关于科技档案归档整理的基本要求
1、归档前请到档案人员处索取项目档号，档号格式为ZN XXXX－XXX－
XX。
2、填写每卷算稿、报告及图集的《科技档案》封面（封面请到档案室领取）。
3、《科技档案》封面上的“起止日期”是指文件材料形成的最早和最终的日
期，不是归档的时间。
4、编写卷内文件页码，页码从封面开始编写，起始页码是1,有文字的页面均
需编页码，页码编写位置是正面编在右下角，反面编在左下角；如报告或算稿的正文已编有页码，则只需将页码从封面连续编到正文的前一页止，并在卷内备考表的封面及目录页栏内填上其页数。
5、检查卷内文件的墨迹，不能有红、纯蓝墨水，不能有圆珠笔，不能有铅笔
（除行业特殊要求的除外）；如有上述情况，需复印，并将复印件放原件的前面。
6、在一个案卷内有两本以上的算稿时需填写《卷内目录》。
7、填写科技档案卷内备考表，立卷人填写归档整理的人，时间填写归档时间。
8、图纸归档需在底图上填写档号，档号的填写位置应在图纸的右下角、图名
框附近的空白处，每张图纸填写一个档号，档号的格式为：ZN XXXX－XXX－XX－XX；并将底图扎边，按档号顺序排列好。如有图集的可不必晒蓝图，没有图集的需晒蓝图一套。
9、按《图纸目录》式样填写图纸目录。
10、归档的底稿、算稿、底图都需要同时归与之相对应的校审卡,放在底稿、算稿的最前面，按校审运行卡、合格产品评定表、等级评分表的顺序排，底图的校审卡按卷单独收集。
11、关于归档的份数：正式报告正本归两套，底稿一套；图集、图纸归一套，
底图一套；算稿一套；原始记录归一套。
12、归档移交时需填写好《归档移交目录》,一式两份。其填写方法是每个案
卷要占一条记录。
13、《归档移交目录》、《卷内目录》、《图纸目录》式样可到档案人员处索取。
郭海燕
2008－01－09
1 总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 说明：1.0.3 建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技术制图复制的折叠方法》（GB/10609.3-89）等规范的规定。 电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。 2 术语 2.0.1 建设工程项目（construction project） 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。 2.0.2 单位工程（single project） 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3 分部工程（subproject） 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4 建设工程文件（construction project document） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5 工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project） 开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6 监理文件（project management document） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7 施工文件（constructing document）
第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。 四、归档时间 （一）基建档案
档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》 （DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管
理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。
建设项目文件归档要求及档案整理规范 、项目文件形成的质量控制 建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作 为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。 一)建设单位文件的质量控制 1、建设单位的职责 建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。 2、建设单位的任务 (1)明确项目档案工作计划。 (2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。 (3) 规范做法，打好基础。 (4) 申报登记，接受监督 (二)设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范，对竣工档案的内在 质量有着密切联系。 如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线 条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容 ( 题名) ，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；口头变更的要及时形成文件发往有
机关文书档案的整理归档方法和要求 （2008年4月2日） 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328—2001 2002-01-01 发布2002-05-01 实施 （中华人民共和国建设部、国家质量监督检验检疫总局联合发布） 1总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2术语 2.0.1建设工程项目（c o n s t r u c t i o n p r o j e c t） 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程（s i n g l e p r o j e c t） 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程（s u b p r o j e c t） 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件（c o n s t r u c t i o n p r o j e c t d o c u m e n t） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
2.0.5工程准备阶段文件（s e e d t i m e d o c u m e n t o f a c o n s t r u c t i o n p r o j e c t） 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件（p r o j e c t m a n a g e m e n t d o c u m e n t） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件（c o n s t r u c t i n g d o c u m e n t） 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图（a s-b u i l d d r a w i n g） 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件（h a n d i n g o v e r d o c u m e n t） 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案（p r o j e c t a r c h i v e） 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 2.0.11案卷（f i l e） 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.12立卷（f i l i n g） 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 2.0.13归档（p u t t i n g i n t o r e c o r d） 文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 3基本规定 3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： 1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
关于科技档案归档整理的基本要求 1、归档前请到档案人员处索取项目档号，档号格式为ZN XXXX－XXX－ XX。 2、填写每卷算稿、报告及图集的《科技档案》封面（封面请到档案室领取）。 3、《科技档案》封面上的“起止日期”是指文件材料形成的最早和最终的日 期，不是归档的时间。 4、编写卷内文件页码，页码从封面开始编写，起始页码是1,有文字的页面均 需编页码，页码编写位置是正面编在右下角，反面编在左下角；如报告或算稿的正文已编有页码，则只需将页码从封面连续编到正文的前一页止，并在卷内备考表的封面及目录页栏内填上其页数。 5、检查卷内文件的墨迹，不能有红、纯蓝墨水，不能有圆珠笔，不能有铅笔 （除行业特殊要求的除外）；如有上述情况，需复印，并将复印件放原件的前面。 6、在一个案卷内有两本以上的算稿时需填写《卷内目录》。 7、填写科技档案卷内备考表，立卷人填写归档整理的人，时间填写归档时间。 8、图纸归档需在底图上填写档号，档号的填写位置应在图纸的右下角、图名 框附近的空白处，每张图纸填写一个档号，档号的格式为：ZN XXXX－XXX－XX－XX；并将底图扎边，按档号顺序排列好。如有图集的可不必晒蓝图，没有图集的需晒蓝图一套。 9、按《图纸目录》式样填写图纸目录。 10、归档的底稿、算稿、底图都需要同时归与之相对应的校审卡,放在底稿、算稿的最前面，按校审运行卡、合格产品评定表、等级评分表的顺序排，底图的校审卡按卷单独收集。 11、关于归档的份数：正式报告正本归两套，底稿一套；图集、图纸归一套， 底图一套；算稿一套；原始记录归一套。 12、归档移交时需填写好《归档移交目录》,一式两份。其填写方法是每个案 卷要占一条记录。 13、《归档移交目录》、《卷内目录》、《图纸目录》式样可到档案人员处索取。 郭海燕 2008－01－09
1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)
科技档案整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录
2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
建设工程档案归档整理规范 第一章建设工程文件归档的基本职责 一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： （一）在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； （二）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档； （三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作； （四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； （五）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； （六）对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。 三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
科技档案的整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用
第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
文书档案归档整理规范 作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19 一、总设 （一）、归档文件 广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。 其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。 《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。）（二）、归档文件整理 归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则 归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关，团体和社会组织的职能活动产生的，有其自身规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间自然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系（一个会议形成的文件材料就是有机联系的整体，归档时应该按期限放在一起，批复与请示应该放在一起，装在一个盒内）。 2、区分不同价值 不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。对于保存价值大，保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小，保管期限短的文件，根据条件区别对待（这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素，永久保
沈阳市项目档案归档文件整理规则 一、立卷原则 项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 二、立卷方法 （一）项目前期文件单独组卷 项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 （二）施工资料单独组卷 指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。 ③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的，如
果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应统一折叠，折成A4图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处（竣工图章见附件）。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。 （三）监理资料单独组卷 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 （四）声像档案单独组卷 声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。 三、卷内文件材料排列 （一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 1、立项批复
科技档案的整理方法 作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：4519 更新时间：2012/5/19 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
机关文书档案的整理归档方法和要求 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、容真实准确 如何才能做到齐全完整？
1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档围、归档时间和归档要求三部分容。 （1）明确归档围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档围。 各单位制定的归档围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、容准确。制成材料要耐久规。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。
. 水利工程及小型农田工程竣工资料整理要求要求管、档案理一。、资料装订时，应保证卷皮与页面资料下口整齐，采取三孔一线的装订方法，孔距7cm1注意装订时装订线不得将字迹压住。，。若超过2cm纸，装订厚度一般在0.5-1.5cm，最厚不得超过2cm 2、资料用纸统一为A4可分多本装订，但需标出能够说明该资料是一体的标志。、各类资料必须有封面（卷皮），资料内红印章，目录，页面要有页码，页底要有备考 3表。、资料整理成册后，必须是有档案盒、卷皮、卷内目录、页面资料、页码、卷内备考表， 4应该签字的地方，必须签字到位，无遗漏、印章加盖到位。、施工单位应负责向建设单位提交竣工资料原件一份，复印件二份，同时应加盖印章。5 进行资料移交时，施工单位应提供完整的资料清单供建设单位、档案室查阅（资料归档总目、分卷归档目录）。 料单位资A、施工工程施工开工卷（第一卷）一、、卷内目录 1、进场通知 2、合同项目开工令； 3、合同项目开工申请；4 、现场组织机构及主要人员报审表；5 ）此为一个项目工程内多个单位工程用 6、单位工程开工令；（）7 、单位工程开工申请；（同上、施工设备进场报验单； 8、施工放样报验单； 9 10、工程技术要求与图纸会审纪要、技术交底（包括设计交底）； 、成立项目经理部的通知及一些其它资料（如各种通知等）； 11 二、工程方案及报批文件（第二卷）、施工组织设计，施工计划、方案、措施（含施工单位相应的报验资料）； 1、质量、安全、保证体系、岗位职责、安全措施、防汛度汛预案等； 2三、原材料及构件（第三卷））。、材料检验报告（ 1含出厂合格证、质量复验报告四、工程施工技术卷（第四卷）、施工单位营业执照，资质； 1. 范文． 、停工报告、停工令、返工处理报告、复工令； 2、业主、监理、质量监督单位来文及通知；3五、设计变更、联系单（第五卷）、设计变更； 1、业务联系单等； 2六、施工定位（第六卷）、水准点、导线点、基准线等； 1七、基础处理（第七卷）、桩基记录； 1、地基验槽记录；2 八、施工日记、大事记（第八卷）、施工日记、大事记； 1 九、隐蔽验收（第九卷）、隐蔽验收记录； 1 十、各类工程记录（第十卷）、事故处理报告；1 、测试；2 、位移3 、工程建设有关会议记录等；4 十一、工程质量检查、评定（第十一卷））、分部工程质量评定资料（按项目划分，多少盒就多少卷 1十二、技术总结、预、决算（第十二卷）、总结； 1、预、决算；2 十三、交工验收（第十三卷）、验收记录证明；1 十四、竣工报告（第十四卷）、竣工报告、竣工验收报告（申验请示）；1
国家重大建设项目文件归档要 求与档案整理规范 目录 1 范围 2 规范性引用文件 3 术语和定义 4 总则 5 项目文件的收集 6 项目竣工文件的编制 7 项目文件的整理与归档 8 项目档案的整理与移交时间: 2003-06-04 15:22:59 DA／T28—2002 1 范围本标准规定了国家重大建设项目（工程）（以下简称项目）文件归档与档案整理的要求和方法。本标准适用国家重大建设项目的新建、扩
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收．其他建设项目可参照本标准． 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款．凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不
适用于本标准．然而．鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件．其最新版本适用予本标准。GB／T10609．3 技术用图复制图的折叠方法档发字[1997]20 号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准． 3．1 建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位． 3．2 单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程． 3．3 单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工．但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程．
内业资料整理 一、前期审批手续及技术资料 1、前期审批手续资料主要有：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、中标通知书、国家建设用地申请表、防雷审核意见，节能审查、消防设计审核意见抗震设计审批、质量监督备案表、质量监督方案、七方责任主体承诺书等相关资料按楼号进行存放。 各审批文件和备案文件中的工程名称、建筑面积、参建单位名称等相关信息应一致。 2、工程资料中参建单位名称、参建单位负责人及其他人员名字、签名笔迹和质监站备案的质保体系中的名称及签名笔迹应一致。各参建单位资质和各参建单位人员岗位证书进行统一存放（证书复印件需加盖相应单位公章）。若质保体系中有人员变更，变更人员所属单位应提前办理人员变更手续，经建设单位批准后方可进行变更，资料中人员签名应按照变更时间进行更改。 质保体系资料的日期填写时需注意前期审批手续日期、开工报告日期不能相互冲突。3、施工单位管理人员、特殊作业人员岗位证书依据现场人员分工情况按楼号或者分地块进行存放，岗位证书必须在有效期范围内。 监理单位见证员、施工单位取样员需有单位授权书，并在质监站、实验室进行备案。4、勘察和设计文件如：地质勘察报告、图纸审查合格证书、图纸会审、设计变 更、技术核定单等文件按楼号进行存放。 二、施工资料 1、施工组织设计、施工方案按楼号存放。施工组织设计（方案）封皮必须有编 制、审核、批准人员的签名。 编制人为项目技术负责人、审核人为项目经理、批准人为公司技术部门负责人。 施工组织设计报审表盖公章、方案可盖项目章，施工组织设计（方案）需加盖齐缝章。 2、技术交底交底人为施工员，接收人为被交底班组的班组长，并有技术负责人
档案归档要求 一、施工单位负责收集、整理各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工组织设计、技术交底、安全措施，建筑、安装的开、复工报告，拆迁安置、通道砍伐、青苗赔偿、线路跨越、图纸会检、安全文明施工实施细则及审批、输变电工程施工创优实施细则、强制性条文执行计划和实施文件、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定、数码影像资料、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂合格证明文件、启动投运方案、调度命名、杆塔设计编号与运行编号、有关合同（协议）等文件材料。 负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设 计单位编制竣工图的依据，并对编制好的竣工图进行审核、组卷、移交。 负责对设备厂家移交的设备出厂质量证明文件材料进行统 一整理、组卷、移交。 按照档案管理要求，将上述文件材料全部整理、组卷、编目，自查后送监理单位和建设管理单位进行审核。审核合格后向运行单位移交，并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。
二、条调试单位根据承担的工作任务，负责完成系统调试大纲、调试方案、措施、调试报告的编制和报审等。按照档案管理要求整理、组卷、编目，向运行单位移交，并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。 归档范围、保管期限、归属与流向 一、在移交纸质文件的同时，应移交同步形成的电子文件，确保纸质文件和电子文件一一对应。电子档案录入“国家电网档案信息管理平台”离线录入端软件，并刻录成光盘移交。 二、项目文件的整理要求 （一）凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，要求以原件归档。 （二）合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。 （三）原材料及构件出厂证明、试验报告、复测报告，要求报告单、证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档。少量原材料出厂证明不能取得原件时，需供货商在复印件上盖鲜章，注明购买单位、数量、型号、（炉）批次、购买日期、经办人、原件留存处等信息。水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。 （四）外文（或少数民族文字）材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档；无译文的外文材料应将题名、卷内章节目录
关于加强竣工资料归档管理的通知 各项目监理部：为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010 的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容。 附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》 银川夯实工程咨询有限公司 二0 一三年一月八日
工程竣工资料整理归档管理办法 工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000) 、《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》( DB64/266-2010 )及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。 一、工程监理文件的收集整理和归档 1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段：项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。 2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件(包括电子版)均应收集齐全，整理立卷后归档。 3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。 4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并将资料交与指定的资料管理员存放保管。各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集，并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序” 的要求。 5、由总监指定的项目资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积