监理公司资料管理制度
根据总公司及总工办要求，为规范分公司各项目部资料管理，特制定本资料管理制度（议稿），不足之处，请各位同事修正。
关于进一步完善监理资料整理的规定及要求为了规范监理竣工资料的整理和归档工作，总公司先后制订了一系列的规定和办法。现结合资料整理过程中存在的问题，进一步规定、要求如下：
1、工程竣工后，项目总监负责立即组织有关人员整理归档资料，按照《资料归档目录》顺序及要求进行分类组卷，交由各分公司、部门工作人员协助完善；
2、对于未通过正常招投标程序的工程，可以不提供中标通知书。中标通知书一般应提供原件；
3、监理规划、监理细则必须编制人、审核人、审批人签字，封皮及内容成本装订；
4、分包单位（例如防水、商品砼、试验室等）资格报审只需按监理规范提供A3表即可，内容资料做附件。（报审表上需注明资质证书编号、安全生产证编号）
5、工程资料/构配件/设备的报审表（A9表）及检验批报验申请表（A4表），组卷时按时间或者施工步骤统一进行编号，申报内容作为附件存放。如果A9表报审表总厚度小于5cm可与A4报验表合订一卷，但不能与其他资料合订。组团项目按单位工程组卷；
6、监理日志、监理巡视及安全日志三部分资料统一制作一个档案封皮、目录。不需打孔穿线装订，单独用绳子捆绑即可；
7、分部工程（基础、主体）、单位工程验收资料必须齐全，按规定填写四方（设计方、建设方、施工方、监理方）验收单并加盖公章，必须为原件，一律装订在册。
8、监理业务手册使用新版表格，内容需打印、由总监签字后，加盖
监理单位及建设单位公章，原件一式三份，一份装订在资料内，其他两份交总工办。
9、工程质量评估报告内容填写应详细完整，标准规范引用应结合工程实际。第一页审核人、审定人必须手签并加盖公章。报告第九项一、二阶段对本工程评估说明的事项和建议，由总监签字盖项目章，第三阶段需公司总工签字盖公司公章。
10、所有上报资料，项目部必须按规定全部整理好交各分公司或分管部门，办事人员应按照要求检查合格后转交总工办审核，审核合格后给予档案编号。
11、编制总目录，必须反映各分项内容。（详见样本）
12、目录所列内容为装订内容。装订顺序：带有封皮签的硬质封皮、档案封皮、总目录（仅置于第一卷内）、卷内目录、卷内内容（按《监理资料归档目录》文件中的顺序排列）。总目录及卷内目录未单面打印。
13、所有非装订资料，分类绳捆，项目部或分公司均可直接送至总公司一楼档案室存档。
14、对于不符合《监理资料归档目录》内容要求的、缺项及无法按要求提供原件的，要单独书面说明原因并打印，经项目总监及分公司经理（正职）签字后随资料一同上报审核。
15、每卷资料的厚度控制在5-6cm，除特殊要求外，所有资料打孔穿线装订，装订人员负责到总工办领取硬质封皮、打孔机、装订线。应谨慎使用打孔机，以免因使用不当或时间过长，造成电机过热损坏。
16、向总工办移交时，应提供竣工资料交接单，交接单位必须使用专用表格并双面打印，未装订的附件内容也应详细记录表中，移交人（办事员）、总监签字完整。
17、必须按《关于提交竣工工程监理资料电子版的通知》要求内容，提供电子版。
18、关于不按要求整理上报资料的负责人，根据《对监理资料归档不符合要求的处罚规定》，严格进行处罚。
监理资料归档目录
★1.监理中标通知书
★2.监理委托合同（原件）
★3.总监授权书（原件）
★4.总监任命通知书（原件）
★5.监理规划（原件）
★6.监理细则（原件）
★7.分包单位资格报审（监理审批表A3表）
★8.图纸会审
★9.设计变更
★10.施工组织设计（方案）报审（监理审批A2表、鲁JJ-004施工单位用表）★11.工程开工/复工报审及工程暂停令（监理用表A1、鲁JJ-006表原件）★12.工程材料/构配件/设备报审表（注：需将材料名称、规格、数量清单、生产厂家或供货单位名称、合格证编号、复试报告编号注明在A9表上，后附资料编号应和A9表一致）。
★13.检验批、隐蔽工程验收报验申请表(注：需做试验的项目，应将试验室资质编号、试验报告编号注明在相应的A4表上。各项评定表、隐蔽验收记录编号应和A4表一致)。
★14.质量缺陷与事故的处理文件（如果工程中存在）
★15.工程款支付证书（监理审批表）及签证
★16.监理工程师通知/回复单
★17.监理工作联系单及来往函件
★18.监理月报
★19.会议纪要
★20.旁站监理记录
★21.监理日志
★22.监理巡视记录
★23.分部工程、单位工程等验收资料（原件）
★24.分部工程、单位工程竣工备案表（质监站）
★25.工作总结
★26.监理业务手册(原件一式三份)
★27.工程质量评估报告
★28.项目监理部工程专用章
注：以上资料作为装订资料，其他作为附件保存。
监理竣工资料整理办法
公司下发的《监理资料归档目录》、《对监理资料归档不符合要求的处罚规定》、《关于交电子版竣工文档的内容及要求》对监理竣工资料提出了明确要求，现结合实际情况对监理竣工资料的整理做如下说明：
1、关于A4、A9，仅将表格入卷，其申报内容单独存放，表格填写方式见附件。
2、资料排列顺序：外封皮、封皮签、内部资料封皮、总目录（置于第一卷内）、卷内目录。卷内内容根据《监理资料归档目录》文件中所列顺序排列。
3、监理资料的装订：装订形式为工程资料外附硬制封皮打孔穿线装订（总工办有外封皮、打孔机、装订线），每卷资料厚度宜5-6cm。
4、竣工资料交接单的要求：移交竣工资料同时应交竣工资料交接单，要求移交人、总监签字完整。
5、对重点资料的要求：对于《监理资料归档目录》中打五星的资料，必须在资料交接前收集齐全（原件），如有缺项资料参照《对监理资料归档不符合要求的处罚规定》执行。如有特殊原因写出书面材料报总工审批。
总工办
20XX年12月26日
对监理资料归档不符合要求的处罚规定
JLZ（04）-20XX
为了加强我公司建设监理资料的管理,确保已竣工工程归档资料能够及时、完整地交公司档案室存档。特制定以下规定：
一、监理资料的管理（含记录、整理、立卷、归档、保管、调阅、销毁）继续执行《监理资料管理办法》JLZ-03(02)20XX。
二、工程项目竣工报验后三个月内由项目监理部安排专人整理监理资料，达到齐全并分类有序，经项目总监及技术负责人审查签字后送公司总工办审核归档。对逾期不交的，先提出警告；半年内不交的，视为不交竣工资料，按如下处罚额进行罚款处理；一年内补交齐全的退还所罚金额的80%。
工程等级罚款总额
住宅小区一等3000元
单项工程一等、市政工程一等、住宅小区二等2800元
单项工程二等、市政工程二等、住宅小区三等2500元
单项工程三等、市政工程三等2200元
装饰、改造工程1500元
三、交接的资料中缺主要项资料，每缺一项罚200～300元；缺页、缺份数的根据资料的重要性每缺一份罚50～100元。罚款累计不超过“二”中的处罚总额。
四、缺一般项资料根据具体情况分别处以通报批评、每项罚20～30元，最高不超过500元。
以上责任由项目总监承担60%，分公司技术负责人和经理各承担20%。
XXX建设监理有限公司
20XX.10.20