档案网站信息资源整合研究
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浅议档案信息资源的开发_档案信息资源开发的意义1档案信息资源开发的重要性信息技术及信息产业的高速发展,给档案工作带来新的机遇,同时也带来挑战和压力。
加强档案信息化建设,开发档案信息资源是档案工作者应对全球科学技术迅速发展形势的必然选择,档案工作者能抓住这一机遇大力开发档案信息,实现档案信息的社会共享,就可以加快档案信息开放步伐,就可以使档案事业和整个有中国特色的社会主义一起实现跨越式发展。
2开发档案信息资源的前期准备工作2.1加强征集,丰富馆藏,提高软硬件建设①结构合理、内容丰富的馆藏是开发档案信息资源的物质基础,档案工作者要加大接收征集档案工作的力度,不仅要扩大档案征集范围,还要注意不同载体的档案的收集,如数字化档案、声像档案的收集。
②档案信息化建设离不开先进的软硬件的支持。
因此,要坚持两手抓,一手抓档案资源的软件建设,一手抓硬件建设,两手都不能软,整合各种档案信息资源,提供规范化、标准化服务。
2.2培养一批过硬的档案信息开发人才开发档案信息资源是一项系统工程,开发人员一要有强烈的事业心、责任感和使命感,有开拓进取的创新精神;要有熟练掌握现代化信息管理技术和为公众提供方便快捷服务的技能;要有一定的政治理论和历史文化知识,要注意选拔各类精英人才,使之适应开发档案信息资源的要求。
3开发档案信息资源的途径(1)档案工作者平时要经常关注国内外的形势,关注各级党委和政府的方针政策和工作重点,关心社会关注的热点和注视的焦点,根据社会需求对馆藏档案资料全方位、多层次、多角度地分析解剖,加以研究利用,在编研内容上要寻找与市场经济密切结合点,以“广、精、快、准”的编研特色抢占信息公路的快车道,除开展纸质档案编研外,还可开展声像档案、电子档案等载体档案的编研工作。
(2)有针对性地开展档案编研工作。
编研是一项有较高层次的信息开发工作,要结合当地实际和经济社会建设的热点问题,开发有针对性的档案信息,编印有针对性的信息资料,为领导决策提供准确的信息,更好地为社会和经济发展提供服务。
论“互联网+”环境下档案馆信息资源共享作者:程瑶来源:《办公室业务(下半月)》 2018年第8期【摘要】“互联网+”时代强调“互联互通”,信息共享,如何让互联网更好地推进档案馆信息资源的网络化、数字化共享发展,是一个经久不衰的研究热点。
本文基于“互联网+”的背景,通过档案馆共享资源建设、共享服务发展两个方面的发展阐述了档案馆信息资源共享的现状,从三个方面分析其发展的局限性,并就此提出相应的推进措施。
【关键词】“互联网+”;档案馆;信息资源共享一、档案馆信息资源共享的现状(一)共享资源建设的现状。
1.档案目录数据资源。
国家档案局对于目录数据资源的规划建设包括建立明清档案目录中心、民国档案目录中心和革命历史档案目录中心在内的三大目录中心,开始实施档案目录资源的数字化进程。
比如第二历史档案馆的民国档案目录中心,建立了以全国民国档案国家总目数据管理系统为核心的全国民国档案目录信息检索及管理的体系,同时各个地方档案馆及高校档案馆也陆续建立了自己的目录数据库。
但是鉴于我国的国情,很多类型的档案资源还不能实现共享,在使用上要求用户到馆查阅,因此大多数目录数据库没有发挥出应有的作用。
而“互联网+”是一个互联互通的大环境,它发展的最终目的就是要以用户为核心,因此仅仅是目录数据资源的建设远远无法满足其发展的需要,更加便捷的共享才是目标。
2.数字化档案资源。
目前,由于网络信息资源形式和内容的多样性,按照来源可以将数字化档案资源分为四类:一是从政府、企业、事业单位和公众征集的档案;二是重大活动中收集的档案;三是在社交网络以及网站上随机生成的碎片化档案;四是档案馆自身运作形成的档案。
即使其定性仍尚不明确,但是依然有很多的组织和企业,甚至政府都开通了移动服务、公众号以及微博等提供分享、查阅和收集信息,以达到信息集成和共享。
但是对于档案馆来说,目前为止还没有相关的项目对碎片化的数字网络资源进行系统化归档整理,也没有相应的政策让档案馆足够重视这些发展。
省级国土资源档案云平台的研究与设计【摘要】本文针对省级国土资源档案云平台进行了研究与设计。
在介绍了研究背景、研究目的和研究意义。
在详细讨论了平台架构设计、功能模块设计、数据安全性设计、系统性能优化和用户体验设计。
结论部分总结了成果,展望了未来发展,并强调了该平台的实际应用价值。
本研究为国土资源档案云平台的建设提供了重要参考和指导,有助于提升档案管理效率和数据安全性,提升用户体验,从而推动省级国土资源档案工作不断向前发展。
【关键词】关键词:省级、国土资源档案、云平台、研究、设计、架构、功能模块、数据安全性、性能优化、用户体验、成果总结、展望未来、实际应用价值1. 引言1.1 研究背景国土资源档案是国家宝贵的资源,记录着土地利用、开发、保护等重要信息,对于国家发展、规划和决策具有重要意义。
传统的国土资源档案管理方式存在着信息不对称、数据管理困难、资源利用低效等问题,无法满足当前社会发展的需求。
随着信息技术的发展和互联网的普及,构建一套高效、便捷、安全的省级国土资源档案云平台已成为当务之急。
该平台将整合各级国土资源档案信息,实现全面、多元、立体的管理和利用。
该平台将为用户提供便捷的数据查询、在线申请、在线交流等功能,提高国土资源档案管理的效率和水平。
本研究旨在探讨省级国土资源档案云平台的设计与研究,旨在解决传统档案管理方式的弊端,提高国土资源档案管理的便捷性和安全性。
通过对平台架构、功能模块、数据安全性、系统性能和用户体验等方面的设计和优化,为国土资源档案管理工作提供切实可行的解决方案。
1.2 研究目的研究目的是为了深入探讨省级国土资源档案云平台的设计与研究,从而提升国土资源档案管理的效率和便利性。
通过对平台架构、功能模块、数据安全性、系统性能和用户体验等方面进行设计和优化,旨在实现更加智能化、便捷化、安全化和高效化的国土资源档案管理模式。
通过本研究,可以为国土资源相关部门和机构提供一个更为完善的信息化管理平台,加强国土资源档案管理工作的规范化和科学化,提升公共服务水平,推动国土资源管理工作向数字化、智能化发展。
档案信息资源共建共享建设中存在的主要问题及基本措施【摘要】档案信息资源共建共享建设是当前数字化时代的重要工作之一。
在实际操作中,存在着一些主要问题,如档案信息不完整、信息重复、共享不畅等。
为了解决这些问题,可以采取一些基本措施,如建立统一的标准和规范、加强档案信息管理与共享平台建设、加强档案信息安全保护等。
这些措施将有助于提升档案信息资源的共建共享水平,促进信息资源的充分利用。
档案信息资源共建共享建设的发展还面临着一些挑战,但只要我们能够采取有效的措施,有效解决存在的问题,相信档案信息资源共建共享的未来会更加美好。
【关键词】档案信息资源、共建、共享、主要问题、基本措施、引言、正文、结论、介绍、目的、总结、展望1. 引言1.1 介绍在当今信息化社会中,档案信息资源共建共享建设已经成为数字化时代的重要任务之一。
随着社会信息量的不断增加和信息化技术的不断发展,档案信息资源的共建共享显得尤为重要。
在实际的建设过程中,我们也面临着一些困难和挑战。
本文将就档案信息资源共建共享建设中存在的主要问题及基本措施展开探讨。
档案信息资源的共建共享遇到了数据标准化和格式统一的问题。
不同单位和部门采用不同的数据标准和数据格式,导致了档案信息资源的难以统一整合和共享。
档案信息资源的安全和隐私保护也是共建共享建设中的一大难题。
在信息共享的过程中,如何保护档案信息资源的安全和隐私成为了亟待解决的问题。
为了更好地推动档案信息资源共建共享建设,我们需要制定相应的政策法规和标准,统一数据格式和标准,加强信息安全和隐私保护意识。
只有这样,才能实现档案信息资源的有效共建共享,推动数字化时代档案工作迈向新的高度。
部分至此结束。
1.2 目的引言档案信息资源共建共享建设是促进档案信息资源交流与共享,实现档案资源最大化利用的重要途径。
在当前数字化信息时代,档案信息资源共建共享建设已成为档案工作者和研究者必须面对的重要课题。
其目的主要有以下几点:1. 促进档案信息资源共建:通过共建,可以使各地区和单位的档案信息资源得到整合和共享,避免资源的重复建设,提高档案信息资源的整体利用效率。
基于资源整合的水利档案工作对策研究摘要:档案信息是水利事业发展各环节不可或缺的重要信息资源,同时做好档案工作是实现水利事业发展的重要保障,做好档案信息资源的建设与整合,使水利档案工作的重要环节。
本文主要分析了在档案资源整合条件下水利档案工作的开展,包括档案资源整合的必要性和可行性,档案资源整合的手段,其中应当注意的问题,最后提出了相关对策。
关键词:资源整合档案对策1背景及意义21世纪以来,随着改革开放的不断深化、社会信息化的演化,社会公众信息知情权的日益觉醒,作为社会资源的重要组成部分,档案信息资源如果依然固守传统的档案资源格局,显然难以满足档案信息社会共享的要求。
因此,必须对现有的档案资源进行重新整合,使之达到最为合理的状态。
档案资源建设是一个系统单位对所有档案信息的来源、种类、组织结构、功能目标、实现途境、需求服务、政策措施、保证体系的总体规划。
水利系统各单位档案信息资源都是独立的,管理和利用基本处于封闭状态,与国家和社会对信息开放和利用有较大的距离。
加强水利系统档案资源整合的力度,促进水利档案信息开放和利用,是水利档案工作的重要任务之一,是社会发展对信息利用的必然要求。
水利系统档案资源的整合是建立在系统内各单位档案资源基础上,档案资源的整合和开发利用应保守国家的秘密。
2水利档案信息资源整合的手段水利档案信息资源的整合包括宏观和微观的资源整合。
宏观的水利档案信息资源的整合是水利系统的档案资源的整合,是建立在信息化建设的技术利用之上的虚拟和实体结合的信息资源整合;微观的档案信息资源整合是水利系统内的档案信息的整合。
整合的目的是提高水利档案信息资源的利用效率,促进档案信息公开,开放。
(1)政策要求下的档案信息资源的整合。
就系统档案信息资源的整合而言,要达到档案信息整合,档案信息共享的目的,必须是政策框架下组织措施,水利系统档案信息资源的整合,也必须是在水利档案主管部门的政策下,不断协调的结果。
档案信息资源整合的基础,是在档案广泛收集的基础上,实现档案材料的系统化。
尹兰台世界LANTAI WORLD服务型社会的建设和转型,已经成为当前社会发展的必然趋势,公共服务在服务型社会建设中已经成为各个行业发展新的重要机遇期[1]。
公共档案馆作为社会公共服务的重要阵地,也要积极发挥自身的价值和优势,积极投身于服务型社会建设之中。
一、新媒体环境下的公共档案馆信息服务形式新媒体主要是指通过移动网络技术和现代数字技术的结合,通过有线网络、无线通信网和互联网等多种渠道,在智能手机、电脑、数字电视等多个终端设备中得以应用,从而为用户提供多种信息的传播媒介形态[2]。
档案馆在新媒体技术的推动下,可以为社会提供更好的信息服务,特别是在各类档案资料数据的接收和保管方面,同时也为档案信息服务奠定了良好基础。
当前,档案馆信息服务与新媒体技术的融合,主要体现在以下四个方面[3]。
1.建立档案馆专门的信息服务网站。
当前,国内许多公共档案馆已经通过现代网络技术的应用,建立了自己的信息服务网站,主要内容有档案政策法规发布、档案工作动态信息发布、档案业务管理和文化展示等,其中主要以信息服务为主。
例如,中山市档案馆就在网站上发布了法律法规、档案新闻、档案文化、档案历史、信息查询等相关信息服务栏目;一些高校档案馆也开设了相应的信息服务网站,积极把现代新媒体技术应用到单位档案业务工作流程之中,依托于馆内现有的信息部门或数据中心的技术条件,构建自己的档案信息服务网站,从而实现了馆内大部分档案信息内容的在线管理、在线查询和在线备份等相关信息服务功能。
2.建立档案馆专门的官方微博。
作为新一代新媒体技术的代表,微博与公众的联系更加紧密,也推动许多公共档案馆开设了官方公众号或者官方微博,及时对作为社会公共文化重要组成部分,公共档案馆更应该顺应现代新媒体技术发展要求,做好两者融合,发挥其社会公共文化服务功能,展现信息服务优势。
本文分析了新媒体环境下的公共档案馆信息服务的网站、微博、微信公众号、档案科普栏目等具体形式,针对新媒体环境下的公共档案馆信息服务中存在的信息资源利用不足、数据资源整合和共享不足、新媒体技术应用层次不高等问题,提出了要把馆藏资源和新媒体技术在信息服务中进行有效融合、建立和完善数字档案资源的整合和分享机制、不断提升公共档案信息文化传播影响力等相关措施和建议。
关于互联网+时代档案管理工作的探讨摘要:互联网+与移动平台的广泛应用背景下,信息接收、传输、处理与存储等相关技术不断突破创新,在档案数据的具体管理工作中,为有效提升数据整合的实际质效,提升档案资源的共享效率,需要在全面、深入研究技术创新对档案开发模式、工作制度、管理理念等方面影响的同时,以部门信息开发的多元化需求为导向,通过制定明确的档案创新目标与路径、加强信息处理技术的引进与推广、逐步完善网络信息安全防控体系等方式,全方位的开发档案价值,促进智慧档案规范化、标准化管理体系的建立健全关键词:互联网+;事业单位;档案管理前言:信息时代,在全国一体化大数据中心建设战略的全面实行下,档案管理相关部门应深刻认识到互联网技术的社会治理与服务工作中的重要作用,以档案数据的集中整合与共享为目标,全面推进数据融合、技术融合档案管理体系的构建,利用互联网共享性、扁平化、交互式的数据流通优势,创新原有的档案信息开发与利用方式,为政府决策、社会治理、公共服务、经济建设等工作提供可靠的支持。
1“互联网+”背景下档案管理的问题1.1缺乏互联网档案管理思维档案管理实现现代化建设的根本途径是建立互联网档案管理思维,但是部分事业单位在档案管理的过程中,不仅对档案管理工作不够重视,还不能合理地对档案进行开发利用,部分管理者都认为,档案管理工作是机械类的重复管理工作,对档案后期的查找、维护、信息数据的保护缺乏管理意识,不会借助互联网建设档案管理系统,对现有档案进行整合、分类。
因此,一些事业单位档案管理相关领导者在思想意识层面,对建立互联网档案管理思维不够重视,管理理念不能及时更新,这是目前档案管理工作中存在的现象”。
1.2档案网络管理平台建设不健全在档案管理现代化建设的过程中,建立规范、功能完善的档案网络管理平台是实现互联网档案管理的重要步骤。
但是,在各级事业单位对档案管理平台筹建的过程中,部门单位在管理平台的硬件配置、系统软件开发以及档案管理信息安全性等方面的发展不够完善,这些实际存在的问题,使档案管理平台的建设工作流于形式,没能真正发挥互联网信息技术的作用,这是部分事业单位在档案网络管理平台的建设过程中亟须进-一步改善的工作方向。
档案信息资源开发与利用档案信息资源的开发与利用是指档案部门将收集到的档案资料根据用户的不同需求,按照不同的目的和要求进行的不同方式、不同深度的整序和加工,并以各种信息产品的方式提供给用户使用。
通过开发将无序信息变为有序信息,将浅层信息变为深层信息,最大限度地发挥档案信息的资源优势。
一、档案信息资源开发与利用的方式目前,我国档案信息资源开发利用的形式很多,归纳起来,主要有以下几种:1、编撰、出版专题材料,即通常所说的档案编研工作,是指由档案工作人员通过对繁杂的原始档案信息精心提炼,形成编研成果。
编研成果包括公开出版物、内部参考等。
编研成果的出版既为档案使用者节约了时间,提高了效率,又可将沉睡在库房中的档案变为有价值的信息,而且对于档案的长期保管具有重要意义。
2、在档案馆室为利用者提供档案资料。
这是一种传统的利用服务方式,也是档案部门一项重要的日常工作。
3、建立网站,通过网络提供档案信息。
这是当前档案信息资源开发利用的新形式。
随着网络化的普及,这种服务方式将是档案信息开发与利用的主要形式。
4、建立现行文件查询利用中心。
这种服务方式是近几年档案部门推进政府信息公开的重要举措。
各级国家综合档案馆开展的现行文件提供利用服务得到了各级党委和政府的重视和支持,受到了社会各界的欢迎与好评。
5、举办档案展览,是以档案原件或复制件为材料,按照一定的主题进行信息传递的方式。
二、档案信息开发利用工作中的不足以上这些方式在发挥档案信息资源的社会作用方面做出了重大贡献,但是它们都不同程度地存在着一定的缺陷和不足。
第一,编研成果存在信息衰减和质量参差不齐现象。
信息的衰减是任何编研工作都具有的普遍问题,这一方面是由于编研成果自身信息量就小于档案原件,另一方面则是受限于编研工作者的水平和素质。
第二,馆室为利用者提供档案资料的方式服务效率低,查找不方便,更不利于档案的长期保存,对档案原件的损害大。
第三,网站式服务实际上是另一种编研成果的利用方式。
档案信息资源开发的意义及原则随着信息技术的不断发展以及互联网的广泛应用,档案作为一种历史记载的载体,其信息内容通过信息技术及大数据分析技术的使用,更为广泛和深入的进行开发利用,实现了更大的价值为经济和社会发展服务。
在档案管理工作中,通过对于档案的鉴别、收集、整理,实现档案的信息资源整合、利用与开发是档案管理工作的新课题、新要求,本文对于档案信息资源开发的意义和原则进行研究,在此基础上提出建议。
标签:档案管理;信息资源;意义;原则一、档案信息资源开发概述随着信息技术的不断发展以及互联网的广泛应用,档案作为一种历史记载的载体,其信息内容通过信息技术及大数据分析技术的使用,更为广泛和深入的进行开发利用,实现了更大的价值为经济和社会发展服务。
在档案管理工作中,通过对于档案的鉴别、收集、整理,实现档案的信息资源整合、利用与开发是档案管理工作的新课题、新要求。
对于档案信息资源而言,是指档案管理部门根据经济和社会发展的需要以及档案使用者的需求,采用专业的方法和以信息技术为主的技术手段,进行挖掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息,形成相应的数据材料及信息产品为档案查阅者、使用者所利用,实现档案价值和作用的过程。
就档案信息资源开发的含义而言,档案信息资源开发的主体的范围与传统档案管理学的界定应加以外延。
传统档案管理理论认为档案信息资源开发利用的主体是档案管理部门与相关的工作人员,在信息技术及互联网尚未普及和高速发展的阶段,档案信息资源开发利用确实是由档案管理部门及相关工作人员进行,但是随着互联网的发展,信息技术及数据挖掘技术的广泛应用,档案信息资源开发的主体不再只局限于档案管理部门及相关工作人员,档案的使用者与利用者运用管理学、经济学、统计学等理论知识对特定的领域与专业的进行查阅后形成具有自身特色的分析研究数据与文献报告同样能够达到档案信息资源开发利用的目的与效果。
二、档案信息资源开发的意义随着信息技术的不断发展以及互联网的广泛应用,档案作为一种历史记载的载体,其信息内容通过信息技术及大数据分析技术的使用,更为广泛和深入的进行开发利用,实现了更大的价值为经济和社会发展服务。
档案网站信息资源整合研究 作者:徐骋 来源:《办公室业务(下半月)》 2019年第9期
文/上海市南洋初级中学 徐骋 【摘要】本文阐述了档案网站信息资源整合的含义,通过实例指出整合过程中各档案馆网站没能与其他档案馆进行信息资源共享的途径、档案信息资源的信息公开与信息保密之间的冲突、档案网站重建设轻视服务用户三方面问题,并提出了制定统一标准,出台解决档案信息公开与保密原则之间冲突的法规和建立电子信箱、网上论坛,加强与利用者之间的交流三方面对策。
【关键词】档案网站;信息资源;整合 档案网站是档案馆(室)在相互连通的公共信息服务网络上建立的站点。为了全面掌握档案网站信息资源的基本状况,在研究档案网站信息资源整合方式方法的同时,要明确档案网站信息资源整合的含义。
一、档案网站信息资源整合的含义 “整合”从字面上看,“整”含有整理、修理之意;“合”则为结合、综合、融合之意。“整合”的实质就在于涵盖了整合后系统内部的功能和各要素之间的关系。目前档案学术界对“整合”的解释并不多,唯有少数论文中提及“档案信息资源整合”“档案信息资源的整合与共享”和“国家档案资源的整合”。
笔者认为“档案网站信息资源整合”是指根据档案用户的利用需求,结合档案网站信息资源的特点,利用先进的技术,按照一定的原则、规范及标准,即技术方面关于档案网站信息资源整合的原则、方法,以及所涉及的技术规范、标准等,实现一定范围内的档案网站信息资源的抓取与优化,并组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或统一的利用平台。档案网站用户的利用需求是档案网站信息资源整合的依据。
整合的目的就是提高用户的检索速度和检索效率,满足用户的利用需求。档案网站用户的利用需求是档案网站信息资源整合的依据。用户的需求既可以是特定的、个体的利用需求,也可以是一般性的、群体的利用需求。整合不单是档案网站信息资源类聚,更是要实现资源的知识挖掘。整合的具体内容主要是:检索、优化、揭示。通过某一平台,在某一范围内搜索用户所需要的相关档案网站信息资源,按照一定的原则、标准,优化排列这些资源,经过揭示并展现于档案网站上,供用户查询、利用,满足用户的需求。
二、档案网站信息资源整合过程遇到的问题 笔者于大一暑假前往上海市徐汇区档案馆进行实习,并在那里对档案进行比较系统的整理和研究。徐汇区档案馆对数字化档案建设关注颇多,并且也投入了非常多的人力物力进行档案数字化建设,他们将大量的馆藏档案进行扫描,使之由纸质档案转变为数字化档案。建设的成果还包括他们的一个非常简洁快速方便的档案检索网站,透过那个网站提供的网页,你只要输入关键字,就能快速查找到与关键字相符的档案,但是这套系统所包含的仅仅是徐汇区档案局的馆藏档案,因为软硬件设施建设及管理问题没有同其他各区的档案馆进行联网,只能对徐汇区档案馆的馆藏现有档案进行查询,而无法同其他档案馆进行网络上的联网检索,这在无形之中制约了档案网站的发展。有一次,一位用户来档案局查找关于自己知青插队落户的档案,那天正好由我负责接待。按照惯例我先在网站上输入他的姓名,找到了与他相关的档案,但是数量非常庞大,涉及各个方面内容,包括其在校花名册奖状,居委里弄评价等等信息都显示了出来,我根据用户的要求手动筛选了近20分钟才找到了这位用户所需要的一部分信息,其中有一些还因为保密原则,不能对外公布,所以查到的有用信息少之又少。另外,重要的学校花名册等因为上海市的区域划分问题,移交到了卢湾区的档案馆,而徐汇区档案馆无法跨馆对那些资料进行查询利用。我们只能先打电话过去帮这位用户确认是否那些档案还保存于卢湾区档案馆,再建议那个用户前往卢湾区档案馆进行查询。这无形之中增加了我们档案工作者的工作程度,也不方便档案用户进行查询,从而造成查档失败,最终无法满足用户查档的需求。分析档案网站信息资源整合的现状,再结合我个人的经历,可以发现,档案网站信息资源在整合的过程中存在很多问题。
(一)各档案馆的网站没有同其他档案馆进行信息资源共享的途径。案例中提到,那位用户所查档案有部分属于卢湾区档案馆保存,为了确认档案是否存在,我们是通过电话的方式来询问而非直接通过档案网站上的链接去查询的。各档案馆之间缺乏有效联系是我国档案网站信息资源整合的现状。档案网站信息资源整合的目的是为了方便用户利用,但是在用户需要跨馆查询时,馆际间的沟通不足显现了出来,反而不利于用户的利用。用户虽然可以重新登录卢湾区的档案网站进行查询,但是这样无疑是增加了他的工作量,有点画蛇添足的感觉,如果各档案馆的档案网站有合理的互相联系和互相查询功能,那样无疑将更方便用户,更能体现档案网站信息资源整合的最基本目的。
(二)档案信息资源的信息公开与信息保密之间的冲突是制约档案网站信息资源整合的一个问题。案例中提到,用户来查询他插队落户的档案时,通过档案网站的检索发现,很多都是出于保密原则不能对外公布的,因此对用户有用的信息比较少,这就勾画了一个很奇怪的现象,档案馆提供的资源用户不怎么需要,而用户需要的资源档案馆提供不了。这样会使用户越来越少使用档案网站,这违背了档案网站进行信息资源整合方便用户服务人民的初衷,只会使得档案网站的信息资源整合举步维艰。
(三)档案馆为了迎合数字化时代的需要,着重加强了数字化方面的建设,而忽视了满足用户查档利用这一根本核心。徐汇区档案馆花了那么多的人力物力进行档案数字化建设,他们将大量的馆藏档案进行扫描,使之由纸质档案转变为数字化档案,同时他们还建设了一个非常简洁快速方便的档案检索网站。比起以前靠纸质档案书目查询,无疑更方便,更快捷,更体现数字化的优势。但是,当用户来查档时,只能通过这个检索网站进行单一资料方面的查询,而无法进行多方面的高级检索,而很多来查档的用户所提供的信息也是模棱两可而不能直接查询到的,因此往往使得用户查档失败。目前档案网站整合的利用服务,不能满足各种用户需求,而往往用户群的缺失也导致了档案网站的服务不能得到有效的改进,直接加剧整合陷入不断往复停滞不前的恶性循环之中。
三、理想中的整合信息资源的档案网站如何构建 为什么是理想中,是因为我国各档案网站虽然大多进行了信息资源的整合,但是或多或少都存在着这样或那样的问题,没有一个能够堪称完美。笔者觉得,一个好的档案网站,在对自身所拥有的信息资源进行整合的同时,还应该加强同其他档案馆的网站进行联系,互通有无,相互补充,随时随地满足用户对于信息资源使用的要求。不仅如此,用户可以通过该档案网站,查询检索到满足自己生活或工作需求的所有有用的信息。但是这样的档案网站如何构建呢?笔者认为,需要做到以下几点:
(一)制定统一标准,强化各档案馆网站之间的馆际联系。我国档案网站信息资源整合的现状之一,就是各档案馆网站之间缺乏实际而有效的联系。为了改变这种现状,主管我国档案事务的国家档案局可以制定相关的规范性文件或者标准,统一各档案馆的建设模式以及标准,使各档案网站有真正的联系,杜绝各档案馆各自为政,只整理内部资源而缺乏同其他档案馆之间联系的现状。从整体需要出发,通过档案网站这个网络上的系统协调合作,逐步形成一个互通有无、互相补充、方便用户的信息资源结构体系,从而利用各档案馆在网络上形成的整体优势,以尽可能小的投入发挥尽可能大的整合效益。作为中国档案事业领导机关的国家档案馆可以身作则,建立与各省档案信息有联系的档案网站,供各省或市区参考学习仿效,最终形成覆盖全国的档案网站系统。具体措施:上海市档案馆可以出台规范各区县档案馆建设的统一标准,统一档案馆网站建设及框架布局,统一档案馆网站信息资源内容整合方式方法,加强档案馆之间的馆际联系,同时加强自身档案网站的建设做到示范作用。档案馆网站建设以及布局方面,要求各档案馆在档案工作方面多下工夫,而不是要想方设法多摆几个广告、多搬几则新闻招徕网民的注意,那样无疑是舍本逐末。档案馆网站是专业网站,大可不必像政府网站或者商业网站那样涉及太多太杂的内容,凡是和档案工作扯不上关系的一律可以不要。栏目的好坏是决定网站水平高低的重要因素,许多水平较高的档案馆网站,设立的栏目也很有特色。例如上海档案信息网的“申城变迁”,以历史变迁为主线,以旧影新貌的对比为主要手段讲述上海的发展史。同是提供照片档案的利用,可一旦提供利用的方式不同,侧重点不同,就能展现不同风格,各有千秋。统一档案馆网站信息资源内容整合方式方法方面,要求各档案馆运用数据库技术、数据压缩技术,快速扫描技术等高科技手段,对馆藏数字化档案、现行档案、特色档案以及编研成果进行细致的整合,同时应规定,对于四类档案网站信息资源的整合不能有偏重,要齐头并进,不能因为某些资源的利用率低而减缓其整合效率。加强档案馆与档案馆之间的馆际联系这方面,作为主管上海市档案事务的主管部门,上海市档案局可以红头文件的方式要求各档案馆之间加强馆际互动和馆际联系工作,比如出台《关于加强各区县档案馆网站联系的若干问题》等行政文件,以行政手段促进各档案馆之间沟通联系。
(二)加强对档案网站的法制建设,尽可能解决档案信息公开与保密原则之间的冲突。前面提到了,由于保密条例等的限制,往往一些对用户有用的档案都无法对用户公布。保密条例属于法规范畴,因此也要通过法的途径来解决,就是需要出台或者修改相应的法规政策。虽然在我国,有关档案信息资源建设的法律法规已经逐步建立了一些,但是,总体来看,关于网站档案信息资源的法制建设工作仍然比较滞后,这不仅仅体现在法规数量上,还体现在其他方面。第一,法规层次太低,综观已经出台的相关规定,其中大多数是规范性和政策性文件,关键领域和关键环节立法欠缺,不能满足实际需要。第二,由于缺乏综合性和基础性的信息资源立法,档案网站信息资源建设的众多环节工作依然受传统体制、机制、利益等问题影响,处于无序、混乱状态。第三,目前的法律法规只是零星建立,尚未构成一个健全的体系。第四,已有的政策、法律、法规很难得到严格执行。因此,档案馆的上级部门需要出台一个统一的标准以界定档案的保密性问题,解决保密原则同档案信息公开之间的矛盾,使得用户在查询信息时不再因为是保密内容而无功而返,满足用户的需求。具体措施:档案信息公开与保密原则之间的冲突是由于网站信息资源法制建设工作滞后所致,因此,需要通过立法程序解决。上海市档案馆将解决档案信息公开与保密原则之间的冲突的比较性和原因告知于上海市地方人大常委会,委员们经过实际的研究和考察后,记录备案。在上海市人大会议上,由委员提出讨论,是否有重新立法或者修改原有法律的必要。同意立法或修改后,上海市档案局应将草拟的方案交予上海市人大常委会讨论,经过草案、讨论、修改、审核以及颁布等阶段,最终出台关于改善解决档案信息公开与保密原则之间的冲突、重新划分保密文件范围的法律法规,规定了信息公开和保密原则两者之间的协调关系以及相互之间的法律责任。