第二章纸质档案耐久性——字迹
字迹定义：在纸张表面以各种方式记录反映信息内容的有色文字、线条、印鉴、符号等痕迹。
记录方式：书写、打印、复印、盖印、曝光显影等。
1964年墨迹，色彩清晰依旧，纸张脆变洇化
第一节决定字迹耐久性的因素
一、字迹色素成分的耐久性
（一）碳黑(carbon black)
碳黑是许多碳氢化合物在不完全燃烧的情况下得到的单体碳分子结晶，属于乱层石墨结构，具有连续地吸收包括紫外光在内的所有波长的性能，所以呈现黑色。是一种特殊的无机矿物颜料。
碳黑的理化性质稳定、耐光、耐热、耐酸碱、耐氧化，不易和其他物质起反应，也不溶于水、油和一般溶剂。
（二）颜料(pigment)
颜料是指不溶于水及一般有机溶剂的有色物质，经调配处理后能涂在物体表面而着色的物质，耐光性较好。按分子性能分有机和无机两类。按来源分天然和人造两类较耐久的色素成分。
天然颜料，包括植物性颜料（如藤黄）和矿物性颜料（如朱砂、红土等）两种。
人造颜料，如亚铁氰化铁、鞣酸铁、苯胺黑等人工合成的物质。
颜料不易溶于水、油和其他溶剂，耐光坚牢度一般为5级或6级，最高可达8级。具有一定的耐酸、耐碱性，属于较耐久的色素成分。
（三）染料(dye)
1.染料的概念
染料是指使纤维材料（或其他材料）染成色彩鲜明而坚牢的有机化合物。可溶于水或溶剂或转变成溶液或处理成分散状态而被应用，从化学结构来讲它由发色团和助色团组成。在光辐射和某些物质的分子作用下容易发生分解、重排、加成、取代等反应，使染料的发色体、发色团、助色团受到不同程度的破坏，字迹退色。
2.染料的发色原理
（1）有机染料发色团(chromophore)概念：有机染料分子内，存在某些不饱和基团才能使其显出颜色，这些基团存在不饱和双键，如C = C、C = O、C = S、C = N、N = N、N = O等。双键基团中的π键的吸收特性可以从吸收波段较短的远紫外光区向长波段方向移动。这些基团称为发色团。
（2）有机染料发色体概念：多个发色团必须连在足够长的共轭体系(conjugative system)上或者同时有多个发色团连在一起时，染料才能显出颜色。多个含π键基团连得越长，形成共轭体系越长，其吸收波段越移向可见光区，物质便发色。可造成分子在紫外光到可见光区有吸收性能的体系叫发色体。
（3）助色团(auxochrome)概念：分子中的某些基团本身吸收波段在远紫外光区，连到共轭链或发色团上，可使共轭链或发色团的吸收波段向长波方向移动，称为助色团。助色团具有一定的反应能力，如—OH、—NH2、—NR、—SO3H、—CH3、—Cl、—Br等。3.染料的应用分类
（1）酸性染料（acid dye）
是一类可溶于水的阴离子染料，在酸性或中性介质中进行染色的染料。一般含—SO3H、—COOH等。能溶于水。按化学结构不同又可分偶氮、蒽醌、三芳甲烷、酞菁等类。
（2）碱性染料(basic dye)
是一类含有氨基或取代氨基而能成盐的染料，碱性染料溶于水时可离解成有色的阳离子，又称阳离子染料。
（3）直接染料(direct dye)
是一种含有水溶性基团，能在中性或弱碱性水溶液中，不借助媒染剂直接染在纤维上的染料。一般含有磺酸基和羧基，染料分子和纤维素分子间能形成氢键而被固着。
（4）冰染染料(ice dye)
是一种含有重氮组分和偶合组分在纤维上起偶合反应的不溶性的偶氮染料。分子结构不稳定，溶解性好，不耐光，化学酸碱性质不稳定。
特殊无机颜料（碳黑）> 一般无机颜料(如硫化汞)> 有机颜料（如苯胺黑）> 有机染料（如三苯甲烷染料、偶氮染料）
二、字迹与纸张一般结合方式的耐久性
（一）字迹转移到纸张的过程
1.油墨类的固着过程：
（1）吸收阶段
（2）渗透阶段
（3）干燥固着阶段（油墨通过渗透干燥、氧化干燥或挥发干燥并形成结膜把色素固定在纸张上
2.墨水类的渗透干燥过程：
（1）色料在溶液中向纤维表面扩散，纤维素分子中有亲水基团，对水有吸附作用；纸张纤维间有毛细孔，使溶液渗入纤维内部
（2）纤维表面对色素分子的吸附
（3）染料分子向纤维表面或内层扩散并干燥固着
3.铅笔类的固着过程：通过书写的压力将色素成分填充在纤维表面的孔隙内，从而固着在纸张上。
（二）色素与纸张的结合方式：
1.结膜方式(membrane)：字迹材料经过干燥后在纸张表面形成一层薄薄的保护膜，膜本身有强度，坚韧耐磨，并耐热、光、湿、有害气体等不利因素。成膜物一般由动物胶、干性植物油、天然树脂等形成。
2.吸收方式(absorption)：字迹材料由与纸张纤维无亲和力的水溶性、油溶性色素成分组成，一般溶剂是水、酒精、油等，色素成分随着溶剂一起被纸张纤维间的毛细吸管吸收。
3.填充或粘附方式(adhesion)：字迹材料以固体颗粒状态机械地粘附在纸张纤维间的大空隙里。既不与纸张结膜，也不被纸张吸收，仅是物理吸附，特别不耐磨。
铅笔类的固着过程：通过书写的压力将色素成分填充在纤维表面。
结膜方式> 吸收方式> 粘附方式
三、字迹耐久性的综合评价
（一）最耐久的字迹
凡色素成分是碳黑，与纸张结合方式是渗透结膜的字迹最耐久，如：墨、墨汁、黑色油墨等。
（二）比较耐久的字迹
凡色素成分是颜料，与纸张的结合方式是结膜或吸收的字迹比较耐久，如：彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、铁盐蓝图线条、静电复印字迹等。
（三）不耐久的字迹
1.凡色素成分是染料，无论以何种方式与纸张结合，都是不耐久字迹，如：纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、蓝图重氮盐线条、部分传真件字迹等。
2.凡字迹仅以填充或粘附方式固定于纸张，无论为何种色素成分，都是不耐久字迹，如：铅笔。
思考题：
1. 如何从碳黑分子的化学结构和理化性质分析是最耐久色素成分？
2. 如何从染料分子的化学结构和理化性质分析是最不耐久色素成分？
3.比较毛笔书写的墨汁、钢笔书写的碳素墨水、石墨铅笔的字迹材料耐久性。
4.为什么彩色墨水、圆珠笔、复写纸字迹、复写纸、印台油、重氮盐晒图线条等所形成
的字迹都是不耐久的？
名词解释和基本概念
颜料染料发色体、发色团、助色团结膜吸收粘附酸性染料碱性染料直接染料偶氮染料共轭体系
第二节档案字迹的成分及其耐久性
一、常用8种字迹材料的成分及其耐久性比较
红油墨
有机偶氮颜料金光红、立索尔红
红印泥无机颜料硫化汞（朱砂）
有机偶氮颜料甲苯胺红
牛油、蓖麻油
碳黑+吸收碳素墨水氧化碳黑水
颜料+吸收
蓝黑墨水鞣酸Fe3+没食子酸Fe3+ 水
铁盐图纸线
条
铁氰化铁（滕氏蓝）
Fe3[Fe(CN)6]2
亚铁氰化铁（普鲁士蓝）
Fe4[Fe(CN)6]3
水
不耐久染料
纯蓝墨水
红墨水
酸性墨水蓝直接湖蓝
酸性大红曙光红水
圆珠笔
碱性品蓝碱性紫5BN
曙光红苯胺黑
非干性油
复写纸
碱性品蓝碱性紫5BN
油溶黑
非干性油蓖麻油油酸
35—45% 蜡40—60% 印台油
碱性品蓝碱性紫5BN
直接湖蓝碱性品红
酒精水
重氮盐图纸
线条
偶氮染料水
粘附
石墨铅笔石墨粘土
彩颜色铅笔
立索尔红粉铁蓝
酞菁蓝钛白
粘土滑石粉
牛油虫蜡
染料铅笔
墨水蓝墨水红
碱性品黄
粘土滑石粉
刚果红（直接大红4B）
二、墨、墨汁（China ink）字迹
墨的主要成分是碳黑、动物胶和防腐剂。
碳黑+结膜最耐久字迹材料
（一）碳黑
碳黑由桐油、漆、矿物油、松枝不完全燃烧制成的，属于乱层石墨结构，理化性质很稳定，以碳黑为色素成分的字迹耐久性最好。碳黑不宜溶于水油和一般的溶剂，耐酸、耐碱、耐热不易与其他的物质反应，能吸收各种波长的可见光而呈黑色，不会因发色团破坏而退色，耐光性能好。
桐烟> 漆烟> 墨灰> 松烟
（二）动物胶
常用的动物胶有牛皮胶、骨胶等胶具有结膜功能，可使字迹牢固耐久。动物胶能成为微生物的营养物质。
（三）防腐剂
常用的防腐剂有麝香、樟脑、冰片等。
防腐剂的作用：1）防止动物胶长霉，保持墨色不退；2）可以除去胶臭；3）可增加墨的渗透力，使字迹和纸张结合得更牢固。
二、墨水(Ink)字迹
蓝黑墨水(blue-black ink)
颜料+吸收较耐久字迹材料
组成成分：色素、稳定剂、阻蚀剂、湿润剂、防腐剂和水。
1.色素成分
（1）变黑成分：鞣酸（C76H52O46）、没食子酸（C7H6O5·H2O）、硫酸亚铁（FeSO4）书写前：鞣酸+ 硫酸亚铁====== 鞣酸亚铁+ 硫酸
没食子酸+ 硫酸亚铁======= 没食子酸亚铁+ 硫酸
书写后：鞣酸亚铁+ 氧===== 鞣酸铁↓（黑度低，耐水）
没食子酸亚铁+ 氧===== 没食子酸铁↓（黑度高，耐光）（2）着色剂：酸性墨水蓝、直接湖蓝5B
酸性墨水蓝色蓝而鲜艳，为酸性染料；直接湖蓝5B是直接性染料。
2.辅助成分
（1）稳定剂(stabilizer)：硫酸(H2SO4)
（2）抗蚀剂(anticrrosive)：三氧化二砷（AS2O3）
（3）防腐剂(antiseptics)：苯酚甲醛
（4）润湿剂：乙二醇
（5）渗透剂
墨水字迹渗水洇化
三、复印图线条（晒图纸）(blue-print)
（一）铁盐复印图
颜料+吸收较耐久字迹材料
1.铁盐(ferric salt)线条形成原理
曝光
原理：Fe3+Fe2+
低价铁盐+赤血铁滕氏蓝（无机颜料）
高价铁盐+黄血盐普鲁士蓝（无机颜料）
高价铁盐+鞣酸黑色（有机颜料）
高价铁盐+没食子酸褐色（有机颜料）
2.铁盐线条形成过程
形成线条感光层材料显色反应显影液线条色素成分
蓝底白条Fe3+柠檬酸铁铵和赤
血盐（铁氰化钾）Fe2++铁氰化钾
K3[Fe(CN)6]
铁氰化铁（滕氏蓝）
Fe3[Fe(CN)6]2
白底蓝条Fe3+ （FeCl3）Fe3++亚铁氰化钾
K4[Fe(CN)6] 黄血盐（亚铁氰
化钾）
亚铁氰化铁（普鲁士蓝）
Fe4[Fe(CN)6]3
白底黑条Fe3+ （FeCl3）Fe3++鞣酸鞣酸鞣酸铁（耐光黑）
科技图纸
草图（sketch）铅笔线条(绘图纸)
原图（original）墨汁线条(绘图纸) design records
底图墨汁线条(绘图纸)
描图（tracing）墨汁线条（描图纸，透明洁白）
晒图（blue printing paper）铁盐线条重氮盐线条（晒图纸上有感光物质，具有感光性sensitivity）
蓝底白条线条形成过程
白底蓝条线条形成过程
（二）重氮盐线条(diazo-type print; brown print)
1.重氮盐线条性质
优点：感光快显影迅速色泽鲜艳分辨率高工艺简单成本低
缺点：化学性质不稳定染料本身是光敏剂不耐久字迹材料
2.重氮盐（diazo salt）线条形成原理
重氮盐化学通式：Ar—N==N—X （Ar代表芳香基）
光或△
光敏性：Ar—N==N—X ArOH + HX + N2↑ (light sensitivity)
H2O
光或△
Ar—N==N—X ArX + N2↑
H2O
碱
偶联性：Ar—N==N—X + Ar1OH Ar—N==N—Ar1OH + HX （coupled reaction）
偶联剂的概念：
是一种能生成彩色染料的化学药品，本身不是染料，而是一种染料中间体，在一定条件下与光敏剂发生偶联反应才能生成有色染料，也叫生色剂、成色剂、中间体。
形成线条感光层材料显色反应显影条件色素成分
白底彩条重氮盐（ArN2X）
偶联剂（Ar1OH）
偶合反应氨熏（干法显影）偶氮染料
白底彩条重氮盐（ArN2X）偶合反应偶联剂（Ar1OH）弱减偶氮染料
重氮盐蓝图形成过程
字迹分类名称主要色素成分主要辅助成分
较耐久字
迹材料
碳黑+结膜
+粘附静电复印字迹
碳黑
染料（极性调节剂）
0.5%—2%
热熔性树脂80%（分散剂、极
性剂、固化结膜剂）
助剂10%
不耐久字
迹材料
染料+吸收热敏传真字迹
染料（无色染料+生
色剂反应生成，不
耐光、不耐酸碱、
不耐热）
粘合剂
较耐久或
不耐久字
迹材料
颜料+吸收
染料+吸收喷墨打印字迹染料或颜料液态溶剂
较耐久字
迹材料
颜料+粘附
+结膜
染料+粘附
+结膜
激光打印字迹颜料或染料
热塑性树脂、电荷控制剂、石
蜡等
静电复印的概念：利用具有光敏特性的半导体（简称光导体）作为感光材料，经充电、
曝光形成静电潜影，再用显影剂显出可见影象而获得复印件的复印方法。
间接复印的过程：充电——曝光（exposition）——形成静电潜影——显影(developing)
后在感光版面形成墨粉影象——纸张与墨粉带相反电荷——墨粉影象转印在复印纸上—
—加压加热将墨粉影象固定在纸张上（定影fixing）
思考题：
1.评述蓝黑墨水的耐久性。
2.从铁盐蓝图和重氮盐蓝图线条形成的原理，说明其耐久性有什么不同。
3.比较几种新型字迹材料的耐久性。
名词解释和基本概念
晒图纸铁盐晒图法重氮盐晒图法重氮盐偶氮染料偶联剂和偶合反应静电复印原理激光打印字迹的耐久性传真原理
第三节影响字迹耐久性的因素
字迹材料颜色的三个基本特征：色调(clority)、明度(brightness)、饱和度(saturation)。
表征颜色的两种系统：Yxy表色系统，Lab表色系统。
色泽耐久性下降的表现：退色(fade)、洇化、模糊(indistinct)，可用色差(chromatic aberration)仪测定。
一、光
光能量作用于色素成分发生光氧化反应、光敏反应。
1.破坏某些色素成分中的发色团从而引起退色。
2.光促使NO2等某些有害气体生成初生态氧和臭氧，从而使某些字迹氧化退色。
二、温度
1.高温会使耐热性差的油溶性、蜡溶性字迹发生油渗扩散，严重时使字迹模糊不清。
2.高温还会促使某些有害物质加速对字迹的破坏。
三、湿度
1.高湿会使耐水性较差的字迹扩散。
2.高湿会促使某些有害物质加速对字迹的破坏，水是空气中有害气体的溶剂。
四、酸、碱
1.酸性字迹如：蓝黑墨水、纯蓝墨水、红墨水不耐碱性有害物质。
2.碱性字迹如：圆珠笔、复写纸、不耐酸性有害物质。
3.两性字迹如：立索尔红偶氮颜料既不耐酸又不耐碱。
五、氧化剂
空气中的NO2、O3、Cl2和其他氧化剂作用于染料发色团，使发色团破坏字迹退色。
六、有害气体
氧化性有害气体、硫化性有害气体、酸性有害气体、还原性有害气体，分别作用于不同字迹材料使其退色。
用Lab表色系统测定老化前后字迹色差（ΔE值）
碳素墨水、纯蓝墨水、蓝黑墨水的渗水性和退色比较
红印泥和红印油色泽和渗油性比较
思考题：
1. 影响字迹材料耐久性的外界因素是什么？作用机理是什么？
2.目前纸质库房有哪些不耐久字迹材料？
3.字迹材料耐久性下降的表现是什么？如何测定？
建筑工程档案管理工作中存在的问题和解决的措施 摘要：建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。不论是在建筑施工 过程中、在工程验收阶段，还是在建筑的物业管理、故障维修和建筑物改扩建过 程中，以及监察部门核查建筑工程是否存在贪污腐化等违法行为时，工程档案都 起着重要的指导作用，工程档案的重要作用越来越受到建设单位施工单位的重视。关键词：建筑档案；管理工作；问题；措施 1导言 工程档案资料是工程施工中很重要的一部分，工程在改建、检查以及使用的时候，档案 资料就可以作为原始凭证被其借鉴，工程在竣工验收的时候，档案资料也可以被其作为重要 的参考资料。在我国工程建设事业不断发展的过程中，施工技术资料的地位也在不断的提升。因为它可以反映工程的管理水平，通过它还能够进行工程质量的检验以及控制。 2建筑工程档案管理重要性的分析 建筑工程在施工的时候所涉及的环节十分的复杂，涉及的领域也十分的广泛，因此使用 到的资料非常的多。所以一个完整的档案管理是十分必要的，它可以使建筑工程施工的质量 得到很好的保障，因此我认为使用科学的档案管理制度就可以很好的做到这一点，不但可以 突出管理水平还能够突出对它的重视度。根据国家相关档案管理的要求我们可以知道，档案 资料必须要严格的管理好，如果不合格那么该建筑工程也就不合格，所有相关建筑单位必须 要对工程档案资料管理提起高度的重视。 3建筑工程档案管理工作中存在的主要问题 3.1建筑工程的档案资料管理质量偏低 工程的档案管理都有些什么？主要是施工准备时期的前期资料、施工时的文件、竣工验 收时的文件。目前有很多建筑企业只重视收集工程档案数量，但是却没有对这些资料进行很 好的鉴定，所以在这些档案资料里面不乏有一些资料已经没有了保存的价值，严重影响了档 案的优化管理以及长期存放。除此之外，在保管的时候还经常会出现丢失的现象、资料在形 成的时候不完整的现象以及有些十分重要的文件在签字的时候十分的随意，这些现象都对档 案造成了十分严重的影响，严重影响了其有效性以及真实性。 3.2未能形成规范化的建筑工程资料管理体制 现如今，我国还有很多建筑以及施工企业并没有很好的意识形态认识，所以很大的程度 上忽视了对工程档案的管理，大部分的企业只是一味的重视管理施工建设。在这些企业管理 人员的眼里档案管理是可有可无的，档案管理并不能带来好的经济效益给企业，所以这些企 业并没有在档案管理上投放物力、人力以及财力。除此之外，建筑施工企业也并没有建立严 格的档案管理制度，同样也没有专人进行管理，不过施工监理为建设方提供了很好的服务来 控制工程的技术、质量以及进度，因此监理方也有责任管理好工程的档案资料。 3.3建筑工程的档案资料管理质量偏低 在建筑工程管理过程之中，作为其中最为关键的环节，就是施工准备过程的前期资料、 施工过程之中的文件资料以及竣工验收之后的资料，均隶属于工程档案管理之内。现如今， 大部分建筑企业始终都会将重点放在建筑工程档案数量之上的搜集，然而却忽视了资料的坚 定工作，进而使得工程档案资料管理有部分没有保存价值的资料，进而最终会严重的影响档 案管理工作的优化以及长期储存。 4完善措施 4.1完善档案管理制度 第一，相应的政府单位要尽量的完善工程建设档案的法律规范，将其中管理流程进行逐 步的细化，最终推动建筑企业可以相应的遵守相应的法律规范，进而达到稳固建筑工程档案 管理工作的市场。第二，则是要将完善化的建筑管理制度，充分的保障建筑工档案管理的工 作走向流程化、规范化的道路；比如：为了深化建筑工程档案资料管理人员的职责，保证工 程施工技术资料的精确性，某县明文规定，对于从事档案资料管理的人员，必须要加入相同 应的法人企业，不能一个人的名义来承包建筑工程档案管理的工作。第三，对于施工之中的
档案管理工作中存在的问题与建议
电子档案管理工作中存在的问题与建议近年来,随着信息技术的迅猛发展,成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。在这种情况下,一种新型的档案形式--电子档案应运而生。 电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。由于电子档案具有机读性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，不但使档案的存储载体面临重大挑战，而且赋予了档案工作新的特征和内涵。 一、电子档案管理过程中的问题 （一）电子档案自身的安全性问题。 档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体,这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。
二、电子档案管理过程中的建议 （一）加强电子档案的保管。 电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。保持良好的温度和湿度,并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等条件。 （二）做好电子档案数据备份恢复工作。 备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。备份对象主要为文书、照片音频、视频等电子档案和传统档案数字化后的文件，最好实行双备份制，一份封存，一份提供借阅。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。 （三）要加强网络的安全管理。 通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字式签名等先进技术手段,保证电子档案管理网络的正常运行。同部门、不同人员的查阅权限,并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录,防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。 （四）对文件进行安全监控。
纸质档案整理工作步骤 根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。 一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况 1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件： ①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。 2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为： ①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，
复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。 3、文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。 4、跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。 5、几份文件作为一件时，“件”的日期 按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②正文与附件为
电子档案与纸质档案利用特点的比较 【摘要】在计算机与网络技术高速发展的时代，电子档案与纸质档案的使用都在快速增加，二者在利用过程中都有各自的优势特点与不足，通过比较可以更清楚的明白它们的特点，完善二者在利用过程中的不足。 【关键词】电子档案电子文件纸质档案利用 档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息、和知识的记录。档案是在社会活动中直接形成并有意识的保存下来，保存档案的目的的实现档案的价值，使档案为人们所用。只有档案被档案需求者所用，创造更多有利于社会经济文化发展的价值，档案的价值才得以实现。在信息技术与网络不断发展进步的数字化时代，电子文件发挥着越来越重要作用，可以说与纸质档案并驾齐驱。但这并不意味这纸质档案将会被电子档案所代替，相反的是随着电子档案的广泛应用，纸质档案不减反增，而且是大幅度的增加。所以“电子档案将会代替纸质档案”的观点是不现实的，没有根据的。而电子档案与纸质档案利用的特点是不同的。 一、电子档案与纸质档案比较的优势利用特点 （一）共享性 电子文件的共享性是指同一份文件可以实现在同一时间，不同地方，被多个需求者以多种方式利用。电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可能供所有需要它的人共享。除要求普遍发行的文书文件外，大部份的纸质文件都是独份，就算有几个复印件和副本，在有限的数量下，文件的共享利用是只能在小范围进行。传统的纸质文件是一种“有形的信息资源”汇集在一定的场所、固定的时间范围内被需求者利用。这样既限制了档案利用的人数、时间、地点，而且在保存上存在巨大风险，很不利于档案被利用者利用。而电子文件在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文件“有形”的观念，使同一份文件可以在同一时间，不同地点，被不同利用者共享。电子文件的共享性主要表现在以下几个方面：一是打破了利用者人数的限制，同一份文件可以通过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等方法，实现了在一份文件被多个利用者利用。二是打破了纸质档案“固定场所”的限制，得益于现代先进的网络技术档案利用者通过网络等多种手段方法可以远程获取所需的档案。使档案的利用也不再受时空的局限。三是打破了“利用时间”的限制，利用计算机和网络技术，通过一定的设备可以在任意时间内获得所需的档案。 （二）多样性
—、纸质品基本知识 1.纸的定义 以植物为原料，经过人工、机械、化学作用制成纯度较大的分散纤维，与水配成浆液，经漏水模具滤水，使纤维在模具上交织成湿膜，再经干燥脱水后形成的有一定强度的纤维薄片，即称为纸。 2.纸质品制作工艺的发展演变 西汉，我国发明用麻类植物纤维造纸。其制作工艺如下：将切碎的原料大麻、苎麻等用水浸沤，再加碱性草木灰浸沤，然后在石臼中反复舂捣，接着用清水反复洗涤，再配以适量清水，形成悬浮的纸浆，最后用纸膜抄纸，经干燥脱水，揭下即成纸张。 纸在我国的广泛应用开始于蔡伦对造纸术的革新，其方法的关键在于对造纸原料和技术工艺的创新。原料上使用“麻头及敝布、渔网”和树皮，既扩大原料来源又降低成本。石灰水的应用既加快了麻纤维的离解速度，又使麻纤维分解的更细更散，极大的提高生产效率和纸张质量。其纸史称“蔡侯纸”，标志纸张开始取代竹帛成为主要的书写载体。 晋代，纸已取代简帛成为主要书写材料；魏晋南北朝时期纸为人们所普遍使用，造纸技术进一步提高，原料也更加多样，纸的名目繁多。 隋唐时期，麻纸仍是最主要的用纸，但开始利用野生麻类植物造纸，也出现了竹纸造纸技术，最重要的是著名的宣纸诞生。在这一时期，造纸中加矶、加胶、涂粉、洒金、染色等加工工艺也有所提高。同时也发明了动物胶做施胶处理的技术工艺。 宋辽金元时期，造纸技术突出之处在于竹纸制造技术的成熟和推广。同时出现竹子与其它原料如麻、楮皮等混合造的纸。造纸原料开始使用麦秸、稻草和废纸，同时麻纸、皮纸等的制造技术，以及经染色、加蜡、添粉、泥金等加工的高级纸工艺，也有所提高。 明清时期，造纸业再次兴旺和创新。各种笺纸再次盛行起来，在质地上推崇白纸地和淡雅的色纸地，色以鲜明静穆为主，如康熙、乾隆时期的粉蜡纸，印花图绘染色花纸等。 近现代时期工业的造纸过程如下：分为制浆和造纸两个基本过程。制浆就是用机械的方法、化学的方法或者两者相结合的方法把植物纤维原料离解变成本色纸浆或漂白纸浆；造纸则是把悬浮在水中的纸浆纤维，经过各种加工结合成合乎各种要求的纸页。
浅谈建筑工程档案管理存在问题及处理措施 发表时间：2018-10-30T11:40:16.200Z 来源：《防护工程》2018年第15期作者：李宁[导读] 才能为用好档案、资源开发、历史借鉴等提供更好的依据。就目前的发展现状来看，档案管理仍存在许多不容忽视的问题，及时研究解决档案管理中存在的问题，才能在关键时刻发挥档案应有的作用。 李宁 保定市建筑设计院有限公司河北保定 071000 摘要：档案管理是单位人事管理工作的重要内容，是保障单位其它各项工作顺利完成的基础与保障，政策性、机密性、专业性较强。做好档案管理工作，才能为用好档案、资源开发、历史借鉴等提供更好的依据。就目前的发展现状来看，档案管理仍存在许多不容忽视的问题，及时研究解决档案管理中存在的问题，才能在关键时刻发挥档案应有的作用。 关键词：档案管理；问题；处理措施 前言：目前，随着我国经济的飞速发展，城镇化进程也得到了飞速发展。随着城镇化脚步的加快，各个地方的建筑工程也在各地兴盛起来。这其中就涉及档案管理问题，如何做好档案管理的工作，就显得尤为重要。建筑工程中涉及很多的档案管理工作，档案可以说是建筑工程中的非常重要的一一部分，同时建筑工程档案管理工作对整体工程的质量好坏的评定起着至关重要的作用，对此，需要重视建筑工程的档案管理工作。但是目前现阶段的建筑工程档案管理中仍存在-一些问题，对此，如何解决它，值得仔细思考，思索如何加强档案的管理工作。 1建筑工程项目档案管理的重要性 完整规范的建筑工程档案为建筑工程的质量评定及竣工后的维护管理准备等提供一定的参考资料，在建筑事业发展上占重要地位：（1）建筑工程档案是城市规划、建设以及管理的依据，为城市建设积累了宝贵经验，为现代化建设储备了丰富资源，为建筑行业的发展打下了坚实的基础。（2）规范、齐全的建筑工程档案为竣工后的工程维修管理、扩建、改建提供了有效的资料来源和信息依据，健全完善对建筑工程档案的管理是工程档案管理规范化、齐备化的有效保障。（3）建筑工程档案对提高建筑工程的整体质量，优化建筑工程项目有很大的参考价值，能有效提高工程项目建设的经济效益。因此，强化并完善建筑工程档案管理工作是相当重要且必要的。 2当前建设工程档案管理中存在的问题 2.1近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于我围建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。 2.2档案材料填写不真实 建设工程档案由于其本身的复杂性、特殊性与多样性，决定了在收集整理的过程中难度打，容易出现失误等问题，加上有些建设单位未建立工程竣工档案管理体系，很容易造成管理不严，或对工程施工现场不了解，根据建设单位提供不完整的资料编写竣工档案，这样的档案只是为了应付交档而做的，不能做到与工程同步进行，所以往往采用虚假数据，导致建筑工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差，由于不能与工程进度同步，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量。 2.3竣工档案移交不及时 由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。 3建筑工程档案管理对策 3.1制定科学档案管理制度 工程档案管理制度的欠缺是降低管理质量的关键因素，因此还必须要结合自身实际情况制定科学、健全、完善的工程档案管理制度。管理制度既要包括对整个工程施工过程中所有流程产生的档案资料管理制度，同时还要包括有工程档案管理工作的监督机制。前者可以保证建筑工程档案管理工作的有序、规范进行，后者可以保障管理过程有效落实。此外，还要建立有相关工程档案管理法规体系，对档案管理内容和流程进行细化，保障每项档案管理工作都有章可循、有法可依，让建筑工程施工档案管理在制度约束下能够有序、高效进行。 3.2.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。 工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题，及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。 3.3重视并提高管理意识 档案工作是企业各项管理工作的基础，各级领导一定要重视支持档案工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责的态度，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位，对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解诀档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境;加大对档案工作的经费支持力度，为档案工作的开展提供必需的物质条件。首先提高人员对建筑工程档案管理工作的主动性，让其认识到建筑工程管理工作对于施工建筑的整个过程的重要性。对此，在建筑企业行业中，要进行档案工程管理工作重要性的宣传，让其认识到这其中的重要性，从而提高整个建筑行业中从业人员对建筑工程档案管理的重要性的意识。只有这样，才能从根本上提高建筑行业人员对建筑工程档案工程建设的重要性认识。
《档案保护技术学教程》复习纲要 目录 第一章纸张的耐久性 (1) 第二章字迹的耐久性 (2) 第三章胶片的耐久性 (4) 第四章磁性载体档案的耐久性 (5) 第五章光盘档案的耐久性 (6) 第六章档案库房建筑与设备 (6) 第七章档案库房温湿度的调控 (7) 第八章光、空气污染的防治 (8) 第九章档案霉菌防治 (9) 第十章档案害虫防治 (10) 第十一章纸质档案修复技术 (12) 考试事宜 (13) 第一章纸张的耐久性 一、纤维素的性质P15（PPT63） 1.物理性质——溶解性：常温下，纤维素不溶于水，也不溶于一般的有机溶剂，如乙醇、苯、丙酮和乙醚等。 2.化学性质——纤维素水解、氧化、光解： ▲水解：1）概念：是指纤维素加水分解断链以后，生成比原来纤维素分子链短的一群物质的总称。2)条件：水、酸、酶、温度。3）结果：纤维素一旦发生水解，氧桥断裂，分子间范德华力及氢键减少，纸张强度下降，寿命缩短。
▲纤维素氧化： （1）概念：纤维素可以与氧化剂发生氧化反应。 （2）过程：纤维氧化反应发生在纤维素分子的氢氧基上。 （3）条件：氧化剂的种类和数量；光；空气湿度或纸张含水量；温度。 （4）结果：氢氧基变为、醛基（—CHO）、羧基（—COOH）或酮基（—CO），这样就形成了与原来纤维素结构不同的物质。 纤维素的化学性质可以用下面的分子式来表示：纤维素虽然在一定条件下会发生水解和氧化两大破坏反应，但比起半纤维素、木素来说，其性质还是稳定的。 二、半纤维的作用P19（PPT68） 第一，半纤维素具有吸水润涨性，保留适当的半纤维素便于打浆，易使纤维分裂变细；同时能保护纤维，使之不易被横向切断；还能节省打浆时间，并提高得浆率。 第二，纸浆中含有适量的半纤维素可提高纸张强度。 三、木素（了解） （一）结构：网状的空间结构，由碳、氢、氧元素构成的高分子化合物。 （二）性质 1.不溶于水，常温下不溶于稀碱、稀酸溶液，高温下，某种浓度的酸碱可与木素作用，造纸工艺中就是利用这种性质将木素去掉； 2.木素易氧化，尤其在光照条件下，氧化更快。 四、机械纸P20（了解） 机械纸的生产过程包括：（一）制浆（二）漂白（三）打浆（四）施胶（五）加填 五、手工纸P23 1．手工纸的生产工序为: （1）选料。（2）水浸。（3）发酵。（4）蒸煮。（5）洗浆。（6）堆晒。（7）碾浆。（8）抄帘。（9）压榨、烘干、成纸。
图纸类纸质档案和电子化档案的重要前景规划 摘要：图纸类档案由于其历史地位和意义，一直受到人们的重点关注，但随着互联网的发展和普及，电子化档案应运而生，这种新兴的档案储存管理方式给以纸为载体的传统档案储存管理方式带来了新的机遇和挑战。然而纸质档案和电子化档案都各有优劣，从长远的发展来看，二者共存，取长补短才是正道。因此我们将讨论图纸类纸质档案和电子档案的优缺点，阐明二者共存的意义，以及对未来远景的规划。 一?图纸类纸质档案的优点和缺点 （1）优点：图纸类档案是以纸书籍类的形式将档案完整的保留下来。自从古人发明纸开始，先辈们就将诸多的文献古籍和学术资料通过纸保留下来，使得中华民族的在发展中的总结出来智慧和经验得以延续，为中华民族传承千年做出了巨大的贡献。因此这种以纸为载体的档案用着极其深远的影响和重大的意义。不仅如此，在几千年的发展中，我们总结出了诸多优秀的纸质档案的管理办法，有着积极丰富的管理经验，对纸质档案的保存具有很大的好处。 不仅如此，图纸类纸质档案还具有先天的优势，那就是真实性。纸质档案存留的信息很难被删改而不留痕迹，在完
整性和真实性上具有电子档案不具备的优势。因此在法治社会里纸质档案拥有更强的法律效力，即便伪造也能很轻易的检查出来。 （2）缺点：图纸类纸质档案的缺点就在于它的载体，纸比较容易损坏和缺失，耐火性和防潮防腐防蛀性能都比较差，因此需要花费大量的时间和资金去保存。而且纸质档案往往都是孤本，复制的要求很高，往往存在着丢失的风险。一旦丢失，就意味着图纸类档案上记载的信息完全的遗失，无法找回，这种损失无疑是无法接受的。同时纸质档案由于种类繁多，分门别类也比较复杂，同时也耗费空间，不利于快速的查找。同时由于纸质档案只能在一个地方保存，无法实现资源上的共享，对大数据的建立具有不利的影响。 二?图纸类电子档案的优缺点 （1）优点：图纸类电子档案是伴随着计算机和互联网的发展而产生的一种新兴的档案管理储存模式，它不以纸为载体，通过计算机的处理和识别，在磁盘或光盘中储存，以编码的形式储存在网络中。作为一种新兴的档案管理储存模式，它符合现代社会科技发展的潮流，为档案的储存管理带来了极大的便利，主要体现在如下几个方面： 1.多样性。相比于传统的纸质档案，它的储存方式多种多样，既可以储存在电脑中，也能放在手机里，它不需要具体的事物作为载体，以编码的形式储存在网络中。同时，电
纸质文物的保护 内容摘要 本文全面总结了纸质文物在清洗、脱酸和加固等方面的几种常用保护技术，指出了纸质文物保护的难点，提出了研制集清洗，脱酸和加固为一体的多功能保护液的设想。 关键词：纸质文物脱酸加固 ABSTRACT This artical summarizes several commonly ,useful ,protectional technology in paper relics acid removal, cleaning and reinforcement and so on. Meanwhile, it points out the difficulties in the protection of paper relics. In addiction, this article puts forward the developmental idea of the multifunctional protection liquid in cleaning, acid removal and reinforcement . Keyword: paper relics deacidification reinforcement 纸质文物的保护 中国是世界上最早的造纸国家，因此留下的纸质文物浩如烟海。据不完全调查，全国3200多个单位共收藏纸质文物为350万余件，数量非常庞大。以江苏为例，江苏收藏纸质文物的文化机构很多，主要有南京博物院、南京图书馆、南京市博物馆、中国第二历史档案馆、南京太平天国历史博物馆、南京大学图书馆等。因此，纸质文物藏量十分丰富，在全国占有重要份额。此外，南京博物院、南京图书馆和中国第二历史档案馆等单位馆藏民国时期纸质文献（大多是机械纸印刷品）百万件以上，文献涵盖面广，涉及到各个方面，具有较高的文献研究和文物鉴赏价值。仅南京博物院，院藏纸质文物就多达8万余件（套），从北魏的敦煌经书、明清书画、皇家殿本书（原中央博物院西迁文物）到各种类型的纸质文物，不仅数量众多，种类也十分丰富，碑帖、拓片、纸币、奏折、诰命、案卷、单据、契约、剪纸、信札、执照、宣言、传单、票据、邮票、证书、烟标等不一而足，就连被誉为目前世界唯一活着的象形文字的云南纳西族的东巴文都有收藏。
浅议人事档案管理中存在的问题及建议 宁夏地质工程勘察院张凤翔 （地址：宁夏银川市西夏区丽子园北街235号，邮编：750011） 人事档案的作用是知人用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证，是人才开发的重要信息源。进行社会主义现代化建设，人才是关键，各级组织、领导都必须重视开发和利用人才资源，一份人事档案可以提供一个人成长的基础数据和系统全面的信息。随着市场经济的建设，人们以经济为中心的意识增强了，人才的重要性的意识提高了。但由于种种原因，人们利用、重视人才档案的意识逐渐下降、淡漠了，尤其是在人事档案管理中出现了诸多问题，如果这些问题不引起全社会的重视，势必影响我们事业全面健康的发展，本文就人事档案管理中存在的问题及建议，谈些浅见。 一、人事档案管理中存在的问题 1、时代的变迁，利用目的的转移，人事档案利用率下降。在那个偏激的年代里，人事档案可主宰一个人的政治前途。人事档案让人望而生畏。十一届三中全会后，为解决历史上造成的冤假错案，为文革时期的遗留问题平反昭雪，为众多的人和事提供了可靠的依据，在那段时间，人事档案曾引起各级组织、领导的高度重视和关注。随着我国社会主义建设的重点转移到经济建设上，人们关心政治的少了，感觉到那个整人、治人的事不再发生了，人事档案在人们生活中意义不大了，不再关心人事档案。更严重的是在选拔、任用干部、聘用人上，某些领导不看该同志的人事档案，而是凭主观感觉。在人员流动上，有些单位特别是个体、外资企业录用人员只需学历证明、本人填一份个人履历表即可确定是否录用，把人事档案看成是可有可无之物。 2、人事档案材料内容中存在片面、不真实的等问题。政治历史材料多，业绩、专长特点材料少，鉴定考核材料中成绩多是千篇一律赞扬术语，缺点是千人一面的希望之词。为了某一时期的个人需要人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实的情况，某些领导干部档案也存在此类现象，流动人员档案中这类情况更为严重。 3、人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是当团材料、落实政策
电子文件与纸质档案 Company number：【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】
在信息化时代，我对于电子文件和纸质档案能够并存的理解。 纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。 1 . 1 信息与载体的依附性 由于载体与信息的统一,构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面, 也体现在其存储介质的原始依附性上 1 . 2 档案信息的原始凭证性 从其形成过程来看, 纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况,具有令人信服的凭证功能。 1 . 3 信息存储介质的耐久性 实践证明,纸张、胶片最适宜档案文献的长期保存,它具有较强的耐久性, 尽管在一定条件下会发生水解和氧化反应,但只要我们注意排除其发生化学作用的必要条件,就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长时间。 它的弊端在于 (1)投入人力多,特别是归档、立卷、装盒等, 工 作量较大,工作效率低; (2)同一时间、同一地点只允许一人使用,不能信息资源共享,具有信息的独占性; (3)相同成果占用空间量大,给管理工作带来不便,管理手段相对落后。 2 电子档案的特点 电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显着
标志。电子档案以其现代化手段, 在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,主要表现在如下几方面。 2 . 1 档案信息存储丰富性 电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘,尤其是光盘,由于信息存储的高密度性,使档案信息存储量极为丰富,具有“海量存储”之称,大大高于纸质载体所存储的信息,这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间,又简化了各种档案管理环节。 2 . 2 档案信息生动形象性 随着网络技术的成熟, 电子档案与多媒体信息相结合,通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态, 形象生动地再现历史活动状况,从而改变了纸质档案记录信息的单一性,使反映出的 信息图、文、声、像并茂,对人类社会活动的概貌进行全息化再现。 2 . 3 信息存储与利用的迅速准确性 电子计算机具有高效率的信息处理功能,它通过数字或代码,对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理,由计算机转换成可视、可听的信息,从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。 2 . 4 信息资源共享性 电子网络系统提供了全方位的档案信息,可以随时更换档案信息内容,可以得到最新的档案信息,并且可以摆脱时间和空间的制约,在同一时间,不同地点共同享有档案信息,从而获得第一手资料,大大提高信息的准确性和实效性。电子档案缩短了查档时间,提高工作效率,大幅度地降低工作强度。
工程档案管理存在的问题及对策 摘要：工程档案是工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。本文结合笔者 多年的工作总结，主要针对工程档案管理过程中常见问题进行了分析与研究，并提出了相应的解决措施，以供大家参考与借鉴。 关键词：工程;常见问题;档案管理;对策; 一、档案管理发展趋势 工程档案管理随着经济的发展不断规范，工程档案管理的发展趋势是科学化、信息化、电子化。 (一)工程档案的计算机化管理。随着计算机技术的发展和应用，电子档案已经在我国 得到了普遍的应用，并逐步走向成熟。档案中数据和流程图的绘制软件开发者已经进行了很好的处理，但是却还没有形成一个完整的系统实现软件的互通应用。档案管理工作必须建立一个专门的系统实现对档案信息的一体化处理，这将是档案管理近期的发展方向。 (二)培养专业档案管理人员。随着全球化的发展，人们已经认识到管理对于经济的重 大影响，管理学专业也日益兴起，这必将会培养出大量的现代化管理人才。这样就为建设专业化的档案管理团队打下了坚实的基础。在经济发展的背景中打破传统的管理模式，将档案交由专业的人才管理，实行现代化的管理模式，这就会大大推动档案管理的发展和作用。 二、当前工程档案管理现实中常见的问题分析 (一)档案管理方法落后，导致资源严重浪费。目前很多建设项目都是采用传统的方法 来管理项目档案，就是在资料的形成、收集、整理等平常工作中单纯由人工操作和管理，这样工作量大，工作效率低，不能很好地适应项目档案数量大和项目档案利用范围扩大的需要。在整理方面，传统方式整理竣工资料就是项目完工后统一整理，组成竣工资料编制小组，一般需要做―套纸质档案，一套项目档案数量上千卷，需要很多纸张，造成每个单 位都有庞大的档案室，需要配备多人编制和管理，人工建目录，占用许多资源，造成人力物力的过多利用，甚至是很浪费。 (二)技术滞后，还未能完全达到现代化城市的要求。当前工程档案的管理虽然已开始 运用计算机、光盘等现代化工具，但这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体
电子档案管理工作中存在的问题与建议近年来,随着信息技术的迅猛发展,成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。在这种情况下,一种新型的档案形式--电子档案应运而生。 电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。由于电子档案具有机读性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，不但使档案的存储载体面临重大挑战，而且赋予了档案工作新的特征和内涵。 一、电子档案管理过程中的问题 （一）电子档案自身的安全性问题。 档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体,这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，?网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，?电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。 （二）面对电子档案的冲击，纸质档案的处理问题。 在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的
产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。 （三）办公自动化与电子档案管理无缝结合。 在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然应以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。 （四）对电子档案管理人员提出了新挑战。 电子档案管理工作人员知识结构单一的矛盾。文档一体化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围。使档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对新的需要显得难以适应、无所适从，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。 二、电子档案管理过程中的建议 （一）加强电子档案的保管。 电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。保持
一、纸质品基本知识 1. 纸的定义 以植物为原料，经过人工、机械、化学作用制成纯度较大的分散纤维，与水配成浆液，经漏水模具滤水，使纤维在模具上交织成湿膜，再经干燥脱水后形成的有一定强度的纤维薄片，即称为纸。 2. 纸质品制作工艺的发展演变 西汉，我国发明用麻类植物纤维造纸。其制作工艺如下：将切碎的原料大麻、苎麻等用水浸沤，再加碱性草木灰浸沤，然后在石臼中反复舂捣，接着用清水反复洗涤，再配以适量清水，形成悬浮的纸浆，最后用纸膜抄纸，经干燥脱水，揭下即成纸张。 纸在我国的广泛应用开始于蔡伦对造纸术的革新，其方法的关键在于对造纸原料和技术工艺的创新。原料上使用“麻头及敝布、渔网”和树皮，既扩大原料来源又降低成本。石灰水的应用既加快了麻纤维的离解速度，又使麻纤维分解的更细更散，极大的提高生产效率和纸张质量。其纸史称“蔡侯纸”，标志纸张开始取代竹帛成为主要的书写载体。 晋代，纸已取代简帛成为主要书写材料；魏晋南北朝时期纸为人们所普遍使用，造纸技术进一步提高，原料也更加多样，纸的名目繁多。 隋唐时期，麻纸仍是最主要的用纸，但开始利用野生麻类植物造纸，也出现了竹纸造纸技术，最重要的是著名的宣纸诞生。在这一时期，造纸中加矾、加胶、涂粉、洒金、染色等加工工艺也有所提高。同时也发明了动物胶做施胶处理的技术工艺。 宋辽金元时期，造纸技术突出之处在于竹纸制造技术的成熟和推广。同时出现竹子与其它原料如麻、楮皮等混合造的纸。造纸原料开始使用麦秸、稻草和废纸，同时麻纸、皮纸等的制造技术，以及经染色、加蜡、添粉、泥金等加工的高级纸工艺，也有所提高。 明清时期，造纸业再次兴旺和创新。各种笺纸再次盛行起来，在质地上推崇白纸地和淡雅的色纸地，色以鲜明静穆为主，如康熙、乾隆时期的粉蜡纸，印花图绘染色花纸等。 近现代时期工业的造纸过程如下：分为制浆和造纸两个基本过程。制浆就是用机械的方法、化学的方法或者两者相结合的方法把植物纤维原料离解变成本色纸浆或漂白纸浆；造纸则是把悬浮在水中的纸浆纤维，经过各种加工结合成合乎各种要求的纸页。
浅谈档案管理中存在的问题及对策 档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。 1.档案管理工作中存在的问题 1.1对档案的重视程度不够 长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。 1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后 大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。 1.3档案室硬件环境设施不齐全 对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。 1.4人档分离、弃档不用的人员数量不断增加 随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。 1.5档案材料制作不规范 干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的
纸质档案数字化规范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字体 / 缩小字体 发布机构：万源市档案局发布日期：2018-04-16 纸质档案数字化规范DA/T31—2017 前言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。 本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下： ——标题进行了修改； ——增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求； ——增强数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求； ——增加数字化过程中元数据采集的要求； ——修改了档案扫描部分参数要求； ——修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求； ——细化了数字化成果验收的内容； ——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。本标准由 国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。 本标准主要起草人：王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。本标准所代替标准的历次版本发布情况为：——DA/T 31—2005。 引言 DA/T 31-2005的发布实施，从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。 由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速，经过10年的时间，数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化，同时，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。因此，及时对本标准进行修订，适时调整相关要求，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具有重要的现实意义。 标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点，结合目前信息技术发展的水平，提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。 纸质档案数字化规范 1 范围