杭州市网上档案馆项目应用案例
背景资料
杭州市档案馆的档案管理信息化始建于1989年，经过十几年的发展，现有档案目录数据库记录1225694条、全文扫描122215页，各部委办局55家单位电子文件数量31606件、1510卷；192盘人口普查数据；缩微胶片524盘（625万页16MM画幅），但是档案馆处理档案的整个流程还没有实现完全的自动化、效率也比较低、关键的手续还需要人工办理，没有充分发挥网络和计算机管理应有的效力。
杭州市档案馆有两个档案来源：一是市直机关、群众团体及其直属单位、市属企事业单位的档案；一个是从各单位以及社会上征集的档案。杭州市档案局对档案的处理程序是这样的：接收档案时将检查档案确认无误后并填写移交接收单—专业档案业务人员对接收下来的档案进行整理—相关业务人员再行检查无误后归档入库保管。
工程实施前，杭州档案局已建成的内部局域网主要通过DLINK等设备构成，通过一台思科2600路由器与市政府连接，通过一台代理服务器与局外部门外网连接；有20台工作站、3台服务器、5台低速扫描仪；还没有办公自动化软件。
随着”阳光政府”、”透明政府”等理念的不断深入，政府信息公开制度也正在全国各地展开，以公开为原则，不公开为例外的要求使得档案馆提供查询的任务一下子加重和紧迫起来。杭州市作为政府信息公开推进的比较早的城市，杭州市档案馆也面临着提高查询能力和查询质量的迫切要求。
档案馆原先的查询方式以条目查找为主，能实现全文查找的还非常少，但条目检索有很大的局限性，很多时候文件的标题中不可能涵盖所有重要的内容。因此，实现全文检索就成为杭州市档案馆网上图书馆的重要目标。而且用条目进行档案管理的话，条目就必然要求分的很细，基本上要求4级条目，比如法律大条目的档案下要分清楚各门类的法律，而利用计算机管理的话就可以进行大流水作业，只需要归到一个法律的类号就可以了。
不仅仅是信息不全，手工查询的流程也比较繁琐，查询者先要查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，而且在这个过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。
而且档案的数字化工作本身的程度也并不成熟，杭州市档案局（馆）馆藏档案以纸张的存储介质为主（25万卷×100页=2500万页），辅助的存储介质有磁带（录音带（98盒）、影像带（400卷合规格有3/4和1/2）），黑白照片、彩色照片（10000张）和部分电子文档资料，主要的管理检索模式仍以手工进行。由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。因此，在建设网上档案馆的同时，档案的数字化工作也要加快步伐。2003年11月4日，杭州信雅达股份有限公司与杭州市档案局正式签约合作，共同构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆。
由于是国家档案局电子文件归档工作及建设示范数字档案馆的试点工程，杭州档案局在网上档案馆的建设中体会到了”先行者”的种种艰难，这其中又以确定需求分析下的功夫最大。信雅达和杭州市档案馆在项目之初花了2到3个月的时间做出了一个系统原型，然后再同档案局的每个业务处室进行沟通，对功能细节和流程进行了多次改动，前后共经历了三个模型，最后确立了档案数字化综合应用平台和档案局办公和业务管理应用平台相结合的模式，今年2月份投入试运行，5月系统基本定型。
在这个模式中，档案数字化综合应用平台是项目的核心应用平台，它包括了采集、管理、利用三个系统，并提供了权限管理、角色管理、基本数据维护等应用。这个平台基于IBM的
DB2内容管理软件，主要的业务系统包括三个方面：档案采集系统、档案资源管理系统和档案资源利用系统，形成了从采集到利用的全程数字化。
档案局办公和业务管理应用平台则规划了局内办公事务工作和局业务管理工作两部分。该平台的作用是有效整合档案数字化综合应用平台这一核心应用，为用户提供统一的应用界面，并且实现办公事务工作包括机关公文管理（收文、办文、拟文、发文、传阅、归档等）和事务管理（会议管理、日程安排、通知通告等）等功能。
这样的系统规划充分体现了杭州档案馆突出”服务”的信息化建设理念，即利用网络的手段更好的为领导、机关和普通市民服务，而不是把侧重点仅仅放在档案资源的数字化上。杭州市档案局对网上档案馆项目的定位是”涵盖全市档案工作的各环节，以建立全市档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以满足档案利用者（单位或个人）和档案管理者（全市各档案馆室）需求为目标来建设实施。
建设历程
(1)客户在实施本系统之前，还没有一个完整的系统能够在全局范围内统一使用，导致客户对本系统的需求不明确，甚至存在个别用户对怎样利用计算机能更方便的处理自己的业务工作都不明了的情况。
解决办法：先实现了一个在基本了解客户需求及其业务工作范围、内容的基础上，开发出一个原型系统让用户使用，在使用后，通过召开3轮持续了将近3个月的客户沟通会议，让用户在使用原型系统的基础上，提出对自己业务工作的修改要求，从实际角度出发，为用户实现了功能完整、操作简单、使用方便、界面美观的系统。
(2)客户是一个综合性档案馆，原有的基于Access的历史数据比较多，且数据库表存在“数据数量多、数据结构杂、数据格式乱、数据表格繁”的现象，Access数据库根本不能满足海量数据的存储、查询的性能要求。同时，作为服务性事业单位，外来利用者对这些数据的使用又要求比较频繁。
解决办法：通过对历史数据的整理，将其中具有统一格式要求的数据导入到DB2临时库中，并建立历史数据查询模块，提供了一个暂时性的查询平台，既满足了利用者的需求，又对原有数据的存储和查询性能提高了一个台阶。
(3)编码过程及测试过程都是基于windows操作系统进行的，而要求的操作系统为AIX，这就存在一个从windows到AIX的数据移植和功能稳定的过程。
解决办法：在用户试运行阶段，部署两套系统，一套运行于windows操作系统，一套运行于AIX操作系统。在使用过程中发现问题并解决问题，在AIX操作出错的情况下，系统切换到windows平台，不影响用户的使用；在实施人员解决好AIX操作系统中的问题后，再将整个系统切换回来。同时，安排专人对原有存储在windows下的数据进行移植，保证了数据不丢失。
(4)问题：系统采用IBM CM，该存储平台在国内于综合性档案系统的使用还是第一次，对存储平台的不熟悉，导致实施过程中发现的一些有关IBM CM的问题的解决会延续较长的时间。
解决办法：安排专人对IBM CM出现的问题进行跟踪解决。既保证了技术问题的解决，又不影响其他人的工作。
技术资料
网上档案馆应用平台采用IBM Content Manager内容管理平台，作为整个系统的存储、管理和发布的中心，该系统平台提供了对大量数据存储检索的解决方案，提供了很好的权限管理机制，能够方便、快捷地存储、管理、检索和发布档案馆档案数字化后的影像文件、音频视
频流媒体文件等。
档案数字化综合应用平台系统采用J2EE体系，应用模块都采用组件方式实现B/S模式的操作。实现“应用层——服务层——存储层”的三层架构，通过构建内容管理服务层，以XML 数据格式为网上档案馆主系统的标准数据格式，在工作流引擎的支持下，接受系统客户端或其他系统的进行双向交互，通过WebSphere中间件等中间层访问Content Manager底层存储系统，进行相应的业务处理。
办公自动化系统采用Lotus Domino 作为系统服务器软件，随着时间的推移，Lotus Domino 上的数据量逐渐增加，可以将Lotus中的部分占据空间的数据，如影像文件、压缩文件等通过CommonStore for Lotus存储到内容管理平台中进行备份和归档，从而节省Lotus Server 上的存储空间，提高Lotus Server的响应效率。
档案数字化系统形成的计算机文档，通过接口存储到IBM 内容管理平台中进行存储和管理。各系统通过EIP Toolkit可以检索访问IBM Content Manager内容存储平台中存储的各种数据，其中视频和音频文件可以通过IBM Video Charge以流媒体形式提供，在检索下载的同时提过对视频和音频的调阅、查看。
通过IBM 中文语言检索引擎CLS为整个系统平台提供了丰富的文本处理功能，包括文本分析、全文检索和语言检索等。
应用效果
(1)纸质档案方面的应用效果：系统应用后，对原有纸质档案进行扫描加工成影像，目前已经对中共杭州市委（办公室）、杭州市人民政府（市府办）、杭州市园文局（市园林管理局）共3个全宗的7000多卷案卷进行了数字化影像加工，完成了近700000页的影像加工。对这些档案的使用，可直接在网上进行操作，不用调实际纸质案卷进行查阅，大大缩减了外来利用者的查询时间，既方便了外来利用者，又提高了工作人员的工作效率。举例来说，使用本系统之前，查阅一份案卷，要经过“纸质目录查询->得到纸质档案的所在地址->接待人员递交所需档案清单->库房人员调出档案->接待人员登记档案->利用者使用->接待人员索回档案->库房人员入库”这样一个繁琐的流程，利用者不方便，管理上也不方便，还可能对纸质档案原件造成破损。使用本系统后，只需要经过“接待人员登记利用者->利用者登录系统直接查阅影像”这样简单的两个步骤，就能基本上满足利用者的查阅档案的需求，大大减少了业务流程。两者相比较，前者查阅到一份档案并进行实物查询需要半天左右时间，而后者只需要10分钟。这是几个数量级上的效率提升！
(2)局内办公方面的应用效果：杭州市档案局在实施本系统之前，并没有自己的办公自动化和业务操作系统，工作人员的各项工作，基本上都是自己在纸张上记录台帐，或者在计算机里面以个人Word文档、Excel表格的形式对工作内容、工作成果进行记录。各个处室领导、局领导对自己处室的工作人员、局内工作人员的工作情况、工作内容和工作成果不能即时得到；局内各工作人员的交流也不方便。本系统实现了办公自动化和业务处理的统一，各工作人员可在自己的岗位上按部就班的操作，各实际工作内容、成果都能及时反馈到处室领导、局领导手中；同事之间也可利用本系统进行沟通交流，这就能大大促进领导对工作的决断。举例来说，使用本系统之前，办公室在收到市政府的发文后，需要将发文打印多份，然后相关处室进行传阅，一份文件各相关人员传阅签字完毕，需要半天左右的时间。使用本系统之后，办公室收到市政府的发文后，只需要在公文处理中进行转发，各相关人员能同时及时收到发文并查阅签字，一份文件传阅签字完毕，只需要半小时左右。同时，领导可在即时查阅到工作人员是否已经查看过发文。
（3)政务外网中利用方面的应用效果：本系统目前已经完成在政务外网中，利用公务员邮箱
进行统一登录的功能，使用公务员邮箱，各部委局办工作人员，只要使用自己的公务员邮箱用户名和密码进行远程登录，就拥有查阅档案的权限，而其中的指定用户，还可在网上进行年检工作，方便了各部委局办对所需要档案的查阅需求，方便了年检数据的网上递交和检查，各相关单位整体工作的效能又上了一个新台阶。
对本系统建设的简要自评
(1)系统采用IBM CM：其具有专利技术的三角形架构，符合J2EE 标准，极具扩展性、安全性和稳定性；其面向对象的物理数据模型，能有效的实现对海量多媒体大对象等数据的管理；IBM CM 应用到档案领域在国内还是首次。
(2) 丰富的检索方式：系统支持参量检索、全文检索、图像检索、音频和视频检索等。其中的全文检索，能针对图像识别后的全文进行智能检索，以最快捷的方式来满足用户检索需求。
(3) 提供对各种格式的档案、资料、现行文件等进行采集、管理、利用，能满足目前档案局的档案管理要求，并可在此基础上进行扩充。
(4)提供网上年检的一整套解决方案，各个下属部委机关在网上就可以进行年检工作。年检工作在网上即可实现，在国内还是首次。
(5)将办公自动化与业务处理融为一体，既满足了平时的办公需求，又满足了档案专门业务的处理需求。业务处理与办公自动化无缝结合，在国内也是不多见的。
档案数字化的基本流程 一、档案分类整理 按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。 二、档案交接 分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。 三、索引著录 标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。 文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。 注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。 四、档案拆分 档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够
清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。 五、档案的扫描 原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。六、图像处理 采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。 七、质量检验 对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。 八、图像与索引挂接 文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。 九、案卷整理 档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。
档案馆新馆建设浅析 一、海盐县档案事业现状背景与发展需求 县档案馆由于用房的限制，库藏拥挤、库房狭小、功能不全等问题，已成为严重制约全县档案事业继续发展的瓶颈。现有档案馆不能正常发挥馆藏档案借阅功能，不能成为爱国主义教育基地，无法满足档案馆的相关要求，到了接收年限的大量档案无法接收进馆，使本县档案事业的发展和馆藏效用的发挥受到了严重制约。 根据全国和全省档案事业发展趋势和国家档案局提出的档案馆“五位一体”功能要求（把档案馆建立成党和国家重要档案的保管基地、利用档案开展爱国主义教育的基地、现行文件集中向社会公开的中心、档案资料信息服务中心和电子文件备份中心）结合海盐县的实际，档案工作必须坚持可持续发展的科学发展观，走“大档案”之路，把档案馆建成馆藏丰富、功能齐全、特点鲜明的现代档案馆，为海盐经济社会发展作出应有的贡献。 二、项目建设的必要性 1、档案馆的建设是新时期档案事业的发展需要 2、档案馆的建设是城市总体发展的需要 3、档案馆的建设是确保有效拓展档案工作职能的需要 4、档案馆的建设是全面加强档案馆基础业务建设，提升服务能力和水平的需要 5、档案馆的建设是加强档案信息资源开发利用，服务海盐经济
社会发展的需要 三、档案馆新馆建设理念及主要建设内容 档案馆的建设要增强科学性、避免盲目性、随意性，必须遵循国家相关法律、法规和规定的要求，充分考虑经济发展的因素和档案馆现实需要，从我国基本国情出发，正确处理好需要与可能，现状与发展的关系，坚持科学、合理、适用、节约的建设原则，在保证基本设施建设的科学性和先进性的基础上，应充分考虑工艺的合理性和适用性，考虑档案馆的特点和功能拓展的需要，同时应充分考虑节约投资和降低运行能耗的因素，满足档案馆事业长远发展的需求。 档案馆建设必须着眼于档案业务流程的需要，满足接收、收集、整理、保管和提供利用档案的功能要求，满足国家档案馆作为安全保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、档案信息服务中心、已公开现行文件利用中心和政府信息查阅的法定场所的功能设置的要求。因此，档案馆建设应充分体现作为文化事业机构的特点，体现作为本地区文化设施和公共文化场所的特点，满足社会公共文化服务的要求，体现社会性、文化性、开放性。 根据全国、全省档案馆事业发展趋势和国家档案局提出的“五位一体”功能要求，结合海盐县实际，建设一个与海盐县经济和社会发展相适应的现代化的综合性的档案馆，实现档案信息资源的统一整合、安全保管和有效利用，成为全县文化事业发展的重要标志。符合国家关于把档案馆建设成为“两个基地、一个中心”的要求，达到海盐县档案事业发展和满足50年馆藏需要。真正成为海盐县各类档案、
青岛市企业档案分类编号办法 第一条为科学地管理档案，便于档案信息资源的综合开发利用与交流，制定本办法。 第二条本办法规定了企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。 第三条档案的分类原则是以企业全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。 第四条档案的类目设置 （一）一级类目的设置 设置十个一级类目：即管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、声像类、实物类、职工类。企业亦可根据具体需要增减一级类目。 （二）档案二级及二级以下类目的设置 1、管理类、照片类档案按年度设置二级类目，按保管期限设置三级类目。 2、产品类档案一般按产品种类或产品型号设置二级类目；需设置三级类目的，一般按产品型号或产品结构设置。 3、科研类档案二级类目一般按课题性质设置，三级类目一般按课题设置；研究项目少，不需设置三级类目，其二级类目可直接按课题设置。
4、基建类档案二级类目一般按性质或用途（如生产设施、非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置；不需设置三级类目的，其二级类目可直接按建筑项目设置。 5、设备仪器类档案二级类目一般按使用性质（如专用、通用）或用途、种类设置，三级类目按设备仪器型号设置； 6、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。 7、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。 8、实物类档案按其种类或年度设置二级类目。按种类设置二级类目的，可按年度设置三级类目。 第五条档号的编制 档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。 （一）全宗号 全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。 （二）类目号 1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、CP：产品、KY：科研、JJ：基建、SB：设备仪器、KJ：会计、ZP（SP）：照片类、SX：声像类、SW：实物类、ZG：职工。 2、管理、会计、照片、声像、实物等类二级及二级以下类目号
建设项目档案管理规范1 建设项目档案管理规范 （修订稿） （Specification of Archival Management of Construction Projects） 前言 本标准代替DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要 求与档案整理规范》。 本标准与DA/T28---2002相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2009进行了修改； ——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”； ——增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设； ——增加了建设项目文件管理、建设项目电子文件与建设项目电子档案的管理； ——增加了建设项目档案验收； 本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局。 本标准主要起草人： 本标准于2002年11月29日首次发布。 1 范围 本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。 本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注明日期的引用文件，仅注 日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的 修改单）适用于本文件。 GB/T 10609.3 技术用图复制图的折叠方法 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求 DA/T31 纸质档案数字化技术规范 DA/T50 数码照片归档与管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 3.2 单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 3.3单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 3.4 分部工程parts of project 指按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程项目。 3.5 项目法人project legal person 指由项目投资者或由投资者代表组成的对项目全面负责，依
档案数字化解决方案
1立项背景 在市县级政府各部门中，国土资源局是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。 部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。 另外现有的地籍系统、土地利用系统和土地交易系统的数据分散三个独立的系统中，数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。 所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。 2核心任务和根本目的 国土资源局数字档案室建设的核心任务是档案信息的数字化。一方面将现有档案，包括各种纸质档案、照片档案、声像档案等进行数字化处理；另一方面收集整理工作过程中形成的大量的电子文件档案，这种收集可以是文本、图形、图像、声音、视频等各种形式。并将档案信息与国土资源局的办公业务相关联，同时实现档案库房温湿度的自动监测。 数字档案室建设的根本目的是利用虚拟化的网络优势、智能化的检索手段和先进的GIS技术，将档案信息进行集中统一管理，实现档案和图形的相互查询，
一、建设项目档案管理的控制措施 (一）存在问题 1.文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确 2.档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失 3.档案整理不规范，各参建单位标准不一 4.建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失 原因分析： 1.重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难 2.档案意识薄弱，重视程度不高 3.档案工作的专业性 (二）明确责任 1、建设单位（项目法人）： 对项目档案工作负总责。负责制定项目档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调项目管理相关部门和参建单位实施。 与参建单位签订合同、协议时应设立专门条款，明确项目文件档案管理责任。包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的审查、检查责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况。 建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核，履行项目档案法人验收和移交。将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。按档案行政管理部门和主管部门相关要求，做好项目档案登记、验收的申报和准备工作。 2、参建单位： 包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。具体负责建立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。负责所承担项目或任务的项目文件的收集、整理和归档工作。 监理单位负责对所监理项目的归档文件、竣工图的完整性、准确性、有效性、系统性和规范性进行审核，并形成记录。 项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总承包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档。参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，确保项目文件的安全。 3、各行业（系统）主管部门： 负责制定本行业（系统）建设项目档案工作标准、制度并组织实施，对本行业（系统）建设单位的项目档案管理工作进行监督、指导、检查。组织或配合档案行政管理部门搞好建设项目档案的验收工作。 4、建设项目审批和主管部门： 负责将项目档案管理工作纳入项目投资建设计划和项目领导责任制及项目管理环节，对项目档案工作负有监管职责。 5、各级档案行政管理部门： 负责对本行政区域内的建设项目档案实行监督指导，统筹规划、组织协调，并具体负责
青岛市区市档案馆功能结构及设施设备配置参考 库房区 纸质档案库 存放以纸张作为载体的档案库房，包括文书档案库、科技档案库、专门档案库等。 4-6 100-300㎡/个，根据馆藏、待进馆档案数量、档案资源整合需求设臵，配臵密集架、五节柜等档案装具。 使用面积（下 同） 音像档案库存放记录声音或影像的档案库房，包括照片、影片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘等。 1-2 100-200㎡/个，应有独立温湿度控制系统，或者采用恒温恒湿、防磁装具。实物档案库存放、陈列通过收集整理而转化成具有档案属性的实物的库房。 1-2 100-300㎡/个，保存区以展示陈列柜架为宜，陈列区根据实物特点配臵。图书资料库存放图书资料的库房。 1-2 100-300㎡/个，以固定柜架为宜。特藏库 以优于普通库房保管条件，收藏保管档案珍品（或特殊载体）并实行特别管理的库房，其功能主要是保管收藏，同时也可兼具宣传展示功能。 1 200-300㎡/个，应有独立温湿度控制系统，防紫外线照明系统，配臵便于转移的档案装具，如五节柜等，必要时采用恒温恒湿装具。 利用服务 传统档案阅览区通常指提供纸质档案查阅利用的区域。 1 150-200㎡，每座不应小于 3.5㎡。配臵阅览桌、目录架、常用资料架、电源及网络接口等。服务区应便于公众进出，各功能区相互贯通。 区政府公开信息阅览区用于阅览行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记 录、保存的，属于向社会主动公开的信息的区域。 1 100-150㎡，每座不应小于3.5㎡。配臵同传统档案阅览区。 电子档案阅览区通过电子计算机和网络查阅经过数字化处理档案的区域 1 50-100㎡，每座不应小于4.0㎡。配臵工作台及电脑，预臵网线。 胶片档案阅览区 查阅胶片档案的区域。 1 20-50㎡，每座不应小于4.0㎡配臵阅读器和阅读复印设备。暂时没有可不设臵。 多媒体档案阅览区通过计算机、电视等多媒体设施查阅利用多媒体档案的区域。 2-4 主演播厅1个，100㎡/个；小演播厅1-3个，30-50㎡/个，每座不应大于3.5㎡。配臵投影、放映、电视、点播系统等设施设备。 保密档案阅览区查阅具有秘密级别以上档案，或者属于控制使用档案，或者属于个人隐私档案等的区域；也可用于特殊用户查阅档案用。 1－2 30-50㎡，每座不应小于4.0㎡。配臵同传统档案阅览区。
青岛市城建档案归档内容及归档要求 归档要求： 1、建设、施工单位必须根据《归档内容》的要求，将报送市城建档案馆的工程资料按《归档内容》中要求的顺序排好。 2、建设单位须将“工程前期文件”按《归档内容》中要求的顺序，填写到“青岛市建设工程前期档案材料报送目录”上，“青岛市建设工程前期档案材料报送目录”可以登录网站，到电子邮箱中下载，邮箱密码为82879324，一式两份，加盖公章、签字后，随同文件一起报送，同时报送其电子版。 3、建设单位须填报《建设工程相关信息》，并加盖公章随前期文件报送。 4、归档内容第五部分（节能材料）由建设单位报送，同一工程有多个单体时，所用材料及施工工艺、做法相同时，材料出厂合格证、备案证、检验报告和复检报告以及施工工艺、做法等只报一套，但须写出相应说明，并加盖建设单位、施工单位、监理单位公章以及相关负责人签字（详见附件二）。 5、各种建筑材料须填写汇总表，如果一张不够用时，可填写多张，但须在右上角注明“共**页第**页”，在最后一张的下面并加盖建设单位、施工单位、监理单位公章（汇总表格式详见附件一）。 6、同一施工单位施工多个单体时，可将建筑材料合格证、备案证、检验报告和复试报告等原件存于某一个单体中，其它单体不再存放复印件，在各自单体的建筑材料汇总表中注明原件存放位置即可）。 7、功能检测部分施工单位需填写工程功能检测目录（附表三），并加盖建设、监理、施工单位公章。 归档内容： 第一部分工程前期及竣工文件材料 1、可行性研究方案 2、项目核准或备案文件（发改委） 3、征地、拆迁审批文件 4、规划选址意见书（建筑红线图和道路红线图）或规划设计条件通知书及附图、道路红线图 5、工程地质勘察报告 6、小区总平面图、竖向规划图、管网综合图 7、建筑工程测量定位报告单及附图 8、建筑设计的环保审批文件及建设项目环境影响报告书 9、消防审核文件 10、防疫审批文件 11、建设用地规划许可证及附图 12、房地产权证（复印件加盖建设单位公章） 13、规划许可证 14、规划方案变更审批文件及附图 15、施工许可证
档案馆建设情况自查报告 结合实情，现将我县档案馆建设项目执行情况自查如下： 一、基本情况 县档案馆建设项目按照汉发改投资（xx）577号《关于县档案馆建设项目可行性研究报告的批复》文件要求，于xx年底被国家发改委和国家档案局列入了第一批西部建馆计划，批准建筑面积3293平方米，计划总投资725万元。其中：中央预算内投资659万元，地方政府配套资金66万元，xx年县上将档案馆建设纳入县行政中心统一建设，由县委办公室负责修建。由于受灾后重建和相关政策影响,xx年8月15日县上确定另行选址为原职教中心院内修建，确定由县档案局负责承建。设计规模：建筑面积为：3468.6平方米，投资800万。为了认真落实省发改委和省档案局“档案馆专项检查通知、通报”意见，省档案局两任局长亲临督查督办，要求年内开工修建。从今年9月初开始我局对该项目实施地堪、设计、审图、评审、发布公告、发标、办理各类审批相关手续。目前，已进入最后招标阶段。 二、严控规模认真执行中央相关政策精神 按照国档函《关于贯彻中办发（xx）17号文件精神进一步加强档案馆舍建设管理工作的通知》要求，我局严把设计关口，在设计环节做到节俭。一是严格设计标准。在项目设计过程中，要求设计单位结合实情，在原审批建设面积上不得超出规定范围10%以上，初步涉计方案已经省档案局评审，市发改委审批，没有超出规定范围。二是严把设计细节。档案馆在设计外部和内部结构时，本着简仆、大方，符合当
地实情的原则，没有设计使用高档装饰和超标设备。三是严控办公用房标准。按照国家有关规定，划定了办公建设面积，认真落实《档案馆建设标准》，将档案库房、对外服务、档案业务和技术用房足额按《档案馆设计规范》一步设计到位，防止建成后出现挪用、占用等情况发生。 三、强化项目建设管理措施，确保档案馆顺利开工 1、实行局领导包抓建设项目责任制。我局成立了项目建设领导机构，除主要领导主抓外，还落实了包抓、主抓科室及配合工作人员。待工程开工后，聘请有经验的老同志负责现场协调、监督，确保建设环节和工程质量。 2、严格项目建设程序。待工程开工后，加强建设项目管理，严格按建设程序规范动作。 3、严格资金管理。在资金使用过程中，注重严格财务管理，切实按照建设资金管理办法规定，设立专项资金帐户，严格按工程进度和财务制度拨付资金，杜绝挪用等不良现象发生。 内容仅供参考
青岛市区市数字档案馆建设方案 青岛市档案局（馆） 2003年12月 “淮南子档案业务交流网”整理 青岛市数字档案馆已于2003年8月20日通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，并与当日在国内第一个正式投入运行。按照青岛市档案信息化发展计划的总体要求以及数字档案馆建设理论，我市所属12个区市综合档案馆应相继建成数字档案馆，与市数字档案馆组成两级数字档案馆群，建设青岛市“档案资源信息数据库”，实现数据充分共享，资源互相利用，为数字青岛、数字区市、数字园区建设服务，为我市各级政府开展电子政务建设，实施电子公文归档工程提供有力的保障，为各级档案馆实现现代化管理，大力开发档案信息资源，提升我市档案信息化建设水平，提供强有力的技术支持。 一、数字档案馆建设现状 2001年，国家档案局将青岛、深圳确立为数字档案馆建设的试点城市，2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始试点建设数字档案馆。国家档案局于2002年12月份在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，2003年8月，青岛市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，鉴定认为：“该研究课题的完成，进一步推动了我国数字档案馆理论和技术的研究、应用。课题研究成果在档案信息化建设领域达到了国内领先水平，对数字档案馆的工程建设起到了示范作用，具有较高推广应用价值。”同日，青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用，受到了国内媒体的关注，得到了国内同行的认可。 区市（县）数字档案馆建设，目前已经提到了议事日程。浙江省萧山区档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效。包括广东省顺得市、广州市白云区、深圳市福田区和宝安区等在内的档案馆正在积极筹措，有的已经取得了不少的进展。山东省济宁市档案局在其档案信息化建设规划中，提出了在2006年全市各级综合档案馆基本建成数字化档案馆的计划，并通过“两办”印发。 二、区市数字档案馆建设的基本依据 在青岛市建设区市数字档案馆，形成两级数字档案馆群，具有以下优势： 1、环境优势。青岛市作为我国沿海开放城市和计划单列城市，经济比较发达，市委、市政府对信息化建设极为重视，并于1996年6月专门成立了青岛市委市政府计算
目录 1 总论 (1) 1.1项目概况 (1) 1.2建设单位概况 (3) 1.3项目建设的理由 (3) 1.4项目可行性研究报告的编制依据 (5) 1.5可行性研究范围和内容 (5) 1.6结论与建议 (6) 2 项目投资环境及必要性、可行性分析 (8) 2.1项目投资环境 (8) 2.2项目提出的社会背景 (14) 2.3项目建设的必要性 (15) 2.4项目建设的可行性 (17) 3 项目建设规模 (19) 3.1某某县档案馆现状 (19) 3.2项目建设规模 (19) 4 土地利用与建设条件 (21) 4.1土地利用 (21) 4.2建设条件 (21) 5 项目建设方案 (25) 5.1方案设计原则 (25) 5.2总平面布局 (25) 5.3土建工程方案 (26) 5.4给排水设计 (29) 5.5暖通工程设计 (30)
6 劳动安全卫生与消防 (34) 6.1设计依据 (34) 6.2劳动安全 (34) 6.3消防 (35) 6.4预期效果及评价 (36) 7 环境保护 (37) 7.1评价依据 (37) 7.2评价分析原则 (37) 7.3环境现状分析 (38) 7.4施工期对环境的影响及保护措施 (38) 7.5运行期对环境的影响及保护措施 (39) 7.6环境影响评价 (40) 8 节能方案 (42) 8.1节能原则 (42) 8.2编制依据 (42) 8.3主要能耗指标计算 (42) 8.4节能措施 (44) 9 项目组织与管理 (48) 9.1项目组织 (48) 9.2项目管理 (49) 10 项目实施进度 (50) 10.1建设工期 (50) 10.2工程实施进度安排 (50) 10.3工程进度表 (50) 11 投资估算与资金筹措 (52)
建设工程竣工档案整理的基本要求 为加强我市城市建设档案（以下简称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，使其更好地为城市建设服务。根据《建设工程文件归档整理规范》和建设部、省、市建委等有关规定和青岛市人民政府颁布的《青岛市城市建设档案管理办法》等有关规定，由青岛市城建档案馆对全市城建档案工作实行集中统一管理。 城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。是工程竣工验收的必要条件之一，在工程竣工验收时，应通知我馆派人参加，同时验收建设工程竣工档案，建设工程竣工档案不完整、不齐全、不准确、不符合要求的，不能交工验收。建设单位应当在建设工程竣工验收后三个月内，向我馆报送一套符合规定的建设工程竣工档案，凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。 一、文件材料应完整齐全符合案卷质量要求 1、建设工程归档文件材料的内容，应是从建设项目的提出到竣工投产，交付使用全过程中形成的有价值的建设工程文件材料。 2、向市城建档案馆报送的城建档案应是原件，档案必须同时向市城建档案馆和其它档案管理部门移交的，原件由市城建档案馆保管。房地产权属档案收集范围内的文件材料与市城建档案馆收集内容发生冲突的，原件应存放在市城建档案馆，房地产部门保存文件材料原件的复印件，归其保存的复印件应由市城建档案馆加盖市城建档案馆证明专用章，效力等同于原件。 3、工程文件内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 4、勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理
单位应根据市城建档案管理馆的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向有关部门移交。 5、工程文件的内容必须真实、准确、完整、齐全，与工程实际相符合，做到图、物相符。 6、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 7、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 8、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。凡小于A4（或16K）幅面的，一律用A4（或16K）纸以五点衬托法衬托（装订的一边为两点），16K幅面的文件材料，只要纸张没有损坏，就不用在裱糊在A4纸上。大于A4幅面的应折叠成A4幅面。图纸宜采用国家标准图幅。 9、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 10、不同幅面的工程图纸采用“手风琴”式，统一折叠成A4幅面（297mm Ｘ210mm），图标栏露在外面（右下角）。 二、立卷原则 1、立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律，保持卷内建设工程文件的有机联系，便于城建档案的保管和利用。 2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 3、建设工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、工程施工文件、竣工图、工程竣工验收文件5部分立卷。材料较少时，可将2个以上的阶段组为一卷；材料较多时，亦可将一个阶段形成的材料按问题分为数卷。 4、图样材料按建筑、结构、给排水、暖通、电气等专业顺序排列，视其材
档案馆的数字化管理 摘要:档案馆的数字化管理，主要加强三个方面的工作：档案数据库的建立和维护；现有馆藏档案的数字化；电子文件的收集与归档。 关键词:档案；数字化；数据库；纸质档案；电子文件 中图分类号：TU242.3 文献标识码：A 文章编号： 信息经济已成为当今社会经济发展的新动力和新增长点，信息化成为各企业竞争的制高点。作为企业各个领域、各种生产和社会活动历史记录的档案，其信息载体也正在快速地向数字化发展，数字档案将成为未来5-10年内新产生档案的主体。面对这样的形势，如果缺乏完善的档案馆数字化解决方案，企业各领域的信息化发展必然也会受到制约。目前，要实现档案馆的数字化管理，我认为要加强以下三个方面的工作。 首先是档案数据库的建立和维护。档案数据库是档案数字化管理系统的核心部分。档案数据库设计是档案计算机处理系统设计的核心和基础，其效能往往
影响到整个系统的功能和效益。档案数据库的设计要经历由现实世界经过概念世界向机器世界转换的过程。它要解决的问题是：针对一个档案工作应用领域，设计优化的数据库逻辑结构和物理结构，使之满足用户的信息管理要求和数据操作要求，有效地支持各种应用系统的开发和运行。数据库设计的目标是为用户和各种应用系统提供一个高效率的运行环境。数据库的设计过程应考虑的约束条件有：计算机软硬件环境、数据库管理系统的能力、用户的需求及系统对完整性、安全性的要求。 计算机管理档案的实质是用数据处理的方式管理档案信息。档案计算机管理要适应资源共享的需要建立综合性网络数据库，应遵循多个原则，侧重于档案管理与生产、经营、管理、科技活动的衔接，实现数据管理、整理编目、利用查询、安全保密等多重功能。 其次是现有馆藏档案的数字化，实现从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地分期分批把纸质档案、照片档案以及录音、录像档案等进行数字化加工，使这些信息与现有档案资源数据库并网。 在此笔者着重提及的是纸质档案和照片档案的数
青岛市档案管理条例 【法规类别】档案 【批准部门】山东省人大(含常委会) 【批准日期】1997.06.06 【发布部门】青岛市人大(含常委会) 【发布日期】1997.06.06 【实施日期】1997.07.01 【时效性】已被修改 【效力级别】设区的市地方性法规 【修改依据】青岛市人民代表大会常务委员会关于修改《青岛市古树名木保护管理办法》等九件地方性法规部分条款的决定 青岛市档案管理条例 （1997年5月23日青岛市第十一届人民代表大会常务委员会第三十一次会议通过，1997年6月6日山东省第八届人民代表大会常务委员会第二十八次会议批准，1997年6月6青岛市人民代表大会常务委员会公告公布，1997年7月1日施行） 第一章总则 第一条为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为国民经济和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合本市实际情况，制定本条例。
第二条本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条本市行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）以及个人，均应当遵守本条例。 第四条各级人民政府应当加强对档案事业的领导，把档案事业的建设列入本地区国民经济和社会发展计划，保证档案机构、人员编制的发展档案事业所需经费的落实。 第五条各单位应当加强对档案的管理，明确档案管理机构，配备档案管理人员，为档案的管理提供必需的条件。 第二章档案机构及其职责 第六条市、区（市）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业。 市、区（市）档案行政管理部门的主要职责： （一）贯彻执行档案工作的法律、法规； （二）制定档案事业的发展规划、计划和档案工作的规章制度并组织实施； （三）对各级各类档案馆及各单位的档案工作进行监督和指导； （四）组织、指导档案理论与档案科学技术研究、档案保护、档案宣传教育和档案管理人员培训，承担档案专业技术职务评审的有关工作； （五）依法查处档案管理方面的违法行为。 乡（镇）人民政府和城市街道办事处应当配备专（兼）职档案工作人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和行政村的档案工作实行监督和指导。 第七条单位档案机构的主要职责： （一）建立健全档案工作的各项规章制度；
建设项目档案管理规范 （修订稿） （）矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔。 前言 本标准代替／—《国家重大建设项目文件归档要 求与档案整理规范》。 本标准与相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按—进行了修改； ——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”； ——增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设； ——增加了建设项目文件管理、建设项目电子文件与建设项目电子档案的管理；——增加了建设项目档案验收； 本标准的附录是规范性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局。 本标准主要起草人： 本标准于年月日首次发布。 范围 本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸測。 本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。
规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒。 技术用图复制图的折叠方法 照片档案管理规范 科学技术档案案卷构成的一般要求 电子文件归档与管理规范 电子文件管理系统通用功能要求 纸质档案数字化技术规范 数码照片归档与管理规范 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 建设项目 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。酽锕极額閉镇桧猪訣锥顧荭。 单项工程 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 单位工程 指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效
档案室、档案馆 馆藏档案扫描、数字化加工 整体解决方案 目录
第一节质数字化加工作业前期准备 (1) 一、数字化工作人员准备 (1) 二、数字化工作软件、硬件准备 (4) 三、确定数字化内容、数量及用户需求 (5) 第二节数字化加工流程及主要技术方案 (6) 一、入库提卷、拆卷 (6) 二、标引著录 (7) 三、档案扫描 (8) 四、图像处理 (11) 五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式 (12) 六、总质检 (14) 七、批量挂接 (15) 八、还卷及数据备份提交 (15) 第三节质量控制方案和保证措施 (17) 一、加工质量保障措施 (17) 二、多环节，多层次的质量检查体系 (17) 三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障 (19) 第四节安全保密控制 (21) 保密协议 (22) 第五节售后服务 (24)
项目背景 —————————————————— 随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。 以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。 因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。
档案馆建设项目立项申请 一、项目背景 1、园区区位于中心城区东部，依江而建，成立于1995年，2000年被 批准为省级经济园区，是区域内重点发展的15大园区之一，区内配套功能 完善，综合环境优越，世界500强企业及国内投资项目相继落户。2009年月，当地政府决定，将原城区科技工业园区划归经济园区，建设高新技术 产业园，地理位置优越，交通便捷，规划面积15平方公里，园区已实现 “七通一平”。园区区按功能定位分为“四园一中心”，即：化工产业园、化工装备制造园、高新技术园、港口物流园、行政商务中心，力争通过3 年的努力，产业规模突破2000亿元，形成特色鲜明、产业配套、功能齐全 的综合性园区。 2、新兴产业之所以备受社会各界关注，主要在于其掌握的核心技术具 有广阔的市场需求前景。由于资源能耗较低且带动系数大，往往在其发展 的同时又能带动一批传统产业兴起，因此，具有较强的辐射效应。而此次 的《政府工作报告》中也提出，全面实施战略性新兴产业发展规划，加快 新材料、人工智能、集成电路、生物制药、第五代移动通信等技术研发和 转化，做大做强产业集群。
3、目前，区域内拥有各类档案馆建设企业600家，规模以上企业22家，从业人员30000人，已成为当地支柱产业之一。截至2017年底，区域 内档案馆建设产值160123.84万元，较2016年141065.84万元增长13.51%。产值前十位企业合计收入64274.16万元，较去年54437.33万元同比增长 18.07%。 二、项目名称及承办单位 （一）项目名称 档案馆建设项目 （二）项目承办单位 xxx科技公司 三、项目建设选址及用地综述 （一）项目选址 该项目选址位于xx高新技术产业示范基地。 （二）项目用地规模 该项目总征地面积53640.14平方米（折合约80.42亩），其中：净用 地面积53640.14平方米（红线范围折合约80.42亩）。项目规划总建筑面 积75096.20平方米，其中：规划建设主体工程46812.62平方米，计容建 筑面积75096.20平方米；预计建筑工程投资6111.96万元。 四、项目产品方案
青岛市行政许可档案管理规范 第一章总则 第一条为推进依法行政，提高行政机关实施行政许可的质量和水平，规范行政许可行为，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规制定本规范。 第二条行政许可档案是指本市各级行政许可实施机关，包括经法律、法规授权实施行政许可职能的组织，经合法委托实施行政许可的行政机关，在实施行政许可工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。 第三条行政许可档案是国家档案的重要组成部分，是涉及公民、法人或者其他组织切身利益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护行政许可档案的义务。 第四条各级行政许可实施机关要高度重视行政许可档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴；各级档案行政管理部门要依法加强对行政许可档案工作的监督和指导。 第五条行政许可档案原则上应由本机关档案部门集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。确因工作需要，可以由业务部门管理，每年向本单位档案部门移交行政许可档案目录。 第二章行政许可档案的积累、整理与归档 第六条行政许可档案管理部门应根据有关规定，建立健全行政许可档案文件材料的形成、积累和归档制度，确保行政许可档案的齐全完整。 第七条行政许可档案归档范围： （一）行政许可证件、决定及回执； （二）申请人提交的行政许可申请材料； （三）行政机关出具的受理或者不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料及回执； （四）行政机关对申请人提交的申请材料进行审查形成的、以及行政机关收集的文书材料； （五）听证材料； （六）行政机关延期办理的文书； （七）收费行政许可事项的收据； （八）行政许可年检形成的文书材料； （九）行政许可撤销的文书材料。 第八条行政许可档案整理方法： （一）行政许可档案设单独档案门类进行整理，行政许可档案应在许可事项办结后一个月内按规范要求整理归档。 （二）行政许可档案保管期限： 1.固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等行政许可事项保管期限为永久； 2.不动产、自然资源的所有权、使用权确认等行政许可事项保管期限为永久；
数字档案馆建设指南 国家档案局 二○一○年六月 说明 本指南由国家档案局提出并归口。 本指南起草单位:国家档案局技术部、福建省档案局、山东省档案局、青岛市档案局。 本指南主要起草人:王良城、蔡学美、潘积仁、黄建峰、王宪东、郭玉东、冯剑波。 本指南主要审查人:李和平、姜之茂、方昀、韩李敏、黄玉明、何伍爱、赵国俊。 目录 1总体要求 (1) 1.1概述 (1) 1.2 建设原则与要求 (1) 1.3建设目标 (2) 1.4建设内容 (3) 1.5建设步骤 (4) 2.管理系统功能要求 (6) 2.1收集功能要求 (7) 2.2管理功能要求 (8) 2.3 保存功能要求 (9) 2.3.1长久保存策略 (9) 2.3.2 存储架构选择 (9) 2.4利用功能要求 (10) 3.应用系统开发和服务平台构建 (11) 3.1运用系统开发 (11) 3.2服务平台建设 (12) 3.3软硬件设备配置 (14) 3.3.1系统软件选择 (14) 3.3.2硬件设备配置 (15) 4.数字档案资源建设 (16) 4.1电子文件接收 (17) 4.2档案数字化 (18) 4.3资源整理 (19) 4.4 建立数字档案资源库 (20)
5.保障体系建设 (21) 5.1安金保障体系建设 (21) 5.2 标准规范体系建设 (23) 数字档案馆建设指南 1.总体要求 1.1概述 数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。 建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。 建没数字档案馆，有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。 数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节;需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。 1.2建设原则与要求 数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。 统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基木要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。 项目带动、重点突破。实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展。将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。 需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。