《公文写作与处理基础知识》
一、公文的概念
1、公文：公文是公司和二级单位在履行管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻、落实党和国家的路线、方针、政策及公司规定，请示和报告问题，批复和部署工作，商洽和交流情况的重要工具。
2、公文处理：公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理必须严格执行《保密工作管理规定》，做到准确、及时、安全。
在公文处理中：公司总经理（党委）办公室是公文处理的管理部门，主管公司机关公文处理工作。二级单位综合办公室负责本单位公文处理工作。
二、公文的作用
1、领导和指导作用。上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。
2、行为规范作用。通过公文发布的一些法律和法规等，对所辖成员起着规范和准绳作用。
3、宣传教育作用。公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要讲清道理，说明为什么要这样做。
这就增强了它的宣传和教育作用。
4、联系知照作用。机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的，还有许多对工作的开展、具有重要意义的信息资料也是这样获得的。因此，公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。
5、依据凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。公文不仅仅传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。
三、公文特点
1、作者的法定性。公文作者是法定的，是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。
2、读者的特定性。公文读者具有特定性。有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者是社会全体成员。
3、作用的权威性。公文具有代行法定职权的功能，对受文机关在法定的时间和空间范围内，具有强制性。
4、效用的现实性。公文主要在现行工作中使用，效用具有一定的时间性。
5、体式的规范性。公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》规定的体式，即规范体式。
6、制作的程序性。公文从准备撰写到制作成文，都有严格的程序。
四、常用公文种类
（一）公文的分类
公文种类很多，从不同角度，有不同的分类方法。
1、从文体来源和使用范围分：对外文件、收来文件、内部文件三种。
2、从行文关系上分：上行文（报告、请示）、平行文（函）、下行文（通知、决定、意见、通报、批复、会议纪要）三种。
3、从文件的机密性分：机密文件、内部文件、公布文件三种。
4、从文件性质、作用分：法规文件、行政文件、党内文件三种。
5、从文件的使用范围分：通用文件、专用文件等。
（二）常用公文种类
1、通知：用于转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文；传达要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用人员。
2、通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
3、报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议或者意见，答复上级询问的事项。
4、请示：用于向上级请求指示、批准的事项。
5、批复：用于答复下级单位的请示事项。
6、决定：用于对重要问题或重大行动做出安排及决策。
7、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
8、会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项。
9、函：用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
五、公文起草基本方法
公文写作的要求很高，起草者必须具有工作实践基础，懂得工作中许多微妙的环节，并且要有较好的文字语言功夫。公文语言总的要求是严谨、平实、精练；核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要；二要符合明晰、确切、简练的标准；三要根据具体环境，选择不同词语。同时，注意所涉及对象和阅读对象，多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，更不得使用方言俗语。
需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、由于、根据、按（遵、依）照等。二是结尾用语。如：特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办（过）用语。如：经、已经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本（公司）；
第二人称：你、贵（单位）；第三人称：该（项目），等等。
（一）标题
1、规范式：发文机关＋事由＋文种（重要公文）
2、灵活式：一是发文机关＋文种；二是事由＋文种；三是“转发+始发机关及原通知标题”
3、只有文种：一般是不大重要的公务，且带周知性。
（二）正文
1．主送机关（面向全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）2．正文
（1）原由
一是依据，主要包括：
# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹
#文件：常用“根据…”；往往是一句话
# 意义：议论：常用“是…”
# 作用：常用“将使…”
二是目的：常用“为…”
原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。
（2）事项
一是并列式。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨
服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。
并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。
要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。
二是递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。
在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。
（3）结尾（可以不要）
常见有：
一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。
二是希望、号召类。
六、例文
（一）请示（向直接上级请求指示、批准）。必须事前行文，一事一文（一事一议）。上级应在一定的时限内批复。
1、标题。一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。我们多省去发文机关。
2、主送机关。接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。
注意：只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。
3、请示缘由。一是要写清情况依据（往往用“目前”开头），二是要写清目的说明（用“为...”开头）。
4、请示事项。分层分项写清具体要求，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。
5、结尾。用一句祈使性的话：“妥否，请批示”。
6、附件。随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。
7、印章、发文时间。
8、版记。
起草“请示”，应特殊注意以下几点：
第一，请示的问题必须是工作中亟待解决的问题，理由要充分，还应提出切实可行的解决办法。
第二，请示必须写在事情发生之前或采取措施之前，不能先斩后奏。
第三，请示必须是职权内无法解决的问题。
第四，专题专文，行文简短，语气谦和肯定，基本上用陈述式。
（二）报告（向上级机关报告工作、反映情况、提出建
议和答复询问）。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。一般总结同时用于会议，成为报告。
1、标题。一般是：“事由＋报告”。
2、主送机关。与请示相同。
3、正文。种类繁多，正文内容有差异。大致分为二种：
（1）综合性报告正文，或称总结性报告。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。如：员工代表大会、个人述职报告。
一是情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。百字上下。
二是成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。
三是经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。
四是今后计划。多为工作计划。常常占三分之一篇幅。
（2）专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。
一是概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。
二是说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。
三是提出意见。写出基本看法、解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。
4、结尾。一般用“特此报告”，“以上报告如有不妥，请批评指正”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请示相同。
5、最后写发文机关（或个人），盖章，写发文时间。
（三）通知（批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和人事任免）。
根据作用可分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。
1、标题。比较灵活，甚至只有“通知”这一部分。但批转性通知的标题按照“准确、简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。
2、主送机关。直接下级。
3、正文。
对于发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”。如：“现将《＊＊＊办法》印发给你们，要求认真贯彻执行。”
对于事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）
对于会议通知：要写明名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料、着装、会议注意事项等。
对于任免通知：一般格式是固定的。
4、附件。根据情况而定。
5、发文机关及发文时间。标题中有发文机关并且标题下有发文时间的可以不署。如果没有时间，时间必须用汉字小写数字。
（四）决定（对重要事项或重大行动做出安排及决策）。具有规范性和约束力。
1、分类。
从内容上看，决定大致有四类：
一是指示性、指导性决定；
二是规定性、规范性决定；
三是原则性、法规性决定；
四是知照性决定。
从形式上看，决定大约有四种：即条文式、列小标题式、部分式、篇段合一式。
2、格式。决定的基本格式包括开头、正文两部分。
决定开头部分写明做出决定单位的名称和决定的内容（即：标题。有些决定写明会议名称及通过时间）。
决定的正文部分通常先论述做出决定的原因及决定的
目的、意义，以明确认识、统一思想；接着一一叙述决定的具体内容；最后说明决定的要求以及希望、号召。
决定一般都是一级组织做出的，具有权威性和指导性，因此行文要有决断性，要求结构严谨，语言明确、恰当，要求具体，以便于理解和执行。
（五）通报（批评错误，表扬先进，传达重要精神或情况）。一般是上级向下级发布。
1、分类。
根据内容简繁分：综合通报、专题通报。
根据递送层次分：直接通报、转发通报。
根据性质分：表彰性通报、批评性通报、情况通报
2、格式。
通报结构分为：标题、正文、署名和日期三部分。
（1）标题：大致有4种。一是由发文单位名称、事由、文种组成。二是由事由、文种组成。三是发文单位名称、文种组成。四是只由“通报”文种组成。
（2）正文：是通报主体部分。种类不同，写法也不同。
表彰性通报：一是要写清时间、地点、人物、事件及其
主要经过、情节和结果。要注意详略
得当，重点突出。
二要点名题旨。也就是交代清楚通报的目
的，对先进性事迹进行评议，明确指
示其重要意义。语言要简练，具有画
龙点睛作用。
三是决定。发文单位根据先进事迹做出表
彰的决定，发出学习号召。这是核心，
语言要简练，特别是最后表示号召和
希望的词语，更要着重开掘事迹的典
型意义，力求扼要、简明。
批评性通报：具有法规性。要求有关单位和个人遵照执
行。其所通报的事件、人物、做出的决
定，提出的要求措施，一定要写的具体、
明确。
情况通报：起沟通情况的作用。一般为掌握全局的领导
机关发出情况通报。目的是使大家了解情
况，统一行动，推动工作。
（六）计划
1、定义：安排、打算、部署、谋划、筹划进行一项工作，或要完成一项任务事先通盘考虑、周密安排的一种说明文体。写计划时，要对该项工作完成的具体任务、质量、数量要求，完成的时间，进行的步骤、措施及内、外部条件等认真加以研究，之后形成材料。
2、计划作用：一是做好工作的基础，完成任务的保证。二是具有指导作用和激励作用。三是具有调节控制的作用。
3、制定计划的原则：一是政策性原则。二是群众性原则。三是可操作性原则。
4、计划的分类
按内容：学习计划、生产计划、工作计划等；
按范围：个人计划、班组计划、车间计划等；
按时间：月份计划、季度计划、年度计划、五年计划等；
按内容、性质和表达方式综合：条文式计划、表格式计划、条文与标格相结合的计划、文件式计划。
5、计划特点
一是全面性。二是预见性。三是时间性。
6、文件式计划
（1）步骤：一是学习文件，吃透政策。二是深入分析，吃透情况。三是广泛讨论、完善内容。四是吸收意见，修改定稿。
（2）写法：
一是标题，即名称，其结构“单位名称＋时限＋内容
二是前言，即开头部分，又叫引言。说明制定计划的指导思想、政策依据，简述计划的基本内容。
三是主体，这是计划主要内容。重点包括：任务要求、措施办法、时间步骤三块内容。
任务要求：这是核心。要详细、全面，逐项阐述。要明确每项任务的具体要求、完成目标及质量标准，说明完成任务的有利条件和不利因素等。
措施办法：要求明确具体，切实可行。
时间步骤：各项工作都要有时间的限定和程序的安排。
结尾：简明扼要概括完成计划的信心和决心。要点到为止。
署名、时间：名称如在标题中已有体现，直接标明时间即可。
（七）总结
1、定义：单位和个人将自身过去一定时间内的工作。学习或思想等各种状况——成绩与经验、缺点与教训等作一个总的回顾与检查，并进行全面系统的分析、研究，使零星的表面的一些感性认识上升为条理的系统性的理性认识，从中找出带有规律性的东西，用书面形式表达出来，作为向有关单位或员工的一个交代，作为以后工作的借鉴。
2、作用：一是推动工作。每一次实践，都有成绩与失
误、经验与教训。不断实践、不断总结、
不断提高认识，不断增加积累，更好工
作。
二是寻找规律。事务、工作都有内在联系、
外部制约，有自身发展、运动规律。必
须遵循规律，否则必遭失败。
三是提高能力。工作能力两方面：专业知识
水平、解决问题能力。两者相得益彰。
四是赢得支持。找出成绩缺点、经验教训，
实事求是评价，统一认识，大家服气。
同时，明确努力方向，引起领导重视，
争得领导支持。
3、种类：一般分全面总结和专题总结两类。具体分：
按内容：综合性总结、专题总结。
按性质：学习、工作、生产、会议等总结。
按范畴：个人总结、集体总结。
按时限：月度、季度、年度等总结。
4、写法：
（1）标题：根据中心内容、目的要求、总结方向确定。
单标题（单位名称＋时间＋内容），如：×××车间2004年综合治理工作总结。×××厂2004年度工作总结。（简单）双标题：分正副标题。正：揭示主题，即所需总结提炼的东西。副：指明总结的内容、单位、时间等。如：
辛勤拼搏结硕果
——××厂2005年度工作总结
（2）前言：即写在前面的话，总结起始的段落。其作用是：用简练语言交代总结的问题，介绍工作基本情况、主要经验、达到效果。让读者对总结有一个大概或者说总体的了解，进一步阅读和理解全篇打下基础。
（3）正文：即总结的主体。总结抓住了事情的本质，实事求是反映成绩与问题，科学总结经验与教训；文章是否中心突出、重点明确、阐述透彻、逻辑性强，使人信服，都在于此。（这是写作水平的体现）
正文基本内容包括：做法和体会、成绩和问题、经验和教训。
——成绩和经验：这是总结的目的，是正文的关键。写法有两种：
一是写出做法、成绩之后再写经验。即表述成绩、做法之后从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教益。（也有在做法、成绩之后用“心得体会”的方式来介绍经验）二是写做法、成绩的同时写出经验。“寓经验于做法之中”。
——问题和教训：一般在成绩与经验之后写。问题教训深刻、恰当、实事求是。
（4）结尾：一般写今后努力方向或者今后打算。要精练、简洁。
（5）署名和日期：署名在结尾的右下方。名称下写明总结的年、月、日。
（八）调查报告
1、定义：调查报告是在有目的地细致的调查研究的基础上，经过认真分析，综合写出来的。调查报告除报送上级机关外，有时还公开发表。它要求严格用事实说话，还应特别注意政策界限。调查报告的种类很多，常见的有反映典型经验的、揭露问题的、关于历史问题的、反映新事物的等。
2、特点：调查报告的撰写没有固定的形式。其主要特点：一般用第三人称撰写，针对性、目的性强，用事实说话，注意事实和数据的利用；内容广泛、观点带有结论性。
3、格式：调查报告一般包括：标题、导语、主体、结论、署名。
标题常见的有事由文种式、提问式、正到标题式三种。
导语是说明调查本身的情况，包括调查起因、目的、时间、地点、对象、经过、方法、过程、背景、意义等，莫求概括。
主体用确凿的事实、数字来论述调查的情况，要求有理有据，言之有物，材料和观点一致，包括事实情况、前因后果、发展经过、具体作法、经验教训等。
结论是对所调查问题的总的看法，或得出结论性的意
见，或提出处理意见，或阐发价值和前途，或阐述指导、借鉴、教育意义。
署名。
七、公文常见病例
1、标题语句不合语法规范
2、文种混用
我们前面介绍过，不同文种使用场所、范围不同，必须根据公文涉及事项、目的来选择文种。常见的文种混用是：请示、函、报告三者混淆。
例1、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。
分析：标题内容十分明确，就是要解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。
例2、***关于申请1995年公费医疗补助费的报告。
分析：标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用“函”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报
告”两字改为“函”。
例3、***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。
分析：标题显然是下属单位向上级主管部门请求解决经费问题。按规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。所以，此文是属于请示性公文，“报告”应改为请示”。
八、行政公文格式
公文一般由眉首（密级、紧急程度、文头、发文字号、签发人），主体（标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文时间、附注），版记（主题词、抄送单位、印发单位和日期）三部分组成。附件放在版记之后。
（一）眉首：公文首页红色反线以上各要素。
1、公文份数序号：一般不要求。如有，用3号黑体阿拉伯数码标识在版心左上角第1行（01、001）。
2、密级和紧急程度：如果涉及公司商业秘密，以3号黑体字“X石化密AAA级△10年”顶格标识在版心右上角第一行。如果涉及紧急事项，以3号黑体字“特急”、“急件”顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一个字。若同时涉及密级和紧急事项，则密级在第一行，紧急标识在第二行。
3、文头：用发文单位全称或规范化简称；分公司、部室、二级单位及部门四类文头。目前，部室、部门文件禁发。
4、发文字号：包括单位代字、年份、序号，形式为“代字[年份]序号”，以3号仿宋字标识，居中排布。年份用四
位阿拉伯数字，序号为该代字流水号，不标虚号，不加“第”字。如：
公司文头发文代字为“x石化党字，x石化字”或“x化股字”。
各部门以公司文头发文代字为“X石化党办字、X石化A 字”或“X化股A字”。
二级单位文头发文代字为“X石化B字、X石化B党字、X石化BC字”或“X化股B字、X化股B党字、X化股BC字”（B为二级单位代号，C为二级单位部门代号）。
联合发文只标明主办单位代字、序号。
5、签发人：上行文需注明签发人姓名（主要领导或分管领导）。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”为3号仿宋字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。（多人签发）（二）主体
1、标题：在红色反线下空2行，用2号小标宋体字（宋体字），可一行、可多行居中排布。回行时要词义完整，排列对称，间距恰当。标题要简要、准确概括出公文主要内容，并可表明公文种类。
2、主送单位：标题下空一行，以3号仿宋字左侧顶格标识，回行时仍然顶格，最后一个主送机关后标全角冒号。主送单位要用全称或规范化简称。（主送单位过多）