企业的采购业务流程和采购管理内容
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企业采购业务流程:
一、下单
1、通常情况下,采购员接到缺料,获取缺料以下基本信息:存货编码,产品型号,数量。
2. 分析缺料信息是否合理,再将定单下给供应商,定单必须含有以下信息:材料型号,数量,单价,金额,计划到货日期。
3、采购审核员根据具体情况进行定单审核
4、定单传真给客户以后,采购员需要与客户确认采购信息,并要求签字回传。
二、稽催
采购定单完毕以后,采购员根据采购定单上要求的供货日期,采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。
三、入库
(一).实物入库:
收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息:供应商名称,定单号,存货编码,数量;如定单上的信息与采购定单不符,征求采购员意见是否可以收下。(二).单据入库:
采购员根据检验合格单,将检验单上的数据入到用友中,便于以后对帐。但也存在些问题,表现为:1.外加工的检验合格单没有入库;2.采购入库定单号和数量比较混乱。
四、退货
采购填写退货单,进行定单退货。
五、对帐
(一)、月结表:
每个月月初,各供应商将上月月结表送至我公司,采购员根据我公司收货员签字的送货单,我公司的入库单据和单价表核对月结表。
目前月结表中出现以下不足之处:无定单号,存货编码,退货数量,上月欠款余额,发生额至本期欠款余额等信息。
(二)、增值税发票:
校对发票上的以下信息:我公司的全称,帐号,税号,发票上的材料名称,数量,金额。
在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额,特指一张定单只有一种材料的情况。
六、付款
根据付款周期编制付款计划,安排付款。
企业采购管理内容主要内容:
一、工作流程
1、招商流程
2、谈判流程
3、样品处理流程
4、新品流程(分引进、审批、入录、配送)
5、合同签\流程
6、供应商引进流程
7、促销流程(包括DM、排面促销、堆桩)
8、促销结果分析流程
9、下订单流程
10、商品异动流程(调规格、品名、条码)
11、调单品进价、售价流程
12、供应商更换流程
13、市场调查流程(分新建卖场、再发展卖场、经营中)
14、销售分析流程
15、商品审理流程
16、商品淘汰流程
17、季节性商品冻结、开放流程
18、纠错流程
19、供应商评估流程
20、供应商意见反馈流程(一个月一次)
21、商品组织流程
二、各指标的管理控制
1、促销商品达成率指标
2、库存商品周转率指标
3、商品订货到位率指标
4、新品引进指标
5、商品淘汰指标
三、关于毛利的控制
(一)、理想状况:
1、毛利率刚好达成预估的毛利率
2、业绩销售增加越多越好
(二)、如果毛利率太低可能的原因
1、促销品项太多
2、正常商品售价太低
3、价格错误造成无形损失
4、与竞争对手的比价无形拉低毛利
(三)、采购因应对策:
1、先找出毛利率太低的原因
2、如果促销品项太多,促销结束后应减少促销品项,拉抬毛利率
3、在正常销售的商品中寻找次要商品、非竞争性商品进行拉价,主要竞争商品仍不动
4、如价格错误(输入电脑错误或打错标签)则立即修正,并追究责任。
5、如因与竞争对手比价而造成毛利下降,则采购应针对几项市场主力商品售价与竞争对手拉大价差,而非主力商品则拉高毛利,不予理会以免浪费毛利。
6、寻求厂商支援
(四)、采购必须控制毛利率在规定的标准左右。
毛利率太高,售价太高,影响公司形象,顾客会抗议;毛利率太低,则减少收益。