第一节行政部门工作职责
一、行政部职责范围
行政部受行政总监领导,直接向行政总监报告工作。部门职责如下:
1、部门协调
各职能部门的关系协调。
2、建章立制
建立各项规章制度并检查实施情况,促进各项工作规范化管理。
3、资料管理
负责公司资料、信息等管理,以及宣传报道工作,沟通内外联系与上下联系。
4、会议管理
公司会议组织、记录及记录归档工作
5、印章管理
公司印章管理。
6、证照管理
公司证照管理。
7、办入、离职手续
员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理。
8、档案管理
公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等。
9、考勤管理
员工考勤、出勤统计、报表、分析等。
10、证件管理
员工暂住证、就业证等事项办理。
11、保健管理
①员工保健规章的制定。
②定期保健体检的组织与实施。
③特约或定点医院的选择。
④特约或定点医院的联络。
⑤办理工伤事故手续。
12、福利管理
①制定员工福利制度,并经批准后实施。
②福利制度的研究、修订、改进等。
③福利事项的办理。
④福利工作总结、分析与改进。
⑤退休、抚恤制度的制定及办理。
13、文件控制
①发文制度及行文程序的拟定与实施。
②公司文件发放
③文件与资料登记、编号、发行、保管、维护等。
④过期文件的处理。
⑤文件汇编。
⑥文件与资料的有效控制。
14、公司公共关系维护与改善工作
①内部公共关系的建立与维护。
②外部公共关系的建立与维护,包括与政府部门、同行、社区、新闻媒体等公共关系。
15、行政监察
对公司内各部门的行政管理工作进行定期与不定期检查与考核。
16、费用预算
行政开支预算的编制。
17、成本控制
行政开支成本控制。
18、其她职责
与行政部工作相关的职责范围与工作内容。
二、行政部日常工作细则
①负责贯彻公司领导指示,做好上下联络沟通工作,及时向领导反映情况与反馈信息;搞好各部门间相互配合,综合协调各部门的工作;对各项工作与计划进行督办与检查。
②严格执行公司规章制度,认真履行其工作职责。
③负责行政后勤、保卫工作管理制度制定、检查、监督、控制与执行。
④负责组织编制年、季、月度行政后勤、保卫工作计划,本着合理节约的原则,编制年、季、月度后勤用款计划,搞好行政后勤决算工作,并组织行政工作计划的实施与检查。
⑤负责员工生活费用管理与核算工作,建立健全员工生活费用成本核算制度,制定合理的生活费用标准,对盈亏超标准进行审核。
⑥负责做好公司经营用水、用电管理工作,认真抓好水、电的计量基础管理工作,定期检查与维修计量器具,抓好电气设备与线路的保养维修,加强用水、用电费用核算,及时交纳水、电费。
⑦负责员工就餐的卫生管理工作,定期询问公司员工对就餐质量的要求,确保员工就餐安全。
⑧负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序,搞好治安综合治理,预防犯罪、刑事案件与灾害事故的发生,保护公司财产安全,确保生产、工作的顺利进行。
⑨负责建立与完善安全责任制,建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制,做好组织落实、制度落实与责任落实。
⑩严格物资出门登记制度,一切进出公司的物资,公司保安应予严格检查、验证,物证相符方能进出,凡无证或证物不符公司保安有权扣留,由保卫科查处。
⑪建立与完善后勤岗位责任制,加大考核力度,提高服务质量。
⑫加强对部门人员的培训教育。协同人事、企管等职能部门,做好管理员、炊事员、保卫人员、维修工等人员的日常安全教育与职业道德教育,定期开展岗位优质服务评比活动。
⑬按时完成公司领导交办的其她工作任务。
第二节行政部门各岗位工作职责描述
一、行政总监岗位职责
1、制定规章制度
组织并制定人力资源管理与办公、行政管理的有关规章制度,并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、监督与指导。
2、计划管理
根据企业阶段性任务目标与年度计划,制订所属部门的目标、计划与措施,保证企业业务活动正常进行。
3、人力资源管理
依据企业有关人力资源开发与管理的总体要求,通过人力资源管理制度设计、人员招聘、薪酬发放、培训计划及落实、工作任务考核等,使企业达到对内有凝聚力、对外有竞争力的总体目标。
二、行政主管岗位职责
①发挥行政部(总经办)的参谋、协调与综合管理职能,直接处理尚未分清职能的公司事务。
②负责行政会议与例会的组织工作,参加或列席会议并作会议记录,视情况整理出会议纪要或办理下发文件事宜。对会议讨论的重大问题组织调研并提出专题报告。
③根据总经理指示,编排工作活动日程表,做好重大活动的组织与接待工作。
④负责抓好公司重要文稿的起草工作,包括月、季、半年、年度工作计划与总结报告。按照工作计划与目标责任指标,定期组织检查落实,及时向公司领导与其她部门反馈信息。
⑤及时处理重要往来电文信函的审阅、分送,监督检查领导批示与以公司名义签发的有关文件落实情况,抓好文书归档与用印管理工作。
⑥协助各部门制定部门、岗位职责与各类规章制度的实施细则,配合公司协调各部门与下属企业的工作关系。
⑦严格控制行政办公经费支出,加强公司财产与车辆的管理。
⑧负责指导、管理、监督行政部其她人员的业务工作,改善工作质量与服务态度,做好下属人员的绩效考核与奖励惩罚工作。
⑨完成行政总监临时交办的工作。
三、行政管理专员岗位职责
①负责公司办公设备如计算机、传真机、长途电话、复印机的具体使用登记与名片印制等管理工作。
②负责低值易耗办公用品的发放、使用登记与使用人离职时的收缴工作。
③负责各类办公用品、固定资产的保养、维修,仓储保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证账物相符。
④按标准定额,做好添购办公用品、器具的计划编制与申购手续工作,做到办公用品既不脱档又不长期积压。
⑤负责考勤登记与就餐人数统计。
⑥负责来宾具体接待、日程与参观内容的安排,以及食宿地点、车辆安排与车船机票代购等事宜。
