电子文件与纸质文件的利用及比较分析
摘要：本文旨在通过对电子文件和纸质文件的个性化特点进行比较分析及综合研究，结合未来档案发展趋势，认为电子文件必将与纸质文件二者结合发展。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好的结合在一起，满足社会的需要。
关键词：电子文件、纸质文件、个性化、对比、结合。
之所以说电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，是因为它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻，更广泛，更具实质性的含义和意义。历史上每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要。而电子文件与它的早一代文件———纸质文件的关系却要复杂得多，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。
纸质文件与电子文件都是国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的历史记录。它们都遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则，但是它们在载体寿命、温湿度影响、灰尘影响、外来磁场和机械震动影响、光线和有害气体影响、技术寿命、信息保护上存在着很大区别。
从个性特点上分析，纸质文件的利用具有相对的稳定性, 纸质文件的文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别, 不易更改和伪造。利用途径通过提供文件原件、提供文件副本或复制品、提供文件信息加工品满足有关文件用户的利用需要。纸质文件有着传统的利用方式,在利用安全方面。从信息安全的角度上讲, 电子文件利用的安全和保密, 比纸质文件更加难以控制, 往往要采用很多技术措施来控制, 如加密技术、签名技术、消息认证、身份认证、防火墙等。
电子文件具有可重复使用的特点, 重复的利用不会留下老化的痕迹, 并且不受“孤本”的限制, 允许若干个查询者同步利用一份电子文件, 同纸质文件比, 使用更快捷、更方便, 信息的利用效率大大提高。同时, 还可以通过计算机网络进行远距离传输, 使异地利用成为可能, 消除了利用者的地域隔阂。电子文件的数字形态, 使它能够快速地在网络中传输, 利用者足不出户, 即可在自己的电脑终端上看到自己所需的文件信息, 并且可以根据利用者不同的需要随时调整内容, 这时电子文件才发挥出真正的优越性。但这都必须建立在电子文件所依赖的技术上, 且必须满足必要的条件和采取相应的管理措施才能实现, 这也是在电子文件利用上遇到的难题和要解决的问题。对档案部门来说, 提供电子文件的利用主要有以下方法: 一是提供物质载体的拷贝或提供打印件等, 即提供拷贝; 二是用数字网络传输电子文件, 将整理归档完毕的文件材料作为共享信息, 通过网络传递,提供给查询者, 即通信传输; 三是直接提供利用, 利用档案室的电脑, 在档案室的数据库上直接查档, 即直接利用。
纸质文件是可以摆脱其技术和方法而独立存在的，它只要避开天灾人祸，遵守管理和保
护的有关要求，就能达到长期保存。而电子文件是使用技术和设备,将具有长期保存价值信息记录在存储载体后，就永远离不开这种技术和设备，它不能离开这种生成的环境条件而独立存在。只有采用记录档案内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出、才能识别它的内容，它需要不断更新的技术和措施作保障。
但纸质文件也存在一定弊端。一旦形成, 其制成材料———纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起, 它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关, 还与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的, 必须通过计算机才能识读。一旦技术过时, 则载体上的信息就无法读出。一般说来, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限, 也就是说, 技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此, 对于电子文件中数字化信息的长期存取而言, 技术过时是比载体损坏更为严重的危害。最近, 信息专家提出了用标准化的方法,使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
从某种程度上来说，电子文件的技术鉴定要比内容鉴定更为重要，一方面，技术鉴定确保了电子文件的可用性、可读性；另一方面，电子文件的原始性认证也是通过技术鉴定来实现的。技术鉴定为电子文件的原始性提供了必要的凭证，保障时要自觉主动地想到为年终归档做准备。档案意识不仅仅表现在对档案工作的了解和重视上，还要懂得档案管理学等有关知识，熟悉掌握档案工作业务环节基本技能。只有文书人员有较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为立卷归档工作打下坚实的基础。
纸质文件与电子文件在一定时期，他们之间在某些方面存在不可替代性，在未来的发展过程中，二者必将长期并存。电子文件管理推动纸质文件管理改革。自从在文件和档案
领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。其中实行双轨制比起实行双套制机构变化的程度又有进展。
并且电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。但是由于计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度，电子文件的法律凭证、管理制度、管理方法等存在许多问题，在这种欠成熟的技术环境下，电子文件与纸质文件一并归档的现象将会长期存在。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好的结合在一起，满足社会的需要。
参考资料：
1熊友菊电子文件与纸质档案鉴定的共性研究【j】北京档案2011（6）
2耿晓晶企业电子文件档案化管理探析黑龙江档案2011 （3）
3王亚娟电子文件利用的高效率性兰台内外2011 （4）
4常胜利-电子文件对档案业务工作的影响及对策山西档案2011（s1）
5杨丽浅述我国电子文件研究的特点(黑龙江档案) 2011（3）
编号：_______________ 本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 公司电子文件归档与电子档案管理办法 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________
第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。 2．电子文件的归档 （1）归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。 （2）归档检测与鉴定 在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。 （3）归档过程 A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
纸质文件变成电子版 篇一：把纸质文件变电子版方法 1、在office软件中，选工具栏中的视图－－工具－－格式， 再最后一项选添加项目，选上标，在输入过程中输入的字符是，在按一下上标，就是你想要的平方符号。 假如用的是excel来做的话,那么例子步骤如下: 输入m2，然后选定2，右击→设置单元格属性→上标 -------------------------------- m2只是个例子,比如你要输入10的立方,就是在单元格里输入103,然后选中3,在鼠标右击→设置单元格属性→上标 然后点确定就完成了 ------------------------------------ 对于数字的平方，比如10的平方在excel里是无效的，所以打不出来，只有把这个单元格转成文本格式，才有效。单位的平方就可以打得出来。变成文本格式，方法如下（选中设置成文本的列或行——点格式菜单——单元格——数字标签里选择文本就行了。） 还有一种方式不用变文本格式，10的平方可以打得出来，比如，你要打入13的平方，那么打入13然后按住Alt键，然后输入178，放开Alt键，就是10的平方了，10的立方是把178变成179,这个方法是不用把单元格变成文本格式的。
11 |评论(3) 办公室——教你如何把打印稿变成电子稿 （太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！人手一份，留着以后用哈！） 教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊，什么粗活都是让我们做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打字工具了，我听之后既为他感到同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家分享一下。 首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到woRD里面去，不过在些之前，你还得装一下woRD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到office-修改找到microsoftofficeDocumentImaging这个组件，microsoftofficeDocumentImagingwriter点在本机上运行，安装就可以了。 首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“microsoftoffice/microsoftoffice工具/microsoftofficeDocumentscanning”即可开始扫描。 提示:office20XX默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则
GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
纸质书和电子书的未来发展 随着时代的发展，文明的传播途径得到极大拓展。自上世纪“电子书”一词诞生之日起，关于它和传统纸质书的讨论就不绝于耳，对于传统纸质书和电子书的“争夺”日趋激烈。在电子书的时代，纸质书会不会消亡？这个问题很难绝对地作出回答，因为未来是谁都无法预见的，我们只能拭目以待。通过比较新兴的电子书和传统的纸质书籍各自的优点，我认为纸质书籍还有发展的空间，虽然现状是纸质书销量连续下滑，电子书人气渐旺。但未来可能会出现两者共同存在、共同发展的现象。 人们对电子书的定义：“电子书代表人们所阅读的数字化出版物, 从而区别于以纸张为载体的传统出版物, 电子书是利用计算机技术将一定的文字、图片、声音、影像等信息, 通过数码方式记录在以光、电、磁为介质的设备中, 借助于特定的设备来读取、复制、传输。”电子书大约在上个世纪七八十年代出现, 主要由三个要素构成:内容、阅读器、阅读软件。 对于大多数普通的消费者来说，电子书是这几年才开始走红的新型的文化消费方式，但是它以便捷、灵活、廉价等优势迅速“虏获”了广大消费者的心，大有取代纸质书籍之势。那么，纸质书籍和电子书各有何优势呢？电子书是否真的能取代纸质书呢？ (一) 电子书的优势 作为电子产品的新宠儿，电子书当然有着数字产物的共同优点：获取与携带方便。只要通过网路下载或很小的电子设备就能有大量
的阅读资料，购买方便快捷，可透过网路超连结的特性获得更进一步资料。不受时间和空间的限制，省去舟车劳顿之苦。 除此之外，与纸质书籍相比，电子书还具有自己独特的优势：第一，易于检索与互动。当然纸质书籍也有此功能，但那种检索与互动是缓慢且鲜少的。而电子书只需鼠标一点、在键盘上一输，快则几秒钟、慢则几分钟就能轻松实现全文检索和与作者的互动；第二，灵活性，读者可根据需要订制电子书，也可随意按照自己的喜爱与习惯改变字体大小及字型；第三，多元化，可供阅读的平台越来越多，电子书内容亦呈现多媒体影音资料相互融合的趋势，设计也越来越精美；第四，价格便宜，购买和保存图书的成本降低；第五，个人出版成为可能。不需经过传统出版物出版时的种种繁复冗杂程序，编辑出版与创作可以同时进行。 (二) 纸质书籍的优势 而作为两千余年来人类历史文明传承最重要的媒介—-纸质书籍在电子书的迅猛冲击下是似乎是不堪一击：同样数量的阅读资料，与电子书比起来，它笨重而庞大，昂贵而不易保存，出版发行远远落后于创作，印刷后就再难改动、、、尽管纸质书籍的缺点很多，但它的优点也不容忽视。 电子书需要现代技术作支撑，比如电、网络、电子设备等，一旦离开了这些，电子书也就不复存在了。而纸质书籍只要不遭水浸火烧分解等就会一直存在。 凡是数字产物，不可避免地会释放一些有害人类健康的辐射，阅
电子文件归档与整理 ?第一讲概念和种类 ?一、什么叫电子文件 电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 电子文件的基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 二、电子文件的种类 电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： （一）按电子文件的信息存在形式分类 1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。 3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 （二）按文件的功能分类 分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工
正方（纸质书）一辩： Good morning I’m happy to make a discussion about paper book and E-book with our team seriously thinking and discussion,we agree that paper book is still the first selection when people decide to means,though E-book has appeared for many years and its market is growing rapidly,paper book still occupy the first ,our group choose to support paper compared with E-book,paper book has its natural ,traditional culture take paper book as its carrier,this also makes traditional reading has become a habit for most all know that once a habit developed,it will be hard to also illustrates that the status of paper book is still hard to shake by E-book and the soul and essence of paper book are also impossible to be replaced by reading helps us cultivate abstract thinking ability,by contrast,E-book looks like a kind of fast food culture which lacks of depth and ,E-book isn’t really conductive to collection,collection of books is also a kind of collection of culture and a historical accumulation at the same ,one day in the future,if what we can see in museum is not ancient books but electronic readers,such as kindle,CD,removing storage devices,don’t tell me that you still have interesting to ,as far as I’m concerned,a electronic reader is always a cold machine,it cann’t bring us warm feeling like paper sum up,we choose to support paper book is a right choice. 反方（电子书）一辩： We hold the view that in our study and life, we should use e-books more. As we know, e-books is format of books. It can be downloaded to a computer, personal computer, notebook or PDA, read through the screen. Compared with paper books, there is a big
在工作中，我常常在想，要是能把纸上有用的文字快速输入到电脑中，不用打字录入便可以大大提高工作效率该有多好呀！随着科技的发展，这个问题在不断的解决，例如，现在市场上的扫描仪就带有OCR软件，可以把扫描的文字转换到电脑中进行编辑。但是，对于我们平常人来说，大多数人都是即不想多花钱购买不常用的设备，又不想费力气打字录入，那我就给大家提供一个我刚刚发现的方法吧！现在数码相机很普遍，也很常用，我们就从这里 下手吧。 工具准备： 硬件：电脑一台数码相机 软件： word2003(其它的版本我没有实验) doPDF （百度可以搜索下载，是一款免费的PDF制作软件） AJViewer软件（在百度可以搜索下载，是一款免费的阅读器） 步骤： 1、在电脑中安装 doPDF和AJViewer 2、用数码相机把需要的文字拍下来（相机和照像水平就不多谈了。照片效果越好，可以大大缩小转换文字的误差率）
例如： 3、在word中插入你用数码相机照的书上的文字（打开word——插入菜单——图片——来自文件——选择照片——插入） 4、在word中选择文件菜单——打印——在打印机选项中选择doPDF——确定——点击“浏览”选项——选择文件保存的位置和填写文件名称——保存——确定 5、按照上面的步骤，电脑会自动打开AJViewer软件，若没有自动打开该软件，可以自己打开AJViewer软件，然后在AJViewer中打开刚刚转换的PDF文件。 6、选择AJViewer中的，然后在需要的文字部分拖动鼠标画出虚线。 7、点击发送到word按钮，就可以转换成word文件了。可以编辑了。 第6、7步骤图片如下：
电子文件归档与电子档案管理细则 第一章总则 第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。 第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。 第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。 （一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 （二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 （三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 （四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。 （六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。 第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。 第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库。 第二章电子文件的收集登记与移交 第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。 （一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。
英文辩论电子书和纸质书电子书一辩 标准化工作室编码[XX968T-XX89628-XJ668-XT689N]
Goodmorningeveryone.TodayI’m veryhappytomakeadiscussio n aboutpaperbookandE-bookwithyou.Afterourteamseriously thinkinganddiscussion,weagree thatE-bookisthe first choose whenpeopledecidetoread.Asweknow,E-book has developed rapidl y and quickly accepted by the public.Itcanbedownloadedfrom acomputer,celephoneorPDA,readthroughthescreen.The E-book h ave many advantages.Forexample, E-book is easy to carry .Compa rd with paper books, E-books don’t need paper as the carri er,So there is no weight for E-book.secondly,thee-bookcanbeobtai ned immediately,youcandownloade-booknotoutofthechairinafewminu tes,insteadofrunningtothebookstore.What’smore,e-books don ’tneedtousetreestomakepaperasapage.So,they are environmen t-friendly.Themostconvenientisthate-booksarefreetochangefo nt, sothosewhohavedefectiveeyesightwouldreadverymucheasier.Bes ides,E-book is cheaper than paper book,so we could save mo ney if we choose E-book.E-bookrepresentsanewscienceandtechn ology,andwillbemoreandmorewidelyused.Webelievethatinthenear
教你如何把打印稿变成电子稿 首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去，不过在些之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。 首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可开始扫描。 提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入Office2003的光盘进行安装。由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫描完毕后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。 点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的文字发送到Word
中了。此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码～ 1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging 应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF文件。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF转换为DOC的工作，但很多都不支持中文，我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。 使用方法： 第一步：首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。 编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。 第二步：运行Microsoft Office Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具→将文本发送到Word”菜单，并在弹出
电子文件归档与电子档案管理办法 第一章总则 第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。 第二条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 第四条电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 第五条明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。 第六条为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并
归档。 第九条基本术语解释 （一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 （五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 （七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。 （八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。 第二章电子文件的收集与积累
纸质书与电子书的比较 Company number：【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】
纸质书与电子书的比较 书是人类用来纪录一切成就的主要工具，也是人类交融感情、取得知识、传承经验的重要媒介,对人类文明的发展，贡献非常大。本文中的纸质书是相对于电子书来说以纸张为载体的传统出版物。例如日常的书本、报纸、杂志等以纸张为载体的出版物，都属于纸质书。 根据新闻出版总署的定义，电子书的含义是指将文字、图片、声音、影像等等讯息内容数字化的出版物以及植入或下载数字化文字、图片、声音、影像等讯息内容的集存储介质和显示终端于一体的手持阅读器。目前国内学术界以及社会各界初步认定为：电子书“代表人们所阅读的数字化出版物,从而区别于以纸张为载体的传统出版物,电子书是利用计算机技术将一定的文字、图片、声音、影像等信息,通过数码方式记录在以光、电、磁为介质的设备中,借助于特定的设备来读取、复制、传输。”电子书还有一个含义是指专门阅读电子书的手持阅读器手持阅读器是一种便携式的手持电子设备，专为阅读数字化图书设计，它有大屏幕的显示屏内置上网芯片，可以从互联网上方便地购买及下载数字化图书，并且有大容量的内存可以储存大量数字信息，随着电子油墨技术的发展，手持阅读器已经可以让人舒适地长时间阅读图书。市场上主流手持阅读器有方正科技的君阅天下、天津津科v8、权智的GSL荷、兰IREX。 预测的2009年电子图书用户数为8300万人，实际为10100万人，首次破亿。2009年，收费阅读市场实现销售收入9700万元，手机阅读市场实现销售收入5760万元专用手持式阅读终端市场实现销售收入700万元。2009年增长主要由收费阅读市场、手机阅读市场-和专用手持式阅读终端市场组成的个人市场带动，比较2008年，个人市场增长%，表明-中国电子图书个人市场已经进入快速发展时期，中国电子图书市场将从机构市场向个人市场过渡。此外，去年预测的2009年中国电子图书市场产值为亿元，实际为亿元，增-长超出预期。收费阅读市场、手机阅读市场、专用手持式阅读终端市场的快速增长表明中国电子图书市场的重心已经开始由传统的机构市场转向个人消费市场。预计2010年-中国电子图书市场产值为亿元。 一、纸质书的优势与劣势 （1）纸质书的优势
公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存， 并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理
纸质书和电子书未来的发展趋势 课题名称：纸质书和电子书未来的发展趋势姓名: x x x 系别：经济与工商管理学院 专业：电子商务 2013年10月28日
摘要 随着印刷业和新一代媒介电子书的不断发展壮大，阅读世界发生了日新月异的变化。所谓:“读万卷书”。人们现在对阅读又提出了更高的要求，要求更方便，更快捷，更能从这个社会中获取需要的信息。纸质书籍自纸的产生就出现到至今不断发展，陪伴人们走过了几千年，让古代许多仁人志士培育成良好的德行最后走入仕途改变自己的国家进而改变世界，推动着整个人类社会不断进步。电子书自产生之日就以颠覆传统阅读世界的速度发展，一个新兴、方便、实惠的媒体势如破竹，几乎让所有支持电子书的手机用户人手一本甚至多本，为现代人们提供随时随地一触即“读”的机会。在未来，纸质书和电子书将会共存，为不同的用户人群带去他们需要的体验，感受文字的魅力。 关键字：印刷电子书共存阅读 一、电子书和纸质书 1）电子书 入或下载数字化文字、图片、声音、影像等讯息内容的集存储介质和显示终端于 体的传统出版物，通过数码方式记录在以光、电、磁为介质的设备中，借助于特定的设备来读取、复制、传输。”比如手机、平板、电脑等电子设备上的UMD、 等格式的电子书籍。 2）纸质书 取得知识、传承经验的重要媒介，对人类文明的开展，做了非常大得贡献。主要
二、电子书和纸质书的优缺点比较 1）纸质书的优缺点： 优点 1、具有质感，一页一页地阅读下去，更能享受书香气息。 2、更具有收藏价值，赠送亲朋好友比较实在，且能留作纪念。 3、从阅读方面来说，读者更好做笔记，对理解文章大意更具有好处。 4、有利于共享，传借方便，且错误率少甚至没有（如果买的不是盗 版）能较好满足读者读者的需求。 5、从舒适程度来说，纸质材料在灯光漫反射作用下更有利于缓解视 觉疲劳。 6、从经济方面来说，有利于印刷业出版业的发展，促进就业。 7、有利于让人静下来，停止浮躁的心，培养人们的书生气质。 缺点 1、不利于环保，每本书都取材于树木，浪费地球的森林资源。 2、携带不方便，且占用空间多。 3、价格偏贵，相对于大多数电子书籍，人们不太愿意花钱去买一本 在网上可以直接阅读的纸质书。 4、不利于查找，在书架上要寻找很久，不像电子书有搜索引擎，点 击即可出现自己想要的页面。 5、太单调，只有静态的一种阅读体验，电子书可以将影像插入其中， 能给读者更好的阅读体验。 6、从作家开始写作到成品出版过程繁琐，耗费的人力物力大于电子 书，浪费社会资源。 2）电子书的优缺点： 优点 1、方便快捷，随时随地可以拿出来阅读未完成的文章小说。 2、携带简单省力，载体通常小巧方便，如手机、平板、MP4等。 3、环保，节约资源。 4、便宜，能更快更好的阅读更新的书籍，且较为省钱。 5 更能让读者大饱眼福。
电子文件整理归档保管利用思考方法 在电脑愈来愈普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。因此，今后机关、企事业单位等部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。今后机关、企事业单位等行文部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。所以，新的形势要求我们档案工作者不断探索立卷归档的新思路、新方法。 一、电子文件的立卷归档 开展电子文件立卷归档工作必须要有一支专业化的队伍，由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，而不少档案工作者对计算机技术掌握尚不完全，目前的立卷队伍还不适应工作发展的需要，必须通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。 首先，在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在
办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。电子文件的归档一般可在年度或任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等情况，一般以不超过2-3个月。 其次，要对收集到的电子文件进行分类编目。一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类地管理，就必须进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。 最后，要将分类编目完毕的电子文件固定上架保存。档案人员将应归档的经过整理的电子文件存入磁盘或光盘。并
“纸质书与电子书”辩论赛 一、辩论主题：公民阅读“纸质书与电子书”谁领风骚 二、活动目的 以辩论的形式，从正反两方面，让读者深切地体会无论是纸质书还是电子书，无论是传统阅读还是数字阅读，都为我们敞开了知识信息的大门，使我们的阅读生活更加丰富多彩，阅读的领域更加宽广无限。 三、概念界定： 1纸质书的概念 书是人类用来纪录一切成就的主要工具，也是人类交融感情、取得知识、传承经验的重要媒介，对人类文明的发展，贡献非常大。纸质书是相对于电子书来说以纸张为载体的传统出版物。例如日常的书本、报纸、杂志等以纸张为载体的出版物，都属于纸质书。 2.电子书的概念 根据新闻出版总署的定义，电子书的含义是指将文字、图片、声音、影像等等讯息内容数字化的出版物以及植入或下载数字化文字、图片、声音、影像等讯息内容的集存储介质和显示终端于一体的手持阅读器。目前国内学术界以及社会各界初步认定为：“电子书代表人们所阅读的数字化出版物, 从而区别于以纸张为载体的传统出版物, 电子书是利用计算机技术将一定的文字、图片、声音、影像等信息, 通过数码方式记录在以光、电、磁为介质的设备中, 借助于特定的设备来读取、复制、传输。” 正方观点：电子书完全可以取代纸质书 1、立论 各位评委，各位观众，读者朋友们大家好： 今天我们在这里就“公民阅读纸质书与电子书谁领风骚”展开辩论，我方认为在电子书开启了公民阅读新时代的今天，电子书完全可以取代纸质书”。“纸质书”是指以纸张为载体，以保存和传播知识为主要功能的文献，而“电子书”是指人们所阅读的数字化出版物，它包括阅读内容，阅读器以及阅读软件。我们今天所说的“取代”有两层意思，一方面是功能的取代，另一方面是地位的取代。只要电子书能够取代纸质书完成传播知识信息的主要功能，能够取代纸质书成为人们阅读和学习的主流方式，那么电子书就能够代替纸质书。下面，我将从以下三点阐述我方观点。 观点1：电子书取代纸质书是人类进步与科技发展的结果 首先，电子书信息量大、内容更新快捷、携带方便、便于保存，给人们的生活带来许多方便。说到信息量大，以一个容量为4G的电子阅读器来说，它一般能容下3000本电子图书。像《辞海》这类厚重的词典转换成电子词典后不仅携带方便，且可以随时随地使用。通过一个小小的阅读器阅读报刊，信息不仅及时，阅读的种类还可以更多。如今，在地铁、公交、机场等公共场所，你会发现这样一个现象：越来越多的人聚精会神地盯着手机、MP5 或者电子阅读器，见缝插针，利用空闲时间进行阅读。电子书所具备的放大功能更是受到老年人和有视觉障碍人的青睐，这种新技术也会带来很多有益的社会影响。
[转] 办公室——教你如何把打印稿变成电子稿 （太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！ 人手一份，留着以后用哈！）2012-7-23 12:57阅读(29)转载自南宫 伊忆 ?赞(64687) ?评论 ?转载(199.44万) ?分享(44.31万) ?复制地址 ?举报 ?更多 上一篇 | 下一篇：上班族必懂的电脑... 办公室——教你如何把打印稿变成电子稿（太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！人手一份，留着以教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的当人看啊，什么粗活都是让我们做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相里面去，不过在些之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Offic 扫描。 提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入Office2003的光常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。 点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word” 到 Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到到Word中了。 此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码～ 还有： 应该说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。 英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（最近连做部获取的业绩资料全部是英文版的PDF，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF和Word文件的转换，级所谓的同甘共苦之心，共享下：）