XXXX有限公司企业标准
企业档案管理办法
Q/XXXX
代替Q/XXXX
1范围
本标准规定了本公司企业档案的分类编号；档案的形式；积累；归档；归档的要求，归档的范围、时间、鉴定、回收和销毁。
2范围
本标准适用于本公司企业档案和科技图书的资料的归档。
3引用标准
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
Q/XXXX《保持的成文信息管理控制程序》
Q/XXXX《保留的成文信息管理控制程序》
Q/XXXX《保持/保留的成文信息管理控制程序》
4职责
4.1技术质量中心（总帅办＜档案室＞)负责技术、质量档案的收集、整理、保管、下发（借阅）、回收（销毁）等档案管理工作。
4.2营销中心(营销管理部)负责市场营销涉及的相关资料（合同、协议、服务单据、发货单据、宣传资料等）的收集、整理、归档保管等档案管理工作。
4.3生产供应中心负责供应合格分供应调查资料、供应合同、生产制造计划、设备台账和维护保养记录、ERP、MOE中信息保存、环境/职业健康安全/能源管理等的资料收集、整理、归档保管等档案管理工作。
4.4综合财务中心(办公室、人事质企管理部)负责文书资料、人事（培训）资料、质企考核资料、劳动工资合算、法务文本、基建资料、治安保卫、公共车辆等资料、的资料收集、整理、归档保管等档案管理工作。
2020-01-01发布 2020-02-28实施
4.5技术质量中心(质保部)负责所有质量档案的资料收集、整理、归档保管等档案管理工作。
4.6综合财务中心(财务金融管理部) 会计档案等的资料收集、整理、归档保管等档案管理工作。
4.7技术质量中心(杭申检测中心)负责检测过程的依据收集、整理、归档保管等档案管理工作。
5术语
企业档案是企业在生产、科研、基建、经营、教育等各项工作活动中直接形成的有保存和利用价值的并按归档要求整理归档的全部文件材料。
6企业档案的分类编号
6.1企业档案分科技档案、文书档案、会计档案。
6.1.1科技档案
6.1.1.1产品技术档案
6.1.1.2“备案或自愿认证”产品资料档案
6.1.1.3基建档案
6.1.1.4设备档案
6.1.1.5科研档案
6.1.1.6综合档案
6.1.2文书档案
6.1.2.1文书档案
6.1.2.2统计档案
6.1.3会计档案
6.1.3.1会计凭证
6.1.3.2会计帐薄
6.1.3.3会计报表
6.1.3.4其它
6.2档案的编目
企业档案的编目分科技档案总目录、分类目录和底图目录，文书档案分案卷目录和全引目录、会计及统计档案目录。
7档案形式、积累、归档
7.1厂内较大活动档案都应有目录、有数据、有文字凭证和实物照片等。
7.1每项活动一开始，应有提出和实施部门根据本部门工作范围，指定专（兼）职人员，做好对具有保存价值的文件材料的形成和积累工作。
7.3每个项目开始，完成（或告一段落），须有项目负责人或部门专（兼）职人员，认真做好文件材料的积累、整理工作，及时向档案室归档。
7.4档案室有权向有关人员素取应归档的文件材料，有关部门或人员不得拒绝。8归档的要求
8.1归档的文件材料（包括图样、照片、磁带、实物等）必须内容真实、收集齐全、手续完备。
8.2装具、用纸及其它各种材料须规格统一，钢笔（或毛笔）书写，禁止使用铅笔、圆珠笔及复印件（除特殊情况外），字迹工整图像清晰，装卷（盒）严实，装订不得使用钉等易霉、蛀、锈蚀物，便于档案的长久保存和使用。
8.3档案室必须对已收集档案负责做好分类、编目和必要的加工整理。
9归档的范围
9.1科技档案
9.1.1产品档案的归档范围
9.1.1.1全套产品底图
9.1.1.2全套工艺卡片底图
9.1.1.3全套技术文件底图
9.1.1，4主、关键项目表底图
9.1.2“备案或自愿认证”产品的归档范围
1)××《申请书》
2)××《备案或自愿认证产品描述》
3) ××《型式试验报告》
4) ××《备案或自愿认证产品证书》
5) XX印刷/模压标志申请书
6) XX印刷/模压标志批准书
7) XX年《工厂检查报告》（包括整改资料）
8) ××《变更申请书》y) ××《（变更）备案或自愿认证产品描述》
9) ××《（变更）型式试验报告》
10) 《印刷/模压标志批准通知书》年申请书
11) 印刷/模压标志批准书
12) ×ד备案或自愿认证”产品年度抽查包括
13) ××国抽、省抽报告（包括整改资料）
14) 内部变更（特别是成套产品）
15) （内部年度成品确认检验）
16) （内部年度关键件确认检验）
17) ××入库单、标识使用/发放记录（按年度收集存档）
18) 其它重大事项（如重大故障及与CQC的报告）、其它主要文件
9.1.3基建档案的归档范围
9.1.3.1可行性研究报告、征地协议书及土地使用许可证
9.1.3.2三废治理材料
9.1.3.3全套竣工图
9.1.3.4厂区总平面图
9.1.3.5排污管理接线图
9.1.3.6其它
9.1.4设备档案的归档范围
9.1.4.1设备购买或报废申请书
9.1.4.2压缩机管、蒸气管、照明线、动力线等图纸、资料。
9.1.4.3动力站房平面图
9.1.4.4设备随机全套技术文件、说明书、合格证及图册等。
9.1.4.5其它
9.1.5科研档案的归档范围
9.1.5.1科研项目(产品)的立项批复
9.1.5.2项目(产品)试验报告
9.1.5.3项目(产品)鉴定证书
9.1.5.4得奖证书
9.1.5.5其它
9.1.6综合档案的归档范围
9.1.6.1企业管理文件或材料
9.1.6.2技术管理文件或材料
9.1.6.3环保、标准、节能、供销、质量管理文件或材料
9.2文书档案
9.2.1文书档案的归档范围
9.2.1.1上级来文
9.2.1.2同级单位来文
9.2.1.3有关人员出差或开会带回的重要文件材料
9.2.1.4文件征稿(重要文件包括底稿)、各类规划、计划、总结、报告、请示、批复、决议、决定、规定、通知等。
9.2.1.5会议纪要
9.2.1.6上级颁发的各类证书、奖状、奖章及先进个人、先进光荣榜。
9.2.1.7其它
9.2.2统计档案的归档范围
9.2.2.1统计管理类
9.2.2.2统计分析
9.2.2.3统计资料汇编类
9.2.2.4统计报表类
9.2.2.5其它
9.3会计档案
9.3.1会计档案的范围
9.3.1.1会计凭证
9.3.1.2会计帐薄
9.3.1.3会计报表
9.3.1.4其它
10归档的时间
10.1科技档案
10.1.1产品档案
产品档案归档时间，是在产品试验成功后，投产鉴定会召开前一个月进行归档。
10.1.2“备案或自愿认证产品”认证档案每份资料生效或收到后一个月内归档。其中入库单、标志及证书使用记录每年年底入档。
10.1.3基建、设备档案应在次年3月底前归档。
10.1.4 科研档案按本标准第4.3条规定归档。
10.1.5综合档案有各兼职档案员在次年3月底前归档。
10.2文书档案
文书档案在次年3月底前归档。
10.3会计档案
会计档案在隔一年3月底前归档。
11档案室的管理、借阅制度
11.1 非本室人员未经同意，不得擅自进入库房，如因工作需要须经档案管理人员同意方可入内，凡借阅档案者须在阅览室内进行查阅。
11.2 档案库房内严禁任何火种，任何人在借阅档案时不得吸烟、点火。
11.3 库房内档案必须装箱，上架按系列排列整齐，库房内应保持清洁，走道须畅通无阻，借阅室、办公室必须另设。
11.4 查阅有关保密文件，需经有关领导批准，并只准查阅不准擅自带出库房，如有特殊原因，需有公司主管领导签字方可借出。
11.5 凡外单位需利用本公司档案，需经公司主管领导签字同意后，在阅览室查阅。
11.6 利用或查阅档案的职工必须爱护档案，不得随意涂改、划圈、转借。
11.7 利用档案需办理登记手续，填写利用目的、利用效果，借阅时间期限不得超过一周。
12档案的鉴定、回收和销毁
12.1档案的鉴定
12.1.1定期进行档案鉴定工作，在资料归档阶段，档案管理人员应正确地划定档案的保管期限，剔除重复、无利用价值的档案材料，对已过存放期限的档案材
料，每年鉴定销毁一次，对确已无利用、保存价值的档案进行剔除和销毁。12.1.2档案的保管期限分为永久（50年）、长期（15—50年）、短期（5年—15年）三种，保管期限划分后，随着公司情况的发展变化，也可有所变更。（其中认证的相关资料和记录。如认证证书、设计鉴定报告和/型式试验报告、初始/年度监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告、适用简化流程的关键元器件和材料变更批准的相关记等。这些资料和记录子证书到期后保存15年；认证产品的出入库单、台账。关键元器件和材料进货单保存5年）。
12.2档案的回收
12.2.1标准及文件和资料的回收，有发放人员回收旧版资料，并交档案室，与其它资料一起处理。
12.2.2旧图纸、技术文件的回收，有档案管理员和兼职资料员回收。
12.2.3凡换版后收回的旧文件（包括技术文件、质量保证手册、程序文件、标准等）和旧图纸，需要盖“作废”章。
12.2.4资料需要保留的作废文件、图纸，由档案员加盖“保留资料”印章后方可留作备查。
13档案的销毁
13.1对确无保存价值的档案，由公司组织鉴定小组提出存毁意见后，由档案员执行并填写销毁清单，档案员应在管理帐册上予以注销。
13.2对日常生产过程中更改收回的旧图纸、技术文件，档案室集中保管到每季度的最后一月的中旬定为销毁日，由技术部门指定专人销毁和监销，消毁清单见表1。
表1 消毁清单
13.3对已到保存期的科技档案、会计档案、文书档案，由档案管理员剔出并填写
销毁清单，提出销毁申请，再由技术部门和公司办组织鉴定小组会同档案人员一同进行评价，经过鉴定，提出存毁意见，若确已失去保存价值的，经总工程师或有关领导批准并指定专人销毁和监销。
附加说明：
本标准由XXXX公司技术质量中心（总师办＜档案室＞）提出。
本标准主要起草人：XXXX。
本标准所代替标准的历次版本发布情况：
——Q/XXXX