文书档案归档范围、保管期限
一、院党政会议记录。（永久）
二、学院一年一次编写组织机构，人员配备一览表；大事记；组织沿革；年鉴、院史。（永久）
三、学院机构建立、撤并、更改院名、启用印章的报告、请示批复、通知等。（永久）
四、学院干部任免、党支部改选、学院领导班子调整的文件。（永久）
五、学院教职员工技术职称评审、聘任等登记表、批准书、批复、通知等。（永久）
六、学院离（退）休人员登记表、审批表、改变干部级别待遇的请示、批复（永久）
七、学院教职员工违纪处分的报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复。（永久）
八、学院人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等（永久）。
九、学院教职员工辞职、退职报告和批复。（永久）
十、学院教职员工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转公等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。（永久）
十一、学院各种名册。（永久）
1、职员工花名册
2、共产党员名册
3、教师任职任课情况表
4、民主主党派人员名册
5、颁发各种荣誉证书、光荣证书名册
十二、学院各种统计报表。（年度、综合性的永久；学期的长期；季度、月度短期）
1、教职员工、班级、学生基本情况统计表
2、党团组织年报表
3、国家干部定期年报表
4、劳动工资年报表
5、工会统计表
6、档案统计表
7、其他统计报表
十三、学院政工干部、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划总结、目标管理、专题调查材料（党政年度、学期的为永久；各部门的为长期）十四、学院负责人在全院性会议外的讲话材料。（重要的永久、一般的长期）十五、学院制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。（永久）
十六、同学录、学生通讯录、院庆活动重要材料。（永久）
十七、学院编辑的并反映院主要职能活动的出版定稿和样本。（永久）
十八、学院及部门编印的简讯、信息。（学院的长期，部分的短期）
十九、学院教代会专题材料。（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等）。（永久）
二十、学院教职员工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新手、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料（含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等）（地、市县级机关批准的为永久、本院批准的为长期）二十一、上级机关批准办理的本院人员的补发毕业、肄业证书、文件专业合格证书、荣誉证书等有关材料。（长期）
二十二、学院党团员组织关系转移介绍信及存根，教职员工调动工作、大中专毕业生分配工作报到证、介绍信及存根。（长期）
二十三、学院领导代表学院在上级召开会议上的发言、经验交流材料。（永久）
二十四、学院代上级机关起草被采用的文件最初草稿和印本。（长期）
二十五、学院领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。（短期）
二十六、上级机关领导来院视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。（永久）
二十七、学院教职员工在报刊上发表的文章剪辑、出版书籍和获奖材料。〔长期（一份归文书档案，一份归人本人业务档案）
二十八、接待外宾等外事活动形成的文字记录。（重大的永久、一般的长期）二十九、学院财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证、清册。（长期）三十、学院与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。（重要的长期、一般的短期）
三十一、学院教职员工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。（长期）
三十二、学院教职员工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材料。（短期）
三十三、学院上报未批复的各项请示材料。（短期）
三十四、学院处理的重要来信、来访的有关材料。（有上级机关或学院领导重要批示和处理结果的长期，其余的短期）
三十五、上级机关的来文凡是针对本院请示的批复、通报、直接与本院有关的干部任免、奖惩等文件。（重要的长期、一般的短期）
三十六、上级教育行政机关的来文：
1、凡是学院教育工作需要较长时间贯彻执行，要作为政策依据、指导工作文件，如教育体制改革决定、教育工作条例等。（长期）
2、属学院教育工作需要在短期（15年内）贯彻执行的，有参考用价值的。了（短期）
三十七、上级教育行政机关、院办企业公司发文，院办厂需要在较长时间执行的政策性、法规性文件，下达给院办厂的生产计划等。（长期）三十八、同级机关和非隶属机关颁发的非学院教育工作，但需要执行的法规性文件。与学院联系、协商工作的有关材料。（短期）
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
学院教学类档案管理实施细则及归档范围、保管期限
为了加强教学档案的管理，充分发挥教学档案在教育管理，教学活动，教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁布的《普通高校档案管理办法》、《高校档案工作规范》，结合我校实际、特制定本办法。
第一条凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
第二条教学档案由校办档案室实行集中统一管理并提供利用。校档案室对全校的教学档案工作负有检查、监督和指导的责任。
第三条教学档案是教学管理的重要组成部分，教务处、学生处各学院等教学管理部门应加强领导，把教学档案的形成、积累、立卷归档工作纳入教学管理环节中，列入有关人员的职责范围和管理制度之内，做到在布置、检查、总结、验收工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
四条立卷
一、归档范围
1、归档范围主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等方面，（具体范围见附件）。
2、归档的重点是本校在教学工作及其管理，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
二、立卷的原则及方法
1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机的联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组在一起。
3、在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
4、卷内内容密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
5、卷内材料一律拆掉会生绣的金属物，根据具体情况可用不锈钢定书针或
线装订或不订，对破损的文件材料应进行修补。
6、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
7、按顺序编排页号，均应安顺序每张纸编写一个页号，页号位置在每张纸
正面的右下角，（文书档案如使用新规则侧不编号）。
8、填写卷内目录及备考表，文字准确、简练、清晰。
第五条归档
1、移交档案时交接双方当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、书
写是否符合要求，凡不符合规定要求者，接受人应拒绝接收，并限期改正补交。
2、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。
3、教学行政管理性文件，即教学综合管理文件于次年6月底前归档，其他
各类材料按培养周期于次年寒假前一次性归档。
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
附件
宁海电大教学类档案归档范围和保管期限表
综合
序号类目名称保管期限
1 上级下达的有关教学工作的文件材料长期
2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久
3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、
简报、总结
永久
4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期
5 非学历教育的培训班、进修班材料长期
6 统计报表永久
序号类目名称保管期限
1 上级有关招生工作的文件材料长期
2 招生计划、规定、生源计划长期
3 新生录取材料及新生名单长期
4 招生宣传、招生工作总结短期
学籍管理
序号类目名称保管期限
1 新生入学登记表永久
2 学生学籍卡片永久
3 学生成绩总册永久
4 在校学生名册永久
5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期
6 学生奖励材料长期
7 学生处分材料长期
课堂教学与教学实践
序号类目名称保管期限
1 各专业教学计划、教学大纲永久
2 课程建设要求及安排，校历表，课表长期
3 各系、科、专业课程试题库长期
4 典型教案、重要备课记录长期
5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期
6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期
序号类目名称保管期限
1 毕业生成绩单永久
2 毕业证档案转递存根长期
3 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期
学院设备档案归档范围、保管期限
学院购置的价值在1000元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、
维修和改进工作中产生的文字材料。（长期）「自制设备形成的文字等材料参考产
品档案的归档范围」
一、设备、仪器随机文件、包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理
图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。
二、进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。
三、为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。
四、修理记录。
五、有关部门对设备的年检材料。
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
会计档案归档范围、保管期限
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
学院声像档案归档范围、保管期限
一、反映学院主要职能活动和工作成果。
二、领导人和著名人物参加与学院有关的重大公务活动。
三、组织或参加重要外事活动。
四、获奖奖品、锦旗、证书等。
五、每届毕业生合影。
六、学院建筑、地理环境、历史遗迹。
七、与其他载体有密切联系的声像。
注：声像档案的保管期限由各院自行确定。
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
文件、材料收集归档制度 本文从网络收集而来，上传到平台为了帮到更多的人，如果您需要使用本文档，请点击下载按钮下载本文档（有偿下载），另外祝您生活愉快，工作顺利，万事如意！ 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、 时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级 干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、 汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下 级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、 办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音 带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐 赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。 17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调 资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
学校食堂档案档案管理制度 一、工作文件 成立学校食品安全领导小组文件，校长责任制文件等。 二、学校食堂卫生管理制度。 三、食品采购与进货验收台账，采购食品检验检疫合格证明、购物票据等。 1、建立有采购进货验收台账，每购回一次食品或原料都应逐一进行验收登记，并有专人签字负责。 2、应当查验所购食品的合格证明文件，并将其复印后放入档案备查，复印件应有供货者签名或盖章。如:采购肉类当查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的检验检疫合格证明，采购乳制品应当查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的产品合格证明文件复印件。 3、购物票据或凭证。留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。
四、供货商提供合法证照等资质证明材料档案。 1、长期定点采购的，应当与供应商签订包括保证食品安全内容的采购供应合同。 2、从生产加工单位或生产基地直接采购的，应当查验、索取并留存加盖有供货方公章的许可证、营业执照和产品合格证明文件复印件。 3、从流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等) 批量或长期采购的，应当查验并留存加盖有公章的营业执照和食品流通许可证等复印件。 4、从农贸市场采购的，应当索取并留存市场管理部门或经营户出具的加盖公章(或签字)的购物凭证;从个体工商户采购的，应当查验并留存供应者盖章(或签字)的许可证、营业执照或复印件。 5、从食品流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)和农贸市场采购的，应当查验动物产品检疫合格证明原件;从屠宰企业直接采购畜禽肉类的，应当索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照复印件和动物产品检疫合格证明原件。
6、采购乳制品的，应当查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照、产品合格证明文件复印件。 五、食物留样登记表。 1、学校食堂为师生提供的每餐、每样食品都必需由专人负责留样。 2、学校每餐、每样食品必须按要求留足100g,分别盛放在己消毒的餐具中，并且立即放入完好的食品罩内,以免被污染。标明留样时期、品名、餐次、留样人。 3、留样食品保留时间不少于48小时,保留期满后方可倒掉。 4、留样冰箱一般为专用设备,留样冰箱内严禁存放与留 样食品无关的其它食品。 5、每餐必须作好留样记录:留样时期、食品名称,便于检查。 六、从业人员健康档案。
文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，
第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
学校教职工档案管理制度 一、教职工人事调动工作要求： 1、本人向学校提出书面申请，学校同意后，报教育局人事股审批。 2、经教育局人事股同意后，开出书面通知给原学校。 3、学校凭人事股通知开出行政介绍信和工资转移单，再到人事股办理调动手续。 4、本人凭人事股开具介绍信及原学校工资转移单到新单位报到。 5、学校办理社保及档案转移。 二、教职工人事档案管理要求： 1、收集制度：严格按照中共中央组织部“关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知”规定的范围收集人事档案材料，及时将全面反映干部“德、能、勤、绩”的材料收集、归档，充实档案内容。 2、整理制度：认真鉴别，分类管理，编排有序，目录清楚，装订整齐。通过整理使每份档案达到完整、真实、精练、实用。
3、核对制度：人事档案管理人员半年或一年将库房内的人事档案和档案名册核对一次，发现问题及时解决；凡人员调动，职务变更应及时登记；每年末，对库房内档案进行统计，确保档案的完整和有序。 4、转递制度：建立人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记；转出档案必须完整、齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出凡整理中剔除的待销毁的材料不得随干部人事档案同时转递；对转入的档案要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。 5、保密制度：严格遵守《中华人民共和国档案法》，《中国人民共和国保守秘密法》和《干部档案工作条列》的规定，不得在口头上，通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项；严禁个人私自保存任何人的档案材料；非档案管理人员不得进入档案库房；档案材料不得擅自转移，分散、销毁和丢失。 三、教职工业务文书档案管理要求： 1、设立档案室，对各门类档案实行集中统一管理，做到每学年及时收集、归类。 2、学校领导要加强对档案工作领导和管理，把档案工
文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
公司档案归档制度 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第一条归档时间： 1、办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。 2、按年形成的文件，第二年上半年归档。 3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 4、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。 5、工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。 6、公司、各个部门决定性的会议文件材料随时归档。 7、各个公司离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励等随时归档。 8、属于人事方面的资料，各部门资料齐全后移交档案室；属于品种审定、项目申报、工程建设方面的，可根据进度移交。属于销售、生产方面的资料，本年度结束后移交档案室。 第二条归档范围 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。 3、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。 4、企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。 5、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等，审计室存档。
6、企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。（上面要注明地址、姓名、传真号等对方的信息。） 7、企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。 第三条归档要求 1、凡属归档范围的文件资料，均由公司档案室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料，原则上必须是原件，无原件者应进行文字说明，以备查；原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案室保存复印件。 3、应归档的文件材料要收集齐全、完整、分类清楚。 5、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 6、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，由各部门负责，方可办理调动、离职手续。各部门及时把有关资料移交档案室留档。 7、公司签订的合同及其与之有关的附件，年度结束后装订成册移交档案室，由档案室保存原件。各部门可根据需要经领导批准，留复印件。如有原件没移交档案室的追究当事人的责任。 对于在归档范围内没有及时归档或没归档的，视情节严重给予经济处罚。 注:各部门在归档过程中若有异议，可与档案管理员协商。
学校档案管理制度 档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用 档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。现在，就来 看看以下三篇关于学校档案管理制度的文章吧! 学校档案管理制度 档案资料管理是学校常规管理的一个重要主成部分。它既是学校管理和教育教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩 的客观见证，是教学常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下： 1、成立档案资料室，由校办负责，校办干事(档案资料员)具体 负责，其它各职能部门相关负责人协助工作。 2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保 证文件资料齐全完整，及时办理。 3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案 各种计划与安排、各种学习记录。群团教代会材料等分别由相关部 门干事负责收集整理交档案室，由档案资料员整理装订、归档。 4、学校教务档案包括会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责收集整理交档 案资料室，由档案资料员整理装订、归档。 5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人收集、整 理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。
6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档，。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。 7、积极做好档案资料的(收集、整理、鉴定、立卷)工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。 8、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。 9、加强档案的严禁保密，不得泄露。 学校档案管理制度范本 一、档案的收集 要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。 1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。 2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。 3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。 4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。 二、校舍档案管理 1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。 2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。 3、档案整理要充分利用原有的基础。 4、档案的整理必须便于保管和利用。 三、档案的保管
文书档案归档操作指引 1适用范围 本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团 四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档 案整理工作。 2定义 2.1归档文件 立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。 2.2归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.整理方法 3.1件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为 一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为 一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批 复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2装订 3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附
件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案 专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文 件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。 3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨 年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度 工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划 及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二 年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正 本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期 为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档 案的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。
三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。
附件 江苏省建设工程声像档案收集归档管理细则 为进一步规范江苏省建设工程声像档案管理工作，建立、健全全省建设工程声像档案管理制度，统一行业标准，规范和提高建设工程声像档案收集和管理水平，更好的服务于城乡建设，依据《江苏省建设工程声像档案管理办法（暂行）》及相关法律、法规，制订本细则。 第一条建设工程声像档案的归档内容： （一）开工前原貌 1.原址、原貌； 2.周边状况； 3.拆迁情况。 （二）基础工程 1.建筑物基础类型及施工，包括打桩、基础开挖、桩基础、基础钢筋、基础浇灌、基础墙、基础回填、支撑、垫层、承台等； 2.建筑物基础异常处理。 （三）主体工程 1.主体设计模型； 2.钢筋工程； 3.管线工程； 4.砌体、砼灌注； 5.主体结构布局、大型构件安装；
6.防水、保温、防腐工程。 （四）工程项目竣工面貌 1.工程整体外观和立面状况，包括各个立面及代表性标志； 2.消防、绿化、亮化、雕塑、道路等附属和配套设施。 （五）其它方面 1.开工、竣工仪式； 2.施工现场与施工管理； 3.工程质量检查、质量事故及处理情况； 4.施工建设中的重要活动、重大事件； 5.采用新材料、新技术、新工艺等施工情况； 6.竣工验收情况。 其中工程原貌、基础、隐蔽、主体、质量事故、竣工面貌为声像资料归档的必备内容。有特殊要求的工程，可据实增加拍摄内容。 第二条建设工程声像档案的收集归档要求 （一）总体要求 1.建设单位按照《江苏省建设工程声像档案管理办法（暂行）》规定，向建设档案管理机构报送一套完整的建设工程声像资料；建设档案管理机构依据相关法律、法规和标准对声像资料进行审核，符合规定的予以接收归档； 2. 建设工程声像资料的摄录、制作单位配备符合相关标准的专业声像摄录、制作设备，拍摄制作人员具备相应的专业技术；
学校档案管理要求 一、学校档案是在教育、教学、教研、管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。 二、学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。学校档案工作实行"四同步"管理，即在布置、实施、检查、总结学校各项工作的同时，同时整理各项工作过程的档案资料。 三、学校一把手要亲自抓档案建设工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。 四、学校设立综合档案室，由一名副校长具体牵头，设置1－2名档案管理员。学校各处室负责人负责本处室的档案资料的整理，按打印要求和标准格式将整理好的档案资料随时交档案管理员入档。 五、档案材料的收集、立卷和归档 学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定移交归档，集中管理。档案管理员按照档案资料的分类目录要求，把收集到的各种档案进行整理、分类、归档工作。 各种档案材料（包含照片、音像制品和实物）随时整理，随时或定期归档。仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；归档的档案材料应质地优良，书绘工整，字迹清楚，符合有关规和标准要求（详见附件1）。 六、学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号、立卷和装订（装订标准详见附件2）。 七、档案工作人员要加强档案管理，格档案借阅制度，做好工作，确保档案安全。档案室应对档案的借阅和移出有详细的登记，借阅和移出人要签字。 八、学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信、经领导签字同意后，可查阅。对于
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (四)平时归卷 第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
档案材料收集管理制度 一、为对化工企业各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司管理服务，特制定本制度。 二、本制度所称的档案，是指本公司在日常管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。 三、根据来源、内容和密级的不同公司档案可分为以下类别： 1．A类文件 1）公司设立公文：公司章程等； 2）相关证件：法人年检执照正副本；组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等； 3）各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等；4）上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求； 5）获准设立的立项报告、可行性分析、批复、批文、章程、 6）教职员工人力资源档案、劳动合同书及各类资料 7）经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要； 8）重要会议资料、采购资料； 9）公司财务资料； 10）领导特别要求的各种等资料； 11）其他要求归档的重要文件； A类文件仅限校长和副校长和职责范围内工作人员使用或借阅。 2．B类文件 1）按内容传阅到部门的红头文件； 2）各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等； 3）公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外）。 4）公司部门各级会议纪要。 B类文件可由部门主任或职责范围内工作人员使用或借阅。 3．C类文件 1）各类普通通知、通告等； 2）各项规章制度。 C类文件直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。 以上是对公司档案的大致分类列示，但本公司档案并不仅限于此。 四、档案的管理部门 1．条中列示的档案公司档案管理员负责妥善保管。。 2．公司发生的档案由教务处留存原件，指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。 3．财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。 4．公司档案管理员、部门档案管理员档案管理职责： 1) 教务处为公司档案的管理部门，负责公司档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。 2) 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。
档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
档案整理归档制度 1、本单位实行档案集中统一管理的原则,按档案法的有关规定,由各科室收集齐全,并进行整理、立卷,定期移交本单位档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列上架，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。 2、归档范围 凡属本机关职能活动中形成的具有查考利用价值的 文件材料，图纸、表格、声像实物等各部门类，各载体文件材料都应列入归档范围。在内容上包括党、政、人事、财务、宣传、纪检、监察、土地利用、地籍、规划等管理性、业务性文件材料,也包括基建活动中形成的文件材料及办公、交通设备档案。在来源上既有上级机关和本机关的文件材料又有同级机关和非属机关及下级机关的文件材料,此外还有部分未经收文登记的“帐外”文件和内部文件. 在载体形态上既有纸质文件材料又有照片、录音、录像带等音像材料。归档率达到100%，具体归档范围详见本单位《档案分类方案》。 3、归档时间 各职能科室要按时收(搜)集、整理各类文件材料。文书档案在次年三月底前整理归档。会计档案由会计室保存一年后隔年归档。基建归档在工程竣工后三个月内归档。
业务档案在业务工作结束后归档。设备档案和声像档案、实物档案随时归档。 4、归档要求 凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确，行文规范,书写工整,字迹清晰,签署手续完备,并一律使用碳素墨水 或蓝黑墨水书写。不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水。卷内文件排列遵循正文在前底稿在后，结论在前调查材料在后，文字在前图纸在后的原则有序排列。归档文件做到字迹清晰，内容项目齐全，鉴章手续完备，保管期限准确。归档的照片要附简要说明(内容、时间、地点、人物、拍摄者)，录像带要附内容提要和解说词。 5、归档份数 本单位发文一般归档一份，组入案卷内。 6、归档手续 各业务部门立卷归档后按规定移交本单位综合档案室,并办理交接手续,填写交接清单,交接双方在清单上签字，以备管理。
阿克陶镇学校食堂档案 管理制度 一、工作文件 成立学校食品安全领导小组文件，校长责任制文件等。 二、学校食堂卫生管理制度。 三、食品采购与进货验收台账，采购食品检验检疫合格证明、 购物票据等。 1、建立有采购进货验收台账，每购回一次食品 或原料都应逐一进行验收登记，并有专人签字负责。 2、应当查验所购食品的合格证明文件，并将其 复印后放入档案备查，复印件应有供货者签名或盖章。 如：采购肉类当查验、索取并留存供货方盖章（或签字）的检验检疫合格证明，采购乳制品应当查验、索取并留 存供货方盖章（或签字）的产品合格证明文件复印件。 3、购物票据或凭证。留存盖有供货方公章（或 签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。 四、供货商提供合法证照等资质证明材料档案。
1、长期定点采购的，应当与供应商签订包括保 证食品安全内容的采购供应合同。 2、从生产加工单位或生产基地直接采购的，应 当查验、索取并留存加盖有供货方公章的许可证、营业 执照和产品合格证明文件复印件。 3、从流通经营单位（商场、超市、批发零售市 场等）批量或长期采购的，应当查验并留存加盖有公章 的营业执照和食品流通许可证等复印件。 4、从农贸市场采购的，应当索取并留存市场管 理部门或经营户出具的加盖公章（或签字）的购物凭证；从个体工商户采购的，应当查验并留存供应者盖章（或 签字）的许可证、营业执照或复印件。 5、从食品流通经营单位（商场、超市、批发零 售市场等）和农贸市场采购的，应当查验动物产品检疫 合格证明原件；从屠宰企业直接采购畜禽肉类的，应当 索取并留存供货方盖章（或签字）的许可证、营业执照 复印件和动物产品检疫合格证明原件。
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
（档案管理）档案立卷归档 制度
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 壹、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、和校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；且逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照壹定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，且编制案卷目录。
档案保管制度 壹、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整和安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，且作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 壹、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各