VLOOKUP函数在财务数据管理中的妙用

VLOOKUP函数在财务数据管理中的妙用

【摘要】会计电算化时代，许多财务工作者在进行数据处理的时候，还是运用传统的数据处理方法，不会有效地运用Excel强大的函数功能，影响了工作效率和工作质量，为了提高工作效率和工作质量，有必要介绍Excel电子表格VLOOKUP函数的运用。文章通过两个简单的例子来说明如何应用VLOOKUP 函数对财务数据进行高效、精准的处理，并希望广大财务工作者能够融会贯通，延伸VLOOKUP函数在财务数据处理方面的应用。

【关键词】Excel；VLOOKUP函数；财务数据

在财务工作实践中，经常要对不同的电子表格数据进行统计、汇总，如何才能高效率、高质量地将这些不同电子表格中的数据汇总到一起，全面直观地将相关信息在一个电子表格里面反映呢？通过运用Excel电子表格的VLOOKUP函数可以实现不同电子表格间的数据链接，形成自己想要的电子表格数据，极大提高工作效率。

一、VLOOKUP函数介绍

Excel电子表格在财务数据管理中有着强大的数据处理能力，其VLOOKUP 函数是高效、精准处理数据的常用函数。财务工作者如果能正确、巧妙灵活地使用VLOOKUP函数，可以大大减轻日常工作中的工作量，同时可以极大提高工作质量，轻松地完成日常财务数据处理工作，使财务工作不再是一件繁琐枯燥的事。VLOOKUP函数功能是在数据表的第一列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中指定列处的数值。比如选定电子表格的数据范围为A：F，那么A就是第1列、B为第2列，以此类推。其语法格式为VLOOKUP（lookup_value，tabel_array，col_index_num，range_lookup），其后面参数翻译成中文是VLOOKUP （查找值，区域，列序号，逻辑值）。“查找值”就是要查找的数值；“区域”就是要查找的数值指定的范围；“列序号”就是找到数据后，返回该数据所在查找范围内的第几列；“逻辑值”指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为0时，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果为1时，则返回近似匹配值，即如果找不到精确匹配值，则返回小于“查找值”的最大数值。

二、VLOOKUP函数的具体运用

（一）运用VLOOKUP函数实现不同电子表格相关联数据的快速批量提取

例如：某高校执行学分制收费，平时都是预收学生学费，到学生毕业时再统一进行结算。由于还没实现学费收费系统和学生教务信息系统的对接，无法实现电脑的自动结算。财务处在每一届学生毕业时，都要对学生的学费进行一次结算，但是在财务处的学生交费信息表（见表1）里面没有学生的已学总学分，只有已预交的总学费和每学分的收费标准，这样无法计算出每个学生应交的总学费，所以就无法结算学生的学费。在教务处的学生信息表（见表2）里面没有学生交费

信息，也无法结算学生的学费。只有把这两个电子表格结合起来，从教务处学生信息表里面提取学生的总学分，放到财务处交费信息表里面，才能结算学生的学费。

在对这两个电子表格的相关信息进行连接时，传统的做法，是通过查找、复制、粘贴的办法进行，这需要逐个地进行查找、复制、粘贴，不仅速度慢，而且容易出错，如果毕业学生人数有5 000人以上，要完成两个电子表格相关数据的提取，没有几天不停地进行枯燥的劳动是不行的。现在运用Excel电子表格强大的函数功能来处理，观察表格，我们发现两个电子表格都有“学号”这个字段，而且每个学生的学号是唯一的，那么可以通过表1运用VLOOKUP函数，以“学号”为关键字段进行数据信息提取，很快就可完成上万学生信息的提取。

具体办法是：在财务处交费信息表中的F2单元格输入公式：“=VLOOKU P （$A2，学生信息表！$A：$D，4，0）”，然后回车，财务处交费信息表立即出现如表3的信息。

通过双击F2单元格右下角，财务处交费信息表立即出现如表4的信息。从表4可以看出每个学生的总学分信息已经全部提取完成。只要总学分提取完成，后面的应交总学费、欠费情况可以通过公式自动计算，极大地提高了我们的工作效率。

（二）运用VLOOKUP函数实现数据的高效、精准核对

每个单位都会涉及到员工工资数据的管理。员工的工资管理是一项常规性工作，非常繁琐而且容易出错。由于某些工资管理软件本身的局限性，无法批量导入工资数据，只能逐个录入到工资管理系统中，这样繁琐枯燥地录入数据，出现错误是在所难免的。那么怎样才能确保所录入的数据准确无误呢？这就需要把录入的数据导出来跟原始数据进行比较、核对，找出不相符的地方。那么怎样才能做到从工资管理系统导出的数据与原始数据进行高效地核对呢？可以运用VLOOKUP函数来实现。

假设人事部门提供的原始工资数据如表5，从工资管理系统导出已录入完成的工资数据如表6。

单看这两个电子表格，我们无法知道它们的数据是否一致，必须进行数据间的核对，才能发现问题。我们可以在导出工资数据的电子表格后面增加两个字段，形成一个新的电子表格（如表7）。

具体核对办法是：在两个电子表格中，都有职工编号，并且是唯一的，那么就以职工编号作为关键字段，在新的电子表格的D2单元格输入公式：“=VLOOKUP（$A2，人事原始工资数据！$A：$C，3，0）”，在E2输入公式“=C2-D2”，出现如表8的信息。

然后选中D2、E2单元格，并拖动E2单元格的填充柄至最后一行，数据的

核对结果如表9。

从表9中，我们发现职工编号为A5106的李自峰工资系统数据与人事原始工资数据相差30元，职工编号为A5108的刘亮工资系统数据与人事原始工资数据相差100元。通过VLOOKUP函数的运用，核对结果仅仅用几秒钟就能显示出来，很快找出差异的原因，不仅提高了工作效率，也提高了数据的准确性。

三、总结

VLOOKUP函数在处理财务数据方面有着广泛的应用。在日常工作中，我们经常要对数据表格中的大量数据进行查询、分析、统计、汇总等管理工作。本文意在抛砖引玉，广大财务工作者在日常处理财务数据时，可以借鉴这两个例子，触类旁通，在自己的工作中融会贯通，灵活、巧妙运用VLOOKUP函数高效、快速、准确地完成财务数据的处理，有效提高工作效率和工作准确性。●

【参考文献】

[1] 谷增军.Excel函数VLOOKUP在会计工作中的应用[J].中国管理信息化，2008（5）.

[2] 冯骏.VLOOKUP命令在工资计算中的应用[J].中国管理信息化，2010（7）.

[3] 宋燕，刘丹.Excel实用财务系统设计[M].北京：电子工业出版社，2007.

[4] 高丽，景妮.浅析VLOOKUP函数在会计中的运用[J].科技信息（科学教研），2008（8）.

[5] 张丹丹.利用EXCEL的VLOOKUP函数实现关联数据的应用[J].科技创新导报，2008（34）.