机关文书档案的整理归档方法和要求
（2008年4月2日）
一、什么是文件材料的归档整理？
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、上述定义包括以下几层含义：
1、办理完毕的；
2、文书材料；
3、基本整理单位是“件”；
4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、工作要求：
强化收集、简化整理、细化检索、深化利用
五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求
（一）收集
收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确
如何才能做到齐全完整？
1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围
凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。
（2）归档时间
归档工作要求在次年的五月底之前完成。
确保按时完成一般运用三种形式结合收集：
A、随办随归；
B、定期收集；
C、年终集中收集。
（3）归档要求
A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。
B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。
C、文电合一。
D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。
E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。
F、附件随正件收集归档。
G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
（二）确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：
1、文件正本与定稿为一件；
2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分别为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；
9、正文与文件处理单（办文单）为一件；
10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量
较多时，也可结合其它特征划分成若干件；
（三）件的装订
件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；
（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
（6）空白纸张抽除。
2、装订：
我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）
3、件内的排序：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，复制件在后；
（4）转发文前，被转发文在后；
（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，
正文在前，发文稿纸在后；
（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类
分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
我区统一采用“年度—保管期限”的分类方法。
1、按年度归档：
（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；
（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档
（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。
2、按保管期限归档：
文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
凡区委、区政府及区级机关各部门普发的，且不属于收文单位主要职能范围，但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。
（五）“件”的排列
排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同
一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
具体情况处理：
1、来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后；
2、归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避免。
3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档；
这种分类方法也可做到文件随办随归，但若文件数量较多不易手工检索。
鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。
（六）编制归档号
归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
单位：mm
1、盖章要求：
（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一；
（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；
（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：
（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。交通系统统一暂空不填。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2007”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管期限”分类方法，则一个单位每年永久、30年和10年三个流水号，每年都是从“1”开始编。馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：此栏不必填写。
（6）（总）页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。若这份文件有页码的则不必重新编页码；若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，则不必重编页码，只要将每份文件的页数相加；若无页码，则需通编页码。
（七）编制归档文件目录
编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做
到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。
填写归档文件目录的要求：
1、件号：填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称，注意不要用“本公司、本处”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如武档发[2007]12号。没有文号的空着不填，不得填写诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。
4、题名：即文件标题。一般应如实填写。
（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“[]”
号；如干部任免、表彰先进等文件；
（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“20070611”，若文件无日期，可用“0000”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，前面放置统一格式的归档文件目录封面后放入档案盒内保管。用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
（八）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题：
1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；
2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；
3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。
（九）档案排架
1、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度流水号。
2、排架方法：在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
六、今年归档工作结束后材料报送要求
今年各单位文件材料整理归档工作要求于6月底前结束。并将归档文件目录（纸质和电子版）、机构人员变动情况表、整理归档工作小结、单位2007年度工作总结（或工作年鉴）和各单位2007年度始发电子文件（用光盘保存）等材料装盒后报送区档案局。
归档文件整理标准 （天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布，2001年6月5日起实施） 1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。 2定义 本标准采用下列定义： 2.1归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。 3整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。 4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。5整理方法 5.1分类 归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限——年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。 5.1.1按年度分类 将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。 5.1.2按保管期限分类
提升办公室文书档案管理工作的思考 摘要：在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料，其中大部 分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，事业单位中 的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。基于此，以下对提升办公室文书档案管理 工作的思考进行了探讨，以供参考。 关键词：办公室;文书档案管理;思考 引言 从表面上看，办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档，但是，其 实质上与办公室各个工作细节息息相关，既关乎大局，又强调细节落实。在社会 不断进步中，办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度，其涉及的内容 更加复杂。为此，要全面落实文书档案管理工作，充分发挥其在整体管理中的作用，实现有效对接，发挥文书档案的价值，创设更加优质的发展氛围。 1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义 首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变 以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得 其包含的内容越来越广泛、复杂。其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档 案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例， 各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非 常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下，文书档案 收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规 范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于 充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。 2办公室文书档案收集和归档问题 2.1文书档案管理模式滞后，制约管理效率的提升 基于当前办公室文书档案管理工作，深受落后观念的制约，加之整个专业素 质的落后，档案管理模式仍以手工方式为主，忽视业务类型的差异，尚未认识到 归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工 作的现代化进程，尤其是依托先进的信息技术，电子化档案管理成为趋势。在这 种情况下，如果文书档案管理模式仍停滞不前，采取落实的传统模式，管理效率 无法提升，文书档案管理质量很难得到保障，势必影响信息资源的可靠性，阻碍 档案利用效率的提升，制约档案价值的实现，很难有效服务于办公室以及单位的 发展。 2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善 多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现，而对于档案管 理工作则没有进行重视，认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处， 多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想 观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着 较多的困难。另外，对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善，使得档案管 理的职责没有落实到每个部门和个人，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着 档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。
机关事业单位文书档案的整理与数字化 文书档案的整理流程 1、与甲方文书档案的交接 2、分年度：将所有文件材料按年度分开，同一年度放在一起； 3、分类：按年度分收文（本单位收到的文件）和发文（本单位自行印发的文件）。
4、收文排序：按责任者排序，同一责任者的文件，先按文号排序、没文号的，跟在该同一责任者材料后面，排序时剔除重复件。 5、发文：按文号分开，并由小到大的顺序排序，带文号发文不得缺号，如有缺号文号，填写记录单交与用户补充。发文原则上正式发文（红头有盖章）、领导签发稿、定稿三者齐全、完整，确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。发文排放顺序，正文－领导签发－定稿。 6、档案保定期限鉴定：对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定，划分档案保管期限和类别。 7、编写码：对2016年以后（包括2016年）的文书档案，在每份文件的右上角编写页码（背面为左上角），有效页均需编写页码，一份文件一个流水页号，都从1开始编写。 8、加盖档案章：对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章，并填写档案章内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号； 9、档案编号：按年度、保管期限编排档案流水号，一个年度一个保管期限编排一个流水档案号，一份文件为一号，从“0001”开始编。 10、填写文件档号章信息 11、文书扫描
12、图像处理 13、图像质检 14、著录 15、著录质检 16、装订（永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订） 17、装盒 18、填盖档案盒信息内容。 19、生成档案目录，并装订成册 20、与用户交接归还上架，上架时，面对档案柜（或密集架），由上到下、从左到右的顺序，按年度、保管期限排列上架。 备注：如不需扫描，仅做整理，只需按：1—9、14——20工序整理即可。文书档案的整理方法
一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、（C ）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 2、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（A ）。 A、永久 B、30年 C、10年 3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（B ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（A）。 A、永久 B、30年 C、10年 5、（D）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办 6、单份文件整理的最终“产品”是（C ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、归档就是（A ）的文件经（C ）交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理
2、对于本单位收文，是以是否（BC）为归档判断标准的。 A、上级文件 B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件 3、归档文件的特点是（ACD ）。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高 4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ABCD）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际 5、归档时每份文件必须齐全完整，即（ABD ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本 D、转发件与被转发件 6、公文标题由（ABC ）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度 三、判断题（共8 小题，每题5 分） 1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用. 对 2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。错 3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。错 4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。对 5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错
一．单项选择题（每题2分，共10题） 1.从形成的主体或者所有权归属来看，档案分为私人档案和（ D ）。 A.历史档案 B.现行档案 C.国家档案 D.公务档案 2.下列不属于档案工作性质的是（ D ）。 A.管理性 B.服务性 C.政治性 D.创造性 3.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准( C )型。 A.A2 B.A3 C.A4 D.A5 4.以下文种属于上行文的是（ D ）。 A.命令 B.公函 C.议案 D.报告 5.文书转化为档案需经过（ C ）。 A.收集 B.整理 C.立卷归档 D.保管 6.下列行文符合行文规则的是（ A ）。 A.某职校校长室和学生处联合行文，号召本校师生向“感动中国”的先进人物学习 B.某职校向该市政府行文，申请增加办学经费，改善办学条件 C.某市财政局向该市教育局发出指示，要求其坚决制止乱收费 D.某市教育局向上级机关请示工作，文件的主送机关为“市委、市政府” 7.公文的成文日期一般以( D )为准。 A.拟稿日期 B.核稿日期 C.审稿日期 D.领导人签发日期 8.公文的发文字号组成部分有：发文机关、发文年度和（ A ）。 A.发文顺序号 B.排列号 C.文件编号 D.签发序
号 9.下列公文标题拟写有误的是（ D ）。 A.关于开展档案安全检查的通知 B.中华人民共和国主席令 C.关于表彰先进党组织的通报 D.关于要求补助档案抢救经费的报告 10.对外机关来问或来电的办复有多种形式，其中对重大问题的答复一般采用（ A ）形式。 A.书面答复 B.电话回复 C.当面回复 D.邮件回复 11.（ A ）是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。 A.法律作用 B.文化作用 C.业务作用 D.行政作用 12．根据领导人对文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作进行具体处理，这一工作程序叫做（ B ） A，拟办 B，承办 C，催办 D，注办 13．全宗内档案的常用分类方法不包括（ D ）。 A．年度分类法 B．组织机构分类法 C．问题分类法D．人物分类法 10．档案整理工作的主要内容不包括（ C ）。 A．区分全宗 B．全宗内的分类 C．收集 D．案卷的排列和案卷目录的编制 11.由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文是（ B ）。 A.返行文 B.联合行文 C.单独行文 D.共同行文 12.以下不属于档案的作用的是（ D ） A.凭证作用 B.参考作用 C.历史借鉴作用 D.收藏增值作用
办公室档案管理工作总结 办公室档案管理工作总结范文 本人多年来，一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习，使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验，逐渐成长为业务骨干，受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下： 一、加强政治业务学习不断提高自己的素质 多年来，我始终认真学习党的精神，同党中央保持高度一致，认真学习业务知识，从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任，深学理论、精学业务、博学相关知识，坚持理论学习与指导实践相结合，把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力，努力使自己的本职工作做的更好。 二、突出档案规范管理，提高档案管理、服务能力《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范，贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策，是档案管理工作人员应有的责任。 多年来，我忠于职守，并根据《档案管理条例》，统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度；加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、
借阅制度，无泄密及损害单位利益事件发生；完善特种载体档案的管理，加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利，做到及时准确，对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设，全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。 多年来，为了更好的服务于公司事业，在工作中，我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统联系，合理、规范组卷使档案，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用，又使我公司的.档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率；重要基建项目、设备档案按归档范围完整率；查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作，为有效发挥档案的功能，促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。 三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章 印章管理工作同档案管理工作一样，是一个既枯燥无味，又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性，只有严谨、认真；没有业绩，只有平凡与责任。在多年来的工作中，我甘于寂寞和平凡，始终把强烈的责任心，认真、严谨的工作态度放在首位，在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠，从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度，严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出，必须经公司主要领导批
一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 2、.单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年 4、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 5、承办是公文处理过程中的（）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份 二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动 2、公文构成要素中的收文单位包括（）。 A、上级单位 B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位 3、公文结构的必备要素包括（）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者 4、归档的时间一般设定为（）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底 5、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者 6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期 三、判断题（共 8 小题，每题 5 分） 1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对错 2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对错 3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对错 4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对错 5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对错 6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对错 7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对错 8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对错
文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总
《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面：、、 、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包 括、、、 、、 六个环节。 4．信访文书的特点 是：、 、 。 二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 （1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。 （1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 （2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 （3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度 （2）文书部门立卷的制度 （3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。 （1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 （1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。 （1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。 （1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷 三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发
3．收文登记 4．组合案卷 四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则： 五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。 ２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。 ３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。 ４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 ５、文书管理，就是对文书工作的、和。 二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分） １、以下文种中不属于下行文的是。 Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定 ２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文 ３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。 Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律 ４、制定是建立岗位责任制的中心环节。 Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度 ５、拆封的任务不包括。 Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置
文书档案收集整理归档规 1 围 本规对公司文书档案的定义、归档围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。 本规适用于集团公司所有文书档案的管理。 2 文书档案的归档围 2.1 文件材料的归档围 反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。 2.2 文件材料的不归档围 其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。 2.3 各部门档案的归档围 2.3.1综合办 a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等； b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等； c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等； d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等； e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等； f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等； g)其他具有保存价值的文件材料。 2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等； 2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等； 2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 营销部 a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规 划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等； b)经销合同、客户、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等； c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 成本部 a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采 购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等； b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供 应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等； c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 工程技术部 2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；
文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件
取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查
《文书档案管理》试题 一、填空题（′ 1*15 ） 1、公务文书的形成过程包括：、、和。 2、收文过程中签收的任务包括：、和签字。 3、传阅的方法有：、和。 4、会计文书的特点一般表现为：（ 1）形成上的；（ 2）构成上的。 5、封口的方法有：、、和四种。 二、单选题（′ 1*15 ） 1、以下属于平行文的文种是（） A 、报告B、决定C、函 2、在制发公文的过程中形成的文稿不包括（） A 、讨论稿B、定稿C、各种文字文本 3、文书的（）是文书工作的中心环节。 A 、管理B、处理C、利用 4、文书工作是以（）为主的。 A 、非常规工作B、被动工作C、主动工作 5、下面各种信件中，属于文书工作人员拆封范围的有（） A、写有领导人“亲启”的信件； B、一般发至本单位的封闭文件、函件； C、标有机密、绝密的机要件。 6、以下人员中不适合作为拟办的承担者的是（） A、机关领导 B、业务部门负责人 C、直接承办人或专职人员 7、核稿的根本目的在于（） A、提高公文质量 B、提高公文运转速度 C、提高文书工作人员素质 8、发文字号中的年代号应用（）括上。 A 、小括号B、中括号C、大括号 9、文书的保存要体现（）的原则。 A、简单，便于利用 B、安全，物尽其用 C、安全，便于利用 1
10、下列不属于应销毁的文件范围的是（） A、平时清退出的重份文件 B、翻印复印的上级文件 C、本单位制发的文件 11、（）是文书工作的最后一个程序。 A 、文书立卷B、文书利用C、文书归档 12、发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是________。 A 、卡片登记B、活页登记C、帐簿登记 13、凡属在相当长的时期内机关工作需查考的文件，在立卷时应列入________保管范围。 A、永久 B 、长期 C 、短期 14、在作收文处理时，可不登记的文件主要有______________。 A、上级机关的来文 B、下级机关的来文 C、各种公开发表的文件 15、“三主优先”的原则是________的原则。 A、承办 B 、分发 C 、会签 三、名词解释（′5*4）： 1、直达行文 2、正本 3、注发 4、立卷类目 四、简答题（′10*3 ）： 1、主题词有何特点？在拟定主题词时，除了要体现其特点外，还要注意什么？ 2、文书利用的方法有哪些？ 3、文书立卷的意义何在？ 五、应用题（′20） 将下列文件合理地组为两卷，分别为其拟定案卷标题，并说明组卷特征。 1、××大学关于举办50 周年校庆文艺晚会的通知 2、××省教委关于进一步在高校中深入开展人事改革的通知 3、××大学关于深入开展人事改革的决定 4、××大学关于评选50 周年校庆文艺晚会优秀组织奖的通知 5、××大学50 周年校庆文艺晚会节目单 6、××大学关于实行中层干部竞聘上岗的决定 7、××大学校长张××在校庆文艺晚会上的讲话 2
第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
2016年档案管理考试答案 一、单选题（共20题，共40分） 第1题、与文书档案相比，哪一个特点不是科技档案所特有的（）（分值：2）A．专业性 B．原始性 C．成套性 D．现实性 第2题、科技文件的归档工作应由（）承担（分值：2） A．档案部门 B．相关科技业务部门 C．文书部门 D．综合部门 第3题、对于以件为单位装订的科技档案案卷，每件文件首页空白处应加盖（）（分值：2）A．文件办理章 B．归档章 C．档号章 D．件号章 第4题、图幅变更面积超过（）的，应重新绘制竣工图（分值：2） A． 20% B． 25% C． 30%
第5题、一般情况下,竣工图应由( )编制（分值：2） A．施工单位 B．监理单位 C．建设单位 D．设计单位 第6题、属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满（）年向有关的县级档案馆移交（分值：2）A． 5年 B． 10年 C． 15年 D． 20年 第7题、档案室的收集对象主要是( ) （分值：2） A．本单位产生的档案 B．上级单位的档案 C．名人档案 D．珍贵的历史档案 第8题、依据《浙江省重大活动档案管理办法》规定，重大活动组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起（）内向同级国家档案馆移交重大活动档案（分值：2） A． 3个月 B． 4个月
D．一年 第9题、保持档案的有机联系，首先应保持档案在( ) （分值：2） A．时间上的联系 B．内容上的联系 C．来源上的联系 D．形式上的联系 第10题、在既有文书档案又有科技档案的企业综合档案室，对全宗内档案实行综合统一分类时，可以主要按( )分类（分值：2） A．年度 B．企业职能 C．实物 D．地域 第11题、根据档案整理工作的原则和要求，整理档案的目的是 ( ) （分值：2） A．保持文件之间的有机联系 B．便于档案的保管和利用 C．保管和统计档案的重要依据 D．检索档案的工具 第12题、直接鉴定法意味着( ) （分值：2） A．应逐份审阅文件的标题并确定其价值
归档文件整理细则 一、目的 为统一档案归档整理标准，做到文件收集齐全，分类合理，规范编号，同时便于保管和利用，特制订本细则。 二、适用范围 适用于中南置地集团各中心（部门）、战区（项目）公司及各专业公司的档案管理工作。 三、术语定义 1、归档文件 立档单位在其职能活动中形成的应作为实体（电子）档案保存的各种文件材料。 2、件：归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件；营销项目续销类文件一户材料为一件。 3、全宗号 为方便档案管理工作，本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号，不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号，战区的档案以全宗号进行区分；公司对各级公司设立了统一的全宗代码（详见附件三），不得随意修改。 4、分类号 分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。 5、项目代码 项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目（含合作项目），为此项目编制的代码即为项目代码。 6、案卷号 同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中，一盒即为一个案卷（法律诉讼文件应按照相关性进行组卷）；案卷按照有序排列所形成的顺序号，即为案卷号。 7、件号 件号即案卷内文件顺序号，反映文件在该卷的位置，第一卷内的文件件号从1 开始编写，之后的文件件号按顺序编写。 8、档号 档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用于反映文件排列顺序。本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。
浅谈办公室文书档案的收集与归档工作 发表时间：2018-08-06T11:17:22.493Z 来源：《文化研究》2018年第6月作者：彭福锋[导读] 本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状；提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。 广东鼎华科技股份有限公司 528300 摘要：档案作为一种重要的信息资源，记载着文字、声音、图像等重要的信息，档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，办公室文书档案的收集和归档工作是行政管理工作重要的组成部分之一，本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状；提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。 关键词：办公室；文书档案；收集；归档一、引言 文书档案的收集和归档工作是办公室工作中非常基础和重要的工作内容，只有做好文书档案的收集和归档工作，才能为其他工作的顺利开展提供基础性保障。随着社会的不断发展，办公室中的文档数量和种类都越来越多。因此，文书档案的工作也更加复杂，做好档案收集和归档工作面临着一定的困难。文书档案是单位进行重要决策的科学参考依据，它包括了请示、会议记录、谈话、审批情况、决议等文档资料。文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作，我们应尽可能确保文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源。 二、办公室文书档案收集和归档工作管理现状 1、文书档案管理人员缺乏专业的管理意识 就目前情况来看，现阶段管理人员对于文书档案的收集与归档的重视程度不够，使得工作态度不积极，工作落实不到位。很多文书档案管理人员的管理意识淡薄，没有培养出专业的管理意识，事业单位的管理人员只重视一些红头文件，对于一些普通编号文件不够重视，容易忽略对于普通编号文件的收集与归档的工作，使得文书档案管理工作的效率与质量持续下滑，经常出现档案失真、档案缺损、归档档案时间不能连贯等情况。他们认为文书档案收集和归档工作是一件最普通的文件资料整理，这样不仅导致工作人员在进行文书档案收集和归档时粗心大意，注意力不集中，减低工作效率和准确性，而且还会影响文书档案收集和归档本应具有的效果和辅助功能。 2、收集与归档文书档案的力度不强。 首先收集归档的方式不合理。目前大部分的文书档案管理采用的是传统的档案信息管理模式，这种模式通常依赖于纸质的存储方式，不仅繁琐，而且需要很多的空间来对这些档案进行存放。计算机技术可以使所有的纸质档案转化为电子版本，然后再将这些电子档案录入到相应的计算机系统中进行存储。在进行电子版本的转化时，不仅可以通过人工录入的方式，同时还可以使用扫描仪、照相机、传真机等各种各样的先进设备，这样可以使档案信息整理变得更加快捷简便。同时计算机技术的使用可以使在今后档案查阅的时候，方便查找、方便检索、方便整理。 其次收集与归档文书的流程不够规范。很多文书资料虽然分类但归档不及时，没有及时地摆放在柜文件中，导致查阅不方便。最后，文书档案欠缺完整性与连续性。由于文书档案收集与归档工作不够规范，造成文书档案资料出现断页、断章、缺乏有效的单位落款的时间与盖章等，都是比较常见的现象。 3.文书档案的真实性、准确性有待提高，有些文件资料都是为了应付上级检查而制作的，这样的文件资料往往缺乏真实性和准确性，在后期工作中没有什么利用价值，对于这样的文件资料进行归档不仅浪费人力、物力、时间，同时还会影响今后工作中文件参考的正确性。 3、收集与归档文书档案工作不全面。 文书档案材料收集不够全面是办公室文书档案管理工作中的一个常见问题，很多企业的工作人员由于在思想上对文书档案的收集工作不够上心，因此在实际的工作中，常常会出现文书档案文件遗漏在别的部门或者无法收回的情况。文书档案包含的内容非常多，很多材料的来源渠道都非常多，并且体现着很重要的价值，如果文件收集不够全面，或者将文件遗漏在别的部门，就会造成信息的泄露，严重影响文书档案材料的归档工作。在很多企业中，档案管理部门的地位都普遍比较低，因此部门的工作人员很多都不是专业的档案管理方面的人才，甚至还有一些为兼职人员，这也严重影响了收集和归档的效率、质量。 二、提高办公室文书档案收集与归档工作水平的策略 1、建立完善的档案管理制度 为了有效地加强办公室文化档案的收集工作和归档工作，建立完善的档案管理制度是非常必要的。从现在的情况来看，之所以在文书档案收集和归档过程中出现各种问题，最直接的原因就是在实际的工作过程中过于随意，工作内容和方式没有制度可循。因此，不同的工作人员会采用不同的方式工作，对不同的档案材料的重视程度也不一样 [2]。针对这种情况，就必须要建立完善的档案管理制度，确定文书档案的收集范围和时间等，同时还应该将档案文件在收集过程中应该注意的事项也详细的列出来，这样才能够让档案收集和归档的工作实施得更加有序。在制定档案管理制度时，企业可以参考知名企业的成功经验，但是也应该在此基础上结合企业自身的发展情况来进行修订，不能完全照搬，否则将不能发挥作用。 2、加强对档案管理人员的培训 档案管理工作人员的管理水平和文书档案的收集、归档效率以及归档质量之间具有紧密的联系。因此，要想加强文书档案的收集和归档效率，就应该加强对档案管理人员的培训。一个优秀的档案管理人员应该具备厚实的管理能力和档案知识。因此，企业应该鼓励和监督档案管理人员不断提升自身的业务水平，学习档案管理的最新知识，掌握资料管理的最新技术 [4]。另外，企业还可以组织工作人员到省内的档案局参加培训，让每一个档案管理人员都能够掌握专业的档案管理知识，对档案收集和归档有更深了解，熟悉掌握文书档案收集和归档的范围以及流程，并严格按照规定的流程进行工作，从而在工作中取得更高的效率。对于文书档案的整理、分类、编号和保管等都应该采用最合理的方案，才能提高档案管理的整体水平。在收集和归档的过程中，如果发现工作存在不足或者问题，也应该及时指出，并及时修改。 3、创新文书档案收集与归档的方式。