，这些关键点包括项目计划和控制项目的相关因素。
?他是xx方同广州xx/IFS公司方进行联系的主要接触人。
?xx方项目经理负责确保所有双方达成时间框架内的交付计划已经审阅并签署了。
广州xx/IFS公司项目经理
广州xx/IFS公司项目经理的作用在于辅助xx方项目经理。他的职责如下：
?确保任务准时完成并可交付。
?计划和协调项目进展过程中的各项事务。
?确保广州xx/IFS公司方资源的合理使用。
?为所有广州xx/IFS公司活动完成和交付提供质量保证。
?从广州xx/IFS公司的角度准备和交付项目进展状态报告。
?担当同其他广州xx/IFS公司分部进行有关培训、支持、销售和市场方面事务的联系人。
?更新项目计划并报告项目总体进展。
核心用户组（User Core Teams ）
每一个核心用户组由一个小组组长和小组成员组成。我们建议xx方按业务分组。小组成员的组成在不同的阶段可以是不同的，但是我们建议在整个项目过程中小组组长应该保持是同一个人。
关键用户支持（Key User Champions）
用户支持只是部分的参与项目，但是他们在监督他们部门的利益是否在项目中得到了最好的阐述方面负有责任。他们在下面各方面负有责任：
?批准主要决定（如材料、零件编码的转换和科目表定义）.
?强调高级管理层对项目的承诺。
?确保项目小组成员到位。
?确保项目小组成员在实施项目中的资源。
用户组组长（User Team Leader ）
用户组组长在下面各个方面负有责任：
?做决定和定义需求。
?审核和确认项目的交付。
?协调小组成员的活动。
?确保项目需要的资源在需求时间内的可用性，保证项目的时间框架不受影响。
?负责相关项目交付文件的签署。
用户组成员（Team Members）
各个项目小组按照具体任务定义范围由一个或几个小组成员组成。他们的作用和职责如下：
?确认和编制需要的报告。
?收集历史数据，录入并确认转换的数据。
?帮助小组组长定义需求。
?准备业务系统测试数据。
?负责业务系统测试并确认结果。
?准备用户文档。
?负责用户培训。
IFS产品顾问（IFS Product Consultants）
每一个小组至少要有一名IFS系统顾问。IFS系统顾问在实施过程中负责的事务如下：
确认需求：
?根据需求在应用系统中找出对应功能。
?确认差异，并对差异提出建议解决方案。
?确认并提出系统转换的解决方案。
?确定切换方法和途径。
?准备测试计划。
?解决实施过程中的问题。
技术小组（Technical Team）
技术小组应该包括xx方的MIS人员。但是如果小组成员很新，并且在小组成员的相关技能的构建方面需要协助，那么在实施过程中有些职能人员可以由广州xx/IFS公司资源担当。项目需求确认的职能必须包括一个技术组长和一个负责广州xx/IFS公司应用系统管理的数据库管理员。
实施所有阶段的主要目标是力求实施快速，因此客户化将按项目假设部分的定义尽量保持最小化。
技术组组长（Technical Team Leader）
应该拥有安装和实施过程中系统的所有权。
?负责IFS应用系统实施过程中技术方面的事务。
?负责协调不同系统间的接口处理。
?负责审核和签署有关技术方面的交付工作。
?协调项目小组成员的活动。
?负责支持应用系统的软，硬件的构建。
数据库管理员（Database Administrator）
xx方在小组中应该有一个数据库管理员。
?负责ORACLE数据库所有管理工作。
?监控数据库的运行性能并调整数据库。
?数据库的所有者。
?担当IFS应用软件系统管理员角色。
广州xx/IFS公司支持经理(/IFS Support Manager)
广州xx/IFS公司支持经理是项目组在实施过程中解决有关问题和事务如软件错误，产品版本，产品兼容性或者其他技术事务时的主要联系人。广州xx/IFS公司支持经理在下面各个方面负有责任：
?解决技术问题。
?确保软件错误和修补程序的正确管理。
?确保同广州xx/IFS公司研发中心联系的必要性。
?在软件规模大小，构建或调校方面提供技术建议和意见。
概要
在建议时间框架范围内，小组成员必须确保项目事务处理在他们的工作事务中是处于最优先地位的。担当上述职责的人员必须具备处理相关事务所需的技能。
此份关于IFS应用系统实施的实施建议的基础是我们最初的理解。
建议下列项目组成员由广州xx/IFS公司公司人员担当：
?IFS项目经理。
?IFS产品顾问。
?IFS技术顾问。
?IFS支持经理。
下列项目组成员由xx方人员担当：
?xx方项目经理。
?用户组组长（每一个业务一个组长）
?每一阶段项目组成员。
?数据库管理员。
?技术组组长。
?其他支持技术组组长的技术组成员（如有必要）。
实施方法
IFS AIM?的目的和目标
IFS AIM?（应用系统实施方法论）的主要目的是确保IFS应用系统的成功交付使用，并藉此深化IFS的业务目标。提出IFS AIM?的原因是在安装IFS应用系统、支持项目的成功交付、促进IFS商业目标的实现等各方面有一个标准的实施方法论。IFS商业目标包括：
?以集灵活性和成本效率于一身的标准化IT商业应用系统支持xx方的商业概念、流程、机会和远景。
?相关客户解决方案的交付包括满足客户当前需求并提供了未来发展的标准模块和部件。
?快速实施标准模块和部件，并在必要时实施客户化。
?交付的产品和服务在实施包中进行定义。一个实施包包括有IFS标准的模块和部件、客户化（增加，修改等）、硬件环境、培训资料和课程安排，甚至包括诸如定义和描述
用户职责或数据转移等服务。重点是有关项目快速实施的阐述，IFS注重并行快速实施，而不是一次性交付所有整个系统。这对xx来说，显然是有好处的。
?快速实施，快速回报。
?简化安装，降低失败风险。
?更易于适应工作流程。
?更有效的培训：培训课程不一定大而全、关键在于用户学习的有效性。
?因为xx方可以很快看到回报，会更加积极的参与后面新的模块的实施。
?复杂性的简化使得系统生命周期的支持和维护成为可能。
说明
在整个AIM中，有很多可能的项目情形。但实际上，没有完全相同的两个项目，因此，会有无数多的项目情形。既然情况如此，我们的策略就是展示一种情景。目的是实施人员必须利用他的合理判断将场景进行调整以适应当前客户的实际情景。
AIM要求我们要力求简捷。AIM的三个阶段可以概括如下：
*实施调研：我们要实施的是什么？(Implementation Study)
*实施：让我们开始实施。 (Implementation)
*上线：让我们的实施运作起来（Go Live）
*用户管理：让我们协同工作(Account Management)
简单，直接，快速。这是IFS在市场竞争中立足之本。
简短说明
AIM分为三个主要阶段：实施调研、实施和上线。在实施调研阶段，定义整个项目的目的、目标、阶段目标和长远目标。经常的，整个项目会被分成几个子项目，每一个子项目对应的是一个组件、模块或者一组组件或模块的安装，子项目综合起来组成客户解决方案。就像示图中的标识，这些子项目在实施过程中彼此并行运行和上线。通过减少各个子项目间的相关性，整个实施过程实现快速实施，同时项目实施的复杂性和成本得到降低，xx方从中获利。项目的项目管理和实施及系统上线过程是平行进行的。项目的最终结构是所有子项目综合在一起形成上线并运行的，符合实施调研报告文档所定义的合同和规则内容的客户解决方案。
实施调研(IMPLEMENTATION STUDY)
说明
实施调研是项目的第一个阶段。实施调研阶段为项目的其他阶段奠定了基础。实施调研是项目最重要的阶段。业务解决方案流程模型在这个阶段明确和清晰的定义下来。
实施调研的第一步是做准备。这一步包括估计成本，定义项目范围和项目成员。
最理想的是在销售阶段做一个预实施调研以便更好的定义客户订单的大小和范围。一般来说，这个工作由销售代表和项目交付组织（PDO）的某个成员完成。但是，即使已经进行了预实施调研，还是有必要进行正式的实施调研，因为预实施调研的重点不同于实施调研，而且它的调研范围是有限的和不够全面的。
实施调研同时还必须澄清项目所需的xx方和广州xx/IFS公司方人员。在实施调研阶段还要准备第一版本的项目质量文档（PQD）。实施调研的结果在PQD中进行归档管理。
实施调研得出的实施调研报告对IFS应用系统解决方案进行阐述，该解决方案包括xx方的业务模式、IFS应用系统模块、客户化工作、应用系统平台（硬件和系统软件）、培训需求等。
实施调研好高务远不仅是项目接下来的阶段的平台，它同时还提供客户解决方案在项目结束时上线运行时的衡量规则。
当实施调研阶段结束时，项目管理组和其他利益方以PPT和其他文档的形式对调研结果进行口头汇报。
基于上述种种结果，最后对项目大小和范围作出明确的决策。
目的
实施调研的主要目的是：
定义目标、背景和前提条件、项目实施目的。
实施调研的总目标是确保客户解决方案的交付/实施。
实现这个目的客观条件：
-说明项目的背景。
-通过IFS应用系统的使用，确保xx方财务或非财务收益得以实现。
-[应用系统]：确认xx方关于组件功能、功能增加、整合和切换方面的需求。
-[业务流程]：在xx方流程和需求的基础上定义xx方的业务模型。
-[技术]：确定技术平台，合适的系统结构和硬件设备。
-[时间]：定义项目实施介绍和实施阶段粗略时间表。
简而言之，实施调研阶段的目的不是提出解决方案。目的是问如什么？怎样？这样的问题，而这些问题迟些将用来定义项目。
实施调研动员大会和培训（Implementation Study Kickoff and Training）
说明
一般地，除应该在项目开始前需要召开一个项目动员大会外，建议还应该召开一次实施调研工作会议。核心小组成员参加关于IFS应用系统，业务模式，项目管理等方面的培训。工作组需要的各种资源应该在合同中列明。
在实施调研动员大会前准备一份核查表对工作很有帮助。借助计划纲要的帮助，实现有关项目动员大会和培训的详细计划工作。
项目动员大会最少应该确定整个项目的目标，实施调研阶段的计划人员，里程碑计划和日程安排。有关业务模式，IFS应用系统，项目管理等方面的培训工作和安排可以进行较大程度的调整。至于实施调研动员工作大会的时间安排可以视项目的特征、合同的内容为1到5天不等，但是项目动员大会通常来说需要一天的时间。
目的
实施调研动员大会的目的是给予项目一个好的开端。
业务建模工作会议
说明
业务建模工作会议的主要任务是对xx方的业务流程进行建模，以便将xx方的业务流程同IFS 的标准业务模型进行比较和匹配。
比较和匹配工作通过运行不同的情景完成，这样可以同时做到演示IFS应用系统提供的解决方案，同时确认IFS标准流程和xx方的业务流程之间的差异。
在业务建模工作会议期间，同时实现知识的互相传递。xx方加深了对IFS应用系统的理解，而IFS人员则进一步的增强了对xx方业务流程的理解。
业务模型为确认xx方需求和进行流程比较及匹配提供了一个重要的平台。
目的
业务建模工作会议的目的是：
*确认IFS应用系统支持xx方业务流程，就业务模型，包括理解项目中涉及到的业务模型的各个点对xx方人员进行教育。
*让xx方理解IFS应用系统是怎样构建的，以及是怎样运行的。
描述应用系统解决方案
说明
应用系统解决方案的定义包括下列事务：
确认客户化之需要
确认整合之需要
确认迁移之需要
目的
此流程的目的是：
-确定将使用IFS应用系统那些模块和组件；
-确定那些客户化（增加、数据迁移、整合、修改等）是必须的。
-明确系统和第三方产品的接口。
结果：
数据迁移的基础
确认第三方系统集成要求
确认IFS应用系统要求
描述实施平台
说明
在定义了系统平台后，就应该明确了所有有关构建系统的关键参数：
*用户数
*服务器数
*网络如何构建
*客户端类型，例如终端，PCs，互联网浏览器等。
目的
定义应用系统平台的目的是确定确保实施完成后IFS应用系统稳定的，高效的运行所需的硬件和系统软件环境，简化系统维护和支持工作，保证系统具有一定的扩展空间适应未来业务的发展。
确认培训需求
说明
培训开始于实施调研阶段。核心项目组成员接受有关IFS业务建模工具和IFS应用系统方面的培训。实施阶段的重点是对xx方在系统上线阶段负责培训终端用户的人员进行培训。在系统上线阶段，除了对终端用户进行培训之外，还要对xx方支持组人员进行关于用户支持，日常事物支持，数据管理，系统安全和整体事务以及其他类似事务的培训。
视用户能力水平情况，可能需要使用应用系统平台进行培训。如果用户处于从主机终端的环境到分布的Windows NT客户服务器环境，那么可能需要使用Windows NT 进行培训。某些项目还可能需要在Oracle 中对各人员进行培训。
目的
确认培训之需要也就是定义谁需要进行培训，培训的内容是什么，什么时间进行培训。培训的中心在于确保项目目标和最终目标的实现。
结果：已经确认的xx方培训计划的前提条件、培训范围和内容。
实施(IMPLEMENTATION)
说明
实施是面向解决方案的，而实施调研是面向问题的。在实施过程中，诸如怎样做？交付什么？这样的问题在合同中已经在实施调研和项目管理的结论基础上进行了明确定义。
实施是逐步进行的，逐步的使实施原型投入使用，这在实施计划阶段进行了明确的定义。
一般地，实施原型周期大约会需要足一个月的时间才能完成。通过使用实施原型可以：
?减低复杂性;
?加速项目的完成;
?增强项目交付质量;
?简化项目管理;
?促进了xx方的参与和承诺。
目的
实施流程的目的是对客户解决方案进行实施。实施结果是客户解决方案准备就绪上线运行。
实施动员大会
说明
实施动员大会需要半天到一天时间。一般来说，实施动员大会在xx 方地点举行，但偶尔，可能会在广州xx/IFS公司公司进行，目的是介绍广州xx/IFS公司人员给xx 方人员认识。
目的
实施动员大会的目的是介绍负责实施调研和PQD定义的项目的新项目组成员。