企业公司工厂国内外传真收发管理办法
1. 总则
1.1. 制定目的
(1)将本公司内使用传真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。
(2)促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。
1.2. 适用范围凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 收发管理
2.1. 发文时间
发文时间原则上为上班时间如上午10：00、下午3：00，急件发文特殊处理。
2.2. 发文手续
(1) 申请人事先填具《传真发文申请单》，经单位主管核准后连同文件交总务课人员(或传真机管理
人)发送。
(2) 总务课人员(或传真机管理人)发送后，于《传真发文登记簿》上登录有关事项，并经申请人签认
后，由申请人领回原稿文件。
2.3. 收文手续总务课(或传真机管理人)于收到来文时，须先于《传真发文登记簿》上登录有关资料后，再通
知收文者领取文件并签认收讫。
2.4. 传真收发注意事项
(1) 传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。
(2) 传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。
(3)传出文件如为承接设计稿、产品广告等时，其格式应先经企划部美编设计人员确认无误后始可发
出。
(4)本公司传出文件上均须注明：
①本公司地址、电话、E-mail、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。
②传真人之部门、职称、姓名等。
③受传真人之公司全称、部门、职称、姓名等。
④传真主旨。
⑤传真内容
⑥备注事项
(5)传真之使用须依下列原则：①先考试时效性。
②其次考虑经济性。
③再考虑方便性。
(6)传真机专用电话线严禁作为一般电话使用。
(7)收件未经登记严禁取用。
(8)严禁传送本公司机密文件、资料、图样。
3. 附件
【附件】04-1《传真发文申请单》
【附件】04-1《传真收/发登记簿》
【附件】04-
传真发文申请单
日期： _____________ 部门：
【附件】04-1
传真收/发登记簿