文件执行修改记录
1总则
对公司船岸的船舶技术文件和图纸资料的搜集、整理、登记、归档和使用管理工作作出规定，旨在使公司船舶的技术文件和图纸资料能够得到有效的保管及利用。
本规定适用于公司所属船舶。
2职责
2.1 船舶技术文件管理员（由副总经理兼任）全面负责公司船舶技术图纸资料的建档和保管。
2.2 安技部
2.2.1 负责船舶修理各类技术资料的整理、建档保管工作。
2.2.2 负责船舶救生消防等安全应急设备的检验或检测资料的登记、归档保管工作。
2.3 各船舶根据船上业务分工，由大副和轮机长分别负责甲板部和轮机部的船舶技术图纸资料、船舶修理各类资料（包括修理项目、检验报告、检修及测量报告等）的登记、建档和保管工作。
3工作程序
3.1船舶技术文件分类
3.1.1 船舶技术图纸资料：船舶技术说明书、图纸、计算书，设备图册、使用说明书、产品合格证及相关资料（包括船舶增改装设计、船检部门审图意见等）；
3.1.2 船舶法定和船级检验报告，船上安全应急设备产品证书及检验（检测）报告、记录和证书等；
3.1.3 船舶航修、临修及进厂修理各类完整的记录（包括修理计划项目、修理合同和质量检查或试验记录、验收记录、检验报告等）
3.1.4 船舶救生消防等安全应急设备的检验或检测记录（包括检测记录、检验报告及证书等）
3.1.5 船上甲板部技术资料和轮机部技术资料分别包括:各部门业务负责的船舶技术图纸资料、设备图册、设备说明书、设备产品证书、船级社检验报告（复印件）、各项试验报告、化验报告、检修及测量记录、各类修船计划、验收单、技术总结、航次报告、各项报告等。
3.2 船舶技术文件编号登记
3.2.1 公司技术文件管理员及安技部有关人员负责对分管的船舶技术文件资料按每船、每次修理、每次检验进行分类编号、登记、建档和保管；
3.2.2 船舶大副、轮机长负责对本部门分管的船舶技术文件资料进行分类编号、登记和保管；
3.2.3文件编号和登记办法
3.2.3.1 船舶技术文件、图纸资料按原图纸、资料的编号登记，若没有编号的按如下办法编号登记：
船名代码—
顺序号
H、轮机—M、电气—E）
3.2.3.2 船舶修理资料的按如下的方法编号登记：
船名代码—
顺序号
-V、厂修-S）
3.2.3.3 船舶救生消防安全设备的资料按如下办法编号登记：
船名代码—
顺序号
-L、消防-F）
3.3 船舶技术文件管理
3.3.1 船舶技术文件管理实行分工负责的原则, 岸基由公司技术文件管理员负责船舶技术图纸资料的管理,总轮机长负责船舶救生消防等安全应急设备的检验或检测资料的管理,安全技术员负责船舶修理各类技术资料的管理.船上由大副和轮机长分别负责甲板部和轮机部技术文件的管理。
3.3.2 公司的技术文件管理责任人负责向有关方面（如船级社、修船厂、检修和检测单位、船舶设备供应商等）索取、搜集相关的船舶技术文件资料，按3.2款的要求进行编号登记，并编制相关的技术文件资料清单，记载技术文件资料的编号和名称，以方便查询和管理。
3.3.3 新船在接船之后，公司技术文件管理员及船上大副、轮机长负责清点船舶原有的技术文件资料，进行分类登记，所有技术图纸资料上加盖船名的印章，并分别编制船舶的技术文件图纸、船舶设备使用说明书的清单，以方便查询和管理。公司保存一套完整的技术资料，船上按甲板部和轮机部分别保存一套技术资料。
3.3.4 船舶修理完毕后，安全技术员应尽快搜集、整理有关的修船技术资料，进行编号、登记和保管，增改装工程的技术图纸、船舶法定和船级检验报告交由公司技术文件管理员负责编号、登记和保管。救生消防等安全
设备检修完毕后，总轮机长负责向检修单位索取检验报告和证书，进行编号登记。
3.3.5 公司船岸分别保存有船舶的技术文件资料，各技术文件管理责任人对所保管的技术文件资料完整性负责。船上大副和轮机长倘若发现船舶技术文件资料短缺，报告船长后，向公司主管人员申请领取。
3.3.6 当船舶长不在船籍港时，船舶法定检验和船级检验报告，消防救生等安全设备的检验报告和证书，由技术文件管理责任人负责将其交由办公室统一发放到各船。
3.3.7 技术文件资料管理责任人离职时，均应根据清单向接班人员逐件点齐。
3.4 船舶技术文件的保存和借阅
3.4.1公司所有的船舶技术文件资料要建档和保存，由各技术文件管理责任人负责将其妥善安置。
3.4.2 船舶技术资料建档时，各项文件按其内容性质分类立卷装订，各卷均有卷首页和目录，卷首页注明入卷文件的类别、文件编号。
3.4.3 公司内部或船上有关人员需借阅船舶技术文件资料，需办理借阅手续，有关人员借阅时应保持文件的完整和清洁，借阅后应立即退还。
3.4.4 归档的文件一般不外借，只可在公司或船上查阅、查看。如需外借，文件管理责任人必须取得借条并负责收回。
3.5 公司技术文件管理员负责监督、指导各船舶做好船舶技术文件和资料的管理工作。
