专题调研成果报告：
新时代加强城建档案安全管理的重要性
（征求意见稿）
德州市城建档案馆
习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”充分说明了档案工作的重要性和做好档案工作的重大意义。档案之于人类，既是宝贵的文化遗产，也是真实的生活记录；城建档案之于城市，则是建设发展的见证者、历史记忆的记录者以及城市文化的传承者。
中共中央办公厅、国务院办公厅年印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[]号）的通知文件，在档案体制机制、档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系、支持保障力度等个方面做了明确规定。档案的密级为秘密级别，城建档案更是被国家列为涉密档案，因此，我们必须高度重视城建档案的安全管理工作，强化城建档案保密意识，规范建设档案库房，接收进馆档案齐全完整，开展数字化扫描加工，实现信息化管理和异地安全备份。把现有的城建档案综合管理系统进行升级，探讨基于框架下的城建档案（包括地下管线、声像档案）三维化、立体化、全覆盖的
城市全景模式，力争实现智慧城建档案馆的奋斗目标，谱写新时代城建档案安全管理新篇章。
本文以德州市城建档案馆近几年的实际工作为主线，从城建档案接收存档、档案库房功能完备、城建档案安全保障三项主题内容，研究阐述在新时代实现创新发展的背景下，加强城建档案安全管理的重要性。
一、城建档案接收存档是保障档案安全管理的关键
要保证档案的安全，就必须把工程建设过程中产生的竣工档案应收尽收、尽可能完整齐全的移交进馆，避免散落在社会上，由于保管条件差等客观因素，发生丢失、损坏等主观现象，造成无法弥补、挽回不了地巨大损失。
（一）以档案种类齐全为管理基础
住建部把城建档案划分为大类，要求各市在接收移交档案时必须做到齐全完整、分类准确。市城建档案馆成立年来，始终注重城建档案的收集、积累。
一是严格执行“两书一证”制度，通过接收、征集等多种渠道，逐渐丰富馆藏档案。目前馆藏档案大类万余卷。
二是健全管理制度，提高管理水平。在原有的制度的基础上补充完善了工程档案收集内容，制定了建设工程档案管理程序。明确了档案工作人员的岗位职责，并将所有职责、制度汇编成册，便于管理和社会监督。
三是加强业务指导，严抓基础管理。我们始终坚持高标
准、严要求的原则，按照标准化、规范化对工程竣工档案的整理立卷、审查验收。为了使社会各界多了解城建档案工作，使建设单位按时移交竣工档案，我们对建设单位采取开工前宣传、施工中指导、竣工后督导相结合的办法，为竣工档案的完整、准确、规范提供了技术保障。
（二）以档案整理规范为管理标准
按照《城市建设档案业务管理规范》（）、《城市建设档案著录规范》（）要求，在城建档案整理上做到标准化、规范化。
一是前期整理阶段：主要查看整卷材料并剔除多余重复件；根据材料要求排序；去除钉书针等铁质用品；贴补、托裱票据等材料；使用打码器在案卷的下角打印页码；输入卷内目录并打印；人工手写卷皮。
二是中期组卷阶段：将工程竣工档案按卷立档，文字卷要求线装，采用三孔一线装订，图纸卷不装订，案卷编目实行流水编号；填写备考表内容：整理人、检查人和日期，各项内容按实际情况填写。
三是后期核查阶段：重点审查能否实现工程报送责任书的登记，并且能够通过报送责任书记录自动生成项目信息；实现从工程报建登记到移交整编之前统一的流程管理，可根据实际业务情况进行流程的定制和再造；实现工程报建登记
及业务指导登记功能，工程报建登记可进行坐标数据的标记；实现对档案预验收的办理登记，发放整改通知书和验收意见书；实现对档案接收的办理登记，发放移交目录和接收证明书；实现在档案接收环节能够进行电子档案的导入和审核功能；实现验收意见书、竣工档案合格证等业务证件的套打；实现工程的动态跟踪管理，即每个工程进入到哪个环节和正在办理的状态。
（三）以符合归档要求为管理目标
依据《建设工程文件归档规范》（）规定，仔细做好工程档案的归档管理工作。
一是把经过整理符合进库存档的档案，直接接收业务指导功能模块流转过来的工程项目信息，不用进行重复的信息著录和登记；实现对档案管理的各个环节：著录、标引、装盒、打印、上架入库、补卷等整理编目的管理与控制，并打印、输出有关信息。
二是实现对电子文件以及实体档案的工程（项目）级、案卷级、文件级的集成化著录与管理；上传电子文件格式采
用双层格式，除后台保存外还需统一转为一份利用格式副本，使利用文件与原档案电子文件分离管理，保证电子档案的查阅安全，可控制电子文件的在线打印、浏览，以及离线下载后版权控制（加密打开、限制时间、次数等）。
三是著录工作完成后系统自动生成卷内封皮、卷内目录、脊背、备考表等；提供规定的必备目录打印以及任意目录汇编、打印功能；提供入库审核功能，能够进行总登记号的分配，并能进行案卷自动装盒以及相关的信息自动生成。
四是进行单独的案卷盒创建、打印、装卷以及信息调整功能；档号的处理能够按照规则自动生成不同流水方式的档号，并具有档号标引分类及著录词典管理的服务功能。
五是可实现入库后档案从项目级到文件的补录和修改功能，可进行树结构和列表结构两种方式展现，并能进行随意切换；能够进行案卷的鉴定销毁信息登记。
二、档案库房功能完备是提升档案安全管理的手段
要保证馆藏档案的管理安全，还要依赖于功能强大完备、馆房设计先进的档案库房基础设施建设。
（一）严格库房建设标准，使馆藏档案“高枕无忧”
档案馆房的建设必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规。根据国家标准《档案馆建设标准》（建标—），城市建设档案馆等专门档案馆的新建、扩建、改建工程项目，应当依照该建设标准执行，因地制宜，合理确定建设规模和水平，做到功能齐全、设施完善、经济实用，满足城建档案收集、整理、保管、利用等工作需要。具体指标如下：
市级档案馆建筑面积指标
单位：平方
注：表列各类用房指标分配见附录二，使用系数为。
馆藏档案数量超过万卷的市级档案馆，档案库房面积指标可在市级一类的基础上，按照本标准的计算方法等比增加。寒冷和严寒地区的总面积指标可以在原来基础上增加﹪～﹪。
县级档案馆建筑面积指标
单位：平方
注：表列各类用房指标分配见附录三，使用系数为。
馆藏档案数量超过万卷的县级档案馆，档案库房面积指标可在县级一类的基础上，按照本标准的计算方法等比增加。寒冷和严寒地区的总面积指标可以在原来基础上增加﹪～﹪。
德州市城建档案馆新馆房于年开工建设，年竣工使用。新馆房在初始设计时，我们严格按照档案馆建设标准和规范设计建设。为了体现创新建设和打造亮点特色，在库房设计，特别是防磁库房上取得新突破，展现新思路，并成功应用到实际建设中。自年建成使用四年来，效果非常好。目前，该防磁库房在我省档案行业馆房建设中具有创新性，在各市城建档案馆第一家运行使用。档案馆建设项目主要由房屋建筑、场地和专用设施组成。
、档案馆房屋建筑。主要由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房等主要功能用房和附属用房及建筑设备组成。（）档案库房由纸质档案库、音像档案库、光盘库、缩微拷贝片库、母片库、珍藏库、实物档案库、
图书资料库、其他特殊载体档案库和过渡间组成。（）对外服务用房由服务大厅(含门厅、寄存处、饮水处等)、接待室、查阅登记室、目录室、开放档案阅览室、未开放档案阅览室、缩微档案阅览室、音像档案阅览室、现行文件阅览室、现行文件保管室、展览厅、报告厅、对外利用复印室和利用者休息室、餐厅、公共卫生间组成。（）档案业务和技术用房由中心控制室、接收档案用房、整理编目用房、保护技术用房、翻拍洗印用房、缩微技术用房、信息化技术用房组成。
、档案馆场地。主要由人员集散场地、道路、停车场和绿化用地等组成。
、档案馆专用设施。主要包括档案专用运输设备、档案装具、档案保护技术设备、缩微设备、专用信息化设备。
（二）智能化监控系统，让馆藏档案有了“电子眼睛”
档案馆房应严格执行现行防火规范，档案库等重要用房达到“九防”要求，安装智能化监控系统，设置火灾自动报警设施和相应的灭火设施。要适应档案信息化建设的要求，根据办公自动化及安全、保密等要求综合布线、预留接口，通讯与计算机网络设施应满足工作需要。档案馆建筑应符合国家公共建筑节能设计标准，并采用节能设备。
德州市城建档案馆房安装运行的智能化监控系统，配备了门禁、报警、高清摄像头、高压细水雾灭火、温湿度自动调节、通风消毒等智能监控先进设施。定期对库房卫生和设
备进行了安全大检查，仔细做好档案库房、服务用房的安全管理。严格按照“九防”要求，对个库房内的空调、除湿机、加湿机和消毒机进行了全面检修，发现问题及时处理。年对档案管理室的馆库监控系统进行了功能扩展和管理升级，增加了监控数量和视频记录备份，库房实行门禁系统管理，进出库房时有钥匙和门禁卡双重保障，保证了库房内温湿度的准确和设备正常运行，保障了馆藏档案的归集管理、安全保存和提供利用。
（三）库房安全运行管理，为档案发挥作用“保驾护航”
档案库房与其他各类用房之间应有分隔，各部门间的档案传送线路应安全顺畅，内外联系应避免交叉。档案馆围护结构应满足保温、隔热、温湿度控制、防潮、防水、防日光、防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物和防盗等防护要求。档案库房的安全运行管理应符合以下原则：
、库区应根据档案类别、保管要求和经济性，设置不同类型的库房和确定柱网、层高与载荷，珍贵档案存储应设珍藏库。
、库区内应设工作人员更衣室，其余附属用房不应设在库区内。
、根据实际情况可进行密集架导轨组（双面）、密集柜（单面）的类型生成不同的结构模型，其中密集架导轨组可实现滑动显示效果。
、能够根据录入的库房数据和库房密集架数据自动生成库房、密集架模型，并且可进行度全景查看和游览功能，在虚拟库房浏览视图可实现全部案卷的模糊搜索。
、能够根据系统录入的案卷信息自动生成案卷模型，并且如果案卷关联上传的电子文件信息，能够以翻书的效果方式在系统中查阅。
、智能化监控系统应包含温湿度监控模块，可同温湿度监控设备做接口，能够实时的刷新和显示库房温湿度信息，为库房环境做预警，为馆藏档案保驾护航。
三、城建档案安全保障是强化档案管理的有效途径
加强城建档案安全保障管理的途径，重点是建立“数字化城建档案馆”，开展馆藏档案数字化加工，运行好“德州市城建档案综合管理系统”平台，实现电子数据的异地备份，提升档案利用服务质量，创新城建档案管理新发展。
（一）开展档案数字化加工，建立运行信息系统
一要制定城建档案数字化加工要求。年开始，德州市城建档案馆对馆藏全部档案（约万余卷）进行数字化加工，部分档案通过二次整理完善，著录内容实现了工程级、案卷级、文件级，扫描加工后的电子档案与著录的条目数据一一建立了对应关系。本工程主要是对纸质档案进行数字化，涵盖了目录补录、拆装整理、扫描与图像处理、保存格式存储、文件目录与全文的挂接、质检、后期整理等重要环节。馆藏档
案数字化加工硬件、软件的配套，是“数字城建档案馆”建设工程的重要组成部分，它将满足“数字城建档案馆”对电子文件著录与描述、检索与确认、文件资源管理、电子文件真实与完整性保护及电子长期保存的要求。
二要严格按照加工流程要求操作。、数字化处理要求：纸质文档经过扫描、图像处理后应达到以下要求：数字化文件的文件名应与档案实体的档号保持一致，每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系；采用硬件去噪处理，文字及线条清晰；增加手工去污处理工序，消除明显的污斑；仔细校对文本文件扫描并经识别后形成的文件，文件中的文本内容须与原纸质文本文件内容一致，对不一致的地方进行修改，正确率保证；页面经过校正，保持水平，倾斜度不大于度；页边经过切除，消除黑边和白边；尊重原稿件，不得随意添加图元，对有效信号不得有涂改现象；对文档影像页进行准确关联命名，不乱页、不倒页，准确入库。、工程图技术指标：根据档案工作对图档完整性、原始性要求高的特点需要对不同类型的图档采用不同的扫描方式。、领卷质量保障：案卷进出库房进行扫描加工的程序为：档案管理科领卷核对—签字—运输—加工—审核入库—移交录入。其中领取档案是录入工作的第一步，必须由责任心强，业务精的人负责。领卷人凭领卷申请单在档案库领卷。领卷时必须仔细核对卷名、卷号、数
量、质量等，并仔细填写领卷登记表、双方签字。领卷运送途中不得办理其它事宜、不得人档分离；档案不得受潮、受污、受损、丢失。
三要开发城建档案综合管理系统，各项功能符合国家标准。“德州市城建档案综合管理系统”，要求规范城建档案管理的工作流程与组织方法，实现各种载体的城建档案管理过程中各个关键环节的集中、协调、无缝管理与动态监控，即实现建设工程的档案报建登记、业务指导、业务审核、预验收、签发两书一证、档案收集与移交、档案整理、数字化、编目、统计、鉴定、保管、编研、档案查询等档案管理全过程的计算机集成化管理。主要功能如下：
、工程档案业务管理。系统实现建设工程档案前期的登记、业务指导、档案预验收、接收、档案审核以及报送责任书、预验收意见书、竣工档案合格证的签订、发放及打印等功能。
、档案整编模块。系统实现建设工程档案的进一步档案著录标引、案卷装盒、入库审核、上架入库、鉴定（销毁）等一体化、流程化管理；通过流程化管理、岗位职责明确，特别是加强档案自动装盒、案卷封面背脊打印、和特殊权限入库后档案的修改和补录功能，进一步保证了城建档案信息资源的数据质量。
、声像档案管理。实现对不同介质存储多媒体信息进行
采集转制，最终形成支持流媒体播放的储存格式，声像档案条目信息著录，声像文件的导入及相关工程档案的关联及声像输出等各种档案管理功能，声像档案在线播放时，减少用户查看时的等待时间，提供多种检索方式，从不同角度满足用户对声像档案信息的检索，并记录用户的查阅查阅档案申请信息。具有高度安全的体系结构，设有严格的管理权限，数据操作与查询权限界定针对每个模块。
、地下管线档案管理。接收的地下管线档案包括建设单位提供的管线档案，纸质图纸和图。实现对档案的著录标引、案卷装盒、入库审核、上架入库、鉴定（销毁）等一体化、流程化管理；小区地下管线档案与同小区工程档案建立关联功能；支持资料、查询、统计、打印功能；对图像档案能够支持水印导出的功能。
、统计、利用管理。包括档案统计（项目、案卷），档案报表（项目总目录、案卷总目录），档案借阅。同时报表提供打印、导出等功能。档案统计，可以按用户所需，根据时间点，时间段等条件查询。档案借阅包含借阅登记、借阅归还、借阅查询。
、档案查询。支持多种查询方式，包括传统条件检索、结构化查询、全文检索、检索功能。对电子文件的查询提供
较高的查全率和查准率。
、库房管理。“库房管理”模块主要是对虚拟库房、虚拟档案架的管理以及虚拟库房的查看，虚拟库房完全模拟现实库房，能够设置不同形状规则的库房，可以实时的反应现实库房的档案位置、状态、温湿度等情况，并提供更好的视觉浸入感。
、系统管理。系统管理主要包括系统的用户管理、角色管理、部门管理、系数日志管理、业务指导流程模板管理、接收目录模板管理、档案分类大纲管理、总登记号初始化等。
（二）实行异地安全备份，让城建档案有了“双保险”
为了保证对城建档案数据的异地灾难备份以及系统无关性利用数据的需求，必须建立功能强大、完备的城建档案异地灾难备份体系，增强城建档案管理的容灾能力，防止因各类灾难造成的档案损毁与信息丢失。因此，城建电子档案实现异地离线备份更加显得尤为重要。根据国家对电子档案异地备份的要求和档案馆工作的需要，异地容灾备份必须满足以下条件：
、保证数据的统一性，独立性。由于相互备份的档案馆之间可能会存在不一致的管理系统，为了保障数据在主备方允许的情况下，被备方能利用数据。所以要求数据格式具有统一性、公开性、开源性，符合《城市建设档案著录规范》（）中的建设电子文件元数据标准，结合《城建电子档案元
数据标准》（），将建设电子文件和元数据进行封装，最终形成标准的电子档案信息包，使城建档案数据具有自证明，自包含，自描述的功能。
、保证数据的安全性。由于档案具有一定的保密性，为了保障离线电子档案的安全性、时效性、控制性，通过离线对电子档案数据采用版权加密方式，用对称密钥加密算法，可限制离线电子档案的打开的次数、时间、打开电脑、指定等等，全面加强电子档案的安全。
、城建电子档案异地离线备份功能要求。操作系统方面，服务器：采用及以上的操作系统，客户端：采用及以上版本，客户端浏览器支持、及以上版本；开发语言方面，采用基于架构的分布式多层次的软件体系结构技术进行系统开发，以为主要编程语言；数据库方面，依据系统项目的建设对数据库要求及对主流数据库系统比较，采用、等数据库，保证系统数据的安全稳定运行。
（三）加强提供利用服务质量，实现城市全景档案的管理目标
为社会做好档案查询利用服务工作，是我们的根本目的和宗旨。城建档案的价值在于利用，城建档案部门的主要职责是为社会各方面利用档案搞好服务，因此，城建档案工作要上质量、上水平，必须不断开拓创新，不断拓展城建档案利用服务工作的广度和深度，要强化服务意识，拓宽服务领域，提高服务时效，努力把“死档案”变成“活资料”。
、夯实城建档案的基础性管理。以数字化城建档案馆建设为方向，以城建档案管理网络化建设为基本，以数字信息资源建设为核心，以城建档案信息资源的集成、可视化利用为目的，德州市数字化城建档案馆的建设从城建档案的基础性管理抓起，确保电子文件的真实性、完整性和长期可用性，重点建设具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的
城建档案核心数据库；建立建设工程管理、业务办公和信息
服务为主要内容的技术先进、结构合理功能齐全的数字城建档案馆应用系统；建立健全信息化标准体系和内外网络安全体系；通过接收电子档案、档案著录、信息摘录、馆藏档案数字化等多种手段，建立专题数据库；稳步推进馆藏档案数字化、地下管线管理、声像档案管理、建设工程管理等业务档案的同步归档，实现电子化全覆盖资源建设。
、明确服务对象，把握服务方向。市城建档案馆多年来经过坚持不懈的追求和实践，不断提升服务水平，拓展服务功能。一是对来馆咨询和学习的单位和个人，提供优质的服务；二是将城建档案管理人员的服务态度、服务水平、工作成效纳入行政办公效能监察工作中，向社会公开服务承诺；三是转变工作作风，主动为各工作部门搞好服务。我馆累计为社会各界办理房屋、土地产权确认、解决房地产纠纷、工程合同纠纷、司法公正等提供了大量详实、有效、及时的档案信息服务，创造了良好的社会效益，城建档案工作赢得了社会各界的广泛赞誉和支持。
、创新全景城市的管理模式。我馆目前已经启动利用全景城市模块管理城建档案的开发和试用阶段，主要是通过无人机航拍技术和全景照片合成技术，加上后期地理信息热点定位，档案信息挂接，实现度高清全景影像。待条件成熟和试运行成功后全面展开，届时，能够实现在电脑上进行度全景观察，并且通过交互操作，可以自由浏览，从而体验三维
的视觉世界，使得足不出户就能畅游城建档案管理系统平台的愿望变成现实。主要功能有：度全景城市与各种浏览终端（手机、平板、电脑等）兼容；通过鼠标点击全景中的建筑物，列出建筑物的相关信息；文件小，传输方便，适合网络使用，发布格式多样，适合各种形式的应用；能用鼠标控制环视的方向，可左可右，可上可下，可近可远，可大可小，使您有身临其境的感觉。
、创新电子档案实时在线报建系统功能。实现报建单位通过在线移交工程电子档案、地下管线档案和声像档案信息，便于提高电子档案收集的时效性和完整性，分块处理实际业务工作，提高工作效率。可实现工程档案预验收的在线登记和申请；分阶段和条目提交电子档案信息，支持上传扫描件、版式文件和声像文件，提交电子档案需通过元数据校验功能保证电子档案绝对唯一，同样的文件不允许上传第二遍；电子档案数据的补交。
、实现“智慧型城建档案馆”管理目标。利用现有的城建档案综合信息管理系统平台，开通档案查寻网上预约服务，在馆藏档案达到计算机自动检索阅览和信息化管理的基础上，力争在我省建成首个与地理信息系统并网的城建档案信息系统平台，纳入“智慧德州”整体框架中，实现由“数字化城建档案馆”提升为“智慧型城建档案馆”的管理目标，打造工作亮点，实现突破创新。
（）城建档案馆要全面完成“四网一库”（城市地下管线综合信息网、馆内局域网、链接当地政务信息网、链接互联网和馆藏档案数据库）建设，配合海绵城市规划、地下管廊建设，为政府城市基础设施建设、经济建设和民生工程建设提供数据服务。
（）确保档案信息安全，提高信息安全意识，严格遵守有关安全保密制度。非公开的城建档案信息特别是城市地下管线信息，一律不得上互联网，城建档案馆（室）内局域网一定要与互联网实行物理隔离，内外网计算机不得混用，不同用户赋予不同的权限，防止失密、泄密。
（）根据建设项目特性变化，修订城建档案收集流程和内容，强化纸质、电子、声像档案三位一体和地下管线档案的编制和管理，确保工程竣工档案及时移交归档，更好地为社会服务。
（）依托公共信息网，建成服务社会、服务公众的城建档案信息网站，有计划地向社会公布开放档案目录，确保信息及时、准确。在提供优质高效的查档利用基础上，开通网上查询和利用服务功能，实现信息资源共享，使城建档案网站成为宣传城建档案工作、开展信息服务的有效载体。
（）把现有的实体档案、地下管线资源转变成数字信息资源，配置应用系统软件，设定访问权限，实现网上查阅功能，实现馆藏档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段
现代化，促进档案资源数字化，丰富和完善档案数据资源库，更好的为社会公众服务，为政府部门、建设单位提供快捷、便利服务，促进档案信息化建设的进步与发展。
综述所述，充分说明了在新时代实现创新发展的背景下，加强城建档案安全管理的重要性和必要性。特别是随着城市建设的迅猛发展，社会各界对城建档案工作的认识不断提高，利用城建档案，以档案作为依据已成为必然，我们有理由相信，今后城建档案工作在社会经济和城市建设中越来越显示出巨大的作用。
二〇一八年四月十日