記帳データの貼付
新規にExcelファイル（ブックともいいます）を作成し、「記帳データ.xls」と名前をつけます。
記帳が完了したことを確認し、財務レポートを作成する元となるデータを記帳担当者からもらい、記帳データ.xlsのシートに「値の貼り付け」をします。シートには「bookdata」と名前をつけておきましょう。
今回の例は中国の会計ソフト「金蝶」からエクスポートした「科目余額表」（日本でいう残高試算表）のデータを使用しています。会計データとして一番操作しやすいのは残高試算表で、集計前の仕訳データは明細を確認するときに使います。これ以外にも科目番号と金額がセットになっているデータなら国・地域を問わず何でも使えますので、適当に読み替えてみてください。
図1：科目余額表の例
次にデータを数式で扱いやすくするため、データの範囲に名前をつけておきます。「数式」タブの「名前の管理」から「新規作成」ボタンを押し、名前を「bookdata」、参照範囲をシート「bookdata」のB列からL列に指定します。列だけを指定したのは、翌月以降に行が増えても同じ範囲内で扱えるようにするためです。
図2：データ範囲に名前をつける
日本式フォーマットへの変換
セルC2に「vlookup関数」を書いていきます。先程設定したデータ範囲「bookdata」の中から科目番号の一致する左から6番目のデータを取ってくる、という命令は
「=vlookup(A2,bookdata,6,false)」と書きます。vlookup関数は慣れるまで難しいですが、覚えるととても便利です。
図３：vlookup関数を書く
ちゃんと金額を取り出せたことを確認できたら、この数式を下までコピーしましょう。セルの右下の■マークを左クリックしたまま下にスライドさせていくと簡単です。
図4：数式をコピーする
しかしこのままでは、科目番号を指定していない場所まで数式がコピーされて、エラーの表示が出ています。エラー値をまとめて削除するためには、範囲を選択した状態で「検索」から「ジャンプ」、「セル選択」を指定し、数式の「エラー値」のみをチェックしてOKを押します。するとエラー値だけが選択されますので、Deleteキーを押して削除してください。
図5：エラー値にジャンプする
これでデータの日本式フォーマットへの変換作業は完了です。すべての基本となる部分ですから、慌てずに項目をしっかり確認しながら作りましょう。
図6：日本式フォーマットへの変換完了
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