新闻发布会流程及重点注意事项

新闻发布会流程及重点注意事项

新闻发布会、大会基本流程时间：来宾签到

时间：主持人宣布发布会开始，致辞并介绍来宾（VIP名单）

时间：代理公司代表致词

时间：签署合作协议（合同）

时间：公司领导致词

时间：游戏开发商代表致词

时间：政府代表发言

时间：主持人宣布晚宴（午宴）开始，双方领导向来宾祝酒

时间：游戏演示（或代理商公司介绍）

时间：第一次抽奖（或互动类环节）

时间：游戏表演及服装制作介绍（或企业文化其他类介绍）

加上会议常备有礼金或礼品，通常情况下记者都不会放过这些机会。

新闻发布会一般要经历4个环节：策划、筹备、现场管理与传播管理，在策划与筹备工作就绪以后，就进入到最关键的现场管理环节，这是承接会前策划、筹备、会后传播最重要的环节，在这个环节中，一般在一个专题下，以“答记者问”为主要特色。

现场管理的原则有五点：

一是“对口接待原则”。譬如：经销商的沟通，市场销售部门就是对口接待部门，如果对专家、官员沟通，公关负责人与组织高层就要出面，媒体的沟通是媒体公关负责人的份内工作，不另设小组；

二是“平衡原则”。根据策划设定小组，每个小组的工作量相对平衡，在会务负责人的统一安排与指挥下，小组一般分为沟通协调组、接待服务组、安全保卫组。沟通协调组负责对口接待、嘉宾与领导的接待、媒体的沟通与协调，会议主持人也可以划入这个组；接待服务组负责准备视听设备、礼仪与签到、引导入座、分发材料与礼品、安排就餐、照相摄影等；安全保卫组负责会议的场地与人员的安全保卫。

三是“分工负责原则”。在策划案里就作到分工明确，职责分明，避免互相推诿的现象出现，同时，隶属分工与横向协作也要明确；

四是“扁平原则”。一般在大型的新闻发布会中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的新闻发布会中不宜层级太多，以保证灵活机动，人员不要太多，要精干、高效。

五是“制度原则”。尽管新闻发布会的管理是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应该受规章制度的约束。

就管理的内容而言，可以从人员管理、材料管理、时间管理、流程管理和沟通管理5个方面进行，从管理的形式来看，可分为会前管理、会中管理、收场管理三个阶段，一个成功的新闻发布会，一定是实现了内容与形式的完美结合：

一、会前管理

按照策划方案的要求，新闻发布会的统筹负责人与各小组人员要提前至少两至三个小时到达新闻发布会的现场。

到达现场以后，会前管理分四个步骤开展工作，首先要布置现场、然后作全面检查、同时可以进行主持人与言人的彩排、最后，各就各位开始接待工作。

第一、现场布置。

现场布置从场外开始，布置场外横幅、竖幅、漂浮气球、拱形门等。在酒店一楼大厅、转弯处布置显眼的指引牌。在会场门口可以布置X展架之类的宣传物。

在会场门口布置签到台，准备好签到薄与笔，签到薄上设计姓名、单位、人数、联系方式栏目，并备好会议主题介绍、新闻通稿、提问提纲等相关资料。同时，在签到台上准备好“请赐名片”盒。

场内现场布置从主题背景板开始，背景板内容包括主题、会议日期、会议召开的城市，颜色、字体要美观大方，颜色可以用组织VI为基准。

布置新闻发言人用的桌子，常用带白色的台布、蓝色或红色的围台，桌面摆放台花，把写有发言人和相关领导名字的桌卡摆放在策划案拟定的位置，放好音响、话筒，最好每个桌卡前摆一只话筒，再给记者准备两只。

布置电视或投影仪，试播放碟片，看效果是否正常。有些时候作为新闻发音的补充，录象资料甚至实物可以对记者起到增加感性认识的作用

布置台下座位。把握“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”的原则。一、二排坐贵宾与企业领导，三排以下为记者席，摄影记者尽量安排在前面正中位置，组织一般人员坐后面或旁边。

布置VIP休息室，冬天要准备好热茶水，夏天要准备好瓶装矿泉水，准备几包高档香烟，放好打火机与烟灰缸。

第二、现场检查。

检查工作可以从外到内，从高到低，从全面到重点，一些细节一定要把握好。

按照前面布置的顺序，检查从场外的横幅开始，沿来宾的前进路线，检查指引牌、X展架、签到台是否准备好。

在检查签到台时要注意检查会议主题介绍、新闻通稿、提问提纲等相关资料是否足够。如果是新产品上市，新闻发布会上还要准备发放产品研制过程或介绍产品功用的文字材料。可以把签到台当成后勤物资、资料的储存点。

检查在背景板，再次核实文字是否有误，如果有误要及时补救。检查桌子、音响，调试每只话筒，调试到清晰无啸叫。检查电视或投影仪，要确认用哪个电脑，而且要备一个电脑，以防会议进行中电脑出故障。

检查VIP接待室的茶水、烟等。

要检查主要发言人的发言稿是否准备妥当。

摄影师检查照相机、摄像机电量是否充足，脚架是否支好，角度是否对好。

负责保安的人员要对现场进行安全检查，特别注意是否存在不安全隐患，譬如：消防通道不畅通，电源线乱糟糟，甚至有坏椅子等等。

如果有空调，要把温度调到适度。

第三、彩排。

主持人与新闻发言人根据会议议程进行“彩排”，既练习配合，也练习对内容与现场的把握。

特别是新闻发言人是会前“彩排”很重要，发言人要认真准备，再次对镜整理衣着，要熟悉发言稿的内容，制定并演练如何回答常规和刁钻的问题，对自己的准备工作进行核对与评估，尤其是对以下问题应当有充分的准备：这场发布会的重要意义何在？其新闻价值何在？我的3个主要观点是什么？是否有充足材料支持我的信息发布？如果记者要求核实，是否很容易就能做到？谁是所发布信息的权威信源？谁的话可以被媒体引用？等等。

第四．接待。

提前30分钟，礼仪小姐在会场作好接待准备。对于重要的领导，还要安排在大厅的专人接待。

背景音乐开始播放，摄影师进入工作状态。

嘉宾签到后，礼仪小姐带嘉宾到VIP休息室休息，服务人员及时把茶水送上，需要配戴鲜花的由礼仪小姐为嘉宾认真的配戴好。

负责VIP接待的人员要核对已到位领导和嘉宾情况，会务负责人要亲自为领导和嘉宾送礼金或礼品，如果有的重要领导临时不能来，会务负责人要及时安排主持人更改讲话内容，同时要安排服务人员把不能到的人员名字牌撤掉。

记者签到后，工作人员为记者发放会议主题介绍、新闻通稿、提问提纲等相关资料，媒体负责人安排、协调各媒体的签到记者，要保持热情和细致。