第2章采购与付款管理
2.1采购预算流程
2.1.1业务目标：
?采购预算经过适当授权审批，符合全面预算要求；
?采购预算达到合理、高效的组织采购活动，降低采购物资成本的目的；
2.1.2业务风险：
?如果采购预算未经过适当授权审批，不符合全面预算要求，可能因重大差错、
舞弊、欺诈而导致损失；
?采购预算编制依据不科学、不合理，将会导致企业资源浪费；
2.1.3关键控制活动：
采购预算编制经过适当授权审批，符合全面预算要求。
2.1.4业务流程描述:
各子公司生产部门根据销售预算与库存产品，编制年度生产计划—→各子公司总经理审核—→采购部编制年度采购预算表—→昌泰总经理审核—→财务运营中心平衡采购预算—→预算委员会审核，不适当则返回进行修正—→财务运营中心编制年度预算—→预算委员会审核—→总裁审批—→财务运营中心发布年度预算—→采购部组织执行采购预算—→采购部对采购预算资料归档保存。
2.1.5流程图：
2.2采购计划的编制与审批流程
2.2.1业务目标：
?采购计划经过适当授权审批；
?采购依据充分、合理，符合集团生产经营需要；
2.2.2业务风险：
?请购依据不充分、不合理，可能导致供货不足或供货过剩导致生产停滞或资
源浪费，影响集团运营；
?相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞
弊行为；
?采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损
失；
2.2.3关键控制活动：
采购计划经过适当授权审批。
2.2.4业务流程描述:
各子公司生产部门提出生产采购需求—→仓管员查看库存，若充足，则不需采购，若不充足—→各子公司生产部门填写采购请购单—→各子公司总经理审核—→昌泰总经理审核—→采购部整理汇总采购申请单，并编制采购计划—→昌泰总经理审核，若属于预算内的采购，审批后确定采购计划，若不属于预算内—→总裁审核—→采购部确定采购计划。
2.2.5流程图:
2.3供应商的选择、评价及维护流程
2.3.1业务目标：
?建立完善的供应商管理制度，科学的供应商引入和评价程序；
?对供应商信息的修改应当真实、准确、及时并进行定期复核；
2.3.2业务风险：
?缺乏完善的供应商管理制度，不利于集团规范供应商选择、评价与管理，可
能导致集团因接纳劣质供应商而引发经济损失；
?如果对供应商信息的修改不真实、准确、及时，可能导致集团因重大差错、
舞弊、欺诈而导致损失；
?供应商的选择未经适当审批或超越授权审批，可能滋生舞弊；
2.3.3关键控制活动：
?供应商的选择经过适当授权审批；
?供应商的引入、评价和维护程序科学合理，经过适当授权审批；
2.3.4业务流程描述
采购部根据合格供应商目录，查看是否满足采购需求，若满足，从中选择供应商—→昌泰总经理确定供应商—→若不满足采购需求，则采购部填写新供应商试用申请表，提供原材料样品—→品管部检测是否合格—→昌泰总经理审核—→子公司负责人审核—→总裁审批—→采购部将该供应商加入合格供应商目录—→采购部维护合格供应商列表。每年末，组织生产部门、仓管部门等部门供应商进行评价，品管部对供应商的供货不良情况，提交供应商质量违约报告—→昌泰总经理审核—→子公司负责人审核—→总裁审批—→采购部对供应商信息系统更新、核对。
2.3.5流程图：
2.4合同的签订与审批流程
2.4.1业务目标：
?采购合同的签订符合集团利益，并经过管理层的适当审批；
2.4.2业务风险：
?未经适当审批的采购合同可能存在法律、经济风险，给集团的潜在利益带来
损失；
2.4.3关键控制活动：
?采购合同的签订经过适当授权审批；
2.4.4业务流程描述
采购部拟定采购合同草案—→昌泰总经理审核—→采购部与供应商讨论合同细则，形成采购合同—→昌泰总经理审核—→财务运营中心经理审核—→法务部审核—→总裁审批—→采购部与供应商签订合同。
2.4.5流程图：
2.5采购入库流程
2.5.1业务目标：
?建立严格采购验收制度，控制采购质量、数量；
?设置采购台账，及时、准确地记录和跟踪各个采购环节，并定期与供应商进
行业务往来对账，以准确把握采购状态并采取应对处理；
2.5.2业务风险：
?采购验收制度不完善可能导致采购物资的规格、数量、质量等没有经过检验，
造成集团的损失；
?未对采购业务各个环节进行记录、跟踪并定期与供应商对账，导致无法准确
把握采购状态，从而无法及时采取应对措施；
?审核程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失或资源浪费；
2.5.3关键控制活动：
?采购验收制度严格执行；
?采购部设置台账，定期与供应商对账；
?规范审核程序；
2.5.4业务流程描述：
采购部根据采购合同下订单—→采购部跟催供应商发货—→供应商按时发货—→仓管员接收货物—→品管员验收货物质量，不存在问题的，仓管员核对采购订单，验收货物数量无误后验收入库，编制入库单；若质量和数量存在问题—→采购部提出解决方案—→昌泰总经理审批（权限内审批后流转到采购部）—→总裁审批—→采购部联系供应商—→供应商进行退换货—→采购部根据仓管员编制的入库单登记采购台账。
2.5.5流程图:
2.6采购入账流程
2.6.1业务目标：
?所有收到的货物/服务准确、完整地记录在适当的会计期间；
?采购部与财务运营中心、供应商三方每月定期对账；
2.6.2业务风险：
?收到的货物/服务未完整、准确地记录在适当的会计期间，可能导致财务报
告错报漏报；
2.6.3关键控制活动：
?采购及时、准确入账；
?采购部、财务运营中心和供应商三方对账；
2.6.4业务流程描述：
采购部核对订单、入库单以及发票等采购文件—→昌泰总经理审核—→财务运营中心会计审核，是否收到发票，收到发票的编制凭证；若未收到发票—→会计月末暂估入账，月初时做相反会计分录冲回—→会计主管复核并记账—→财务运营中心会计每月与供应商、采购部对账，形成书面的对账单。如果发现差异，由财务运营中心通知业务部门及时向供应商沟通解决。
2.6.5流程图: