外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
外来文件管理程序
1 目的
对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围
适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义
外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。
技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；
法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；
政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；
顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；
适用的质量管理体系标准，工具书。
4、外来文件管理规则
、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；
、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；
、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)
5 工作程序
外来文件的获取
a.国家、省、市政府及各相关职能部门；
b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；
c.互联网、电话传真。
外来文件的识别
a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；
b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；
c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；
b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；
政策文件
a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；
b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；
c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件的分发
涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。
外来文件的查询
各部门可根据需要，到各归口部门查阅。
外来文件的检查
质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。
6、外来文件的管理流程
文件接收、评审：文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
文件提交、转化：
文件发放： DCC将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。提交者及DCC在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，DCC盖外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，DCC将电子版文件通过Email 发放，并将存储路径通知相关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，DCC按照《文件控制程序》的要求进行发放。
C．外来文件作参考文件时，DCC将电子版文件的存储路径通过Email 通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述～的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》执行。
7. 记录
外来文件清单 TH-QR-01
《文件控制程序》 TH-QP-01