十九、工程文件与资料管理
第一条一般规定
（1）有关工程的公文(包括电报，下同)，是项目办在工程管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法进行工程管理活动的重要工具。
（2）工程文件、资料管理指文件、资料的签发、发放和签收、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（3）文件处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
（4）文件处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，以确保其安全。
（5）各部门应指定专人负责文件、资料管理工作。
第二条工程文件、资料的种类
（1）文件的种类
①．公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等各类文件的适用范围，按项目办有关公文管理办法执行。
②．《工程信息》适用于定期或不定期对工程的进展、质量、投资控制及合同管理情况，以及工程建设的重大活动等进行及时、准确、简要的报道。
（2）资料的种类
①．工程设计文件、施工图纸、合同文件
②．工程计量与支付资料
③．工程变更设计文件与资料
④．工程索赔与赔偿文件及资料
⑤．征地拆迁文件及资料
第三条文件格式与行文规则
（1）文件格式
①．文件一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期及印发份数等部分组成。
②．文件中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）有关标准执行。
③．文件用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
（2）行文规则
①．行文应当确有必要，注重效用。
②．行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
③．部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向外行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。
④．“请示”一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
⑤．“报告”不得夹带请示事项。
第四条收、发文办理
（1）发文办理
①．发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、打印、盖印章、登记、分发等程序。
②．行文符合国家的法律、法规及其他有关规定，要求情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点符号正确。
③．行文时单位名称、人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。
④．公文报送单位负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
⑤．公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（2）收文办理
①．收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
②．承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明．对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
③．公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。
第五条文件、资料的归档管理
（1）文件归档
①．文件办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其它有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文，部门经批准可保留复印件，个人经部门负责人批准可保留复印件。
②．需归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理、分类，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查阅。
③．需归档的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
④．拟制、修改和签批公文材料必须符合存档要求。
（2）文件管理
①．文件由文秘部门及工程处专职人员统一收发、审核、归档。
②．工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交。
（3）资料的归档管理
①．收到施工、监理单位上报的工程计量与支付资料，工程变更设计文件、资料，工程索赔与赔偿的文件与资料等时，及时进行登记，并填写文件处理单，报部门负责人签阅并落实办理程序和经办人。
②．经批复、处理完毕的文件资料，退还给施工、监理单位的，
应进行登记并让其签收。
③．工程资料应按合同段或单位进行分类暂存。每个合同段可分以下四类：
a.工程计量与支付类；
b.工程变更设计类；
c.工程索赔与赔偿类；
d.征地拆迁类；
e.其它来往函件类。
第六条资料的网络化信息管理
为提高工程文件传递的及时性，提高工作效率，项目办要求某路参建单位加强信息化管理，同时要求监理单位、施工单位作出相应的努力，配备一定数量的计算机上网办公，以便有关文件、资料的及时传递和审查。
第七条监理文件的过程管理
（1）监理文件的送达时间以施工单位授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。
（2）施工单位对收到的监理文件有异议，可于接到该监理文件的规定期限内，向监理部提出要求确认或要求变更的申请。监理部应在规定期限内对施工单位提出的确认或变更要求做出书面回复，逾期未予回复可视为监理部确认。
