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配送中心管理制度流程图

配送中心管理制度

第一章???总则

配送中心是公司配送各种物资、周转储备、物资管理的重要场所。它的主要任务是:保管好库存物资,做到数量准确,质量完好,确保安全,收发迅速,降低费用,加速资金周转。

为了保障配送中心货品保管安全、提高仓库工作效率和物流对接规,制定本管理制度,确保本公司的物资储运安全。

第二章???适用围

一、针对配送中心仓库、冻库、周转库等。

二、使用于配送中心所有员工。

第三章岗位设置与职责

一、配送中心包括采购部、总仓、冻库、周转仓、司机班等;设经理、采购员、仓库管理员、司机(配送员)、勤杂工等岗位;2016年固定编制14人,加工繁忙时节可增编2名钟点工。

二、配送中心经理负责中心的全面管理,公司物资采购计划汇总及实施、供应商的开发与管理、物资的储备与保管、配送与运输、安全与防、部门之间的协调等工作,保证按时、按量供应质优、价美的物品给各分店部门。

三、采购员负责按申购计划及时采购各种物资,并对所有采购物资的质量及其安全性、可靠性负责,及时了解和反馈市场行情,做到保质、比价、择优、安全、及时。

四、仓库管理员负责物料的收单、收料、检验、入库、发料、退料、储存、防护等工作,对所收发、保管的物品数量和质量负责,执行5S规,做到分区储货、存量合理、账物相符、日清日结。

五、司机兼任配送员,负责配送、运输、交收物品及其清单,对所配送的物品数量及其完整性负责,配送车辆的维护管理工作,做到按单派货、安全快速。

六、仓库勤杂工负责物料装卸、搬运、包装、防护等工作,对所包装、装运的物品数量及其完整性负责,做到分类包装、分类装卸、轻拿轻放、安全作业。

七、财务部作为业务监督部门,负责定期盘点、核查配送中心的货物流转与储存情况,并主导报废物品的处理。

第三章???作业行为规

一、严格遵守公司和部门各项规章制度:

1、自觉遵守公司的《员工手册》及本部门的规章制度,服从领导,强调守时和效率,主动工作,服务好一线部门。

2、仓库主管申购汇总收单要全面及时、分门别类、做好与各部门的沟通,根据库存量对申购单进行分解处理,拟定合理的采购与配送计划,并将采购计划及时上报。

3、采购主管根据采购计划及时采购,坚持货比三家、质量保证、安全可靠、价格合理的采购原则;对长期定量的采购项目,寻找具备相应资质的供应商合作。

4、配送人员(司机)要对单作业,及时完成各配送线路/分店的食材及其物料的交接清点和单据签收汇报工作,明确配送路线,了解货物清单,控制好交接时点,安全驾驶,不违反交通规则,勤清洁保养车辆。

5、勤杂工要主动工作,协助仓管员按分类做好仓库的货品码放,分类包装,文明装卸,对单作业,及时清理作业现场,注意场所及货物安全。

6、非配送中心员工不得进入仓库,因工作需要的经请示中心经理同意后,在仓管员的陪同下方可进入仓库,任何进入仓库的人员必须遵守仓库管理制度。

7、所有人员进出仓库时必须自觉配合仓管员的检查。

8、严禁在仓库和配货区吸烟,严禁在库区吃东西,违者依照《员工手册》相关条款处罚。

9、严禁员工向供应商索要任何回扣、赠品、商品。

10、服从上级的工作安排,并按时保质保量完成上级交待的任务。

?二、严格执行仓库的货物保管制度:

1、严格按照“5S”(整理、整顿、清扫、安全、清洁)的标准要求,规仓库货物管理?。

2、仓管员、勤杂工必须全面掌握仓库所有货物的贮存环境、分区、堆层、搬运等注意事项,以及货品配置配套(包括礼品等)、性能和一些故障及排除方法。

3、仓管员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。

4、贮存在仓库的货物,按照货物的品类、品牌、型号、规格等分区归类,整洁摆放,在货架、货板上作相应的标识,并制作一个《仓库货物摆放平面图》,贴于仓库入口处。

5、同品的货物,不同批次入库要分开摆放,发货时要按照“先进先出”的顺序原则出库。

6、严格遵照货物对仓库的贮存环境要求(如:温、湿度等)进行贮存保管,定时对货物进行清洁和整理,注意冻库、酒库、干货仓等关键部位。

7、保证仓库环境卫生、过道畅通、空气清新,并做好防火、防潮、防盗等安全防的工作,学会使用灭火器等工具,每天下班前必须检查各种电器电源等安全情况。

8、仓管员按照财务部的要求及时地记录好所有货物进出仓的账目情况,每天做好盘点对数工作,保证账目和实物一致。

9、仓管员、勤杂工不得挪用、转送仓库的任何物品,其他人员需要到仓库借用货物的,必须经过本中心负责人在借条上批准后才能让其借走。

10、仓库、配货区、包装耗材及其它贵重物品的专柜、专库锁匙由中心负责人和仓管员专人保管,不得转借、转交他人保管和使用,更不得随意配制。

?三、严格执行货物进出仓库规程:

1、严格执行仓库的货物进出仓的运作流程,确保仓库区域货物的贮存安全。

2、勤杂工协同仓管员按出库单、派车单等对单作业,逐一配货。

3、仓管员在接到入库通知时,按照入库单与采购员、送货员做好货物清点交接工作,并在入库单、送货单上签字确认,中心经理核查。

4、仓管员在接到出库通知时,按照出库单与勤杂工、司机/配送员做好货物清点交接工作,并要求司机/配送员在出库单上签字确认;配送到分店等的配送单据,必须有分店等收货负责人的确认签收单交回仓库。

5、仓管员、配送员、勤杂工必须按照进出仓流程做好各项交接工作。?

第四章????物品的申购、采购、验收及退换

一、申购下单:

1、各分店出品部所需要的生鲜食材,由厨房头砧根据当天的经营及库存情况来预测明天用量,于当天晚上9:20(节假日顺延30分钟)前分类做出次日的申购计划表,交厨房主管确认,店长批准;头砧将申购单分类录入电脑系统并确认上传成功后,发微信知会配送中心。当天海冰鲜库存多或不适销的品种要填写存货单,以供采购人员参考。

2、各分店出品部所需的普通干货、酱料及用品等,由各厨房主管于以上时间一同下单给配送中心。

3、因推新菜、炖汤所需的贵价干货,由厨房主管制定申购计划,提前3天下单给配送中心。

4、各店楼面部易耗品、办公用品、工程维修用品等,申购单由店长签名后报配送中心;配送中心对此类物品的申购,要先查询库存,再决定是否交采购员采购,不要造成浪费和不必要的积压。

5、

6、各店零星购置客人需要物品,以及维修工程急用的配件等,可由店长批准就近采购,交店务助理验收,列明具体用途,在分店备用金列支。

7、固定资产类设备的申购,统一由各申购单位向公司行政部书面申购,再由行政部审批后交采购部采购。

8、特殊情况需临时追加采购的,各店申购主管要在每天下午1:00之前向采购部补单申购,以免造成采购与配送的延误和混乱;各单位要尽力减少计划外申购,若经常追加的要追究申购人的责任。

9、特殊产品、新产品或系统无品名的材料可用传真下单;电脑系统故障时全部改为传真下单。

10、对系统无品名的材料或新产品,接单人员要进行登记,及时交财务部将其录入系统,并通知各店下单人员;财务部要每月一次清理下单系统,保持系统的实用简洁。

二、采购:

1、采购部负责公司物品的采购工作,其它部门无权直接进行常规采购。

2、采购部接到接受申购指令后,必须分轻重缓急,按规定时间及时分单给各分管采购员或已签约供应商及时购进,否则影响申购部门正常运作的,责任由采购部负责;无论是采购员自购,还是让供货商供货,务必遵循“货比三家、价比三家”的原则,充分利用买方优势,力求物美价廉。

3、冰鲜、活鲜类的采购作业在总数量方面按申购单±20%以进行,严禁超量,以免造成积货;品种可以根据市场的变化灵活处理,但保持类型相近;食材质量一定要求新鲜适销,对质量不合格的食材,采购人员要负直接责任。

4、配送中心经理负责接收各分店下单、总仓分单工作及与所有供应商的往来业务,可授权仓管员负责部分日常作业;采购员(汉钦)负责本市原材料及零星采购任务;外地采购任务由中心经理布置,其接货工作由司机负责;采购员要注意"存量警示、销量警示“,不要无视库存情况。

三、收货与检验:

1、生鲜食材定向采购,集中验收、统一配送,到各店后再由各厨房主管确认品质与数量。

2、生鲜食材(包括本地自购的海冰鲜、蔬菜及肉类、三鸟),均须在配送中心(或指定分店)集中验收,验收后检验人员要及时在送货单(或市场小票)上签字确认,回交配送中心。具体安排

配送中心管理制度流程图

控制质量、数量。

4、入库的酱料、干货、烟酒、饮料及物料用品等,必须按合同约定的品牌、品质、规格等收货,防止以次充好。具体验收人员安排如下:

配送中心管理制度流程图

配送中心管理制度流程图

填数入账。??

6、仓管员必须严格按照规定对每一个入库单的入库物料进行数量确认,发现异常情况要追查原因,及时处理(有借料的需要见到产品借用单据,有破损不能登帐入库;如已登帐入库需要开“退货通知单”扣除等同入库数量)。?

7、中心经理、仓管员、各分店店长、厨房主管、店务助理、头砧是各类物品的质量检验员,行使对相应申购物品的质量检验权力,承担相应责任;特殊原因需由其他人员检验收货的,由相关责任人授权并承担责任。

? 四、退换货:

1、中心总仓、各申购使用单位对货不对板、质量不符的物品均可退换货。

2、属于货不对板、质量不好或严重超量而影响正常销售或使用的食材及物品,要即时通报配送中心经理,再进行换货或退货处理

3、由各部门检验人员书面注明退换货理由,连同所列物品退回配送中心,配送中心再与相关供应商或采购人员交涉,及时妥善处理。

4、退换货品应尽量保持收货时的原状,不要出现人为损坏现象,以便配送中心的后续处理。

5、属于本部门部管理不善造成的不合格货品,或由于延误时间造成变质的食材不予退换,且要追究当事人的责任。

4、仓管员对退仓货品必须当日次分拣归类,即残次品、即期品、正品等,登记入账,及时退换处理。

第五章物品配送

一、所有物品以配送中心为主要集结地,按计划分车次循环配送,司机兼任配送员定时送达到各店后,再由各厨房主管、店务助理、头砧等检验人员确认货品的品质与数量。

配送中心管理制度流程图

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四、公司部各半成品加工调拨点每天要根据以上车次到达时间表,提前准备好当天调拨物品及其清单,包装妥当,迅速装车,以免延误。

五、配送货品包装分门别类做好标识,对单装车,分区摆放,单随货走;送货单必须有品名、规格、单价、数量等项目。

六、配送员到达各分店前10分钟致电该店验收人员准备接货,接货人员要快速响应,主管带头,一人对单,一人验货,并采用胶桶胶框等来装小件物品,尽量缩短交收时间,以免影响其它分店的营业。

七、配送员/司机要主导卸货,验货完毕之后,收回已经被确认的送货单一联,装入专用文件袋带回;司机到店及离店的时间在册登记并由分店收货主管确认,以备考核。

八、配送车辆配备台秤、戒刀、封箱胶带、行车记录本等工具,以方便验收作业,工具由司机保管,遗失赔偿。

九、原则中心采购人员、签约供应商不得直接押货到店,接触各店验收人员。

第六章???单据传递

一、各单位常规食材采购计划表单由财务部统一编制,以公司“思迅餐饮管理系统”为常规传递通道,汇总至配送中心及财务部;系统出现故障时,改为传真;临时采购采用传真、申购表单。

二、采购部本地采购材料的小票,各厨房主管确认签收后,由配送员交回采购部,采购人员及时整理交财务部报账。

三、供应商来货的冰鲜类、三鸟、肉类的单据,各店验收主管确认签收后交配送员交财务部记账。

四、海丰、来货单据由收货单位验收主管确认签收后交配送员送财务部记账。

五、所有有关成本的单据,必须有验收人确认签字。

六、数据与单据关系到货款支付和成本核算,各分店一定要有专人负责管理,并做好成本登记,以便部核算,同时要及时提交财务部记账。

第七章????盘点管理

?? 一、盘点时间:分为定期和不定期。

1、定期盘点:每月最后一天,由财务部主导,配送中心人员配合。

2、不定期盘点:由财务部牵头,协同配送中心不定时对某品牌、某单品进行抽查。?

3、盘点过程中发现异常问题及时反馈处理,处理时限不超过24小时。

4、盘点时需保证盘点数量的准确性和公正性,弄虚作假,不按盘点作业流程作业等要追究相关责任人责任。?

5、盘点初盘、复盘责任人均需签名确认,并对结果负责。?

二、帐物不符处理?:

库存物料发现帐物不符时需要查明原因,追踪溯源,再根据责任轻重进行处理,处理分为按规定扣分罚款、承担直接经济损失、报案等。

三、物品报废处理:

1、对即期品、过期品要按照规标准迅速处理,报中心经理审定。

2、对确认的报废物品由仓管人员填写《报废处理单》交于经理确认,并经财务部审核后,仓管人员根据《报废处理单》将报废产品的规格、数量清点清楚,方可报废处理。

第八章???其它

一、依据公司《奖惩条例》,对执行本制度的优秀者予以奖励,对执行本制度的失误者予以处罚,每月由公司行政部据实考核及处理。

二、本制度自2015年8月1日起执行,原有的相关规定与本制度相抵触时,则以本制度为准,原有的相关规定同时废止。

三、公司行政部对本制度具有解释权和修订权。

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