目录
1、目的 严格贯彻《中华人民共和国药品管理法》及《药品经营质量管理规范》的有关规定和要求，进行药品质量档案的建立和质量分析工作。 2、适用范围 适用于本公司经营药品的质量档案管理。 3、质量档案的基本内容 3.1 基础质量档案，包括： 3.1.1 供方法定资格证明文件，包括： a、《药品生产许可证》或《药品经营许可证》复印件； b、供方营业执照复印件 3.1.2 供方质量信誉证明文件，包括： a、供方GMP或GSP证书复印件； b、质量保证协议书。 3.1.3 药品合法性证明文件，包括： a、药品生产批准证明文件 b、法定质量标准复印件 c、进口药品注册证复印件。 3.1.4 药品质量可靠性证明文件，包括： a、药品出厂检验报告书 b、进口药品检验报告书 c、首营品种审批表 d、药品包装、标签和说明书与药品实物样品。 3.1.5 其它有关资料，包括： a、商标注册证复印件 b、物价批复文件 3.2 运作质量管理档案，包括： 3.2.1 药品进、验、存、销运作质量管理档案，包括： a、药品购进合同或经销、代理协议书。 b、药品购进记录 c、药品验收记录 d、购进药品入库单 e、退货记录 f、不合格品台帐
g、不合格药品报损审批表 h、不合格药品销毁记录 i、药品检验报告书 j、顾客证照 k、药品销售合同或协议 l、出库复核记录 m、药品销售记录 n、客户档案资料一览表 o、供方名单 3.2.2 药品养护档案，包括 a、药品养护检查记录 b、温湿度记录 c、药品质量复检通知单 d、药品质量处理通知单 e、质量报表 f、近效期药品催销月报表 3.2.3 用户访问及质量信息档案，包括 a、用户电话咨询记录 b、药品质量管理征询意见书 c、药品质量信息反馈表 d、质量信息报表 3.2.4 计量器具管理档案，包括： a、计量器具周期检定表 b、计量器具管理台帐 c、检定/校准证书 d、精密仪器使用记录 e、仪器设备一览表 3.2.5 质量事故管理档案，包括： a、质量事故报表 b、质量事故调查处理记录 4、质量档案管理职责 4.1 管理职责分工按有关部门、组织和人员的质量责任的有关规定执行，包括：4.1.1 基础质量档案资料索取由计划采购部负责。
质量管理部档案 一、质量管理体系文件 1、起草质量管理体系文件（制度、职责月日起草、程序、记录月日起草） 2、质量管理部经理月日审定体系文件； ３、总经理月日批准发布体系文件。 二、建立标准文件管理记录档案 1、质量管理体系文件编制计划表（见蓝本） 2、文件编制申请及批准表（见蓝本） 3、文件编号登记表（见蓝本） 4、文件分发记录（见蓝本） 5、其他四个记录； 三、质量方针目标 1、完成质量方针目标展开图（见蓝本）；确定质量方针目标应有质量领导小组会议记录 2、完成部门质量方针目标的分解（见蓝本） 3、分发并回收各部门季度质量方针目标自查表； 4、完成公司年度质量方针目标检查表并对本年度有无完成目标作一汇总报告，制定下一年度方针目标（有会议记录）； 四、建立药品质量档案 1、完成质量档案表内容； 2、收集质量标准、生产批文，药品检验报告书、最小包装、标签、说明书样板等资料（首营品种资料可共用） 五、建立质量信息档案 1、多渠道收集或下载外部信息（见蓝本），完成信息传递反馈单，并应有最新质量公告等信息； 2、定期收集内部质量信息（包括验收质量信息报告、养护质量信息报表、近销期药品催销表、近效期药品催销报告、拒收报告单、各类汇总分析报告或报表等）； 3、完成年度质量信息汇总分析报告。 六、建立药品不良反应报告档案 1、对回收的不良反应调查表进行统计（见蓝本） 2、完成年度不良反应调查汇总分析（见蓝本） 七、建立制度自查档案 1、分发并回收部门自查表； 2、组织质量领导小组进行制度的检查并完成检查记录，检查时应注意部门回避原则； 3、完成年度不合格药品、效期药品、退货药品的汇总分析。 八、建立不合格药品、效期药品、退货药品档案 1、对不合格药品、效期药品和退货药品的质量记录分别进行归档； 2、完成年度不合格药品、效期药品、退货药品的汇总分析。 九、建立操作标准档案 1、根据蓝本指定本公司的操作标准； 2、组织验收员、养护员学习操作标准并重点考核，尤其是澄明度的检查 3、将操作标准分发到相应部门及岗位，验收养护室应有一本合订本或上墙
实施药品使用质量管理规范 档案相关表格 例表目录： 例表1 首营企业审批表 例表2 首营品种审批表 例表3 合格供货方档案表 例表4 药品质量档案表 例表5 药品质量信息收集分析表 例表6 药品购进验收记录 例表7 进口药品验收记录 例表8 中药饮片质量验收记录 例表9 陈列药品质量检查记录 例表10药品检查养护记录 例表11近效期药品催销表 例表13 不合格药品台帐 例表14 设施设备一览表 例表15 养护设备检修维护记录 例表16 药品储存温湿度记录表 例表17 员工培训计划 例表18培训实施记录表 例表19企业员工健康检查汇总表 例表20职工健康档案 例表21药品拆零记录
首营企业审批表 编号：填表日期：企业名称 企业类别药品生产企业□药品经营企业□ 拟供品种 详细地址 邮政编码E—mail 传真联系人联系电话 许可证许可证名称许可证号 企业名称负责人许可范围有效期至企业地址 发证机关 发证日期 营业执照 企业名称注册号法定代表人经济性质注册资金经营范围经营方式企业地址 发照机关及 发照日期 质量认证证书与编号有效期限 采 购 人 员 意 见 签字：年月日 质量信誉实地考察结论 签字：年月日 审 核 意 见质量管理员：年月日审 批 意 见企业负责人：年月日
首营品种审批表 编号： 药品编号通用名称商品名称规格单位生产企业 药品性能、质量、用途、疗效等情况 批准文号质量标准 GMP 证书号认证时间 装箱规格有效期储存条件 正常出厂价采购价批发价零售价 申请原因 采购员 意见 签字：年月日 质量管理 员意见 签字：年月日 负责人 意见 签字：年月日注：本表附药品生产许可证、营业执照、批准文件、质量标准、出厂检验报告书、样品、价格批文、GMP证书以及临床总结报告等资料。
质量记录表格 1、文件编制申请表 2、制度执行情况检查记录 3、供货方汇总表 4、供货方质量体系调查表 5、合格供货方档案表 6、采购计划表 7、购进质量验收药品目录 8、药品质量档案表 9、药品购进、质量验收纪录 10、药品储存、陈列环境检查记录 11、环境温湿度监测记录 12、近效期药品催销表 13、药品拆零销售记录 14、处方药销售调配销售记录 15、中药饮片装斗复核记录 16、中药方剂调配销售记录 17、顾客意见征询表 18、药品质量问题查询表 19、药品质量问题投诉、质量事故调查处理报告
文件编制申请批准表 申请人（部门）： 文件名称申请原因 审核意见 负责人：日期：批准意见 负责人：日期：
制度执行情况检查记录 检查日期：年月日检查人： 序 检查内容检查结果与问题采取措施复查结果号 质量管理体系文件 1 检查考核制度 2药品采购管理制度 3药品验收管理制度 4药品陈列管理制度 5药品销售管理制度 供货单位和采购品 6 种审核管理制度 7处方销售管理制度
8药品销售管理制度 含麻黄碱类复方制9 剂质量管理制度 记录和凭证管理制10 度 收集和查询质量信11息管理制度 药品质量事故、质12量投诉管理制度 中药饮片处方审 核、调配、核对管13 理制度 药品有效期管理制14 度 不合格药品、药品15 销毁管理制度
16环境卫生管理制度17人员健康管理制度 提供用药咨询、指18导合理用药等药学 服务管理制度 人员培训及考核管19 理制度 药品不良反应报告20管理制度 计算机系统管理21制度 执行药品电子监管22 规定管理制度
新版GSP档案目录 一、企业证件档案（质量管理） 1. 四证一照 2. 厂房房产证件 3. 认证有关资料 二、质量体系设置档案（质量管理） 1. 公司概况 2. 组织机构成立文件 3. 企业组织机构设置与职能框架图 4. 质量管理机构设置与职能框架图 4. 办公室、仓库、验收养护室平面图（物流的） 5. 员工花名册 6. 质量领导小组成立文件 7. 主要岗位人员聘任书（复印件） 三、质量管理体系文件档案（质量管理） 1. 文件系统的管理制度 2. 文件审批、变更、发放、收回、记录表 3. 质量管理制度(原稿) 4. 部门岗位职责（原稿） 5. 工作程序（原稿） 6. 全套空白质量记录。 四、质量方针目标档案（质量管理） 1. 质量方针与质量目标管理制度 2. 年度质量方针和目标一览表 3. 年度部门质量指标和管理方案 4. 年度部门质量目标分解 5、质量方针与质量目确定文件 6、质量与方针确定会议记录 7、质量方针培训记录 五、质量管理体系内审档案（质量管理）
1. 质量管理体系审核制度 2. 内部评审计划表 3. GSP内部评审记录 4. 不合格项目通知书 5. 整改实施报告 6. 纠正和预防措施表 六、质量管理制度检查、考核档案（质量管理） 1. 质量管理制度检查、考核与奖惩管理制度 2. 质量管理制度执行情况检查考核记录表 3. 整改通知单 4.《预防与纠正措施表》 七、质量信息档案（质量管理） 1. 质量信息管理制度 2. 药品质量信息收集、分析处理表 3.《质量信息传递、反馈表》 4. 药监部门、检查部门发放文件或公报等资料 5. 其他资料信息 八、药品质量档案（质量管理） 1. 药品质量档案审核表 2. 药品质量标准 3. 药监所出具该药品检验报告书 4. 进口药品注册证和检验报告书 5. 首营企业与首营品种资料 6. 药品包装、使用说明书、标签复印件等 九、不合格药品管理档案（质量管理） 1. 不合格药品管理制度 2.《不合格药品报损申请表》 3.《不合格药品报告、确认表》 4.《不合格药品销毁记录》 5.《药品销毁申请单》 6.《不合格药品管理台账》
首营企业审批表 编号：填表日期： 企业名称 类别药品生产企业□药品经营企业□ 拟供品种 详细地址邮政编码联系人联系电话传真 许可证许可证名称许可证号 许可范围法定代表人 有效期至年月日 发证机关 发证日期年月日 营业执照企业名称许可证号 许可范围法定代表人 经济性质发证机关 有效期至年月日发证日期年月日 质量认证证书及编号有效期限 需索取企业相关资料1、供货单位合法证件：药品生产许可证或药品经营许可证、营业执照复印件（加 盖公章）。（） 2、供货单位的GMP或GSP认证书。（） 3、供货单位签订的药品质量保证协议。（） 4、销售人员的法人委托书、身份证。（） 5、销售人员的药品从业资格证书。（） 6、销售人员的毕业证书、法律法规培训证、无不良品行记录证明。（） 7、其他证件（） (具体内容：) 申请理由 采购人员：年月日 实地考察 结论 考察人：年月日其他 核实情况核实人：年月日审核意见 审核合格，请企业负责人审批□ 审核不合格，不得购进□ 质量负责人：年月日审批意见 同意作为合格供货方□ 不同意作为合格供货方□ 企业负责人：年月日备注
附表2 首营品种审批表 编号：填写日期： 通用名称规格 商品名称单位 生产企业 性能、用途 储存条件质量信誉 批准文号质量标准批发价装箱规格有效期零售价GMP证书号认证时间采购价 索取产品资料1、供货单位合法证件：药品生产许可证或药品经营许可证、GMP或GSP认证书、营业 执照（复印件加盖公章）。( ) 2、药品销售人员的法人委托书（原件）、身份证。( ) 3、药品销售人员的药品从业资格证书( ) 4、药品销售人员的法律法规培训证书、无不良品行记录证明、毕业证书。( ) 5、药品批准文号（） 6、药品质量标准（） 7、药品检验报告（）8、药品包装标签、说明书等（） 9、物价部门核准价格（）10、临床总结报告及其他相关资料（） 申请理由 采购员：年月日 质量管理 部门意见 审核合格，请企业负责人审批□ 审核不合格，不得购进□ 质量负责人：年月日审批意见 同意进货□不同意进货□ 企业负责人：年月日备注
（一）、正确理解和把握GSP认证条款中的一些基本概念，是全面推进GSP管理的基础环节。 1、药品经营方式 药品经营方式是指药品批发经营和药品零售经营。 批发：是指将购进的药品销售给药品生产企业、药品经营企业、医疗机构的经营活动。药品批发不包括药品生产企业销售自产药品的经营活动 零售：指药品经营企业将购进的药品直接销售给消费者、病患者的经营活动。零售不得对其他药品经营企业及医疗机构销售药品。 零售连锁：指经营同类药品、使用统一商号的若干个门店，在同一总部的管理下，采取统一采购配送、统一质量标准、采购与销售分离、实行规模化管理经营的组织形式，零售连锁是零售的一种特殊模式。 2、药品经营范围 药品经营范围是指经药品监督管理部门核准经营药品的品种类别。主要分类为：生物制品（预防性生物制品除外）；中药材、中药饮片、中成药、化学原料药、化学药制剂、抗生素原料药、抗生素制剂、生化药品、诊断药品。 企业依法领取的《药品经营许可证》上的经营范围和经营方式，是药品监督管理部门根据《药品经营许可证管理办法》及企业申请，经审核其相应条件后依法批准的,2009年成考大纲，是对企业经营方式与经营范围的法律界定。药品经营企业必须保证执行国家有关法律法规，对本企业的经营方式、经营范围有准确了解，并依照《药品经营许可证》批准的经营范围和经营方式从事经营活动。 药品经营企业不得在经药品监督管理部门核准的地址以外的场所储存或者现货销售药品药品（现货销售是指药品生产、经营企业或其委派的销售人员，在药品监督管理部门核准的地址以外的其他场所，携带药品现货向不特定对象现场销售药品的行为）；不得为他人以本企业的名义经营药品提供场所，或者资质证明文件，或者票据等便利条件；不得以展示会、博览会、交易会、订货会、产品宣传会等方式现货销售药品；未经药品监督管理部门审核同意，药品经营企业不得擅自改变经营方式、经营地址或擅自扩大经营范围。 3、质量管理制度 药品质量管理制度是药品经营企业根据GSP要求和企业质量管理的实际需要而制定的工作准则，是对企业各部门和各业务环节如何实施质量管理作出的明确规定，即对于相关的质量管理工作明确规定应该怎么作？按什么程序去作？质量管理制度是药品经营质量管理的决定性要素，是实施、保证和保持质量管理工作有效开展的基础。 GSP规定企业应制定的有关质量管理的制度包括十七项：有关业务和管理岗位的质量责任；药品购进的管理规定；药品验收的管理规定；药品储存的管理规定；药品陈列的管理规定；药品养护的管理规定；首营企业和首营品种审核的规定；药品销售及处方管理的规定,成人高考考试大纲。拆零药品的管理规定；特殊管理药品的购进、储存、保管和销售的规定；质量事故的处理和报告的规定；质量信息管理的规定；药品不良反应报告的规定；各项卫生管制度；人员健康状况的管理规定；服务质量的管理规定；经营中药饮片的企业，应有符合中药饮片购、销、存管理的规定。 药品质量管理制度的制定必须遵循合法性（内容要符合现行的有关药品法律、法规、规章的规定）；系统性（层次清楚，相互协调）；指令性（明确具体工作要求并能保证有效执行）；实用性（与企业的质量管理紧密结合，符合企业的客观实际，不简单照搬照抄）；可操作性（制度的规定在实际工作中能够达到和实现）；可检查性（要求具体，指标量化，便于检查
编号： GZHXYXT-QA-QMS-003-03 执行日期： 2014年09 月 30 日密级■普通□秘密□绝密 文件类别： 管理制度标题： 药品质量档案管理制度 起草部门：质量管理部 起草日期： 2006年 07月 15日起草人：** 修订：■是□否 修订时间： 2014年 07月 01日修订人：*** 审核部门：质量管理领导小组 审核日期：2014年09 月 30 日审核人：*** 会签确认人： 各部门经理 会签日期：2014年09 月 30 日发放部门：公司各部门 批准人：**批准日期：2014年09 月 30 日 1. 目的：为规范公司各部门及员工的资料档案管理、实现信息共享、提高工作效率、统一归档便于查阅、规范档案管理，特制订本制度。 2. 制定依据： 2.1《中华人民共和国药品管理法》及其实施条例； 2.2《药品经营质量管理规范》等。 3. 适用范围：适用于本公司各部门文件档案管理。 4. 制度内容： 4.1公司行政人事部负责企业的知识档案管理、并对其他各部门档案监督检查指导；各部门负责人负责本部门所属工作档案的建档管理日常工作；各兼职制度管理人员负责所辖档案资料的搜集、整理、归档，并移交行政人事部门；质量管理类档案由质量管理部依照GSP标准对所辖的档案资料负责搜集、整理、存档。 4.2公司行政人事部统一制定档案管理分类编码,指导各部门规范档案整理归档工作。 4.3公司质量管理类相关单据及表格（包括填写说明）由质量管理领导小组组织制定，各执行部门执行。 4.4单据及有关表格书写规范要求： 4.4.1字迹清晰可辨，便于长期保存。数字书写不得连体，并按标准书写分节号；书写笔使用蓝黑钢笔、碳素笔书写，防止年久淡化、字迹不清； 4.4.2当记录文件需要修改时，应使用“---”将需要修改的内容划去，保持原内容清晰可见，旁边写上修改内容，签上修改人的姓名及修改日期； 4.4.3正式文件、规章制度、流程制度应有文件标头，必须记载文件类别、题目、文件编号、起草部门及起草人、审阅部门及审阅人、批准人、批准日期、执行日期。经批准人签发后，该制度正式生效。禁用手稿复印发文； 4.4.4归档整理应书写“卷宗号码”、“部门码”、“文件类别码”、“序号码”、“年代标识”、“保密标识”
药品质量档案管理规定 1、目的 严格贯彻《中华人民共和国药品管理法》及《药品经营质量管理规范》的有关规定和要求，进行药品质量档案的建立和质量分析工作。 2、适用范围 适用于本公司经营药品的质量档案管理。 3、质量档案的基本内容 3.1 基础质量档案，包括： 3.1.1 供方法定资格证明文件，包括： a、《药品生产许可证》或《药品经营许可证》复印件； b、供方营业执照复印件 3.1.2 供方质量信誉证明文件，包括： a、供方GMP或GSP证书复印件； b、质量保证协议书。 3.1.3 药品合法性证明文件，包括： a、药品生产批准证明文件 b、法定质量标准复印件 c、进口药品注册证复印件。 3.1.4 药品质量可靠性证明文件，包括： a、药品出厂检验报告书 b、进口药品检验报告书 c、首营品种审批表 d、药品包装、标签和说明书与药品实物样品。 3.1.5 其它有关资料，包括： a、商标注册证复印件 b、物价批复文件 3.2 运作质量管理档案，包括： 3.2.1 药品进、验、存、销运作质量管理档案，包括： a、药品购进合同或经销、代理协议书。 b、药品购进记录 c、药品验收记录
d、购进药品入库单 e、退货记录 f、不合格品台帐 g、不合格药品报损审批表 h、不合格药品销毁记录 i、药品检验报告书 j、顾客证照 k、药品销售合同或协议 l、出库复核记录 m、药品销售记录 n、客户档案资料一览表 o、供方名单 3.2.2 药品养护档案，包括 a、药品养护检查记录 b、温湿度记录 c、药品质量复检通知单 d、药品质量处理通知单 e、质量报表 f、近效期药品催销月报表 3.2.3 用户访问及质量信息档案，包括 a、用户电话咨询记录 b、药品质量管理征询意见书 c、药品质量信息反馈表 d、质量信息报表 3.2.4 计量器具管理档案，包括： a、计量器具周期检定表 b、计量器具管理台帐 c、检定/校准证书 d、精密仪器使用记录 e、仪器设备一览表 3.2.5 质量事故管理档案，包括： a、质量事故报表 b、质量事故调查处理记录