中国铁建股份有限公司
物资集中采购作业流程
一、编制依据、原则、目的和适用范围
1、编制依据：国家法规，股份公司采购框架组织体系、内控制度和企业改革发展实际等。
2、编制原则：依法合规，简易科学；切合实际，易于操作。
3、编制目的：规范采购运作，提高采购绩效。
4、适用范围：股份公司集采权限内的物资。
二、集中采购作业流程内容
根据股份公司系统物资集中采购框架组织结构、物资采购种类、采购规模、采购程序、内外部采购环境和易于信息化等因素，建立物资集中采购作业流程（附件：“中国铁建股份有限公司物资集中采购作业流程图”），“流程图”共有11个作业模块，每个作业模块包括详尽的工作程序、标准和内容。
三、集中采购作业流程操作
1采购计划上报、签核与审批
1.1通过《中国铁建股份有限公司电子商务平台》（简称“CRCC-B2B”），需求项目部在上传项目信息的基础上，上报物资采购计划，按照采购权限和上报程序，工程公司与集团公司分别签核、审批和上报。
1.2根据物资采购种类、采购数量、需用时间、采购区域和内外部采购环境等，对需求时间和空间上具备整合条件的采购项目，股份公司审批实施集合采购，明确采购组织主体、组织方案（框架、区域和集团化采购等）和采购数量。对股份公司投资项目（BT和BOT项目等），明确“集采+供应”对接方案。(此条可区分内部和外部集采供应两种模式，制定集采方案。此部分作业非常严重，如何有用实现两种模式市场化有用运行，可制定实施细则。)
2确认采购数量
2.1采购组织单位进一步明确采购物资种类、规格、技术标准、数量、需求时间、需求地点和服务说明等。
2.2制定采购数量构成方案：针对一个或若干个项目采购总数量，结合市场采购环境，坚持“增强竞争性，获取优势资源”的原则，合理确定采购数量方案（分项或不分项）。
3确定生产厂家范围
3.1对严重物资和需要试制配合比的物资，需确定采购物资生产厂家范围。
3.2根据工程项目设计、施工要求、加工要求和物资采购技术标准等，依据生产厂家容量、产品优质等级和生产规模等状况，优先锁定区域内的生产厂家，根据项目需要再拓展跨区域生产厂家。必要时，可对生产厂家进行实地考察。
3.3生产厂家范围确定责任主体为需求项目部，采购组织单位负责指导并提供相关生产厂家信息，根据项目技术需求和采购需求等，确定合理数量的生产厂家范围。
3.4建设方有详尽规定的，执行其规定。
4选择可能的供应商来源
4.1选择原则：内部物贸企业优先，市场充分开发。
4.2选择方式：既有优异供应商和市场开发相结合。项目部在市场调查的基础上，筛选综合实力和经营业绩优异的供应商，并逐级签核、推荐至采购组织单位，签核过程中，可增加或减少优化供应商。4.3潜在供应商，按照采购文件审核评价。
5确定采购方式
根据物资采购条件和采购环境等因素，采购组织单位优化选择采购方式（公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、询价采购和协议采购等），并通知相关需求项目部及其上级主管业务部门。建设方有详尽规定的，执行其规定。
6选择供应商
6.1编制采购文件：
6.1.1采购组织单位负责编制采购文件，相关项目部及其上级主管业务部门协助配合。
6.1.2编制采购文件关键注意事项：确定采购数量方案（分项或不分项）；明确报价方案（浮动报价或不变报价）；明确验收质量标准和数量计量方式；明确结算周期和付款方式。
6.2发布采购信息和发放采购文件：通过“CRCC-B2B”和其他媒体（建设方详尽要求）发布；发放采购文件，并做好登记。
6.3评定选择供应商：
6.3.1坚持“质量、价格、信誉、服务和业绩”相结合的原则，开展供应商分析，评定选择供应商。
6.3.2预期采购价格测定：采用“市场调查法”测定采购物资的预期采购价格，项目部对采购物资向三家及以上供应商作市场价格（包括原材料出库价格和运输价格）调查，并向上级主管部门编报采购物资市场调查平均价格清单，上级主管部门借助市场调查和其他信息等渠道，对价格清单进行审核确认，并传递采购组织单位，采购组织单位分析确认市场调查价格，并确定为预期采购价格。开展市场价格调查时，必须把内部物贸企业纳入调查范围，并在上传时单独列出内部物贸企业调查价格。
6.3.3报价评审：采购金额比较大的采购项目，必须组织开标会议，其开标形式应与采购方式相对应。依照采购文件评价细则，评审供应商报价，参照确认的“预期采购价格”，判定所有供应商报价的合理性，确定合理报价供应商范围。
6.3.4确定中标（成交）供应商：按照由低到高的报价次序，编制“合理报价供应商排序表”，选定第一名为中标（成交）供应商，按照程序，向供应商发放“中标（成交）通知书”。
6.3.5选定备选供应商：按照“合理报价供应商排序表”，对照最低报价和报价条件，对未中标（成交）供应商进行二次询价，依照未中标（成交）供应商二次报价，按照由低到高的报价次序，编制“未中标（成交）供应商排序表”，根据未中标（成交）供应商容量、报价偏差幅度和内部物贸企业等，确定“备选供应商名录”（宜选3-5家），向供应商发放“备选供应商通知书”。
7签订采购合同
7.1与中标（成交）供应商签订合同：
7.1.1项目部负责合同洽谈，其上级业务主管部门和采购组织单位负责组织、指导、监督和协助。
7.1.2依据国家法规、企业内控制度、采购文件和评审条件等，项目部与中标（成交）供应商进行合同谈判，依照企业“标准合同”拟定采购合同文本。
7.1.3项目部按照程序和内容进行合同内部会审，会审后的合同报上级单位进行合同评审，上级单位按照程序和内容实施合同评审。
7.1.4合同评审后，项目部与中标（成交）供应商签订合同，按规定报备采购合同。7.2“集采+供应”方式采购合同签订操作与“7.1款”规定程序相同。
8履行采购合同和启动备选供应商
8.1根据年度、季度和月度物资需用量，项目物资部门综合考虑需用时间、需用地点、合理库存和市场供求关系等因素，提前向合同供应商传递年度、季度和月度订单计划，以便供应商做好备货安排。
8.2项目部物资部门及时确凿地向合同供应商发出进货通知书，并跟踪供应商进货安排。
8.3进货验收：确凿对进货数量、质量、质量证明文件和随货同行单等检验，做好验收记录，妥善保管验收资料；对验收发现的数量、质量和随货商务技术资料存在的问题，及时妥善处理。
8.4采用“浮动价格”结算的物资，按照合同约定，实时与合同供应商办理结算价格确认手续，并保存相关凭据。
8.5根据验收记录及合同等信息，项目部物资部门确凿办理验收手续。
8.6付款操作：办理付款申请；办理付款核查及审批手续；财务部门资金平衡，办理付款，记录付款信息。
8.7按照结算周期，项目部物资部门统计逾期付款数额，并累计逾期付款总数额，并定期上报上级主管部门。
8.8项目部定期向上级主管部门填报“合同执行情况统计表”。
8.9启动备选供应商：由于各种因素造成合同履行终止，按照一定程序，采购组织单位和项目部从“备选供应商名录”依次选用备选供应商，采购合同签订操作与“7.1款”规定程序相同。
9采购资料归档
按照业务档案管理要求，项目部将采购资料整理归档，并按企业管理要求报备。