人民法院档案数字化处理流程说明
前言
《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于法院档案管理，可使法院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合法院档案管理部门的现实要求，而且，符合法院档案管理的发展方向，能全面、系统、安全、可靠的为法院工作提供专有知识支持。
3Hmis465版，能同时管理法院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。
一、登录
3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问法院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。
一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全管理，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。
通过简单的二次开发，还可以在法院内部的办公系统中直接登录。如果法院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。
由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。
二、创建法院档案管理分类架构
根据法院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如：
上面的分类架构，把法院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档
案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是法院最为专业、也最为重要的档案类型。
诉讼档案还可根据需要，进行更详细的分类管理。
三、取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
●准确记录所取案卷的物理存放位置。
●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
四、档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。
3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
输入档案的档号等信息：
更详细的案卷属性录入：
五、拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis 系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis 中执行拆卷操作。 拆卷的注意事项：
● 保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注
是否正确。
● 保持案卷的清洁。
● 拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
● 取掉案卷中的金属物。
● 将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，
以提醒扫描
人员注意。
●为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
●注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
●如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
六、录入卷内文件信息
一份诉讼档案，可能有多册许多份文件，是每份独立扫描，而是将一册扫描为一个图像文件呢？可根据用户的管理需要考虑决定。
如果是每份文件独立扫描，则应将每份文件登记为一条文件记录，如果是按册扫描，则每册登记为一条文件记录。
七、扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入档案系统。
3Hmis内嵌了扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它的扫描程序扫描文件，然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，并且，支持批量引入功能。
如果法院有更严格的数字化档案安全管理要求，可对扫描结果文件加盖归档
专用的电子印章。
扫描时请注意：
●根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数
字化文件进行管理。
●根据规则设置扫描文件的存放位置。
●对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的
比例或扫描方法进行扫描。
●将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，
同时保证案卷的清晰度。
八、档案数字化处理审批
3Hmis内嵌流程模块，档案的质检与审批等工作可流程化。
电子档案处理审批流程：
卷内文件清单
归档审批流程图示
还可采用可视化效果更好，与传统审批表格类似的流程表单来处理归档审批流程，流程表单可根据需要和喜好自主设计：
对于归档审批流程，可预先设计好流程模板和流程表单，供需要时套用，提交人亦可在提交审批流程时现场设置或修改。
档案数字化的审批程序，每个法院可能都不一样，总之，启动审批流程的目的是，通过校对、复核与审批程序，确保档案数字化结果的正确、清晰与安全。
如有必要，也可将档案定义以后的各项数字化流程，包括录入卷内文件信息、扫描、注册、装订等纳入数字化处理审批程序中，以记载更为详细的档案数字化过程。
九、档案注册与装订
档案数字化处理获得批准后，即可运行档案注册功能，将该电子档案固定下来。
然后，再将实体纸质档案装订好，放回原处或预定的库房位置，并将存放地点输入3Hmis档案系统，如果设计了存放地图，还可将存放位置图形化，以便管理与利用档案时，能形象化的显示实体档案的存放位置。
装订注意事项：
●对已完成扫描、索引、质检工序的案卷进行重新装订。
●对重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，
正反颠倒等现象，并加以整理。
●按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准。
●对重新装订的案卷贴上封条并盖章。
公司档案管理流程范本 一、主要内容及归档范圉 1、主要内容 1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。 1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 2、归档范围 2.1行政综合类：包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 2.2组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。 2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 二、档案的管理机构及其主要职责 1、管理机构 1.1文书结案后，原稿山公司办公室所辖档案室归档。 1.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2、档案管理机构主要职责： 2.1制定或参与制定档案工作的规章制度； 2.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、档案的种类
1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项LI质量计划、营销计划、财务计划等。 4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。 四、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 五、档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有讣划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
纸质档案数字化的基本流程及技术要求 一、概述 档案是人类社会实践活动的真实记录,是党和国家宝贵的历史文化财富。这些具有查考凭证作用、依据作用和参考作用的档案,是人们从事科研、生产等工作的必要条件和有力工具。档案也是各企事业单位运作各个环节的真实记录，是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。准确、系统、完整的档案是单位工作的重要参考资料，是社会的重要财富。 随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。 二、基本原则 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围，并按照《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》对纸质档案进行数字化。根据档案幅面的大小（如A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪，如工程图纸采用0号图纸扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。扫描过程中，确保不对档案原件造成破坏，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。加强对纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。 三、基本流程及技术要求 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、
人民法院档案数字化处理流程说明 前言 《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于法院档案管理，可使法院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合法院档案管理部门的现实要求，而且，符合法院档案管理的发展方向，能全面、系统、安全、可靠的为法院工作提供专有知识支持。 3Hmis465版，能同时管理法院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。 一、登录 3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问法院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。 一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全管理，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。 通过简单的二次开发，还可以在法院内部的办公系统中直接登录。如果法院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。
由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。 二、创建法院档案管理分类架构 根据法院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如： 上面的分类架构，把法院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档
案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是法院最为专业、也最为重要的档案类型。 诉讼档案还可根据需要，进行更详细的分类管理。 三、取卷 从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意： ●准确记录所取案卷的物理存放位置。 ●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。 四、档案定义 档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。 3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。 输入档案的档号等信息：
公司档案管理规定及实 施细则 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】
档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 归档的文件材料必须完整。 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。
档案数字化加工流程及规范 文档属性 文档目录 一、操作流程 (2) 二、档案调卷 (2) 三、整理及著录 (2) 四、拆卷 (3) 五、档案扫描 (4) 六、影像处理 (4) 七、数据质检 (5) 八、档案装卷 (5) 九、完整归还 (5) 十、数据备份 (6) 八、数据挂接 (6)
一、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：1，我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3，在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种: （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
档案数字化的基本流程 一、档案分类整理 按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。 二、档案交接 分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。 三、索引著录 标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。 文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。 注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。 四、档案拆分 档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够
清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。 五、档案的扫描 原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。六、图像处理 采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。 七、质量检验 对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。 八、图像与索引挂接 文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。 九、案卷整理 档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。
公司档案管理制度和流程图1 公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、综合部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负
责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部； 2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4、各部门经理/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。
档案数字化加工流程 档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为:调卷> 著录 > 扫描> 处理> 质检 > 归还> 备份> 挂接。在之前的档案管理数字化就是需要拆卷的,但就是现在有专业的非接触式扫描设备(比如book2net与iscan系列的产品)可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。下面介绍详细的步骤: 档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。 整理及著录 档案目录的整理就是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种: (一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。 (二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下: 1,如果用户提供的目录与纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。
2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照: 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。 6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,就是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注就是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。 7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但就是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。 8,关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。 9,档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。 档案扫描
档案数字化加工流程及规范 文档目录 一、操作流程 (2) 二、档案调卷 (2) 三、整理及著录 (2) 四、拆卷 (3) 五、档案扫描 (3) 六、影像处理 (4) 七、数据质检 (4) 八、档案装卷 (4) 九、完整归还 (5) 十、数据备份 (5) 八、数据挂接 (5)
、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷> 著录> 拆卷> 扫描> 处理> 质检> 装卷> 归还> 备份> 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：1,我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3,在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种： （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2,著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对 照： 八、、? 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5,如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给客户协商解决
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
公司文件档案管理制度及流程一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成
的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10
档案管理工作流程 一、档案的收集 档案室按照《中华人民共和国档案法》、《国有企业文件材料归档范围》通过接收和征集等方法，取得和积累档案，实现档案的集中统一管理。 二、档案整理 档案整理工作就是通过对档案的分类、组合、排列、编目，使档案由无序变有序的过程。也就是使档案化零乱为系统的过程。我公司档案管理工作的内容，按工作程序可分为区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制等等。 三、档案的鉴定 档案的鉴定工作是档案人员要以正确的观点和方法，充分认识档案的利用价值，区分档案不同的保存价值。也就是说通过对档案利用价值的认识，考虑其要不要保存，保存多久时间。档案的鉴定工作主要包括： ㈠按照国家档案管理有关规定，制定档案保管期限表。 ㈡确定需要保存的档案，并划分保管期限。 ㈢定期审查超过保管期限的档案，对确无保存价值的，经过规定的批准手续，予以销毁。 ㈣档案鉴定的组织管理工作。 ㈤对历史档案鉴别其真伪。 四、档案的保管 档案的保管工作是根据档案不同放入制成材料，分别采取相应的科学存放和安全防护等措施，尽量延长其寿命的一项工作。保管工作的内容分为库房管理、流动中的安全防护和各种专门技术等三方面。 五、档案的检索 档案检索是档案室对档案信息进行加工、贮存，并按照利用者的特定需求查找档案的全过程。检索工作的内容包括：一是通过著录标引，编制检索工具，建立检索系统;二是针对利用者的需求，用手工或现代化管理手段等方式查出所需档案或线索。 六、档案的编研
档案的编研是以室藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或报导档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对偶档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供需求者利用。 七、档案的提供利用 档案提供利用是通过一定的方式、方法，直接提供档案材料和档案信息为不连沟煤业公司各方面工作服务。 八、档案的统计 档案的统计工作使用表册、数字的形式，对档案和档案工作现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程，现象及其一般规律的一项工作。档案统计工作包括两个方面：一是档案实体状况及其管理活动的统计；二是对档案事业组织与管理状况的统计。
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
湖北省纸质档案数字化操作规程 1适用范围 本规程规定了纸质档案(含文书档案、科技档案、会计档案等)数字化加工的主要技术指标。 本规程适用于湖北省各级综合档案馆。机关、团体、企业事业单位、社会组织参照执行。 2引用文件 DA/T18-1999档案著录规则； DA/T22-2000归档文件整理规则； DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范； 湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则（鄂档[2004]46号）； 湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法（鄂档〔2010〕41号）； 关于进一步加强档案信息安全保密工作的通知（鄂档办〔2014〕19号）。 3实施主体 3.1纸质档案数字化加工的责任主体为实施档案数字化的各级国家综合档案馆及机关、团体、企业事业单位、社会组织（以下简称 －1－
“数字化实施单位”）。 3.2纸质档案数字化加工可由数字化实施单位自行组织人员开展，也可以由数字化实施单位采取业务外包的方式委托给具有相关 资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“数字化服务机构”）完成。 4基本原则 4.1统筹规划，分步实施 根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应 优先列入数字化加工对象。 数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。 4.2加强管理，保障安全 遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化 各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。 4.3完善细节，规范流程 对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文 字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏 洞和缺憾。 4.4分工协作，夯实基础 加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数 －2－
档案数字化基本工作流程 一、术语和定义 1、数字化 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 2、纸质档案数字化 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3、数字图像 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 4、黑白二值图像 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。 5、连续色调静态图像 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 6、分辨率 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。 7、失真度 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 8、可懂度 数字图像向人或机器提供信息的能力。 9、图像压缩 清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。 二、纸质档案数字化基本要求 1、基本原则 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。 2、数字化对像的确定原则 应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。 1）符合国家法律法规的原则 纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。 2）价值性原则 属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。 3、基本环节 纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 4、过程管理 1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全. 2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 三、档案整理
公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
档案数字化管理服务流程及规范要求（试运行版） 一、档案领取及项目经理职责： 由公司委派相关负责人和业主方（甲方）进行档案领取及档案交接并办好相关手续。 职务：项目负责人及项目经理 职责范围：负责与甲方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。负责监督公司技术人员规范化加工并培训新来员工。随时把握公司加工进度并进行协调。及时关注并抽查加工质量，代表甲方与技术人员进行及时的沟通及问题协调，确保提卷项目顺利完工。每天监督各岗位操作员的《档案管理计件考勤表》制度的完成。 二、档案调卷分类整理： 待加工的档案从库房搬运到甲方提供的加工现场，项目经理要对档案逐份清点并分类，并办理档案交接登记，与甲方做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求： 2.1由甲方指定专人负责与公司项目经理对接。 2.2填写《档案交接登记表》（附件一）。 2.3在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案，首先要进行人工打码目录。如果用户提供的档案已经有纸质目录或电子目录，操作员要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2、著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给项目经理，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与甲方协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照： 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3、如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给项目经理，由项目经理与甲方协商解决。 4、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向项目经理反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5、如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给甲方协商解决。
新建单位档案整理工作流程档案管理工作,就就是按照一定的原则与方法,把处于相对零乱状态的档案系统起来,以便于保管与利用的工作。档案整理工作的原则就是:充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管与利用。新建单位档案整理工作的内容主要有:制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。 由于原来档案状况有所不同,所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆与档案室,档案的整理按整理工作内容的范围,可以分成三种类型: (一)系统排列与编目(二)局部调整(三)全过程整理档案管理工作的意 义 （一）档案的整理世界就是文件之间的有机联系,为发挥档案的作用创造了有利条件 （二）档案的整理就是档案管理所有业务会动的关键环节 （三）档案整理就是实现档案管理现代化的要求 档案管理的具体工作流程 一、制定整理方案 文书档案整理工作,就是指将处于零乱状态的与需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目,达到系统化的过程。就是一项重要的基础工作。文书档案整理方法: 新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位 二、划分全宗 全宗就是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体,就是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 立档单位不就是固定不变的,由于社会的发展,事业的进步,常常引起一些机关的增设、撤销或合并,这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题,需要在实践中认真对待。 （一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗 研究立档单位就是否有根本变化,主要应该从立档单位的性质与基本职能等有关反面去考察。 （二）立档单位变化所导致的区分全宗 1.新建 新成立的机关、企事业单位,其形成的档案均可以构成一个全宗。 2.分开 一个机关、单位分成两个或两个以上的单位。由于旧的机关已被撤销,它所形成的档案应该单独构成全宗;新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗。 3.合并 有两个或两个以上的撤销单位,合并成一个新的单位。它们所形成的档案分别构成企业的全宗。 4.独立 从某一立档单位分离出去作为一个新的单位,它所形成的档案应构成新的全宗。 5.从属