湖南省第一测绘院
档案工作领导小组职责
一、认真贯彻《档案法》和有关档案工作的方针、政策、法规；
二、负责制定本机关档案工作计划、管理办法、规定、制度，并组织实施；
三、加强对本单位档案工作的管理、组织协调和地方档案部门的关系；
四、定期对档案进行鉴定，准确判断档案的保留与销毁。
综合档案室工作职责
一、贯彻执行《档案法》、《保密法》及有关法规、政策；
二、负责接收本院各种门类和载体的档案及有关保存价值的文件资料；
三、积极开发档案信息资源，为院各部门的工作提供优质服务，提高档案的利用价值；
四、严格遵守保密法规并组织实施，对本院的档案管理工作进行监督、业务指导；
五、积极主动向上级主管部门及地方档案部门汇报工作，反映情况，接受检查和监督、指导；
六、配合档案工作领导小组定期对各类档案进行鉴定，确保档案的完整与安全。
档案人员岗位职责
一、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》，认真贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策。
二、坚持四项基本原则，努力实现“三个代表”重要思想，热爱本职工作，刻苦钻研业务，勇于开拓创新，不断提高自身政治、文化、业务素质。
三、负责对本院各部门文件材料的归档整理工作。
四、负责收集保管利用本单位全部档案，并对其进行整理、鉴定、统计，积极开发档案信息资源，提高档案利用率，为经济建设和本单位各项工作服务。
五、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整与安全。
湖南省第一测绘院
档案管理办法
第一章总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》和测绘成果资料管理有关规定，为了加强本院档案规范化、科学化、信息化管理，结合我院实际，特制定本办法。
第二条档案是本院在开展各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是我院事业进一步发展的依据，各部门必须维护档案的完整与安全。
第三条档案工作是维护本院历史真实面貌的重要基础工作，全院必须重视档案工作，把档案工作列入重要议事日程，在经费、库房设备和人员配备等方面给予保障。
第二章档案管理机构及其职责第四条院设置测绘成果资料与档案管理中心为档案管理机构，其业务接受省、市档案行政部门的指导、监督与检查。同时，依照有关档案管理法规，对全院档案工作进行指导、监督和检查，促进档案工作进一步完善和达标。
第五条档案室的职责
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度。
（二）按照上级档案部门要求，整理好本院文书档案及对本院各部门档案工作进行督促和指导。
（三）组织交流档案工作经验，培训档案业务知识。
第三章档案管理
第六条凡工作中形成的本年度具有保存价值的文件材料，均由相关科室按照“谁办理、谁收集、谁整理”的立卷原则，负责相关资料、数据的收集、整理工作，按照有关规定要求，必须在规定的时限内将本部门形成的业务档案向档案管理部门移交。
第七条制定本院的《档案分类大纲》、《文件材料归档范围和不归档范围》、《档案保管期限表》，并对各类档案实行集中管理，任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。
第八条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文件材料的平时积累，各种文件材料及时收集完整、齐全。各类档案的整理均符合有关规范要求。
第九条档案库房进行温湿度登记，箱柜内有防虫防霉药物，按期对档案和库房安全情况进行检查，并做好记录，不存在发霉、长虫、丢失、损毁、泄密和未按规定销毁档案等情况。
第十条档案室应建立统计制度，对档案基本情况进行登记，建立统计台帐，并对档案接收、移交、保管、利用等情况进行统
计。
第十一条各部门向档案管理部门移交档案，必须符合规范要求整理装订，并根据案卷目录，<一式三份>清点核对，交接双方签字认可，手续清楚齐全后方可移交。
第十二条院建立档案鉴定组织，鉴定组织应深入实际加强具体指导。其任务是：根据文件材料归档要求，检查文件材料是否齐全完整，整理方法是否符合相关制度的要求，鉴定、监销本院确无保管价值的档案材料的销毁工作，并进行造册登记，写出销毁报告，报院领导批准，实施销毁。
第四章档案的开发利用
第十三条按规定程序开展档案查借阅，做好查借阅登记，并对档案利用效果事列进行登记，由档案室收集、整理上报。
第十四条本院各门类档案均编制卷案目录，全引目录（案卷文件联合目录）归档文件目录一式三套，编制文号索引，汇编发文汇集，编写大事记录。
第五章档案的基础设施和现代化管理第十五条档案室设有档案专用库房，能容纳本单位10年形成的档案，并配备铁门、铁护窗、厚窗帘以及灭火器、温湿度计、去湿机、空调、电脑等设备；有单独档案整理室、查阅室，布置合理，室内张贴或悬挂《档案法》、《湖南省档案管理条例》和档案管理五项制度。
第十六条档案库房安装防火、放盗自动报警系统和库房恒温
恒湿自动控制系统，并安装指定的档案管理软件，实现电脑检索，现有档案目录录入电脑，实现电子文件归档，并采用光盘存储档案原文及条目。
第六章罚则
第十七条有下列行为之一的，根据情节轻重，给与行政处分；造成损失的责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任；
（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；
（二）损失、丢失、涂改、伪造或擅自销毁档案的；
（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
第七章附则
第十八条本办法由院成果资料与档案管理中心负责解释。
第十九条本办法自二00八年六月一日起实行。
