《档案管理实务》试题及答案

《档案管理实务》试题及答案

《档案管理实务》

《档案管理实务》是高等院校非档案学专业的专业课，由武汉大学信息管理学院档案系主任、博士生导师刘家真教授主编，中国广播电视大学出版社出版，现将复习要点、重点简要提示如下:

第一章绪论

一、档案的起源

关于档案的起源，主要有以下四种观点:

第一种观点认为:在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。

第二种观点认为:在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。

第三种观点认为:在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。

第四种观点认为:原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。

1、2条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。3、4条又称为原始社会产物说。

二、档案的定义

列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”

下定义最常用的方法是:“属”加“种差”。采用这种方法，可以给档案下一个定义:

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

也可简便表述为:档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。

除了这种表述外，还可以表述为:国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

为了简便起见，也可表述为:原始的历史记录。

三、档案价值的二元性。

四、档案管理的要求。

五、全宗理论的发展与要求。

六、组织立档单位的构成要件。

七、认识和了解档案管理系统的功能。

案例分析1.3.1(8页)

第二章文件的立卷与归档

一、立卷。

二、归档。

三、、文件转化为档案的关口。

四、怎样确定文件的归档范围和把握文件的归档时间。

五、立卷应把握的几个要点。

六、案卷标题及其拟制。

七、案例分析----案卷组织。

第三章档案的整理与鉴定

一整理的内容和步骤

(一)内容包括:

区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制。

二、整理工作的原则是

(一)充分利用原有基础

1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

(二)保持文件之间的历史联系

文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

1、文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。

2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。

3、文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。

4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面:种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。

对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。

三、全宗定义

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

四、常用分类方法:

分类方法很多，常用的主要有三种:

(一) 年度分类法

(二) 组织机构分类法

(三) 问题分类法

五、编制档号

(一)、编制档号的原则与方法。

(二)、档号的结构和编制方法。

六、档安鉴定工作的原则、标准和方法。

案例分析 3.3.1 全宗内档案的分类与排列。

第四章档案保管与保护

一、档案保管工作

(一)、保管工作的含义为:

1、库房管理

2、档案流动过程中的保护

3、保护档案的专门措施

(二)、保管工作的任务有:

1、防治档案的损坏;

包括自然损坏和人为损坏。

2、延长档案的寿命;

3、维护档案的政治安全，防止泄密。 (三)、基本要求

1、以防为主，防治结合

2、加强重点，照顾一般

3、自力更生，勤俭节约

4、立足长远，保证当前

二、档案库房管理

(一)、库房编号有两种方法:

1、为所有库房编一总的顺序号

2、分区编号

(二)、排架和编号

1、整齐一致

2、避光通风

3、空间利用

4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。三、纸质档案载体

(一)、纸张。

(二)、字迹。

四、通风的效果和依据

(一)、通风的五种效果。

(二)、通风调节温度的依据。

案例分析 4.3.1 将办公用房改造为档案库房第五章档案的著录与标引

一、排检方法

(一)分类法:以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，

把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。

优点:同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。

(二)按作者排检法

现又称责任者

把同一个作者形成的文件线索集中在一起。