档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案管理制度
档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围
1、行政档案：
①上级下发的各类文件
②发出的各类文件
③各种会议记录及会议要
2、人事档案
①在编人员的档案材料
②人员招聘的相关材料
③各类工作人员的登记表、请假条、迟到、旷工等资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤工作人员年度考评资料
3、财务档案
①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②各种税费、社保金交纳的相关资料。
③年度、季度及专项财务分析报告。
4、技术部门
①各个型号机械设备的图纸。
②每次出差的售后服务回馈单归档。
（二）档案管理体制：
档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。
1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。
2、人事、行政档案由办公室助理和办公室主任直接管理。
3、技术部门档案直接汇总到档案室；
4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。
（三）归档
归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。
（四）档案保管和使用
1、档案管理人员要对档案卷宗分类编号、类别，分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。
2、在人员变动时，要认真做好移交。
3、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。
文书档案的整理方法
一、概念
文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、
指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
1、归档文件规范整理基本要求
归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
2、归档文件规范整理基本步骤
归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法
1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话：
一是处理完毕的文件材料要随时收；
二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；
三是本单位发文，在盖章时当时收；
四是会议材料，要事先做好工作及时收；
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
六是常规性的文件材料，要逐项收；
七是在机构人员变动时，要提前收；
八是结合年终检查，集中收；
九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。
机关应归档的文件材料：
（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。
（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为
主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。
（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。
强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
机关不应归档的文件材料：
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2、装订
（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。
（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。
3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。
分类方案的设置：
一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“年度—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。
如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定：
永久保管的文书档案主要包括：
（1）本机关制定的法规政策性文件材料；
（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（4）本机关一般性事务管理文件材料；
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。
4、排列
（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。
一件文件的排列顺序：
发文与定稿为一件，发文在前；
收文处理签和文件为一件，收文处理签在前；
正件与附件为一件，正件在前；
请示与批复为一件，批复在前；
转发件与被转发件为一件，转发件在前；
原件与复制件为一件，复制件在前；
无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。
（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。
5、编号
（1）档号的编制。由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。
在编制档号时，注意五点：
①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。
②年度号是指归档文件形成的年度。
③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉
伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）
④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。
⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。
档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。
(2)、页数的编制：
页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。
（3）归档章的编制
归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用
红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。
归档章规范式样 规格：16＊45mm
归档章填写式样如下：
“013”为全宗号；“2009”为年度号；“001”为室编件号，不同保管期限的文件，不允许混编一个流水件号；“W01”为机构（问题）代号；30为保管期限；
填写时注意一点：馆编件号，机关档案室不编，待进馆时，由国家档案馆编制。其他编写方法与档号的编写一样。 （4）袋号章的编制
袋号章由档案部门监制，印在斜口袋上，项目包括档号、页数。统一用碳素墨水或中性笔填写。
袋号章规范式样
8mm 8mm
袋号章填写式样如下：
“档号栏”填写每件文件的文件级档号，全宗号、年度号、机构或问题代号、保管期限代号、件号等项目必须齐全完整，
档号的编写方法与前边的一致。
“页数栏”填写每件文件的总页数，空白页不计页数，即见字为一页，收文含收文处理签、正式文件；发文含正式文件、发文签、定稿。
6、编目
即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具）。归档文件目录的项目：档号（编在目录的左上角）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。
归档文件目录编制式样如下：
归档文件目录
档号：013-2009-W01-Y
“档号”：与前边介绍的档号编写方法有点不一致，不编件号。
“件号”：盒内文件的排列顺序号（小流水号）。
“责任者”：文件的署名者或发文机关，要用全称或规范性简称。
“文号”：文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度、顺序号等要全部填写。如咸安政办发（2008）8号。
“题名”：即文件标题，没有标题或标题不规范的，应自拟标题，用方括号“[ ]”区别。如任免文件中有本单位干部的，一定要用方括号“[ ]”单独标识。如标题只是“通知”或“批复”的，要自拟标题，外加方括号“[ ]”。
“日期”：即文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，中间不用任何分隔号，如19990810。
“页数”：即文件的总页数，与袋号章的页数对应
“备注”：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。
7、装盒
（1）盒内材料：按归档文件目录—归档文件—备考表顺序存放。
（2）装盒步骤
第一步：在同一年度、同一类别、同一保管期限下，按件号顺序装盒。一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。在室编起止件号中区分。
第二步：填写档案盒封面，只填写单位名称。
第三步：填写档案盒脊背各栏目。
“全宗号”：填写区档案馆给定的全宗号，暂未给定的不填写；
“年度”：填写盒内文件形成的年度，用阿拉伯数字填写；
“保管期限”：填写盒内文件的保管期限，用汉字或数字（永久、30、10）表示；
“机构（或问题）”：填写分类方案中相应机构（或问题）名称或代号；
“起止件号”：起止件号分为室编栏和馆编栏。机关档案室只填写室编栏，馆编栏由档案馆填写。用阿拉伯数字填写本盒内归档文件的起止号，中间用“—”连接。如“12—18”表示盒内第12件到第18件文件。如遇到一盒装不下，需另装一盒的同一类别，同一保管期限的，室编起止件号顺编。如第一盒为“1—24”，第二盒为“25—38”……
“盒号”：按年度和分类方案排列顺序编流水号，一年一个流水号。盒号用铅笔填写（如固定好的，可用中性笔写），其他栏目填写用碳素墨水或中性笔，也可用黑色印泥盖章。
文书档案归档整理操作方法
档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、基本要求：
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。
二、基本概念：
（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法：
（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。
（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。
1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文
与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。
2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3.装订的部位与对齐方式及注意事项：①文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。②装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
（四）分类：
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1.区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度; 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2.区分保管期限
将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。
永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：
①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、
转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。
准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。
本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
（五）排列
1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。
3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。
（六）编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。
2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
4.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连
续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3 (82)
30年件号：1、2、3 (73)
10年件号：1、2、3 (243)
馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
（七）编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1.件号：填写室编件号。
2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。
5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008
0708。
6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
（八）装盒
装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。
3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。
4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。
③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
④日期：填写归档文件整理完毕的日期。
（九）编制检索工具
1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。
2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年
保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年
各类档案号编制范例
一、党群类：DQ
HLG －2005－?
??
?
? ??D C Y －DQ11－?????
??---n n n 111 DQ11：综合 DQ12：
纪检
HLG －2005－?
??
?
? ??D C Y －DQ12－????? ??---n n n 111 DQ13：组织 DQ14：
宣传
M
DQ15：统战 DQ16：工会
HLG －2005－?
??
?
? ??D C Y －DQ17－????? ??---n n n 111 DQ17：团委
二、行政类：XZ
HLG －2005－?
??
?
? ??D C Y －XZ11－????? ??---n n n 111 XZ11：综合 XZ12：
人事
M
XZ13：监审 XZ14：武装保卫
HLG －2005－?
??
?
? ??D C Y －XZ16－????? ??---n n n 111 XZ15：总务 XZ16：
档案图书文博
三、外事类：WS
HLG －2005－?
??
?
? ??D C Y －WS11－?????
??---n n n 111 WS11：综合 WS12：
出国境
M
WS13：来校 WS14：国际合作
HLG －2005－?
??
?
? ??D C Y －WS15－????? ??---n n n 111 WS15：留学生
注：以上三类档案号的格式为“全宗号-年度-保管期限-机构(问题)-件号”
四、教学类：JX
HLG －2005－保管期限－JX11－????? ??n M 1－?
????
?
?--n n 11M JX11：综合 JX12：研究
生
HLG －2005－保管期限－JX12－????? ??n M 1－?
????
?
?--n n 11M JX13：
本、专科生 JX14：成教
M
JX15：学科、实验室 JX16：教材
HLG －2005－保管期限－JX16－????? ??n M 1－?
????
?
?--n n 11M
五、出版类：CB
HLG －2005－保管期限－CB11－????? ??n M 1－?
????
?
?--n n 11M CB11：综合 CB12：报刊 M
CB13：杂志 CB14：书稿 HLG －2005－保管期限－CB15－????? ??n M 1－?
???? ?
?--n n 11M CB15：音像
六、财会类：CK
HLG －2005－保管期限－CK11－????? ??n M 1－?
????
?
?--n n 11M CK11：综合 CK12：报表
HLG －2005－保管期限－CK12－)1(n - CK13：帐簿 CK14：凭证
M
CK15：工资类 HLG －2005－保管期限－CK15－)1(n -
文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
沈阳广久企业集团综合管理类 档案管理办法 为了规范集团经营管理中所涉及的各种文件档案资料的管理工作，防范和避免由于档案资料保存不完整、资料不全、保管责任人不明确等潜在隐患，防止文件档案的缺失，使集团经营管理有序、规范、健康发展，特制定本办法： 一、档案资料归口管理范围 办公室负责管理公司经营过程中所涉及的重要的文件档案资料的归档管理工作。过去、现在和将来公司、各部门、厂在经营过程中产生的行政管理、人力资源管理、购销管理、财务管理等方面直接形成的对公司有保存价值并且应纳入档案管理的文件资料。 1、经营、行政管理类： ①公司营业执照、税务登记证、资质、安全证、组织机构代码证、生产合格证、质量认证合格证、印章、章程、对外签订的所有合同原件、房屋产权凭证、土地使用权凭证等代表公司行为所产生的所有文件档案资料。 ②公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册 ③经营管理中需要保管的相关权利凭证、司法行政机关等部门下发的裁决书/判决书等法律文书、人力资源招聘/辞退/工伤/职业病等资料 ④采购销售合同/订单/送收退货单/往来传真/样品/变更修改解除合同补充协议等交易资料 ⑤工程招投标文件/中标通知书/工程施工合同/结算书/开竣工报告/设计变更/安全目标责任书等工程资料 ⑥财务对银行/税务往来业务中发生的财务管理文件 ⑦经营管理当中所形成的其他需要纳入经营、行政管理的其他文件档案资料等。 2、党群管理类：
党群档案归档主要内容包括党务、组织、宣传、统战、工会五方面的内容材料 1 党务工作： ⑴上级机关关于党务工作的文件材料。 ⑵本企业党支部工作计划、总结、汇报。 ⑶本企业党支部决定、决议、办法、通知、通报等。 ⑷本企业党支部（扩大）会、常委会、民主生活会会议记录、纪 要。 ⑸本企业党员大会、党员代表大会文件材料。 ⑹本企业党支部召开的工作会议文件材料。 ⑺本企业党支部调查研究材料、专题总结报告等。 ⑻本企业党组织评先创优文件材料。 ⑼机要、保密、信访工作文件材料。 ⑽本企业党务工作大事记。 ⑾本企业党支部其他工作方面的文件材料。 ②组织工作： ⑴上级机关关于组织工作的指示、规定、通知等。 ⑵本企业关于组织工作的计划、总结、规章制度、请示汇报及上级的批复。 ⑶对本企业党员、党员干部的考察、任免、政审的决议、决定、通知。 ⑷本企业党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议决定、通知及党员名册。 ⑸本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面的决议、决定、通知。 ⑹本企业党员教育、学习与整党工作中形成的文件材料。 ⑺党费收据与党组织关系介绍信存根。 ③宣传工作：
机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定 （2006年12月18日国家档案局令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报
的文件材料。 第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
档案管理制度 第一章总则 第一条为了加强本公司档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合本公司实际情况，制定如下档案管理制度。 第二章立卷归档 第二条归档范围 凡记述反映本公司各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定，具体归档范围按《文件材料归档与不归档范围》执行。 第三条归档时间 1、办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。 2、随机设备、仪器、技术文件材料，在设备、仪器开箱时及时归档，待档案室登记后，再办理借用手续，进行安装调试。 3、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。 4、会计档案隔年归档。 5、会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。 第四条收集整理要求 1、按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。 2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。 3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。 4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。 5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。 6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。 7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。 8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。 第三章档案库房管理
第五条档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求；设置窗帘，配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施，四周无危及库房安全的隐患。 第六条定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。 第七条档案库房专人管理，无关人员不得随意进入库房。 第四章档案统计 第八条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。 第九条要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。 第十条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。 第十一条对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。 第十二条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。 第五章档案保管 第十三条对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。 第十四条加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。 第十五条积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记 第十六条加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。 第十七条对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过鉴定小组和领导批准，造具清册后进行销毁。 第十八条对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。 第六章档案保密 第十九条不该说的机密，绝对不说。 第二十条不该问的机密，绝对不问。
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
档案综合管理办法第一章总则第一条为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。第二章管理体制第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。第六条档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案含出版物等。第八条专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。第三章档案管理第九条各部门应遵
守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。第十二条各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。一归档的文件材料齐全完整。二按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。三组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。四案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称三要素。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。五卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。六案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。七编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。第十三条按照规定要求和时间，将档案编录入库。一各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。二保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。第四章档
文书档案管理细则 第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。 第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。 第三条职责 （一）办公室负责公司文书档案的管理。 （二）各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。（三）各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。 第四条文件材料的归档范围 （一）外单位来的文件材料.： 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决 议、决定、通知、指示、命令等。 3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件 材料。 （二）公司在工作中形成的文件、资料： 1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重 要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。 2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、 总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。 3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件 材料。 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简 报。 5、公司编制的各种计划、统计报表等。 6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、
计划、总结、重要简报等。 （三）下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间 公司各部门（除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。 第六条归档文件的系统性要求 （一）应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。 （二）归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使 案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件 应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单 位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需 要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。 第七条归档文件在技术加工方面的要求 （一）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。 （二）卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。 （三）归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年； 年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、 批复时间立卷。 （四）整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。 （五）拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺， 概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达 意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要 超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。 （六）案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫
文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐 排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目 录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文书档案管理制度(新版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
文书档案管理制度(新版) 1、目的与适用范围 本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法, 本制度适用于公司文书档案的管理。 2、工作内容 2.1文书档案的归档 2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。 2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。 2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。 2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签
字。 2.1.5归档的案卷必须符合下列要求: 2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。 2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过50个字,统一用黑笔写案卷。 2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。 2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。 2.2文书档案的整理和保管 2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管, 2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。 2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。 2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。 2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。
综合档案管理系统-标准解决方案1.0 一、适用范围 1.1 用户特征 1、普通意义上的政府、事业、企业用户，档案的管理没有明显的行业特征，或可以经过简单的设置满足管理上的个性； 2、只负责管理本单位的档案，不负责其它相关单位或下属单位档案的保管和利用； 3、虽然有庞大的分支机构存在，但初期建设只到总部。 1.2 档案管理机构的组成 档案管理机构以档案室、档案科、档案处等形式存在，集中管理本单位产生的各类档案信息。 二、信息管理的种类 主要包括文书档案、科技档案、工程档案、基建档案、会计档案、声像档案、照片档案、实物档案、合同档案、设备档案等以及图书、期刊、情报等资料。 三、方案组成 标准解决方案以“飞扬综合档案管理系统（单全宗）版本”为基础档案管理平台，在此平台的基础上结合全文检索、OCR、流媒体服务、图像处理、信息加密、信息发布等众多先进技术组合而成的应用解决方案。 3.1 档案收集平台 伴随着信息化建设的加快，各单位逐渐建立起OA、MIS、ERP、PDM等信息系统，这些信息系统产生的大量有价值的信息都需要归档。这就要求飞扬综合档案管理系统应能够和众多业务系统建立有效的交互，保证归档信息按照档案的要求及时、规范的转入到档案系统里。通过多年的技术积累，飞扬综合档案管理系统已经和众多涉及不同平台的业务系统建立了有效的交互，保证数据顺畅归档。 3.2 档案管理平台 3.2.1 业务管理平台 系统提供档案的收集整编、数据录入、报表输出、查阅、借阅、统计、年报、编研、鉴定销毁、保管、库房管理、检索查询等完整功能，在此可以实现档案业务的高效、自动管理。 3.2.2 安全防护平台
文书档案归档范围及保管期限管理规定 文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。
档案管理制度 一、总则 1、本制度所指的档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档案等。 2、公司的各类档案必须按年度立卷。各部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后，应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时，必须将文件材料向接办人员办理移交手续，不得擅自带走或销毁。 二、档案的收集与管理 1、坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门均应设立兼职档案管理员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。人员变动，应及时通知总经办。 2、公司档案的主管部门为总经办。 3、凡本公司缮印的公文（含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件）一律由公司行政专员统一收集管理。 4、一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。 5、公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员，在核报旅差费时，必须将会议的主要文件资料交总经办办理归档手续，由行政专员签字认可后，财务部门才能给予报销。 6、本公司召开全公司性的会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向总经办办理归档手续，由行政专员签字认可后，财务部门才能报销相关的会议费用。 7、公司专（兼）职档案管理人员的职责是： （1）了解本公司（部门）的工作业务，掌握本公司（部门）文件资料归档的范围，收集并管理本公司（部门）的文件资料； （2）认真执行文件资料归档制度，对本公司（部门）承办的文件资料及时收集归档。每个季度更新的文档由行政部网络专员进行电子档更新。 （3）承办人员借用档案资料时，应按照档案借用程序办理借用登记手续。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。 2、上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资料。 3、本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。 4、本公司向上级的请示与上级机关的批复。 5、反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。 6、本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。 7、本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料，以及员工考核、奖惩的文件资料。 8、本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。
农村合作银行综合档案室档案管理制度 第一章总则 第一条为了加强**农村合作银行档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据国家档案局和上级行业管理部门有关档案工作的指示和规定，根据本行实际情况，特制定以下档案管理制度。 第二章立卷归档 第二条归档范围 凡记述和反映本机关工作活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档范围应遵照国家档案局有关规定。 第三条归档时间 1．文书档案，要求文书人员在第二年三月底之前立卷归档。 2．各类专业档案，按专业要求，按时完成。 本机关各种档案均应定期向综合档案室办理移交手续。 第四条归档要求 做到归档材料收集齐全、完整、分类清楚，保管期限划分准确，组卷合理。 第三章档案库房管理 第五条档案库房必须符合防火、防潮、防光、防虫鼠、防盗、防尘的要求；设置窗帘，配备灭火机、温湿度计等保护设施，四周无危及库房安全隐患。
第六条档案库房要编挂档案存放示意图，档案排列整齐，存放有序，并编好档案存放号码。 第七条定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。 第八条档案库房要专人管理，无关人员不得随意进库。 第四章档案统计 第九条要定期对档案和档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律等进行统计分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供数据。 第十条要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个数字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。 第十一条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，做到家底清楚，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。 第十二条各部室的档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并定期向综合档案室汇总。 第十三条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法，使档案统计工作科学化。 第五章档案保管 第十四条对接收进档案室的资料，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工、调整。 第十五条加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，
学校文书档案管理办法 文章来 源初中教师网w 9 1 一、总则 为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》，结合本校实际，制定本办法。 本办法所称归档文件整理是指本单位在职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。 二、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 在归档文件整理过程中，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。 三、整理要求 归档文件应齐全完整，并按照本单位制定的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机归档文件目录管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合陕西地方标准《文书档案文件级目录数据库结构及交换格式》要求。 四、整理方法 ⑴文件的确定 归档文件一般以每份文件为一件；正件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要的文件的正文与历次修改稿各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无定稿的、或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
第十章文书档案管理制度 一、档案管理制度 （一）公司档案管理办法 依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制订本办法： 一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司文书断案由办公室集中统一管理，科技档案（已交办公室的除外）分别由有关处室管理，以便于及时利! ，维护档案的完整与安全。公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办L 位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 二、公司办公室设立档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检 查，负责管理公司的文；、科技（部门）档案。其任务是：（一）收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； （二）积极开展档案的提供利用工作； （三）进行档案鉴定； （四）进行档案统计； （五）保管部分科技档案； （六）认真学习（中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷基本方法，保证档案质量。 三、立卷范围： （一）上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。
（二）公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。 （三）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （四）公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全司的规章制度）。 （五）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （六）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。 （七）国际交流和合资企业来往文件、协议，报告和会谈纪要等文件材料。 （八）重要的人民来信、来访及其处理结果。 （九）有关人大政协提案处理结果。 （十）公司各处室以上级管理部门名义的发文。 （十一）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 （十二）外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关，为了保持文件的完整，应交办公室保存立卷。 （十三）根据公司现有人员和工作的实际情况，已立卷归档的科技档案由文书档案人员兼保管，其余的不再统一归档，仍然由各处收集、整理、鉴定、保管，以便利用、查找，更好地为本部门服务。四、立卷要求：（一）立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。 （二）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。（三）拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原