行政执法档案管理工作中存在的问题及对策
作者：苏同磊
来源：《办公室业务》 2018年第2期
文/滨州市沾化区交通运输局苏同磊
【摘要】行政执法档案是国家档案的重要组成部分，客观记录了行政执法活动的全过程，
对于规范执法行为、提升执法水平发挥着重要作用。本文通过分析当前行政执法档案管理实践
中突显出的问题，着力破解行政执法档案管理难题。
【关键词】执法档案；档案管理标准化；对策措施
行政执法档案作为行政执法机关行使公共管理职能的历史记录，是载明行政执法机关执法
检查活动的证据，具有体现法定主体、程序，确定法定事实、明确执法监管责任的特性，其不
仅承担了文书档案的查找利用功能，同时也是行政复议、行政诉讼、国家赔偿的重要依据。
一、存在的问题
（一）重视程度不足。目前，直接从事行政执法档案管理的人员在工作中突出表现为认识
水平不高、重视程度不够、人员素质参差不齐等问题。部分执法部门片面认为执法档案管理工
作仅仅是保管，只要存放到位就可以了，所以一般从事档案管理的人员多是兼职，甚至是勤杂
人员，且岗位变动频繁，造成了管理人员专业知识水平不高，管理能力不足。
（二）制作水平不高。1.案卷收集不齐全。收集是整个档案管理、利用的基础。行政执法
档案管理本身有着严格、系统的工作流程和标准，需要具备专业档案管理知识的专门管理人员
按照标准进行管理，但是在实践中，有些部门或个人平时不注意档案材料的收集和保管，存在
麻痹大意、消极懈怠心理，造成了档案的缺失，为以后的查找利用造成了隐患，甚至直接导致
了行政复议、诉讼的败诉。2.整理方法不统一。主要体现在两个方面：一是执法案卷卷内文书
排列不规范，有的将卷内文书单独排列，有的按照文书档案规则进行排列，还有的无规则随意
排列，甚至同时存在立案审批、现场笔录、证据保存、违法告知、处罚决定、结案报告等材料
不分先后，随意穿插排列的情况。二是档案在装订的时候未严格按照有关规定，有的采用盒装，有的采用组卷的方式。造成这种现象的根本原因在于有些行政执法部门没有形成统一的执法案
卷归档标准和规定统一的保管方式。3.忽视档案安全管理。部分执法部门将档案保存在机关档
案室，而一些设置了多支执法队伍的执法机关甚至直接将档案随意放置在执法机构内部，这样
就直接导致了档案管理分散，处于多头管理的状态。造成了档案管理部门不能及时对相关执法
档案进行有效监督，一些行政执法案件由于结案时间拖后，造成后续材料缺失、不完整，行政
执法档案依据性缺失。同时在档案管理的过程中也极易出现肆意修改、整理不规范、利用环节
随意等问题。
（三）档案管理人员业务素质不高。行政执法档案管理人员在专业素质、理论知识水平、
文化修养等方面参差不齐，与档案管理标准化、规范化的要求仍有较大差距。档案专业毕业，
专职从事行政执法档案管理的人员较少，知识结构和专业水平较低，高层次档案管理专业人才
匮乏，已经严重制约了档案管理水平的提高。
二、做好行政执法档案管理工作的对策措施