sop 办公室管理制度

成功是失败之母，一切都是努力的结果

标准操作规程

（Standard Operating Procedure）标题办公室管理制度

编号SOP GE005

版本号 1.0

目录缩略语

1．目的

2．范围

3．描述

4．附件表格

成功是失败之母，一切都是努力的结果

缩略语

办公室管理制度

1．目的

本SOP旨在加强XXX的办公室管理，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化。

2．范围

本SOP适用于XXX办公室的日常工作。

3．描述

3.1 工作时间

•根据《国务院关于职工工作时间的规定》，XXX执行“每日工作8小时、每周工作40小时”的5天工作制，并执行国家规定的法定假日安排。

•工作日的时间安排为：8:30~12:00Am，13:00~17:30Am；12:00~13:00Am 为午休时间。

•在各时间段，必须提前5分钟做好工作准备，并准时进入工作状态。

•工作时间段原则上不得因私外出，如确有需要，应征得直线主管的允许。

•节假日或特殊情况如有调整另行通知。

3.2 日常工作要求

3.2.1 着装要求

•进入办公室必须着装整洁；

•男士应衣着规范，切忌花哨，不得穿短裤、凉鞋；

•女士不得穿无袖衣裙、超短裙、露背装和时装拖鞋；

•有客户来访时，应该做到一般商务礼仪着装标准的要求：男士穿西装套装或是商务休闲装，颜色最好不要超过三种；女士可以穿西装套装、套裙、工作服或连衣裙，切记太过时尚或暴露。

3.2.2 电话要求

•接听电话应及时，一般铃响不应超过三声；

•如受话人未在座位或者因其他原因而不能立即接听，离之最近的职员应主动代为接听；

•重要电话要简要作好接听记录；

•严禁占用公司电话时间太长；

•因私打电话必须简短。

3.2.3 注意事项

•在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、打闹；

•工作时间不得玩游戏、聊天，不得浏览与工作无关的网站；

•午餐期间应关闭显示器和电灯；下班或离开办公室超过30分钟时，须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备；

•公文、印章、票据、现金及贵重物品等应锁闭保存；

•下班后必须确认窗户关闭并锁门后方可离开。

3.3 考勤和卫生管理制度

3.3.1 考勤管理

•事假和带薪年休假必须提前至少1天以书面的形式提出（标准格式见附件3），2天以内（含）由直线主管批准，2天以上需由总经理批准；不能事先办理手续的紧急事假应向直线主管口头或电话请假，并及时补办手续；

事假应先从带薪年休假中扣除；

•职工因疾病或因工伤休养，需要到当地正规医院开具诊断证明书，并经总经理同意后方可休假；诊断证明书必须由当地三级医院开具方可有效（急诊除外）；

•婚/丧假、产假等国家规定的休假均须履行请假手续，经总经理审批同意后，按国家有关规定执行；

•若员工未请假而缺勤，则按旷工处理；

•假期期间保持与公司的联络畅通；

•假期结束后，员工应到直线主管或者指定负责人处进行销假；

•假期规定参见附件1，请假记录单和请假单分别参见附件2和附件3。

3.3.2 卫生管理

•清洁区域包括：办公区域、会议室及其他纳入在内的区域；

•值班人员要定期（每周至少一次以及客户来访前）对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，营造一个良好的办公环境；

•每位员工应保持各自办公桌位的干净、整洁。

3.4 文件管理制度

3.4.1 文件管理

•公司文件由有关部门负责起草和打印，由总经理审核签发；

•凡发送至公司的文件、传真等，由指定人员签收并做好相应记录；

•办公室人员对一般性文件进行分类管理，机密文件按保密规定，由专人印制、报送；

•各部门因工作需要可借阅一般性的文件，对有密级程度的文件，需总经理批准后方可借阅；

•文件管理人员对密级程度文件的借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退；

•对文件按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理；

•根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，在销毁前需首先上报总经理签字批准。

3.4.2 文印管理

•所有人员在文印时应遵守保密规定，不得泄露工作中接触的密级文件内容；

•在打印大量的正式文件时，可以申请外出由相关供应商打印，但必须先获得总经理或部门经理的同意方可打印（打印申请表参见附件4）；

•严禁擅自为私人打印/复印材料；

•爱护设备，注意设备保养和维护，保持打印清洁。

3.5 办公设备和用品使用制度

•任何人未经允许不得私自挪用办公设备和用品；

•所有办公设备和相关耗材需填写《办公耗材和设备申请表》（见附件5），经总经理批准后由专人统一购买；

•日常办公用品由专人统一购买、登记（见附件6办公用品库存表），各职员按需领用，并在办公用品领用表（见附件7）上进行登记。因特殊情况

急需领用未登记者，事后须及时补填；

•指定专人定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库；

•所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

4．附件表格

这些附件中提供的表格仅是样本，可以进行修改以允许进行研究特定程序。但是，必须包括这些附件中要求的内容。

XXX_SOP GE005 附件1：假期规定

XXX_SOP GE005 附件2：请假记录单

XXX_SOP GE005 附件3：请假单

XXX_SOP GE005 附件4：打印申请表

XXX_SOP GE005 附件5：办公耗材和设备申请表XXX_SOP GE005 附件6：办公用品库存表

XXX_SOP GE005 附件7：办公用品领用表