学生收费管理信息系统的设计
内容摘要
学生缴费管理系统是学校管理体系中的一个非常重要的部分，这个环节对于学校的管理、运转至关重要。对于日益复杂化的高校收费工作，迫切需要一个能够提供学校财务管理人员快捷、、简洁、有效的进行缴费管理工作的系统。于是本系统基于此种目的，应运而生。实现了在仅仅只需要两个录入人员，通过此系统，可以很轻松地应对一般高校的缴费管理工作。高效、准确的实现了缴费自动化。在此论文中主要介绍了系统开发的主要过程和方法，并且给出了基本的关系模型，完成了模型的静态分析与动态分析。
收费管理信息系统是个典型的信息管理系统（MIS）。其设计开发主要包括了后台数据库设计建立和维护以及前台应用程序的设计开发两方面。整个开发的过程中，采用Visual Basic 6.0和Access2000工具，详细分析了学校缴费流程的各个环节，针对出现的一些问题，设计出来了这样的一个方便、简洁、有效的学生缴费管理系统。尤其是注册缴费窗口，能方便而简洁操纵数据库的智能化对象。
使用本系统，能清楚方便得进行学生的信息录入、缴费情况处理、查询、统计以及生成报表。其中的统计报表功能在查询的基础上，完成了对缴费信息总体上的概括总结，方便用户浏览查阅。关键字：学生缴费系统统计报表
The system of managing student analysis and design
Abstract
This paper is to address the growing complexity of the design and development work in colleges and universities and the colleges and universities pay system that introduces a system development process and the main methods, and given the fundamental relationship model, and completed the static analysis and dynamic model analysis.
Fee Management System is a typical management information system (MIS). Its design and development include the creation and maintenance of a background database design and application design and development prospects for both. The entire development process, we are using the tools Microsoft Corporation Visual Basic 6.0.
Use its strong development and C/S single aircraft model database applications function. In particular to facilitate the window and concise data manipulation database intelligent objects. Use of the system, we can facilitate a clear message to school students, payment of premiums processing, information, statistics and generated statements. The statistical statements in enquiries functional basis for the completion of the overall payment information summarized to facilitate user access to everybody.
Keywords：Student Fee Collection System Statistics statem
目录
内容摘要............................................................................................... I Abstract ..................................................................................................... II 一、绪论 (1)
（一）研究的目的和意义 (1)
（二）研究内容和全文安排 (1)
（三）技术支持分析 (2)
二、系统分析 (3)
（一）可行性分析 (3)
1.管理可行性 (3)
2.技术可行性 (3)
3.经济可行性 (3)
（二）组织结构分析 (4)
（三）业务流程分析 (4)
（四）数据流程分析 (5)
（五）数据字典 (8)
三、系统设计 (13)
（一）系统设计思路及分析 (13)
（二）系统功能模块的划分 (13)
（三）数据库结构的设计 (14)
（四）数据库逻辑结构设计 (17)
（五）数据库的设计 (19)
（六）代码设计 (20)
（七）输入输出设计 (21)
1.输出设计 (21)
2.输入设计 (22)
四、系统实施 (24)
（一）开发与使用环境 (24)
（二）系统登陆界面 (24)
（三）主界面介绍 (25)
（四）综合统计功能 (26)
（五）报表功能介绍 (28)
1.综合报表功能 (28)
2.单条件报表功能 (29)
（六）系统测试 (29)
1.系统测试目的 (29)
2.测试环境 (30)
3.测试内容 (30)
五、全文总结和研究展望 (32)
参考文献 (33)
附录 (34)
一、绪论
（一）研究的目的和意义
学生收费系统是一项复杂的工作，许多学校往往采用人工方式进行，其工作难度大，需要的操作人员多，费工费时，尤其是它的录入与查询工作非常艰苦，为此，很有必要开发一个自动化，智能化的计算机缴费管理系统。为解决学生缴费过程中繁琐的记录，记账和费用清单处理等功能归纳起来，好处大约有以下几点：
（1）可以存储历届的学生缴费信息，安全，高效。
（2）只需一到二名学生信息录入员即可操作系统，节省大量人力
（3）可以迅速查到所需信息。
学生收费的设计分析根据实际情况，我们使用原型法（Rapid Protoryping）即以少量代价快速地构造一个可执行的软件系统模型。使用户和开发人员可以较快的确定需求，然后采用循环进化的开发方式，对系统模型作连续的精化，将系统需具备的性质逐渐的增加上去，知道所有的性质全部满足，此时模块也发展成为最终产品了。
21世纪，网络技术已经越来越广泛的应用于科学管理领域，越来越多的领域已经实现了管理信息化，管理者也更较重视服务绩效。而国内的管理系统,由于计算机网络技术发展起步晚，速度相对缓慢,加之传统的人事管理观念，数据管理的质量与服务绩效等问题尚未引起人们的重，导致国内相当多的单位并未采用科学的管理方法，出现管理不规范、管理混乱、效率低下等问题。所以我国应加快技术发展步伐，以更好更快的实现管理信息化。
（二）研究内容和全文安排
本文主要研究的是怎样把学校缴费这项复杂繁冗的工作，利用计算机技术，使其变的安全、高效。
整篇论文共分为四个部分：内容摘要、英文摘要、正文以及参考文献。其中正文部分划分为五个章节，分别设计如下：
第一章：绪论。主要是对本文研究的目的和意义以及研究内容和全文的安排进行一个简单的介绍。
第二章：系统分析。划分为可行性分析、组织结构分析、业务流程分析、数据流程分析以及数据字典。
第三章：系统设计。主要分析介绍了系统的设计思路，对系统功能模块的划分，数据库结构的设计，数据库逻辑结构的设计以及数据库的创建。
第四章：系统实施。主要介绍系统的开发和使用环境、系统的登陆界面、主界面以及综合统计功能模块。
第五章：全文总结和研究展望。
（三）技术支持分析
学生收费管理信息系统是个典型的信息管理系统（MIS）。其设计开发主要包括了后台数据库设计建立和维护以及前台应用程序的设计开发两方面。整个开发的过程中，采用Java和Access2000工具，详细分析了学校缴费流程的各个环节，针对出现的一些问题，设计出来了这样的一个方便、简洁、有效的学生缴费管理系统。
Visual Basic是一种可视化的、面对对象和用事件驱动方式的结构化高级程序设计，可用于开发Windows环境下的种类应用程序。它简单易学、效率高，且功能强大，可以与Windows的专业开发工具SDK相媲美，而且程序开发人员不必具有C/C++编程基础。在Visual Basic环境下，利用事件驱动的编程机制、新颖易用的可视化设计工具，使用Windows内部的应用程序接口(API)函数，以及动态链接库(DLL)、动态数据交换(DDE)、对象的链接与嵌入(OLE)、开放式数据访问(ODBC)等技术，可以高效、快速地开发出Windows环境下功能强大、图形界面丰富的应用软件系统。
该系统的数据库是用VB默认支持的Microsoft公司产品ACCESS 2000来建立的。Access 数据库管理系统是Microsoft Office 套件的重要组成部分，适用于小型商务活动，用以存贮和管理商务活动所需要的数据。Access不仅是一个数据库，而且它具有强大的数据管理功能，它可以方便地利用各种数据源，生成窗体（表单），查询，报表和应用程序等。
Microsoft Access是一种关系式数据库，关系式数据库由一系列表组成，表又由一系列行和列组成，每一行是一个记录，每一列是一个字段，每个字段有一个字段名，字段名在一个表中不能重复。表与表之间可以建立关系（或称关联，连接），以便查询相关联的信息。Access数据库以文件形式保存，文件的扩展名是MDB。
二、系统分析
（一）可行性分析
由于本系统管理的对象单一,都是在校学生，且每个数据内容具有较强的关联性，涉及的计算过程不是很复杂。因此，比较适合于采用数据库管理。且学校用于学生管理的计算机，在存储量、速度方面都能满足数据库运行的要求。在技术难度方面，由于有指导老师的指导和相关参考文献，特别是网上资料，特别是参考其它程序的功能，因此完全可以实现。
1.管理可行性
由于本系统主要应用于学院内部，不具备网络查找功能，因此在实现时可以做成单机版，对管理员赋予数据录入、查询、修改以及对数据库的清零等功能。本系统操作简单，易于理解，只需通过简单培训，上手较快，学校学籍管理处的教职员以及相关教师均能进行操作，营运环境要求低。
2.技术可行性
由于VB语言简单、易学的优点，又增强了可视化、数据库及Internet编程功能，很容易就可以进行系统开发。因此系统开发工具可以采用Java进行开发。而对数据库的建立，由于建立的数据库主要是对光纤的信息进行管理，所以可以采用微软公司开发的Microsoft Access。该软件简单易懂，应用广泛，比较适合新手上路使用，而且建立的数据库较为安全。本系统的设计与开发在技术上的条件都是满足的，因此，它在是技术上是可行的。
3.经济可行性
现在，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。而本系统的开发，可取代原系统的单据手工传递工作，减少人工开支，节省资金，并且可大大提高信息量的取得，缩短信息处理周期，提高学生信息的利用率，为学校的工作效率带来了一个质的飞跃。主要表现为：实现各级学籍变更智能化，减少管理人员工作量；查询统计方便，能随时查询学校学生等相关数据；实现各类学生学籍和成绩管理的一体化、科学化；保证各级管理部门数据一致，使管理工作规范化；自动生成报表，使上报数据准确、及时、方便；大大的提高学校的工作效率；使敏感文档更加安全，等等。所以，本系统在经济上是可行的。
通过可行性分析研究，认为新系统的开发方案切实可行，可进行开发。
（二）组织结构分析
组织结构是一个组织的组成以及这些组成部分之间的关系，通常可用组织结构图来表示。我们按照管理的特点将整个学校的财务室划分为以下几个部分。组织机构图如下所示：
财务室
财务主管
会计信息录入员信息录入员
图2-1 组织机构图
整个学校的缴费工作都是由学校的财务室来完成的。学校的财务室是一个单独的机构，不属于任何一个垂直管理体系。
财务室的组织构成如下：学校的财务室由一名财务主管进行统筹管理，下设会计，出纳，以及使用本系统所必须的信息录入人员。
由上图可以清晰明了的看出，学校的缴费工作主要是由财务室来完成。财务处的组织构成如下：财务室配备一名财务主管，进行学生缴费的统筹管理工作。其下设两个单位，一个是会计部门，进行财务核算，另外一个就是使用本系统时，需要的缴费信息录入人员。
通过以上的组织机构图，可以确切的反应出该部门实际负责的工作，可以切实的了解该部门的职责。从图中我们既可以了解纵向的层次领导关系，又可以很清楚的了解到组织机构内的各种联系。组织机构图使我们了解学校财务部门缴费活动的切入点。
在组织机构图中，重点画出了与缴费管理系统有关的部分，而一般学校的行政部门等就没有体现在其中。
（三）业务流程分析
流程信息传递外部实体文档
登入
学生信息登记
缴费信息登记
班级录入
专业录入
院系录入
年级录入
经手
人录
入
住
房类型录入缴费项目录入
缴费信息管理
统计报表
会计
财务室
会计
财务室
录入
录入
图2-2业务流程图
本系统的业务流程图详细的表示了用计算机来实现学生缴费的处理流程。由图可知，该系统的主要模块就是数据录入以及缴费信息管理模块。相对固定的数据长期存贮在数据库中，每学年要进行一次更改，比如新生报到注册等。
对变动很大的数据，由人工进行键盘重新输入，每月进行一次统计，最后由计算和打印程序进行报表的生成和输出。
具体处理过程如下：财务室的财务主管登入本系统，设置权限，生成普通管理用户，安排会计或者信息录入人员使用并用于缴费业务工作。录入各类缴费信息，进行缴费信息的管理，完成缴费，生成报表，完成整项缴费工作。
（四）数据流程分析
数据流程图符号：
外部实体处理过程数据存储数据流
图2-3数据流程图符号
顶层数据流程图确定系统的几个主要的综合性的逻辑功能。其中每个逻辑功能由一个数
据加工描述。顶层图如下图所示：
教务处
学生缴费管理系统学生信息
学生信息表
财务处
缴费信息表
图2-4学生缴费管理系统顶层图
顶层数据图说明了系统总的处理功能、输入和输出。教务处发来学生注册信息，财务处进行信息管理并使用此系统自动录入，进行信息处理。
账号
验证失败
查询统计
查找
修改
存储修改
用户或管理
员
数据录入
数据查询
数据报表
数据统计
验证
数据表
用户信息表
图2-4 学生缴费管理系统第一层流程图
学生缴费管理系统学生信息表
缴费信息表
数据统计
生成报表
图2-5 学生缴费管理系统底层流程图
管理员登录系统后，进入用户信息管理界面，进行系统维护，用户只能修改自己的密码，而管理员可以增加、删除和修改用户。
开始
N
添加用户
Y
输入用户
名、密码和
确认密码
添加
结束
图2-6添加模块流程图
管理员登录系统后，进入学生缴费信息管理界面，单击录入，导入学生学籍信息，保存。即完成学生注册信息的添加。
系统维护
一般用户管理员
修改自己的密码增加删除用户
退出
图2-7 维护模块流程图
第一层数据流程图能全面的描述学生缴费管理系统的逻辑模型，具有抽象性和概括性。抽象性表现在它完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储。对于本系统来说，由上图可以很清楚地看清数据的流动方向，处理过程也是一目了然。如验证、数据的录入、数据的查询、数据报表、数据统计都是该系统的处理过程。
其中的椭圆表示的是外部实体，本系统的外部实体主要就是用户或管理员。
数据存储指通过数据文件、文件夹或账本等存贮数据，用一个右边开口的长方形表示。图形右部填写的是存储的数据和数据集的名字，左边填入该数据存储的标志。
底层数据流程图则很详细的描述了学生缴费管理系统中的数据报表产生环节数据的确切流动、加工处理和存储等信息。
数据流程图是分层次的，本图绘制时采用的是自顶向下逐层分解的办法。
而对数据流程图中的各个元素做出详细的说明，在下面的数据字典中再进行详细的介绍。（五）数据字典
为了对数据流图中个元素进行详细的说明，采用了数据字典的说明方法，对图书管理信息系统数据流图的部分数据字典举例说明如下：
1.数据元素
1-001
数据元素条目
名称：学号
说明：唯一标识每一个学生
数据类型：离散
类型:文本
长度：12
取值范围：011000000000——011099999999
取值含义：前四位是年级，五六位是院系，七八位是专业，九十位是班级号，后两位是学生在班级的编号。
有关数据结构：学校、院系、专业、班级
1-002
数据元素条目
名称：班级编号
说明：本校班级号
数据类型：离散
类型:文本
长度：20
有关数据结构：学校、院系、专业
1-003
数据元素条目
名称：专业编号
说明：学生专业号
数据类型：离散
类型:文本
长度：20
有关数据结构：院系、年级、专业基本信息、专业设置
数据元素条目
名称：院系编号
说明：学生院系号
数据类型：离散
类型:文本
长度：20
有关数据结构：院系、年级、专业、班级、院系基本信息、院系设置
1-005
数据元素条目
名称：年级编号
说明：学生年级
数据类型：离散
类型:文本
长度：20
有关数据结构：院系、年级、专业基本信息、专业设置
2.数据结构
2-001
数据结构条目
名称：超级用户
说明：登录时的权限设置
结构：useID+Password+Usename
有关数据结构：数据存储、超级用户
2-002
数据结构条目
名称：学生
说明：新生入学时填写基本信息
结构：学号+班级+姓名+性别+出生年月+民族+地址
有关数据结构：数据存贮、超级用户
有关数据流：数据存储、学生缴费信息表
数据结构条目
名称：缴费信息表
说明：新生入学时缴费的基本信息
结构：缴费项目+缴费金额+欠费情况+学号
有关数据流：数据存储、学生信息表
3.数据流
3-001
数据流名称：录入信息
简述：缴费信息
数据流来源：财务合计
数据流去向：加工学生缴费信息管理（该加工将录入的数据存入数据库缴费信息表）数据流组成：班级录入+专业录入+院系录入+住房类型录入+所在年级录入+缴费项目录入数据流量：1000人次/天
高峰流量：5000人次/天
3-002
数据流名称：录入信息
简述：注册信息
数据流来源：教务科
数据流去向：加工学生信息管理（该加工将录入的数据存入数据库学生信息表）
数据流组成：班级录入+专业录入+院系录入+所在年级录入
数据流量：1000人次/天
高峰流量：5000人次/天
4.处理过程
4-001
加工名：注册缴费信息管理
处理逻辑：接收缴费信息的录入，并检查有无错误，如无错误，将数据存入读者信息表激发条件：接受到学生信息时
输入：录入信息
输出：缴费信息
加工名：注册信息管理
处理逻辑：接收学生信息的录入，并检查有无错误，如无错误，将数据存入学生信息表激发条件：接受到学生信息时
输入：录入信息
输出：学生信息
5.数据存储条目
5-001
数据存储条目
名称：缴费信息一览表
说明：按缴费信息汇集学生具体缴费情况
结构：班级+学生成绩+学号+姓名+缴费项目+缴费情况
有关数据流：P2.1 D1,D1 P2.1.2, D1 P2.1.2, D1 P2.1.3
5-002
数据存储条目
名称：学生信息一览表
说明：按学生注册信息导入学生具体情况
结构：班级++学号+姓名+专业+院系
有关数据流：P2.2 D2,D2 P2.2.1, D2 P2.2.2, D2 P2.2.3
6.外部实体条目
6-001
数据项名称：学生
简述：学校的基本组成结构
组成：注册信息、缴费信息
类型：字符串
个数：约8000人
数据项名称：财务室
简述：财务室进行缴费业务
组成：注册信息、缴费信息
类型：字符串
个数：1个
6-003
数据项名称：会计
简述：财务室录入学生缴费信息人员组成：缴费信息
类型：字符串
个数：2人
三、系统设计
（一）系统设计思路及分析
高校收费的主要问题在于收费人员众多、数量庞大、时间短暂等，这也是本系统所主要针对的。为了提高效率，减少错误，保证安全，该系统设计时主要体现了以下的特点：
1.面向对象的体系设计
2.使用VB6.0作为开发工具
3.功能全面、强大，覆盖了缴费全过程
4.界面友好，设置错误避免设计
5.高度智能，简单易用，操作方便
6.系统安全，具备数据备份功能
7.各种自动填充功能，有效提高效率
8.代码标准，易于软件维护和功能扩充
9.提供多种小工具，方便拥护使用
（二）系统功能模块的划分
系统启动界面
系统主控界面
数
据录入功能模块
其
他
功
能
模
块数
据
统
计
功
能
模
块
综
合
查
询
功
能
模
块
数
据
报
表
功
能
模
块
图3-2功能模块图
A 系统管理模块：用户管理和系统维护
主要就是用户身份的管理以及系统数据的维护。前者有普通用户和超级用户之分，起区别在于功能使用上的权限不同，系统只有部分功能对普通用户开放，超级用户则拥有系统全部功能的权限。后者包括了数据的备份和数据的恢复，是为了保障系统的使用安全。
B 缴费录入模块：学生缴费数据录入
实现全屏幕处理或者单条记录的处理，管理员可以在表格中任意修改、增加、删除记录。由
于缴费涉及到找零，需有自动计算功能；实现缴费日期的选择输入。
C 统计报表产生功能模块：数据统计以及报表产生
统计主要是根据用户不同的需求对数据进行统计，分别有以全校、系别、班级为单位进行统计，统计的结果以图的方式显示出来。报表的产生主要就是将统计的数据生成报表，打印出来，方便用户浏览传阅。
D 综合查询功能模块：系统数据查询
查询功能是本系统最为强大的功能，是为方便用户清楚详细了解学生缴费情况的模块。主要体现在查询功能分条件进行，用户可以以自己的任何想法来对数据进行查询，只要满足系统自身的包含条件。
E 其他功能的模块：系统自带工具和帮助
主要有日历、计算器、帮助等，提供用户使用，属于附属功能模块，有效提高用户使用效率。（三）数据库结构的设计
分析之后可以设计出能够满足用户需求的各种实体以及他们之间的关系，为下一节的逻辑结构设计打下基础。这些实体包括各种信息，通过相互之间的作用形成数据的流动。本系统数据库的各实体E-R图如下所示：
年级编号年级实体名称
图3-3 年级实体E-R图
学生实体班级
学号
院系年级
姓名
专业
图3-4 学生实体E-R图
班级实体
年级班级编号
专业
图3-5 班级实体E-R图
项目名称缴费项目项目编号图3-6 缴费项目实体E-R图
名称院系实体院系编号
图3-7 院系实体E-R图
专业名称专业实体专业编号
图3-8 专业实体E-R图
账号
用户实体
用户类型
密码
图3-9 用户实体E-R图
类型编号住房实体类型名称
图3-10 住房实体E-R图
缴费数目学生姓名
学生编号
缴费项目
经手人清单
找零
现缴数目
缴费日期
住房类型
年级
班级
专业
院系
缴费信息实体
图3-11 缴费信息实体E-R图
住房实体院系实体学生实体
缴费项目实体
专业实体
班级实体年级实体缴费信息实体
缴费
学生登记
1
n
1
1
1
n
图3-12 各个实体间关系E-R 图
通过对该系统的反复设计与实施，从系统中可以抽象出如下实体并命名如下： 班级实体、年级实体、住房实体、院系实体、专业实体、学生实体、缴费项目实体以及缴费信息实体等。
实体之间的关系如下：学生实体与班级实体、年级实体、住房实体、院系实体、专业实体是一对多的关系。学生实体与缴费项目实体是一对多的关系。学生实体与缴费信息实体是一对一的关系。
具体表现在：在一个学校当中，学生是最基本的组成部分，每个学生都对应一个班级、年级、专业、院系、住房，所以抽象出实体便是一对多的关系，如图所示。而一个学生每学年只用缴纳一次费用，对应着一次缴费信息，故学生实体与缴费信息实体是一对一的关系。而对于每个学年，需要缴纳的项目都是固定的，每个学生都只用缴纳相同的项目，故学生实体与缴费项目实体也是一对一的关系。同样，缴费信息实体与缴费项目实体也是一对一的关系。具体对应关系已经在图上表示出来。