企管法规处2018年发布
合同管理办法
（制度编号：AAA/BBB/BF 03）
1适用范围
本办法规定了XXXX公司（以下简称公司）合同管理的内容及要求。
本办法适用于公司及分公司。控股公司、参股公司合同管理参照本办法执行。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本办法。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本办法。
2.1《XXXX集团公司合同管理办法》
2.2《XXXX公司合同管理办法》
3术语和定义
本办法采用以下定义：
3.1合同：是指公司与法人、其他组织或自然人之间达成的设立、变更、终止民事法律关系的协议。
3.2三项审查：是指对合同进行技术、经济、法律审查。
3.3事后合同：是指合同文本未实际签订就开始实际履行的合同。
4重要风险
4.1合同签订人未经授权签署合同，授权范围、期间不明确或被授权人不符合授权条件。
4.2合同签订或变更未经有效审批。
4.3合同专用章的使用未经有效审批。
4.4合同没有履行，或没有及时全面履行且没有得到有效处理。
5职责
5.1企管法规处的主要职责为：
5.1.1负责组织拟订、提供和推广应用公司各项业务的标准合同文本及标准合同文本条款的解释、培训；
5.1.2负责公司直接管理的合同、分公司上报合同的法律审查；
5.1.3负责保管公司合同专用章并负责合同用印；
5.1.4负责公司合同管理信息的汇总、编制和统计分析；
5.1.5负责合同管理信息系统中角色权限及具体业务流程的设定；
5.1.6负责公司及分公司合同管理工作的监督、检查与考核，并指导分公司合同管理工作。
5.2财务处主要负责合同经济、资金、预算方面的审查。
5.3审计监察处主要负责合同管理审计和专项监督检查。
5.4分公司企管法规专业线主要职责为：
5.4.1负责本单位合同的法律审查；
5.4.2推广应用股份公司合同示范文本，并根据需要编制本单位合同示范文本；
5.4.3推广应用股份公司合同管理信息系统；
5.4.4负责监督、检查与考核本办法在分公司的执行，指导库站合同管理工作。
5.5分公司财务资产部主要负责本单位合同经济、资金、预算方面的审查。
5.6两级公司合同承办部门的职责为：
5.6.1负责所承办合同的谈判和起草，提供合同审查审批所需资料；
5.6.2负责组织合同的技术审查；
5.6.3负责所承办合同的签订及履行。
6管理内容及要求
6.1总则
为加强公司合同管理，规范经营行为，防范控制经营风险，维护公司合法权益，制定本办法。
6.2合同立项及选商
6.2.1合同立项及选商按照《XXXX公司物资与服务采购管理办法》、《XXXX公司招投标管理办法》、《XXXX公司供应商（服务商）管理办法》执行。
6.2.2报废资产转让合同立项按照《XXXX公司实物资产报废与处置管理实施细则》执行。
6.2.3成品油销售合同立项按照《XXXX公司成品油销售管理办法》执行。
6.2.4油品外采合同立项按照《XXXX公司成品油（气）外采管理办法》执行。
6.2.5非油品采购合同立项按照《XXXX公司非油商品采购管理实施细则》执行。
6.3合同起草及上报
合同承办人员在招标或商谈结果审批通过后，合同承办人员应及时完成合同文本起草、签约相关资料收集并将通过合同管理信息系统审批。一个月内完成合同签订工作。
6.3.1合同文本起草
6.3.1.1合同一律采用书面形式（即时清结的合同除外），使用股份公司合同示范文本。特殊情况下不能采用合同示范文本的，合同承办部门事先征得本单位企管法规部门同意，并在签约依据中注明。
6.3.1.2对于股份公司合同示范文本未覆盖的常规交易事项，企管法规处根据两级公司生产经营实际，按照股份公司合同示范文本的体例、格式及相关要求，组织编制本单位合同示范文本，经总法律顾问审批后发布。
6.3.1.3对于股份公司示范文本未覆盖的非常规交易事项，合同文本一律由
本单位企管法规部门审查。
6.3.1.4合同条款应当齐备、完整。合同当事人约定权利和义务，应当具体、明确，不得出现容易产生歧义或含混不清的条款。合同中的专门术语、专有词汇应当设专款定义解释。
6.3.1.5合同承办人员起草合同文本后，报本部门负责人审核。
6.3.1.6业务外包合同、工程施工合同立项时一并起草HSE合同，同时上报审批。
6.3.2签约资料收集
合同承办部门负责收集签约资料并确保所提交资料真实、合同中标金额准确、标的金额大小写一致、合同总价款与分期支付的各笔款项总金额一致。合同签约资料包括签约依据及合同相对人资料，具体内容如下：6.3.2.1签约依据包括：立项及选商依据、法律意见书、会议纪要、相关决议等。
6.3.2.2合同相对人资格证明资料包括但不限于：证明合同相对人依法成立并存续的登记文件，法定代表人或负责人的身份证明文件，受托人的授权委托书，能够证明其履约能力的财务、经营业绩资料等，如合同相对人的营业执照、资质证书、质量认证书、产品合格证、与合同标的相关的证照等。
6.3.3资料上报
合同承办人员将合同文本、签约相关资料上传至合同管理信息系统，经合同承办部门负责人审核通过后报送至相关部门及领导审查审批。短时间内需以合同形式确认价格和数量的油品购销合同，合同承办人员填写《合同审查审批表》（见附录8.1），相关部门及领导采取线下会签。6.4合同审查审批
6.4.1合同审查审批时限
公司管理的合同，每个处室在2个工作日内完成审查；分公司报公司审查审批的合同，每个处室在2个工作日内完成审查。
