高效管理电子邮件

COAT
Butler 集团的报告所声明的那样：“企业必须接 受的事实是公共电子邮件系统无法提供有效的电
子邮件管理工作。”类似的，公共电子邮件系统， 特别是电子邮件用户不应 该依赖于所提供的安全 手段以及那些使用 web 邮件作为备份的选择。该 报告认为电子邮件不是一种安全的传输手段，并 且建议用户大量使用数字证书和安全网站来传输
• 使用分点和数字来 雕塑主体
• 使用清晰的黑体字 来总结个段落。
加强抬头 雕塑主体
Background 背景
Close 结尾
提高电子邮件质量
C
• 下一步行动和小提 示
• 使用带职务和联系 信息的自动落款
A
用简短的一句话概括 邮件主旨 同时用简练的语言辅 助说明
B
思路清晰，循序有 逻辑 文字尽量在一个屏 幕也内 突出重点 准确描述和控制附 件
高效管理电子邮件
2020/8/10
邮件很多 不容易找到需要的邮件 不知道怎么合理归类邮件
面临的问题
1. 减少ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ件数量 2. 提高邮件质量 3. “同化”他人
减负！
30x5=150 150x240/60/8=75
30x5=150 150x240/60*20=12000
1
1. 必要？ 2. 合适？ 3. 目标正确？
End of message.
主题
接受辅导
自我辅导
辅导他人
•让所有人 提供的反馈 建议 •每周询问 团队成员对 邮件的反馈 意见
实施上述方 法，并询问 反馈
让其他人也 养成同样的 习惯
3
信息辅导，以期持续效果
COAT
快速存档和调阅
1 Client 团队内外的客户 2 Output 团队的产品和服务 3 Team 团队 4 Admin 管理—非核心工作任务
减少数量--少发-少收
ＦＹＩ－－没时间阅读 琐碎的感谢信
1
多余的邮件－－反复转发
不完整的邮件－－没有一次性发出
可搜索到的信息－－也用邮件发
是否必要？？？？？？？
是否符合法律规定 是否职业化
1
是否会引起他人误解或反感
２４Ｈ原则
发出的邮件是否合适？？？？
少用“回复所有人”
－－同步讨论
1
ＮＲＮ，ＮＴＮ
少用抄送和群发
抄送的理由：
自我显示
客气敷衍
给人难堪
以防万一
目标是否正确
A-B-C电子邮件质量工具
Action
Background
Close
Action 行动简述
2
A
• 简单列明需要采取的行动、 关键点，或特殊目的
• 点明前后关系，做到明白无 误
B
• 清晰、简洁、相关
内容。
每日清空收件箱 自动收发不要过于频繁 收到邮件即时处理 随时分门别类
习惯
如何设置邮件自动归类
如何设置邮件自动归类
选择要过滤的规则
然后定义规则
C
更多的客套话 下一步行动—展望 签名—职业化形象
Action
2 使用简单的核心词汇 例如“Action”、“Infor”、“Request”、”Confirmed”、 ”Delivery”
描述性主题节约时间
例如： Delivery：工程部开会-6/25-15:00，小会议室
EOM—在主题结尾打上EOM