《办公室管理》复习资料1
第一章绪论
1、办公室有哪些机构属性？
答：作为一种工作机构，而非通常所说的办公场所；
相对领导和决策中心，它是综合办事机构、执行机构；
相对组织中其他职能部门，它是协调关系枢纽；
相对上下级单位和外单位，它是信息中心；
在有些组织里，办公室甚至具有监督（监督其他职能部门贯彻实施领导决策）和反馈（收集和分析各种信息，向领导提供决策时所需要的参考资料）的作用。
2、办公室有哪些类型？
答：按照规模分：办公室或办公厅，下设科或处
按照性质分：党政机关（党务、立法、行政、司法等）办公室；群众团体（青联、妇联、学联、文联、工会等）办公室；事业单位（各类学校、医院、科研院所等）办公室；企业单位（各类经济组织）办公室
按照层次级别分：中央机构、地方机构、基层机构等；部级、厅局级、县处级、科级等
3、办公室的软硬环境主要包括哪些方面？
答：办公室的硬环境包括公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、办公设备及办公室的布置等客观条件。软环境包括办公室的工作气氛、工作人员的素质、团体凝聚力等社会环境。
4、办公室颜色环境有哪些具体要求？
答：办公室颜色环境可以根据不同地区及办公室不同用途来选择不同颜色。
天气热、气温高的地区适宜采用冷色，如绿、蓝、白、浅灰等。
天气冷、气温低的地区适宜采用暖色，如橙黄、红等。
用于研究、思考性质工作的办公室适宜采用冷色，会议室和会客室适宜采用暖色
5、办公室工作的任务和原则分别有哪些？
答：办公室工作的任务：1、辅助决策2、信息管理3、公文起草4、协调关系5、组织制
定各种管理规章制度6、会议管理7、日常事务管理8、机要保密
管理9、提案管理10、信访工作管理11、档案管理12、统计管
理13、外事管理14、办公室自身建设
办公室工作的原则：1、准确的原则2、迅速的原则3、保密的原则4、密切联系群众
的原则5、一切从实际出发的原则6、精简、高效的原则7、严密、
科学的原则8、协作、配合的原则
6、办公自动化的发展过程和发展方向是什么？
答：办公自动化的发展过程分为：
第一个阶段是1975年以前，以单个独立的计算机为中心，主要进行单项数据处理，完
成单项办公业务。
第二阶段是1977年—1982年，在单机应用基础上，逐步建立计算机局部网络系统，实
现部分关键办公业务的自动化。
第三阶段是1983年以后，局部网开始跨单位、跨地区、跨行业、成了跨度更大的办公
自动化系统。
第四阶段是当前，其目标是所有办公管理工作高度自动化，智能化，并将更广域的信息
管理组织为一体的信息管理系统
发展方向是：计算机网络化、微型计算机、巨型计算机、第五代计算机。
第二章办公室人员
1、办公室人员在政治可靠方面的主要表现是什么？
答：公室人员在政治可靠方面的主要表现是要学习政治理论，熟悉党的路线、方针和政策，提醒和协助领导把握方向。
要坚决服从领导、严格遵守纪律，不能脱离领导的意图自以为是，自行其是，这是办公室人员应有的政治责任感。
要保守机密信息，自觉防范失密、泄密的发生。
2、办公室人员要掌握的基础知识和专业知识分别有哪些？
答：办公室人员要掌握的基础知识：科学文化基础知识、基本政治理论知识、政策法规基础知识。专业知识：秘书专业知识、办公专门知识。相关知识：方法论知识、心理学知识、社交知识、其他科学知识。
3、办公室群体素质结构配备要注意那些要求？
答：办公室群体素质结构配备要注意:1、年龄因素：老中青结合最理想。2、知识因素：要实现专业知识的互补和合理搭配。3、个体因素：不同个性会影响到群体合作。4、群体文化因素：要培育良好的群体文化。
4、办公室人员的考核方法主要有哪些，分别是怎样进行的？
答：办公室人员的考核方法主要有1、分级法（个人排序法）：将全体办公室工作人员按工作成绩进行最优至最劣的排序。2、清单法：事先拟就一份考核清单，以明确的评语与被考核者的工作实际相对照，让考核者选择。3、量表法：将考核的各项因素，全部划分等级，设计量表，供考核者选择。4、关键事件法：为每一工作人员设立“考绩日志”
后“绩效纪录”，由考核者随时纪录。选择与其岗位工作直接相关的突出事件（如重要建议被采纳或一个错误行为导致不良后果），进行记载。5、评语法：以最常见的一篇简短的书面鉴定来进行考核，内容主要是谈及被考核者的优缺点，近视于组织人事部门对干部员工的简介。6行为锚定评分法。
5、对办公室人员进行考核的主要内容有哪些？
答：对办公室人员进行考核的主要内容内容有：德（个人品德、思想素质、服务态度等）、能（知识技能、处理问题和解决问题的能力）、勤（责任感、出勤率、积极性等）、绩（工作完成情况，包括工作的数量和质量）全面考核，突出工作实绩作为重点。
6、对办公室人员进行考核时要注意哪些主要事项？
答：对办公室人员进行考核时要注意以统一的方法和标准，考核员工的实际工作；要有明确的结论和评价，不能含糊其词，模棱两可；要把考评的结果明白无误地反馈给个人，可采用个别谈话或表扬先进等多种方式反馈。
第三章办公室主任
1、为什么说办公室主任工作地位具有双重性？
答：办公室主任的地位主要取决于其职务的双重性。既是办公室人员中的一位，同时又是办公室的行政首长，是管理者和指挥员。对外是联络员和服务员，对内具备领导的责任，或对领导起参谋作用，有的还在领导集体中担任职务。从办公室主任的工作关系看，在同一层次的各个职能部门中占据特殊地位。在领导机关与职能部门的联系中，是上传下达、承上启下的中介者。在各个职能部门之间发生矛盾或冲突时，是调解、解决矛盾的协调者
2、办公室主任职位主要作用有哪些？
答：办公室主任职位主要作用有参谋作用：辅助领导了解和分析情况，形成决策等。助手作用：协助领导制定计划，处理公文和事务等。咨询作用：掌握各个方面的信息，充当领导的耳目，以保障决策和指示的正确和有效。协调作用：协调上下左右之间的关系
3、办公室主任承办工作的主要形式有哪些？
答：办公室主任承办事务的具体形式:主办、会办、转办、催办。
4、办公室主任的管理职责体现在哪些方面？
答：办公室主任的管理职责体现在1、文书管理；2、信息管理；3、机关财务管理；4、人事管理；5、事务管理
5、办公室主任协调关系的职责包括哪些内容？
答：从工作形式上分：1、纵向协调致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下情上达，上下紧密配合，步调一致的协调工作；2、横向协调致力于同级各业务部们之间关系的协调；3、内部协调，即办公室内部各员工之间工作的协调。
从协调的内容分：1计划协调；2政策协调；3工作协调；4人际关系协调；5利益分配协调
6、办公室主任对领导进行参谋的方式有哪些？
答：办公室主任对领导进行参谋的方式有1.顺向参谋/辅助性参谋；2.逆向参谋/劝阻性参谋；
3.侧向参谋/提示性参谋。
第四章办公室工作量化管理
1、办公室体力劳动和脑力劳动的关系是怎样的？
答：办公室体力劳动和脑力劳动的关系有1、体力劳动与脑力劳动不能分割；2、脑力劳动的成果的有形化、外在化和物化；3、体力劳动与脑力劳动之间比重的转化；4、体力劳动的局限性。
2、举例说明类别尺度、等级尺度、等距尺度、比值尺度这四种测量水平的应用。
答：类别尺度，例如男性称为1，女性称为2，只是性别而已，就是一种尺度。
等级尺度，例如3个会计员，工作经验分别为1年、2年、3年，只是根据年限排序，而不能将这些数字进行运算。
等距尺度，例如ABC三人创造力分别为90、80、70，可以说AB相差10，BC相差10，两者差异相等，但不能认为AC的差异为AB差异的两倍。
比值尺度，例如甲完成工作定额为200H，乙完成工作定额140H，可以说甲比乙完成定额多30%，或乙只完成甲的70%。
3、办公室人员职业能力结构包含哪些要素？分别有哪些主要内容？
答：办公室人员功能要素体系由以下要素结构组成：素质结构；智力结构；能力结构绩效结构。
素质结构：人员的政治素质、思想素质和品德素质，通常表现为政策性、事业心、廉洁性、责任感、协调性、相容性、服务性等。
智力结构：人员的一般能力和知识结构，通常表现为智力方面能力，如知识面、认知能力、观察能力和思维能力等。
能力结构：人员的特殊能力和专业结构，通常表现为行动方面能力，如工作经验、办事能力、组织能力、表达能力、创造能力等。
绩效结构：人员行为表现出的成果，通常指工作成果、工作效率、工作负荷等。
4、系统误差和随即误差的区别是什么？
答：两者的的区别在于系统误差是对测量过程中的系统误差和随机误差进行调整，前者往往是因缺乏测评常识而偏离测评标准所致，随即误差往往是因偶尔疏忽或情绪不佳等原因所致。
5、如何防止因为工作堆积而引起“工作堵塞”？
答：工作堆积引起的工作堵塞称为“瓶颈现象”，需要制定措施加以预防。预防措施如下：
1. 合理设计办公室工作程序，使工作流畅运行。
2. 对能够进行定量控制的工作，要做到有效的定量控制，以防积压。
3. 对于大量重复性的工作，尽量用办公机器代替，并准备在机器出现故障时采取应急
措施。
4. 避免办公室工作人员的工作过于专门化和单一化，注意培养工作上的“多面手”，以
便在某位员工生病或缺勤时能有顶替人员。
5. 错开可能集中在一起做的工作，例如月底或年底某些很集中的工作可以分散在其他
时段做。
6、计量包括哪些基本要素？
答：计量有三个基本要素：计分（按照标准和等级给某个要素打分）；
加权（根据要素的重要程度给予加分或减分）；
误差调整（对测量过程中的系统误差和随机误差进行调整。
三者形成有机整体叫计量体系。计分是计量的主体，加权是重要补充，误差调整是合理校正。
《办公室管理》复习资料2
第五章办公室时间运筹
1、时间有怎么样的特性？
答：时间的特点：（1）有限性与无限性的统一；（2）流逝性、一维性与不可逆转性；（3）价值性；（4）均等性；（5）可控性
2、有效运筹时间的原则主要有哪些？
答：1、决定优先次序和轻重缓急（priority）。
2、专心（集中注意力）。
3、切实订下完成计划的期限。
4、把重要计划分成几个部分。
5、列好约会的清单。
6、必要时说“不”。
7、列好“待办之事”清单。
8、定期修正长期和短期的目标。
9、把工作重心放在目前。
10、有不明白的事情要勇于请教。
11、找出处理每一件事情的最好的方式。
12、估计做每件事情所需要的时间。
13、避免杂乱。
14、在接到来信来电的当天就回信回电。
15、先做好必须做的紧要事情。
16、记住自己才是生活和时间的主人。
3、办公室人员可以遵循哪些时间运筹策略？
答：a. 并列运筹法
也叫复线运筹法，即在同一时间里，同时做两件或多件事情的安排时间的方法。人们常说，一心不能二用。其实不尽然，有时一心可以二用。现代科学已经告诉我们，人的不同行为是大脑不同区域支配的，一个人可以同时干两件事情。干一件事而一举两得，这是提高时间利用率的好方法。
b. 交叉轮作法
当对某一种工作用脑时间过长，感到疲劳或效率减低时，就不要勉强做，可变换一下工作内容，或进行一段有兴趣的其他活动，使大脑得到调节和休息。交叉轮作法就是采取交叉更替运筹时间的方法，把一天的活动内容交叉进行安排，以提高效率。它的运用原理是：在一定时间内，为了保证科学用脑，缓解脑细胞，使其不长期处于兴奋状态，以免造成过度疲劳。好比农业领域中交叉轮作以提高产量的方法。
c. 定期盘点法
“盘点”就是计算执行一项计划所需要的时间，确定行事的次序，规定完成计划的最后期限。定期盘点法就是出于使时间使用更趋合理的目的，而定期“盘点”对时间的利用情况，根据主客观条件的变化而重新评价工作计划和重新安排投入的时间。
d. 遇事三问法
为了以尽可能少的时间办好尽可能多的事情，从而节约时间，而对面临的事情提出三个问题。一是能不能取消它？如果没必要做，或是做了也没有效果，就可以考虑取消它。二是能不能与别的事情合并办理？三是能不能用费时更少的方法办理它？
e．集中高效运筹法
集中高效运筹法是指在精力最充沛、最旺盛，智力活动最佳，注意力最集中的那段时间里，安排最重要的工作内容。人的智力活动最佳期是各自不同的，要把最重要、最关键的工作内容，安排在每天的最佳用脑时间里去进行，以保证高速度、高效率、高质量。
4、办公室人员在制定日程表时，应该遵循怎样的原则？
答：根据工作计划制定工作日程表。遵循先急后缓、先重后轻的统筹兼顾原则来制定工作日程表。制定方法：首先把自己所想到的，一天当中可能碰到的，应当做的和必须做的事情全部记录下来。其次按照每项工作的重要程度重新对他们进行排列。再次，在执行日程表时，一定要按照紧要、不大紧要、不紧要的顺序去做。
5、办公室工作跳出“会海”的方法有哪些？
答：跳出“会海”。（1）站着开会。（2）限定会议时间。（3）午餐前或下午下班前开会。6、办公室人员在打电话时要注意的主要事项是什么？
答：在打电话时要单刀直入，不要浪费时间。必须注意：（1）在电话机旁准备好铅笔和备忘录用纸，以备有时需要记录或写下转达别人的话。（2）事先把与电话内容有关的资料准备在手边，以省去需要东寻西找的时间。（3）打电话时清楚地报出自己的单位和姓名，明确地把身份介绍给对方，这是对人的尊重，也省去了对方询问的时间。（4）事先想好通话内容。（5）放下听筒前要有所提示，以免对方遗漏需要通话的内容。
对打进来的电话也要加以必要的限制，以保证主要的工作内容能够得到处理。需要注意：（1）在工作繁忙时，可以告知同事或秘书要有选择地接听和应答电话。（2）请别人代接电话时，要交代说明本人不能接电话的理由，让打进电话的人相信即使再来电话，本人也无法接电话。（3）事先告知可能接电话的人，本人可以在什么时间给来电话的人回电，如果可能，请对方留下姓名和联系方法。（4）对于经常有重要事情联系的对象，最好事先约定什么时候打来电话，以便自己可以亲自接听。
第六章办公室工作计划
1、传统计划和现代计划之间有哪些不同？
答：传统计划是在以往多年工作经验基础上积累出来的一些有益的工作计划方法，包括：（1）定额法；（2）比例法；（3）比较法；（4）反复平衡法；（5）技术经济法。
现代计划有明显发展：工作计划的目标不局限于外部给定，也来自内部的考虑；工作计划的制定不是完全受外部政策支配，更来源于组织和机构的自我调整需要；更重视工作计划的创新设计；把全局作为系统对象，利用了各种科学方法，而不是单凭直观经验来制定。
2、工作计划的编制过程包括哪些基本环节？
答：1、确定目标2、调查研究3、资料分析4、计划方案的拟订和评价5、方案的选择6、计划执行过程的反馈7、计划的修正
3、工作计划的制定方法主要有哪些？
答：1、运筹学方法2、规划-计划-预算系统3、行政计划评审术4、关键路线法5、经济计量模型方法
4、目标管理的含义是什么？
答：它是工作计划的一种管理方式，先由领导者确定组织的总目标，然后由有关各方确定各个部门和人员应该完成的分目标和具体工作目标，目标从上到下层层展开，又从下到上层层保证，以此来实现组织目标、部门分目标和个人具体工作目标的管理。
在确定组织目标、部门分目标和个人具体工作目标的过程中，要注重组织的领导、各部门和员工之间的信息的沟通和共享，塑造对目标价值和激励机制的集体理解和认同。
5、目标管理的优缺点是什么？
答：1、目标管理的优点
（1）能直接提高和加强办公室工作的系统性、规划性、目的性和周期性，减少曲折和虚耗，使办公室工作有的放矢，使办公室成员心中有数，增强组织工作的节奏。
（2）增进办公室人员之间的关系及信息、情感沟通，加强组织内部的协调与合作，减少部门和人际之间的摩擦。在完成个体目标的基础上完成群体乃至整个组织的目标，可以实现分工合作的供效。
（3）有助于克服集权管理的弊端，发挥分权管理的长处，以提高员工的工作兴趣和工作自觉性、积极性，加强其责任感和荣誉感，激发其工作动机和工作意愿，并以此减轻领导事无巨细都要亲自过问的工作负担，以及培养各级人员的才干和对组织的忠诚。
（4）由于目标管理往往是一个连续不断的过程，上一期目标的完成常常促成下一期目标的建立，又由于目标管理必须定期进行分析和评价，因此它常常成为组织变革与发展的重要手段。
2、目标管理的缺点
（1）要使组织的员工自觉地承担某种确切的责任和任务常常是困难的，而建立在自觉性和使命感基础上的自我控制是目标管理的基础之一。
（2）作为“上级”的不同层级的管理人员经常不习惯或不能容忍“下级”的参与和自主性，往往会情不自禁地采用传统的下达指示和发号施令的管理方法，同时缺乏技巧，导致管理过程受阻。因此，目标管理方法的采用还有赖于取得全体组织成员的理解与合作。
6、影响工作计划实施的主要因素有哪些？
答：1、工作计划目标制定方面的影响因素。目标和任务的重要程度和难易程度不一，涉及到的人财物情况不一，可能会给目标的制定和计划的实施带来困难。
2、工作计划实施主体方面的影响因素。组织机构的设置是否合理？领导者的能力、经验、权威和决策情况如何？一般执行人员的能力、态度和他们对决策的理解程度如何？这些都会对工作计划的实施产生影响。
3、工作计划实施客体的影响因素。当计划实施对象即相关人员和部门、组织由于受教育程度、政策水平、承受能力、利益分配等原因同工作计划的目标或方式发生冲突时，工作计划的执行就会遇到阻力。
4、工作计划实施环境方面的影响因素。包括自然环境、文化环境、经济技术环境、政治环境等都可能影响到工作计划实施的效果。
第七章办公室统计工作
1、如何理解统计总体和总体单位的含义？
答：统计总体：凡是客观存在的，在同一性质基础上集合起来的许多个别事物的整体。简称总体。如某商场的所有顾客、某市所有女性白领、某机关所有干部、某单位全部男职工、某市所有大学生、某市全部国有企业等。
总体单位：构成统计总体的个别事物。简称个体。如某商场所有顾客中的一位叫张三的顾客、某市全部中学当中的一所中学、某市全部国有企业当中的某家国有化工企业等等。
2、如何理解标志和统计指标的含义？
答：标志：用来说明总体单位特征的名称。如某商场的12位男性顾客这个总体单位中，顾客就说明了这一总体单位的特征。其中“12位”表示数量标志，“男性顾客”表示其质量标志。
统计指标：反映实际存在的一定社会总体现象的数量化概念和具体的数值。如全国人口总体的性别分布特征可用“总人口数”、“男性人口数”、“女性人口数”、“男性人口比重”、“女性人口比重”等指标来描述，前三个指标属于数量指标，后三个指标属于质量指标。
3、办公室统计分析的常用方法有哪些？
答：一、相对指标分析
二、平均分析
三、动态分析
四、指数分析
4、办公室统计工作中使用的相对分析方法涉及哪些主要指标，分别是什么含义？
答：1、结构相对指标：是反映总体内部组成状况的相对指标，又称比重指标。
2、比例相对指标：是反映同一总体内的不同部分之间数量比例关系的指标。
3、比较相对指标：是反映同一时间不同总体之间同类现象数值大小对比关系的指标。
4、强度相对指标：是两个有相互联系的不同总体的总量之比，它表明现象发展的程度、密度或强度。
5、计划完成程度相对指标：是表明计划完成程度的综合指标。
6、动态相对指标：是表明现象在不同时间变动程度的相对指标。
5、概率抽样的方法主要有哪些？
答：简单随机抽样，适用于总体单位不多的情况，如抓阄或抽签。一般是在先对调查对象编号后利用随机数表根据概率原理打出，毫无偏见。
等距抽样，就是将总体各个单位按照顺序进行排列和编号，然后从随机选择的一个单位开始，按照相等的间距抽取样本单位。如生产流水线上抽检产品质量，又如从电话号码簿中进行等距抽样。
分层抽样，就是将总体按照某种特征或属性分若干类别或层次，再按照一定比例在各个类别或层次中随机抽取形成调查样本。适用于很大的总体，同时各个层之间差异大，而同一层内差异小。如学生----大学生、中学生、小学生等层次---随机在每个层次中抽取样本。
整群抽样，整群抽样就是先将总体分成若干群，再在其中随机抽取部分群，最后对所抽中的所有单位一一调查。
6、非概率抽样的方法主要有哪些？
答：没有严格遵循“随机原则”的抽样。主要有偶遇抽样、判断抽样和滚雪球抽样。
偶遇抽样：考虑到便利，见谁逮谁。
判断抽样：由于很了解各个调查对象，根据主观经验来确定调查对象。
滚雪球抽样：由于对总体的范围不清楚，先找出少数个体，然后通过该个体了解更多的个体，以此类推，从而接近总体。
第八章办公室接待工作
1、办公室人员向来访个人进行打招呼时要注意哪些主要事项？
答：来访者进门，接待人员应立即起身迎接，热情招呼问好。
对来访者依据性别、年龄、介绍信等进行适当称呼。
如果来客时你正在接电话或正在办理着急事，要注意的适当应对方法。
如果来客时你正在和别的客人谈话，要注意适当应对。
如果接待异性来访者，要特别注意分寸，既要热情又要适度，否则会适得其反。
2、办公室人员在接受名片时要注意哪些主要事项？
答：接受名片时要以恭敬的态度，双手接受。通常不宜大声念出名片上的头衔、姓名等内容，只要默读一下，然后郑重地放在自己的口袋、名片夹或其他稳妥的地方，使对方感到你对他感兴趣。
接到名片后，如自己带有名片，可马上回送上名片正方应朝对方；如若没有，可向对方说明情况，并主动作自我介绍。
办公室人员有必要准备一本名片夹和一个通讯簿，将名片进行分类、整理和收集。
3、办公室人员引见介绍客人的一般顺序是什么？
答：先介绍主人，再介绍客人，一般把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪长的，把男士介绍给女士。如果几位客人同时来访，应该按照职务高低依次介绍，职务相同者，可以先介绍年长的。
4、办公室人员为领导进行约见安排时有哪些注意事项？
答：1、要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。
2、要区分轻、重、缓、急安排约见。
3、约见应当有准备的，越是重要的约见，越要准备好；
4、酌留弹性；
5、保证准时赴约，不误约，不失约。
5、哪些情况下办公室工作人员需要为领导拒绝约见？
答：领导工作十分繁忙，需要保证其集中精力思考和处理更重大的问题，应排除一些琐碎事务及外来人员的干扰，保证领导在这段时间能静心工作而无任何干扰。当领导在工作中遇到麻烦或问题，一时还未能提出解决办法，为躲避有关当事人的询问时；当领导的人身安全受到威胁时；当领导的家属、亲友等频繁求见时，办公室人员都可能代替领导拒绝被约见人。领导不会见外人的时间，办公室人员不要假借他不在办公室或正在开会拒绝约见，因为这些托辞多被当作借口。只能委婉、简要地向来者说明领导今天的日程内不能再安排任何事情，然后把谈话重点转向与来客讨论以后的安排。
6、办公室人员对不同来信应该怎样处理？
答：重要来信：要按领导的不同分工，分别呈送批阅，同时要填写“呈阅笺”或“请示单”。必要时，应附卷供领导审查，还可以援引有关政策条文供领导参考。
一般来信：按照“分级负责，归口办理”的原则，直接转给有关部门承办。
检举揭发信：转办时要填写专用转办单，转给被告对象的上级领导机关处理，严禁把这类信件转交给被告对象所在单位或被告本人。
批评信：一般可以转给被批评部门或个人的上级领导处理，有的也可以去掉反映者的姓名、地址，把内容抄给被批评的部门或个人，要求其作出检查或说明。
反动信件：应该送领导阅批后转公安部门处理。在转办过程中要尽量减少传递环节，严防扩散。
匿名信件：反映的是什么问题，该如何处理，都视同署名信。查无实据的匿名信应予以否定，若涉及到人身攻击、诬告陷害的，要查清写信人，依法处理。
重复来信：对多次重复的来信，要区别情况，妥善处理。
《办公室管理》复习资料3
第九章办公室外事工作
1、外事工作有哪些基本纪律要求？
答：在外事接待工作中要坚持维护国家主权和民族尊严。
不利用工作之便营私牟利、索要礼品。
不背着组织与外国机构及个人私自做有损国家和组织利益的交往。
不私自主张或答应外国客人提出的不合理要求。
参加外事活动，要严格按规章制度办事，不得失密泄密。
2、迎送外宾时，乘车位置的安排有哪些注意事项？
答：如安排主人陪车，则先请客人从右侧上车，主人从左侧（司机后面）上车。如客人先坐在了主人座位上，则不必强求客人挪动位置。译员坐于前排，若为三排座轿车则就坐于主人前面的加座上。如需挂车旗，中国旗挂左侧，外国旗挂右侧。
3、安排宴请外宾时，座位安排有哪些注意事项？
答：会见外宾时，座位通常安排为半圆形，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右侧，我方陪同人员依次坐于左侧。译员和纪录员一般坐于主见人和主宾的后排左右两侧。
4、外事洽谈有哪些基本策略？分别是什么含义？
答：1、休会策略。谈判中遇到障碍，双方相持，出现僵局时，可以先体会，设法消除紧张气氛，及时研究问题，调整对策。
2、最后期限策略。提出结束谈判的时间，促使对方不作无休止的讨价还价，集中精力投入谈判，提高效率，但期限要适度。
3、开放策略。向对方开诚布公，坦诚相见，使双主在诚恳坦率的气氛中完成各自的使命。但需掌握开放程度，特别是对有诚意者方可实施。
4、润滑策略。即馈赠礼品，表示友好、联络感情，但要注意场合、分寸，视不同对象赠送相应的礼品。
5、先苦后甜策略。谈判之初将条件提得较苛刻，但不能说死，留有余地，然后逐渐降低条件。但放的幅度、速度不能太快，否则会引起对方疑心。
6、疲劳战术。即以马拉松式的谈判，对付盛气凌人的对方，使对手精疲力竭，反守为攻。
7、不开先例策略。即向对方表明某种做法是破例的，不能破此例，否则今后难以应付同样情况，以求得对方的谅解。
8、以外促内策略。谈判进入僵局，先休会，休会期间请更高级别的领导出来宴请、接见谈判对手，给予其较高礼遇，使对方“受宠若惊”，以促使谈判顺利进行。
5、外事谈判签约的基本程序是什么？
答：（1）双方按照规定时间进入签字会场，签字人员入座，助签人员伺立两旁，其他人员按照主客位置并依照身份顺序由中间向两边站列。出席签字仪式的双方领导人可站立在签字桌的后排。
（2）助签人员协助翻揭签字文本并加以指点，第一文本签完后，由助签人将文本互相交换，签字人再在对方的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手。众人则鼓掌表示祝贺。
（3）由服务人员送上香槟，宾主双方举杯共贺，摄影留念。
签字程序中，主要注意事项为签字双方代表和其他人员入场、入座、助签人帮助签字代表完成对第一和第二文本的签字，以及之后的握手共贺等。
6、出入境检查有哪些检查类型，分别检查什么内容？
答：答：1、边防检查。主要是要求填写入出境登记卡片、交验护照、检查签证等。
2、海关检查。一般仅询问一下是否有需申报的物品，或填写旅客携带物品入境申报单。
3、安全检查。为防止劫机事件的发生，对登机的旅客必须进行一定的安全检查，主要检查有无武器、易燃易爆物品、剧毒物等。
4、卫生检疫。即交验“黄皮书”。旅客出入境时，国境卫生检疫部门要检查预防接种证书（黄皮书）。
第十章办公室信息沟通
1、信息的含义和特征是什么？
答：一般说来，信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。
信息不是事物本身，而是表征事物信号和消息中的内容。
要区分信息跟信号、消息的区别。
信息也不是语言、文字、图形和符号本身，它们不过是信息的载体。
信息的主要特征包括：1、真实性；2、价值性；3、多变性；4、共享性。
2、信息沟通有哪些主要模式，其含义和优缺点分别是什么？
答：1、聚联式
其特征是存在一个沟通中心，沟通中心可以和任何其他沟通点联系，其他各点只能与沟通中心发生联系，彼此间无相互的沟通渠道。
优点是有一个信息中心，信息失落率低，速度最快，有利于形成行政权威，取得行政高效。缺点是信息垄断易造成行政专断，如不注意，不利于提高行政人员的积极性和主动性。
2、单联式
其特征是各个信息沟通点的地位是平等的，每个成员只能与其相邻的两点进行沟通，而与其他点不发生联系。
这种结构便于掌握信息沟通的幅度，容易操纵和控制。但信息沟通十分有限，没有信息中心，不利于形成行政权威。办事拖拉的官僚主义作风容易在这种结构中滋生。
3、互联式
在这种模式中，每个沟通点都可以和其他所有的点发生联系，各类信息可互相沟通，没有信息中心。
优点是信息沟通的广度和深度都比其他模式大，行政人员和一般群众都可了解决策的全过程，促进民主行政。缺点是：沟通渠道杂乱，信息流失严重；沟通速度缓慢，易贻误时机；不利于信息管理，容易泄露机密。
4、分联式
其特征是存在着两个或两个以上的信息沟通系统，彼此之间没有信息传递关系，从而形成了次信息沟通系统。
这种模式有利于局部工作效率的提高，但由于造成了办公室整体结构的分离，导致次系统之间的相互隔离和相互封闭，助长了小集团利益的滋长，不利于办公室领导人员统一政令的贯彻执行。
3、非正式沟通的含义和优缺点是什么？
答：1、非正式沟通的涵义和类型。非正式沟通是指办公室在正式沟通渠道之外进行的各种沟通活动。非正式沟通的方式多种多样。
2、非正式沟通的作用。非正式沟通往往能够达到正式沟通难以达到的效果，如让人得以了解正式场合无法得到的重要信息；领导能了解到员工的真实想法，从而为决策提供参照；可以减轻正式渠道的负荷量等。但是，它的大量存在会削弱正式沟通的威信；它也可能成为散布谣言和小道消息的渠道，产生副作用。
4、办公室信息输入的途径主要有哪些？
答：（1）上级部门下发的正式文件；
（2）下级部门呈送的各类文件；
（3）同级部门传递的有关文件；
（4）本部门自行获取的有关信息。
5、哪些因素会导致产生沟通障碍？
答：（1）个人因素。由于人的文化程度、价值观，或者不好的倾向习惯而造成的沟通障碍。例如，人们往往有选择地接受信息；每个人的沟通技巧存在差异；非语言信息的暗示或干扰；说话风格不一等。
（2）人际因素。例如，诚意和相互信任关系影响沟通效果；对信息来源是否可靠的判断；沟通双方之间某些方面的相似性等。
（3）结构因素。例如，地位的差别；信息传递链的状况；组织规模是否过大等。
6、什么是沟通障碍的结构因素？
答：例如，地位的差别；信息传递链的状况；组织规模是否过大等。
第十一章办公室人际关系
1、什么叫主从竞争型人际关系？
答：就是上级与下级之间在双方相互作用时现为竞争的人际关系。这是一种最难处的人际关系。
2、影响办公室人际关系的因素有哪些？
答：（1）思想、观念、价值观因素
（2）兴趣、爱好因素
（3）个性品质因素
（4）利益因素
（5）交往频率、距离远近等机会因素
（6）社会地位、物质条件、宗教信仰、传统习俗等社会因素
（7）年龄因素
（8）办公室工作人员的仪表、能力等因素。
3、办公室人际交往的心理障碍有哪些？
答：（1）优越感与自卑感
（2）自我为中心，敷衍待人
（3）消极平均的心理
（4）角色冲突
（5）情感因素
（6）性格因素
4、协调办公室人际关系有哪些主要方法？
答：1、提高认识，形成正确的舆论导向。
2、建立合理、高效的组织结构。
3、调整办公室管理理念。
4、提高办公室工作人员的自身修养。
5、掌握办公室人际关系协调的一些方法。角色体验法；对话沟通法；情感投资法；求同存异法。
5、办公室人际关系有哪些状态，分别是什么含义？
答：1、稳定形态。这是办公室人际关系的各项功能发挥得较好的阶段。办公室工作人员相互帮助，配合默契，彼此友好相待。
2、障碍形态。这是由于某种因素致使办公室人际关系处于不正常发展阶段。在这一阶段，办公室工作人员相互间的和睦、友好或平稳关系的发展将面临耐心和诚意的考验。
3、冲突形态。这是办公室人际关系不正常发展的严重阶段。矛盾双方彼此互相排斥，互不容忍。关系双方将业已恶化的人际关系不再遮遮掩掩，而是将彼此的矛盾公开化。
4、维持形态。这种形态的人际关系往往因彼此之间存在着共同的需要，但双方彼此又没有吸引力，或价值观明显不同所致。关系的双方自觉控制自己的情绪和态度，并维护着彼此交往，但又不发展的人际关系。
6、如何妥善处理同事之间的矛盾？
答：（1）不要轻易责怪、批评和抱怨别人；
（2）不在领导面前诋毁或贬低其他同事；
（3）当同事利益受到不当损害时，即使同事不在，也不能幸灾乐祸，应挺身而出进行维护；（4）不散布他人隐私和秘密，不要过分干涉别人的私生活；
（5）不扩大矛盾的知悉范围；
（6）对不同意见，要存大同求小异。
第十二章办公室礼仪
1、柬贴有哪些发送方式？
答：（1）专送（2）邮寄（3）回执（4）电话
柬贴切忌转送。
2、办公室人员如何确定说话的基调？
答：办公室人员说话基调的确立：
（1）咨询型的对象：平和、友善、简洁明了地介绍情况，了解对方情况，以确定是否建立联系。
（2）交往型的对象：热情、周到、灵活。既要有原则，不信口开河，又要留有余地。（3）谈判型的对象：严肃、坚定、充满信心，做好详细的资料准备和预案准备，用词准确，柔中有刚。
（4）“兴师型”的对象：谦逊、耐心、实事求是、不卑不亢。不让事态扩大，争取妥善解决。（5）庆贺型的对象：热情、洒脱、大方。不能自命不凡、趾高气扬。
3、举大拇指的手势有哪些含义？
答：在美国、英国、澳大利亚和新西兰，这种手势包含三种含义：搭便车；表示OK；如果将拇指用力挺直，会有骂人的意思。
4、人与人交往的空间距离有哪些种类，分别适宜什么场合？
答：1、亲密区（0—45厘米）：亲密区只有有血缘关系的人、同性好朋友、恋人、夫妻等可以进入。在社交场合、大庭广众面前一般的异性之间是绝对禁止的。
2、个人区（45—120厘米）：多半是带有密切的情感，个人关系较好的朋友。
3、社交区（120—360厘米）：公事公办的区域，一般出现在工作中和社交聚会上的人们之间的交流。
4、公众区（360厘米以上）：人际间的直接沟通大大减少了，大都是当众演讲之类。
5、握手的礼仪规范是怎样的？
答：与他人握手时，应注视对方，微笑致意，不可心不在焉，左顾右盼。握手时需要脱帽、起立，不能把另一只手放在口袋里，男士不能戴着手套和别人握手，女士可以，但不能戴着手套和女士握手。标准的握手姿势应该是平等式，即大方的伸出右手，用手掌或手指用力一点握住对方的手掌，通常以三秒钟左右为宜。握手时应注意：
正式场合——应该上级先伸手;女士先伸手;长辈先伸手;先到者先伸手.
6、国外礼仪馈赠有哪些禁忌需要注意的？
答：在德国，玫瑰是专送情人的，绝不可送给女主人。在法国，应邀去别人家用餐时，应送几支不捆扎的鲜花，另外，菊花在法国只在葬礼上才用的。在英国，人们对标有公司标记的礼品普遍不欣赏。一般送价钱不贵但有纪念意义的礼物。切记不要送百合花，因为这意味着死亡。收到礼物的人要当着众人的面打开礼物。
在阿拉伯国家，初次见面时不送礼，否则会被视为行贿。不要送古代仕女图，因为阿拉伯人不愿让女子的形象在厅堂高悬；不要送酒，因为多数阿拉伯国家明令禁酒。
日本人送礼避偶就奇，通常用1、3、5、7等奇数，但又忌讳其中的“9”，因为在日语中“9”的读音与“苦”相同。忌送梳子，因为梳子的发音与死相近。按日本习俗，向个人赠礼须在私下进行，不宜当众送出。
去美国人家中做客一般不必备厚礼，带些小礼品如鲜花、美酒和工艺品即可。包装礼品时不要用黑色的纸，因为黑色在美国人眼里是不吉利的颜色。同时，要注意赠送礼物应在生意交谈结束的时候。n在拉丁美洲不能送刀剪，否则认为友情将完结，手帕也不能作为礼品，因为它是和眼泪相联系的。
《办公室管理》复习资料4
第十三章办公室文献检索与文件处理
1、我国党政机关出版物有哪些范围？
答：办公室文献的来源：主要是政府出版物，其内容
1、以党和政府的名义发布和发表的各项政策、条例、命令、法令、规程、决议、决定、指示、公报宣言等；
2、各种科学、文化、教育、卫生、体育等事业机构和生产企业机构的文件、刊物；
3、党和政府领导人代表党和政府所发表的报告、发言、声明等，至于党和政府领导人以个人名义发表的学术著作或文艺作品不在这一范围之内；
4、党、团、工会及各群众团体的章程、记录、计划、决议、名录、概况等。
2、办公室文献收集分别有哪些付费和免费收集方式？
答：1、付费方式
（1）订购（2）选购（3）委托代购（4）复制
2、免费方式
（1）呈缴（2）调拨（3）交换（4）征集（5）接受捐赠（6）现场收集（7）索取3、什么叫国家书目？我国主要有哪些国家书目？
答：是全面登记一个国家所有文献的总目，是文献采访人员全面了解一个国家文献出版状况，进行该国文献收集与补充的重要情报源。
中国的国家书目：有《全国新书目》、《全国总书目》、《中国国家书目》（我国目前收录文献最全、标准化最高的一种书目）等。
外国的国家书目：有《英国国家书目》、《法文出版物总目》、《美国图书出版纪录》等。
4、我国目前有哪些图书分类法，分别有什么特色？
答：1、《中国人民大学图书馆图书分类法》简称《人大法》由中国人民大学图书馆集体编制。《人大法》的分类体系是根据毛泽东提出的知识分类原则建立起来的。它设计了一个全新的分类体系，把全部图书分为四大部分，然后排成17个大类。
2、《中国科学图书馆图书分类法》简称《科图法》由中国科学院图书馆编制科学出版社出版。是综合性的大型分类法。《科图法》在吸收其他分类法优点的基础上，综合科学院系统图书馆藏情况和读者对象，首先区分为五大部类、二十五类。《科图法》主要被中国科学院系统图书馆、国内其他一些科学研究机构和高等学校的图书馆采用，1979年使用单位达1000多个。
3、《中国图书馆图书分类法》简称《中图法》是集中了全面图书馆和情报部门的力量共同编制的一部综合性大型文献分类版。《中图法》采用了五分法，它在五大部类基础上，把基本大类扩展成为二十二大类。《中图法》是我国绝大部分的大学图书馆目前正在使用的图书分类法，曾于1985年荣获国家科学技术进步一等奖。
5、文书立卷有哪些主要方法？
答：（1）作者特征与按作者特征组卷
（2）问题特征与按问题特征组卷
（3）名称特征与按名称特征组卷
（4）时间特征与按时间特征组卷
（5）通讯特征与按通讯特征组卷
（6）地区特征与按地区特征组卷
第十四章办公室通讯工作
1、电话机使用需要注意哪些事项？
答：1、听到拨号音后再拨号（按键），拨号（按键）时要看清电话号码一气拨完，勿中途停顿，如果在拨号中途或拨号后听到忙音，只要按一下话机的叉翼重拨或稍后再拨。
2、听到电话铃响后，应尽快接听。这样既可节省机线占用时间，同时也可避免对方久等耽误事。
3、打电话时，听筒拿得过高或过低都不合适。正确的拿法是：保持听筒为垂直状态或略有倾斜，口腔与送话器的距离以10厘米左右为宜。
4、通话完毕请将听筒搁在一旁，否则将使用电话打不进来或损坏电话设备，影响电话的正常使用。
2、无线寻呼有哪些主要性能？
答：无线寻呼的性能：优点是设备简单、购置费用少、体积小、携带方便、接受距离远；缺点是灵敏度比对讲机和收音机等通信接收机要差一些。
3、如何进行传真机使用和维护？
答：（1）传真文件时注意保密工作。
（2）对传送量要适当控制。
（3）传真文件不易长期保存，不能作为存档使用。
（4）不要把传真机当复印机使用。
（5）传真机应放置在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温。
（6）传真机不能擅自拆卸，还要设有避雷装置。
4、局域网有哪些主要特点？
答：局部地区内传递信息并实现资源共享；
一般为单一组织占有和管理；
网内设备量较少，通信线路成本不高，设计、安装、操作使用比较方便；
具有比较高的传输率；
传输误差率很低；
可以支持点到点通信或多点通信。
5、Internet和Intranet有什么区别？
答：Internet概述
（1）是按照一种称为TCP/IP的协议把世界各地的计算机或物理网络连接在一起，为相互共享计算机资源(硬件、软件和数据)而连接起来，且各自具有独立功能的计算机系统之集。我国在90年代加入。
（2）Internet的价值：周游世界；接收和发送电子邮件、传输文件；电子商场购物；网上科研、阅读和下载资料；发布电子广告；电子银行储蓄、结算；举行网络会议；远程医疗、教学；网络电话；网络赢利；网络游戏；网上实现对外联络；等等。
Intranet简介
Intranet又称为企业内部网，是Internet技术在企业内部的应用。它采用TCP/IP作为通信协议，利用Internet的Web模型做标准信息平台，同时建立防火墙把内部网和Internet分开，使企业内部秘密或敏感信息得到保护。
网络内部，所有信息和人员实行分类管理，通过设定访问权限来保证安全；外来人员进入网络，有着严格的授权；对合伙人、重要客户等部分外来人员可以开放；通过设立安全网关，允许某些类型的信息在Intranet与外界之间往来。
第十五章办公室安全工作
1、办公室安全工作包含哪些主要内容？
答：办公室的安全工作，主要涉及到环境设施安全（集中体现为建筑物及物资财产的防火和防盗）、工作人员的安全（集中体现为工作人员的人身安全与健康安全）、资料和信息的安全（集中体现为防范失密、泄密和窃密）。其中，防范资料和信息的失密、泄密和窃密是办公室安全工作的重点。
2、失密、泄密和窃密的含义分别是什么？
答：安全工作的重点是要做好重要资料和信息的保密工作，保密包含防范失密、泄密和窃密现象的发生。
（1）失密：内部人员丢失重要的文件资料、产品、图纸、实物等，不管是否找回，都会造成危害。
（2）泄密：内部人员把秘密泄露给不应知道的人员。
（3）窃密：外部和内部人员采取非法手段窃取、搜集、刺探、收买、出卖、提供党和国家的秘密。
3、我国国家秘密的等级和范围是什么？
答：绝密：最重要的国家秘密，泄露会导致国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
机密：重要的国家秘密，泄露会导致国家的安全和利益遭受严重的损害。
秘密：一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
4、如何对办公室计算机的使用做好保密工作？
答：1、加强对操作计算机的办公室人员的培训和教育，增强保密意识，掌握安全技术。
2、对计算机的放置有一定的要求。
3、计算机使用过程中的保密。第一，计算机启用前必须由相关部门进行安全保密检查；第二，计算机信息要划分密级，秘密信息不能在公开的计算机系统中处理、储存和传递；第三，建立严格的登记和保管制度，加密拷贝秘密内容；第四，防范计算机病毒的侵扰，谨防信息被窃取。
5、办公室保卫工作的原则和特点分别是什么？
答：保卫工作的原则
（1）合法性原则（2）针对性原则（3）有效性原则（4）可行性原则
保卫工作的特点
（1）复杂性（2）以预防为主（3）走党领导下的群众路线
第十六章办公室常用技能
1、誊写、摘抄、交拟、拟议的含义分别是什么？
答：誊写：是一种辅助性的文字工作，同时也是对办公室工作人员进行文字训练的一种基本工作。誊写就是把领导人或其他工作人员起草的字迹潦草或因修改而勾划较乱的稿件，抄写清楚，然后交付打印或使用。
摘抄：领导人一般工作繁忙，无暇每天阅读、处理大量的电讯、文件、报刊等文字材料，通常是由办公室工作人员先去阅读，将其中的重要内容选出来，勾划出重点观点与段落，按轻重缓急的程度报送领导，或摘抄出其要点、重点，编写成概要文字，交送领导。
交拟：机关要办公室工作人员撰写或工作人员接受领导布置的写作任务，就是交拟。简言之，交拟就是交给写作任务。
拟议：从交拟开始到正式动笔起草前的全部酝酿准备过程，称为拟议。
2、校对文稿有哪些主要方法？
答：（1）读校法；（2）对校法；（3）折校法；（4）看校法。
3、办公室的接待纪录一般应该包含哪些内容？
答：办公室接待记录一般要有编号，依次记录来访人姓名、单位、时间、内容。“处理意见”栏要记接待人的承办意见，较重要的问题要记领导人的批办意见，最后署上接待人的姓名，以明确责任。
4、人工手动输入和自然识别输入的方法分别有哪些？
答：人工手动输入主要包括：整字输入、数字编码输入、字音编码输入、字形编码输入、形音编码输入。
自然识别输入主要包括：字形识别方法和语音识别方法。
5、印刷用纸有哪些主要类型？分别适宜用于哪些方面的用纸？
答：新闻纸：亦称白报纸，质地松软，利于工艺操作，抗水性能差，不宜钢笔书写，日久会变黄，主要用于报刊、杂志等无须长期保存的印件。
凸版纸：是凸版印刷专用纸张，质量均匀，不起毛，略有弹性，不透明，稍有抗水性能，有一定的机械强度，是印刷普通书籍和高级书籍的常用纸张。
胶版纸：亦称道林纸，伸缩性小，吸收性均匀，平滑，质地紧密不透明，白度好，适用于平版印刷印制多色产品及封面、插图、画报等。
铜版纸：白度高，表面平滑，无斑点气泡，是印刷高级精细产品的纸张，适用于精美封面、画册、样本等美术印刷品。
字典纸：纸面洁白，质地紧密平滑，薄而有韧性，稍透明，有一定的抗水性能。
毛边纸：质薄而松软，呈淡黄色，无抗水性能，吸墨性好，只宜单面印刷，是线装书籍的常用纸张。
书皮纸：本身有颜色，可省去印刷次数，用作书籍、杂志、文件等封面。
打字纸：质地细白，一般用于打印各种文件、印制信纸和稿纸等。
牛皮纸：一般用作书籍的封面、信封、卷宗袋以及作包装用。
办公室管理B卷 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共1０分) 1.在办公室的布置方面，( )的位置是上座。 A.离人口最远 B.离入口最近Ｃ．靠近门口Ｄ．靠近窗户 2.在文员工作以及办公环境等方面,下面选项中哪种行为不合适宜？( ) A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 C.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 ３.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？( ) A.定好目标，把想做或需要做的事情写下来 Ｂ.尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C.每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D．对每一项工作作出安排,定好最后期限 4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中,哪项工作应该改进？( ) A.工作人员工作尽可能专门化、单一化 B．尽可能定量控制办公室工作 Ｃ.重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程 5．以下哪些接打电话的行为是不正确的？( ) A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击 B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D．中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置 ６．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（)。 A.“顷悉”、“际此”B．“谨启”、‘钧启” C.“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安” 7.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,４5ＣM~1２0CM，应该是( )。 A．个人区 B．社交区Ｃ.亲密区 D．公众区 ８.文员做会议记录时，可以在会议记录中( ）。 A．加入自己的主观意见 B.不记录议题
欢迎阅读2017年办公室管理形成性考核册参考答案 作业1 一、单选选择题 1、级别高的办公室一般称为( B办公厅) 2、中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构，其办公厅属于分理制的是？ （ 3 4 5 6 7、 品 8、 9） 10 ) 1.任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构。( V ) 2.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高。( V ) 3.信息调研是办公室的一项具体职能。( V ) 4.办公室的工作具有综合性特点。( V ) 5.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。( X )
6.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。( X ) 7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。( V ) 8.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。( V ) 9.办公用品的库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单。( V ) 10办公设备使用权的获取只能是通过购买。( X ) 1 （l （2 （3 2 协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。 3、简述办公室设备使用规范。 （l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。
（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。 （3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。 （4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，温度过低时 内。 （6 （7） 4, 物应放置的地方；新物品置于旧物品的下面或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前面，易于找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到． ④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。
综合办公室管理方案 为坚决贯彻落实控股集团“服务、指导、协调、监督”的工作方针，准确把握、全面履行综合办公室的工作职能，更好的衔接和创造性的开展工作，特定如下方案： 一、综合办公室职能 1、负责协助建设集团领导处理公司日常工作。内部各部门之间工作协调。 2、负责公司企业营业执照、资质证书及年审等相关手续办理。 3、人力资源管理：根据国家有关劳动人事的法律法规，相关政策，规范集团公司的人事管理，明确人事管理权限及人事管理程序。 4、行政工作管理。做好内外部各类文件、资料的收发，日常行政文件、文档的撰拟、审核、呈批、发布等工作；负责资料档案（含电子档案、相关技术资料）管理。 5、负责建设集团印鉴、证照、资质等信用文件的管理和使用登记工作，建设集团办公用品的预算、申报、采购、发放等工作。 6、车辆管理。（按安远车辆相关管理规定管理） 7、协助集团财务部监督各工程处对固定资产的清查盘点，由固定资产管理小组实施对下属公司授权范围内的资产处置及执行情况的考核。
8、负责组织做好各职能部门、各工程处绩效考核及考核汇总管理等工作。 二、综合办公室组织架构 综合办公室组织架构为：副主任2人、（固定资产管理员兼文员）1人。 三、综合办公室岗位职责 （一）、综合办公室副主任岗位职责（行政）： 1、协助建设集团领导制定各项规章制度。 2、负责行政文件、文档的撰拟、审核、修改工作。 3、负责建设集团印鉴、证照、资质等信用文件的管理和使用登记及档案资料管理工作。 4、建设集团办公用品、的预算、申报、采购、发放等管理工作。 5、协助领导完成各职能部门、各工程处考核汇总管理等工作。 6、负责监督固定资产管理小组对固定资产的清查盘点，固定资产账务管理等。由固定资产管理小组实施对下属公司授权范围内的资产处置及执行情况的考核。 7、完成领导交办的其他工作。 （二）、综合办公室副主任岗位职责（人事）： 1、根据主管领导的指示，落实人事管理制度； 2、对建设集团人力资源进行综合规划管理；
办公室管理习题及答案（3） 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分) 1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的( ) A．安置窗帘遮挡室外光线 B．与其他设备正确连接 C. 选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能 2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的( ) A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 C. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的( ) A．录音时需将监听开关至于“ON”位置 B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C. 机内话筒录音，注意最佳录音距离为30—150厘米 D. 录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音 4．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的( ) A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来． B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C. 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D．对每一项工作作出安排，定好最后期限 5．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的( ) A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录 B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话 C. 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D：如果已经回电，但没打通，切记要再联系 6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的( ) A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认 B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划 C. 如果会议的主办者是上司，就要确认(至少在举办日的二、三天前)会议室 D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好 7．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的( ) A．准备旅行计划和旅馆信息 B．代替上司制定约会计划 C. 为商务洽谈收集资料 D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单 8．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的( ) A．用后跟着地走路 B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C. 男性在任何场合都可戴着手套握手
如何做好办公室管理工作 办公室工作是企业决策的参谋部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企业的“中枢”、“耳目”和“窗口”，因此，做好办公室工作，对于提高企业工作效率具有十分重要的意义。如何才能做到既让上级领导认可又让各级部门员工满意，为单位提供优质的服务和后勤保障，给大家创造良好的工作环境和条件，进而搞好办公室工作，的确值得办公室管理者深思。 想搞好办公室管理工作，就应当弄清办公室的工作特点。办公室承担着人事劳资、文秘、新闻宣传、会议筹备、接待、文件收发、档案室管理、办公用品采购、物业管理、车辆管理、电脑网站维护等工作内容。工作内容复杂繁琐，原则性却又极强，必须不偏不倚地执行领导的管理意图，从单位的实际出发，把握住大的原则和方向。所以我为办公室工作提出以下几点意见： 一、完善和管理制度 （一）要求办公室不断完善各项管理制度，将大的原则落实到各项具体规定中，凡事做到有章可循，实行静态化管理； （二）要在加强制度化管理上下功夫，好的制度要靠执行才能收到实效，才不会出现以权谋私、看人脸色、欺上瞒下的现象。
二、要有服务意识 （一）员工服务：办公室的工作往往事关全局，办公室不做决策但服务决策，各种综合性、协调性、服务性工作贯穿始终，任务艰巨，责任重大。办公室在处理好日常事务的同时，应将更大的精力放到综合协调、服务决策、服务管理上来，不断创新服务的内容和方式，提高服务效率；否则，办公室工作就不能说是全面的、成功的和有效的。做好服务，就是要认真做好为领导决策服务，为各部门服务，为员工服务。 （二）领导服务：全面、准确、及时地掌握企业实际情况，广泛收集信息，深入调查研究，增强认识问题的前瞻性、科学性，更好地为领导决策提供有价值的意见、建议；真实反映基层情况，使基层的合理要求在领导决策中得到充分体现；准确体现领导意图，认真学习有关文件和领导讲话精神，不折不扣地完成领导交办的任务。 三、注重效率和质量，不断提升自身素质 （一）要加强机关办事效率。一定要养成今日事今日毕，急事急办，特事特办的习惯，不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。 （二）要提高工作质量与标准。办公室工作从内部来说面对的是领导、部门和员工，从外部来说面对的是省体育局各处室，其工作和服务质量的好坏不仅影响领导、部门、基层工作的运转，而且影响到企业的形象乃至企业整体的正常运转。因此，我们努力把办公室的每项工作做到又好又快。
办公室管理作业题目答 案 Company Document number：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998
1 办公室管理 ★单选题：> 办公室主任的地位主要取决于其职务的D A、服务性。 B、秘书作用。 C、领导身体。 D、双重性。 办公室主任工作水平高低的主要标尺是：A A、效率和速度 B、公私分明。 C、严守机密。 D、实事求是。 办公室主任应该在领导决策前多做：A A、参谋。 B、反馈。 C、严守机密。 D、唱对台戏。 办公室主任的领导艺术和管理水平集中表现在：A A、用人艺术方面。 B、管人经验方面。 C、理财经验方面。 D、社交经验方面。 “不谋万事者，不足谋一时”说办公室主任工作中的什么观点B A、总揽全局抓大事。 B、立足当前谋长远。 C、见微知着抓本质。 D、随机应变巧决断。 中国传统“修身齐家”指办公室主任领导作风中的B A、实事求是。 B、严于律已。 C、民主作风。 D、经验风格。 实现人与生产资料的最佳配合称为什么。C A、定岗。 B、定额。 C、优化劳动组合。 D、相互配合。 什么管理，规定了办公室人员应该完成的工作量，从而使得每个人能主动、自觉地努力工作。（D） A、科学管理。 B、优化管理。 C、严格管理。 D、量化管理 什么分类是指将工作人员担任的每个职务的内容加以分析，以掌握该职务的性质和各个职务之间的关系，从而确定工作人员的任职条件、工作定额和报酬范围等，并以此作为选用、培训、考核、升迁和奖惩的依据。B A、职称分类。 B、职务分类。 C、岗位分类。 D、定量考核。 什么是通过一种数字符号显示人的功能特性或人的效率特性。BA、定性。B、定量。C、定员。D、定岗。 ★多选题：> 办公室按照级别可分为： A、部级。 B、局级。 C、处级。 D、科级。 E、乡级 办公室的特点有政策性强和机要保密性强外，还有：ABCDE A、头绪多，综合性强。 B、要求高，时间性强。 C、内容杂，服务面宽。 D、联系广，协调任务重。 E、被动性与突击性。 办公室工作的准确性包括：ABCD A、办文要准。 B、办事要稳。 C、情况要实。 D、主意要慎。 E、中心突出。 办公室主任的工作原则有：ABCD A、实事求是。 B、追求效率。 C、公私分明。 D、严守秘密。 E、领导作用。 办公室主任“承办”的具体形式主要有：ABCD A、主办。 B、会办。 C、转办。 D、催办。 E、督办。 办公室主任的参谋职能可以分为三种类型：CDE A、全面。 B、局部。 C、顺向。 D、逆向。 E、侧向。 测量水平分为四种：ABCD A、等级尺度 B、类别尺度。 C、等距尺度。 D、比值尺度。 E、时间尺度。 类别尺度可以分以下哪两种。AB A、类别。 B、标记。 C、等距。 D、比值。 E、时间。 比值尺度即比例尺度，它含有下例三种尺度的特征，还具有实际意义的绝对零点，数字“0”作为起始点表示事物特征的零量和中性点。ABC A、等级尺度 B、类别尺度。 C、等距尺度。 D、比值尺度。 E、时间尺度。 在设计和调整办公室工作程序时,常常要涉及列制各种图表,大致有以下几种：ABCDEA、网络分析图表。B、程序流程图表。C、工作分配图表。D、操作图表。E、工作进度图表。 ★是非题：>
中央广播电视大学２011—２012学年度第一学期“开放专科”期末考试 办公室管理试题 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分) 1。文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（ B ) A.必要时可形成文字材料，照本宣科 B。传达可以根据上司主要意思,溶入自己对问题的意见 C。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D。重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 2.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的（ D ） A.定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C．开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿 D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 3.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务（ B ） A.准备资料Ｂ.发表意见 C．现场服务D。会议或会谈记录 4。传真机最好用来传送以下哪种邮件？（Ａ ) A.一般的图纸Ｂ。机密文件 C．很长的文件 D.感谢信 ５.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是（ C ） A.国名、地址、部门、姓名Ｂ．姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名Ｄ．姓名、国名、部门、地址 ６.下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ） A。接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔 Ｃ.接过名片马上放人兜内Ｄ．传递名片将正面朝向自己 7．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ B ) A．口字型 B。圆桌型 C．教室型D。U字型 8．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，4５ＣM~12０CM，应该是（Ａ) A。个人区 B.社交区 C亲密区 D。公众区 9。文员协助举行宴会时,不用考虑（ B ) A。宴会的形式与气氛 B．有无休息室
办公室管理课程各章练习 一、单项选择题 B. 1．办公室的核心功能是（A） A．塑造出组织文化及价值观 B．办文 C．办会 D．办事 2．办公室的本质属性是（C） A．事务性 B．综合性 C．服务性 D．辅助性 3．办公室工作的第一要义是（A） A．服务 B．管理 C．协调 D．参谋 4．办公用品库存管理中的再订货量是指（C ） A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量 B.办公用品的平均使用量 C.判定需要订购新的办公用品的库存余额 D.新采购办公用品的数量 5．办公室人员辅助领导进行决策，意味着（B） A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断 B.只能充当领导的参谋和助手 C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策 D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的搭台补台，而是要登台唱戏 6. 办公室在做调查研究工作时不能(B) A.有针对性 B.调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料 C.要尊重客观事实 D.要遵循结论后于调查的原则 7. 办公室调查研究的选题原则不包括(A) A.易出成果原则 B.可行原则 C.价值原则 D.适量原则 8．办公室信息工作的要求不包括(C) A.及时 B.准确 C.信息量越大越好 D.完整 C. 9、常用办公用品中属于办公文具的是（A） A.中性笔 B.回形针 C.剪刀 D.印章
D. 10. 督查工作部门的基本任务不包括(D) A.上级决策、本级决策落实的督查 B.领导批交办文件的督查 C.热、难点事件查办 D.在督查中就有关重大问题作出重新决策 11.电子公文的属性是。（C） A不是真正意义上的公文 B通常属于涉密公文 C具有规范格式 D权威性远低于纸质公文 12.电子公文的处理。（C） A只能在网上办理 B在网上分发流转时，无需做登记、管理等 C可以印制成纸质文件分发处理 D不能网上处理与纸质处理相结合 F. 13.发放办公用品的人员要求是（D） A.使用者自行入库取用 B.不可指定人员发放 C.无需领用人员签字 D.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品 G. 14.根据1990年9月19日国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》，国家秘密的保密 期限，除有特殊规定外，绝密事项不超过（ A ）。 A.三十年 B.二十年 C.十年 D.五十年 15.公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（B ）。 A. 5厘米厘米厘米厘米 16.公文写作的规范要求。（C） A生动地反映事实，鼓励文学手法 B为组织管理服务，提倡个性化写作 C具有规范体式，符合公文格式标准 D采用生活语言，拒绝公文式标准 17.公共关系工作的特点不包括(C) A.以公众为对象 B.以美誉没目的 C.以惠己为原则 B.以长远为方针 H.
办公室管理
办公室管理 一目的 为营造干净整洁的办公场所，提高工作效率，塑造良好的公司形象，养成良好的个人习惯，创造良好的企业文化氛围，特制定本制度。 二5S定义 （一）、整理（SEIRI）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西，目的是把“空间”腾出来活用； （二）、整顿（SEITON）：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理，目的是不浪费时间找东西； （三）、清扫（SEISO）：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态，目的是消除"脏污"，保持办公室干净、明亮； （四）、清洁（SEIKETSU）：将前3S实施的做法做到制度化、规范化，维持其成果，目的是通过制度化来维持成果； （五）、素养（SHITSUKDE）：培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，目的是提升“人的品质”，成为对任何工作都讲究认真的人。 三5S工作的开展 （一）、整理 1. 扔掉废弃物，将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按要求废弃。
2. 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。 3. 将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌文件框或抽屉中。 4. 将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面或文件框中，做到需要的文件资料能快速找到。 5. 柜顶、沙发，办公椅上禁止摆放任何物品。 （二）、整顿 1. 办公桌、椅、柜等物品放置要规划有序，布局美观。 2. 办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、水杯等物品，要求放置整齐有序。 3. 办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。 4. 笔、橡皮、尺子、回形针等办公用具整齐放于桌面的笔筒中。 5. 办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置，没有作废或与工作无关的物品，如抹布、个人物品、报纸等。 6. 报纸、杂志等阅读资料看完后要收起，需要留存的整齐放于文件柜内或报架上。 7. 办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱。
办公室管理-案例分析题 1、新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况。没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。 请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？ 答案：（1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手。 （2）在替客人拿行李前应征求同意，再行动。 （3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。 （4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”。 （5）乘坐方面，客人应该坐后排，小马应该坐副驾驶座。 （6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。 （7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。 2、教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的： 向对方要求约会时应注意的事项： a．要获得上司的许可； b．对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理； c．如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认； d．要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。 e．告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。 f．对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。 g．尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。 h．如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。 i．决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。 一般说来： ·星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会； ·即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌； ·午餐前后约会则会影响吃饭时间； ·对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； ·公司有重大活动的那一天不宜安排约会； ·地点必须选择对方比较方便的地方； ·地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 j．对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。
《办公室管理》历年试卷“选择题”汇总 （04年1月） 1．办公室布置要注意( )。 A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．一般办公室桌椅最好面对面放置 C．打字、复印间离上司办公室近些D．必须考虑到符合各种沟通、保密、心理调适、情绪转换以及休息等要求。 2．传真机的使用哪一项是不对的( ) A．发送前检查原稿质量B．随时随地可向对方发送 C．不宜发送礼仪性文本D．不宜发送私人、保密文本 3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的( )。 A．协助签到B．分发资料 C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品 4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的( )。 A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B．让员工们随意领取办公用品 C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D．用库存一览表来储备办公用品5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的( )。 A．没有任何设想就应着手从事该项工作B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施 6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的( )。 A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支C．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品 1 / 14 D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务 7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的( ) A．善于同他人合作，密切配合，步调一致B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的( )。 A．审查功能B．保密功能C．欢迎词播放功能D．报数功能 9．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的( )。 A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔 B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C．口内含有食物与人说话 D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免( ) A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上 B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间 D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃 参考答案:（04年1月） 1．D 2．B 3．C 4．B 5．B 6．A 7．B 8．A 9．D 10．D （05年1月） 1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的( )。
办公室管理设计题《办公室管理》设计题题库 《办公室管理》设计题题库 (更新至20XX年7月试题) 办公室的清理和清扫方法。 答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。 (1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。 (2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。 (3)书架上的书籍、文夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。 (4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。 (5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。 (6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清楚并收拾妥当。 (7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。 (8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。
办公室人员应该准备和开好座谈会。 答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思 考、有主见又敢于发表意见者； (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做； (6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； (7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员接待与应对？ 答：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。” (2)然后请来访者稍坐，再联系上司。 (3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生(女士)，现在已 经来了”。 (4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某 先生(女士)，真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边 走”。然后引导客人去会见上司。 给下面的情境设计礼貌用语。 (1)问人姓氏说(贵姓) (2)仰慕已久说(久仰) (3) 长期未见说(久违) (4)请人解答说(请教) (5)求人办事 说(拜托) (6)请改文章说(斧正) (7)求人指点说(赐教) (8)身体不适说(欠安) (9)看望别人说(拜访) (10)请人接
《办公室管理》“选择题”汇总 （04年1月） 1．办公室布置要注意()。 B．一般办公室桌椅最好面对面放置A．上司单独用的办公桌椅靠墙放 C．打字、复印间离上司办公室近些D．必须考虑到符合各种沟通、保密、心理调适、情绪转换以及休息等要求。 2．传真机的使用哪一项是不对的() A．发送前检查原稿质量B．随时随地可向对方发送 C．不宜发送礼仪性文本D．不宜发送私人、保密文本 3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的()。 ．分发资料BA．协助签到 C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品 4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的)。( A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B．让员工们随意领取办公用品 D．用库存一览表来储备办公用品C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度 )5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的(。 A．没有任何设想就应着手从事该项工作B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施 6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的()。 A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要B．作出预算，按月或季度预计办公．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品C室的开销来控制开支
D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务 7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的() A．善于同他人合作，密切配合，步调一致B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的()。 D．报数功能C．欢迎词播放功能A．审查功能B．保密功能 9．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的。)( A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔 B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C．口内含有食物与人说话 D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免() A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上 B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间 D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃 参考答案:（04年1月） 1．D2．B3．C4．B5．B6．A7．B8．A9．D10．D 月）年105（ ．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的1()。 ．选定复印纸后要抖松消除静电B接通电源可立即复印操作 A. C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸D．复印完毕应取下复印品和原稿 )。2，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的(
办公室管理试试题库1 办公室管理试题库 0501 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） 1. 在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（）。 A．接通电源可立即复印操作 B. 选定复印纸后要抖松消除静电 C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D. 复印完毕应取下复印品和原稿 2. 以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的（）。 A．现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里 B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C．标准的零用现金单据有一个签名 D．不允许任何人从零用现金基金里借钱 3. 文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（）。
A．先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C．同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D．可以按照文员自己的习惯进行工作 4. 文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（）。 A．传达可以根据上司主要意思，加进自己的意见 B．必要时可形成文字材料，照本宣科 C．不可再普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。 5. 以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的（）。 A．考虑打电话的时间是否合适 B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 C．有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言” D．对待投诉电话先安抚，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事 6. 以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜
的（）。 A．应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜 B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水 C．未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子右上侧，叉尖向上，刀刃向内 D．文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意 7. 以下关于预定工作的行为中，哪一项是不适宜的（） A．与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求 C．如果预定需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结账之前打电话D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明 8. 文员协助举行宴会时，不用考虑（） A．宴会的形式与气氛 B. 交通是否方便 C．有无停车场 D. 有无休息室 9. 以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（）
办公室管理形考二答案 一、单项选择题（每小题5分，共50分） 题目1级别高的办公室一般称为（）：A. 办公厅 2中央机关分别采用分理制和综理制设，其办公厅（室）属于分理制的是（）B. 国务院题目3办公室的核心功能是（） D. 塑造出组织文化及价值观 题目4办公室的本质属性是（） C. 服务性 题目5办公室管理的第一要义是（）C. 服务 题目6常用办公用品中属于办公文具的是（）C. 中性笔 题目7发放办公用品的人员要求是（）C. 发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品题目8办公用品库存管理中的再订货量是指（）A. 判定需要订购新的办公用品的库存余额题目9正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（）D. 名牌和高档 题目10有权对政府采购合同进行监督和管理的是（A）A. 国家级或省部级财政部门 二、判断题（每小题5分，共50分） 题目11办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。对 题目12省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。错 题目13信息调研是办公室的一项基本职能。对 题目14办公室的工作具有综合性特点。对 题目15办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。错 题目16办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。错 题目17发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。错 题目18办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。对 题目19办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。错 题目20办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。对 办公室管理形考三答案 一、单项选择题（每小题5分，共50分） 题目1办公室人员辅助领导进行决策，意味着（）D. 只能充当领导的参谋和助手 题目2办公室在做调查研究工作时不能（）A. 调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料 题目3办公室调查研究的选题原则不包括下列哪一项（） D. 易出成果原则 题目4督查工作的原则不包括（） C. 督查与代办相结合 题目5办公室信息工作的要求不包括（） A. 信息量越大越好 题目6在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（） A. 要有“诚心” 题目7下列电话礼仪中错误的是（）选择一项：A. 与女士通电话，男士先挂 题目8介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（） C. 年龄 题目9行政办公费用中的“三项经费”不包括（） B. 业务招待费 题目10公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（） D. 6厘米 二、判断题（每小题5分，共50分） 题目11我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。选择一项：对 题目12办公室工作人员辅助领导决策，是指在决策前收集整理信息的活动。 选择一项：错
办公室管理知识整理
办公室管理 教学大纲 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论 PART 2: 办公室人员与管理优化 PART 3: 事务篇——办公室日常事务管理PART 4: 业务篇——办公室行政业务管理PART 5: 自动化篇——办公室管理的自动化 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论·办公室 一、办公室的概念——什么是办公室？ 二、办公室的地位和作用——为什么要学习或研究办公室？ 三、办公室的性质 四、办公室的职能——办公室通常能做些什么？ 五、办公室工作及其特点 ·办公室管理 六、办公室管理的概念 七、办公室管理的内容 八、办公室管理的目标
一、办公室的概念 1.办公室的内涵 办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司、领导综合办理行政事务和辅助管理。 2.办公室的历史渊源 时代称谓功能 原始社会末奴隶社会初男“祝”；女“巫”为酋长传达上 天的旨意；将卜 辞刻在甲骨上 殷商后期、西周史官起草诏令、草拟 文件 秦御史大夫与太尉府、丞相 府一起合称中 央三大机构 汉尚书省略 隋尚书、中书、门 下三省 略 清（康熙）内阁略 国民政府秘书处、政务厅略 3.办公室的当前类型
二、办公室的地位和作用 文字表述图示表述 中心· 枢纽 窗口 三、办公室的性质 ●综合性——工作内容 ●服务性——工作宗旨 四、办公室的职能 提供信息、建议和材料P5 职能 简称 具体内容注意事项 参与政务直接为领导决策和决 策的贯彻实施服务，主 要是为领导提建议、拟 方案 态度积极，同时需 要适度恰当 办理事务协助领导处理日常行 政业务工作 重督办、催办，而 忌包办、代办 搞好服务为领导、部门、基层和 职工服务 服务对象是多元 的，而非单一的 讨论： 1.办公室工作职能与秘书工作职能的差异
1、对意大利客人来说，（D）在业务活动中表示很正式的尊重。 A．致意 B．微笑 C．拥抱 D．握手 2、跟美国人交往，要注意建立长期的（D ）的个人间关系。 A．固定 B．稳定 C．互相理解 D．互相信任 3、（C ）在韩国人的饮食生活中比筷子重要。 A．刀子 B．叉子 C．勺子 D．食物夹 4、用西餐时若需要暂时离开，可将刀和叉（A ）。 A．交叉摆放 B．并排摆放 C．反方向摆放 D．放在盘外 5、西餐中的喝汤很有讲究，汤匙应该（A ）舀出。 A．由身边向外 B．由外向内 C．由左到右 D．由右到左 6、肢体语言在日常生活中无处不在，其作用包括（ABCD ）。 A．丰富了语言内涵 B．加强了传达的意愿 C．巧妙地传递信息 D．留给对方想象空间 7、西餐中牛排的熟度通常分为（ABCD ）几种。 A．带血的 B．半生的 C．七分熟的 D．熟透的 8、与外国友人谈话时应了解各国习俗，在谈话中应避免（BC ）。 A．幽默的谈吐 B．询问女士年龄 C．询问他人服饰价格 D．询问对方收入 9、与外国人交谈时，应该避免（CD ）方面的话题。
A．民俗 B．体育 C．政治 D．宗教 10、开放式办公室的优点是（ACD ）。 A．同事之间易于交流 B．企业秘密易于保障 C．办公面积易于减少 D．员工行为易于监督 11、同一企业，确定某项任务的承办周期时效期限也不同，例如（C ）承办周期时效期限可不同。A．复印工作，紧急情况和日常情况 B．归档工作，秘书处和生产车间 C．客户投诉，电话投诉和信件投诉 D．电子邮件，中级秘书和初级秘书 12、每一企业（BCD ）的安全。 A．没有责任保护在其办公地点的客户 B．有责任保护在其办公地点工作的员工 C．有责任保护在其办公地点的客户 D．有责任保护在其办公地点的来访者 13、企业预防火灾、爆炸、疾病类紧急情况的措施有（AD ）。 A．保证配备应对的资源和设备 B．进行企业技术业务培训 C．制定业务工作流程和工作规范 D．张贴有关布告和疏散路线 14、若发生火灾，员工撤离时，应（AD ） A．关闭门窗 B．打开门窗 C．使用电梯 D．关闭电梯 15、秘书购买办公用品时，应当比较供应商的（ABCD ）。 A．信誉诚信 B．用品价格 C．结算方法 D．退货换货 16、秘书决定某办公用品的最大库存量考虑该用品的（ACD ）而综合确定的。 A．所占经费 B．购买票据 C．所占空间 D．保存期限 17、秘书在某办公用品（BC ）时就需要添置了。 A．库存卡余额为零 B．余额达到再订购量 C．余额达到最小库存量 D．被领用完了
《办公室管理》期末复习综合练习题 一、设计题 1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做5E2 电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。p1 2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？9E (1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；<4)预订食宿； <5)迎接来宾；<6)商议日程；<7)安排会谈；<8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。 3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到
12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？57H (1)会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称； (3)日期,时间(开始到结束的预定时刻)；(4)地点:(具体在几楼几号会议室)；（5)议题(或者议事日程)；(6)主办者的联络处,电话号码等；(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)；(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。 4．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？ 5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？74J (1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者, 能独立思考,有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜；<3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合；<4)主持人负责引导,组织,可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；<6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短；(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。 6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租