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常用办公软件微软 Excel 实用技巧九则
作者：本站
文章来源：网络
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更新时间：2008-12-27
Excel 是我们大家常用的办公软件，笔者在使用过程中总结出了一些经验，现在写出来供大家参考。 1、不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 、 因工作需要，笔者在 Excel 多个单元格中输入大量文本，大家都知道，在 Excel 中，如果要选定已选定单元格右侧的单元格，可以按下方 向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，可以按下 Tab 键，这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了，因为打字的时候两只手都在主键区上工作，如果要按方向键，则必须把右手腾 出来，这样无疑会降低效率； 那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢？笔者经过试验发现，可以同时按下“Shift+Tab”组合键，这样所选定的单元格就会 左移了。 上面我们知道了快速向左和向右移动所选定单元格的方法，那向下选定单元格是按下“Enter”键，相同的道理，如果想向上选定单元格就是 同时按下组合键“Shift+Enter”了，怎么样，这样你在 Excel 中输入大量文本速度就会快多了。 2、选中包含超链接的单元格 、 在 Excel 中的一个单元格中输入一个电子信箱地址，默认状态下此单元格就会自动转化为超链接，用鼠标点击它就会打开超链接，这样一 来，如何才能选中此单元格而不打开此超链接呢？方法很简单，用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放，就可以选中它了。 3、持续显示单元格内的公式 、 在 Excel 中的单元格内任意输入一个公式，如=1+1，按下回车键，这时此单元格就会不再显示公式，而显示出计算结果 2，可有的时候我 们并不想马上看到结果，而是希望此单元格能继续显示出公式，如何解决这个问题呢？方法很简单，在单元格内输入公式之后，依次点击菜单 栏中的“工具”——“公式审核”——“公式审核模式”，这样就可以使公式继续保持原样；而如果想显示出公式计算结果时，可以再次点击“公式审 核模式”即可。 4、快速计算出矩形对角线长度 、 已知矩形的长和宽，现要求计算它的对角线长度，用 Excel 就可以快速计算出答案。如何操作呢？
设矩形长为 X，宽为 Y，对角线长度为 Z，那么
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719262833.gif" border=1>，从这个公式可以看出，要求出 Z，有两个步骤。一，算出 X 的平方值和 Y 的平方值，并把它们相加；二，
把第一步 求出的值开方，所得出的数字就是 Z。很明显，我们要使用到 Excel 中的两个函数，一个是计算某个数值的平方，即对数字进行幂运算；二是 计算数字的平方根。下面介绍这两个数学函数的使用方法。
■返回给定数字的乘幂：POWER POWER 函数可以对数字进行乘幂运算，它的语法是：POWER(number,power) 其中 Number 是底数，可以为任意实数。 Power 是指数，底数按该指数次幂乘方。 比如我们要求 5 的二次方，也就是平方，就可以在单元格内输入：“=POWER（5，2）”，即可得出答案 25。
■返回给定数字的正平方根：SQRT 它的语法是：SQRT(number) 其中 Number 是要计算平方根的数。 比如我们要求出 16 的平方根，就可以在单元格中输入：“=SQRT(16)”，即可得出答案 4。 知道了这两个函数的用法，我们就可以轻松的得出 Z 的值了。 先分别求出 X 和 Y 的平方，然后把它们相加，再相加得出的值开方，就可以得出答案。 如果你还是觉得这样的速度慢，还有更好的方法。下面介绍一个函数：SUMSQ
■返回参数的平方和：SUMSQ 它的语法是：SUMSQ(number1,number2, ……)。number1,number2 等 30 个以内的数，用此函数可以求出它们的平方和，这样一来，只需输入 X 和 Y 的值，就可以求出它们的平方和了，再用 SQRT 函数一计算，最后 Z 值就可以求出。 最好的方法是只在一个单元格内输入函数，就可以求出最终的 Z 值。 上面介绍过了返回参数的平方和的函数：SUMSQ，假设 X，Y 的值分别是 3 和 4，在一个单元格内输入 SUMSQ（3，4），然后按 Enter 键，单元格内就会显示出数字 25，这就是 X 和 Y 值的平方和，我们要算出 25 这个数的正平方根，就需要另外一个函数：SQRT，这样一来， 函数 SUMSQ 成了函数 SQRT 的参数，这在 Excel 里面叫做嵌套函数，即某个函数成为另一个函数的参数，要想在一个单元格内输入 X 和 Y 的 值，并求出 Z 值，经过笔者试验，是完全可行的，因为这里使用了嵌套函数。假设 X 和 Y 值分别为 3 和 4，在单元格中输入=SQRT(SUMSQ(3, 4))，并按下回车键，就可以马上得到 Z 值——5。输入此嵌套函数后，SUMSQ 函数的参数 3 和 4 外边的小括号会变成绿色，而 SQRT 函数的 参数外边的括号的颜色则不发生变化，这表明软件已经读懂此嵌套函数的意思。
有兴趣的读者可以亲自试一下，在 Excel 的任意一个单元格中，输入“=SQRT(SUMSQ(X，Y))”，注意这里可以把 X，Y 换成任意两个正数， 然后按一下回车键，就会得出 Z 值了。 另外说一下，Excel 可以支持多级嵌套函数。 5、让数值完全或部分替换公式 、 在一个单元格任意输入一个公式，如=1+1，再按回车键，此单元格的值
就是自动计算出是 2，能不能把这个公式删除掉，而永久转换成数 值呢？ 就以 1+1 这个公式为例，我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法：先选中包含公式的单元格，然后点击“复制”，然后再点击“粘 贴”，这时再点击 右侧的箭头，再点击“只有值”，这样一来，单元格中的公式就永久性转化为数值了。
如果已经执行了上面的步骤，又想把数值变回公式，该怎么办呢？方法很简单，点击“常用”工具栏上的“撤消”按钮就可以了。 有时候我们并不想把整个公式都转换为数值，而只是想把公式的一部分转换为数值，如何做呢？
先选中包含公式的单元格，然后在编辑栏 而不再是公式了。 6、去除“最近使用过的工作簿 列表 、去除 最近使用过的工作簿 最近使用过的工作簿”列表
中，选定要转换为数值的部分，然后按下 F9，再按回车，这个部分就转换为了数值，
在 Excel 的“文件”菜单下，有几个最近编辑的工作簿，有时候我们不想让它显示出来，如何隐藏这些工作簿呢？ 点击“工具”菜单中的“选项”，再弹出的对话框中点击“常规”选项卡，然后去除“最近使用的文件列表”前面的对勾。 如果想更改“文件”菜单下显示的最近使用的文件数目，可以先选中此复选框，然后在后面输入项数。 7、显示出包含公式的单元格 、 在一个 Excel 工作表中，有大量数据，这些数据有的是直接输入的，而有的是用公式计算出来的。现在想要把用公式计算出的数据的单元 格显示出来。 方法：先选中所有待选单元格，然后点击菜单“编辑”——“定位”，这时弹出“定位”对话框，点击“定位条件”，选中“公式”，再点击“确定”， 这样一来，包含公式的单元格就会被显示出来。 8、简单方法移动复制工具栏按钮 、 根据工作需要，我们需要把一些自己最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移动工具栏按钮，这是非常容易实现的，要想移动 工具栏按钮，可以在按下“ALT”键的同时拖运工具栏按钮，把它移动到其它位置。 而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下“ATL+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。
这里要注意的是，移动和复制工具栏按钮的时候，必须先按下“ALT”和“ALT+CTRL”组合键，然后再用鼠标进行拖动。 如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，怎么办呢？方法很简单，只需要再次按下“ALT+CTRL”组合键的同时，把不想要的按钮拖动到 工具栏以外的区域即可。 9、用快捷键快速插入函数 、 在 Excel 中，如果想插入函数，可以使用快捷键“Shift+F3”，按下此
组合键，就可以弹出“插入函数”对话框。
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