综合管理信息系统QC成果报告

完善院综合管理信息系统

提高工程设计管理流程效率

小组名称：院综合管理信息系统推广和应用QC小组

XXXXXXXXX

2011年3月

完善院综合管理信息系统

提高工程设计管理流程效率QC成果报告

1 小组概况

1．1注册登记

1．2小组成员

1．3活动情况

本次QC小组活动，我们始终坚持工作踏实、刻苦耐劳、精诚合作的精神。自2009年2月成立以来，本着PDCA循环的原则，采用分散与集中相结合的活动方式，共进行了16次集体活动，并保持了详细记录，人均接收质量教育约40小时。

2 选题理由

2.1 我院于1998年推广使用基于Lotus Notes的长城办公自动化(OA)系统，但由于该系统存在一系列的问题，最终于2000年底不得不停止使用。为了与企业MIS系统集成，开发企业统一的Intranet应用平台，我们于2001年又开发了基于B/S结构的第一版OA系统，之后在原系统的基础上开发了收发文系统，图档管理系统等。该系统由于信息发布的安全性、目标性差等原因，经过多年的使用原系统已经不能满足我院目前发展的需要，原系统暴露出诸多问题。由于系统经过多人多次开发和修改，使得系统数据不集中，系统功能分散，无完整设计流程管理系统，OA系统整体利用率偏低。

2.2 另随着无纸化办公、工程设计管理网络化以及远程办公系统等新要求，原OA系统已远远不能满足使用需求，提高院综合办公管理系统的充分性和有效性已迫在眉睫。

2009年初，院决定开发新的综合管理信息系统，由信息中心负责，特成立QC小组，通过小组活动加快改进原系统的功能性、系统性和充分性的课题就摆在当前工作的重中之重。

3 现状调查

现有OA系统由ASP语言开发，功能单一，安全性较低，功能覆盖不全，部分职能部门业务未实现信息化，没有人员的群组机制，信息发布对象无法选择个人相关信息实时提示等，系统功能缺乏人性化；另设计流程纯手工模式流转，效率较低，人为因素影响工程进度情况，数据利用率不高，同时也无信息系统相应的规章制度，网络办公效率很低。为此，特确定小组确定课题为完善院综合管理信息系统提高工程设计管理流程效率。

3.1 目标值：

通过上述现状分析，小组课题目标确定如下：

1）提高系统利用率；

2）提高工程设计管理流程效率；

3.2 目标的可行性分析：

四、原因分析

我们对现有OA办公系统存在的一些问题进行了分析，经过小组认真总结原OA办公自动化系统的经验教训，并结合现有的OA系统的使用情况及网络系统的状况，确定制约全院员工进一步提高OA系统使用率的原因，以便更好地进行管理信息系统的设计优化，小组成员根据现状情况进行长时间讨论、深入分析，列出了各项可能影响结果的因素并绘制关联图如下：

完善院综合管理信息系统提高工程设计管理流程效率原因分析图

五、要因确认：

对上述14项末端原因，我们进行了要因确认：

根据要因确认关联图中的末端因素分析，我们对2009年前三个月OA系统影响进一步提高工作效率的各个末端因素统计分析，我们认为制约我院提高OA 管理系统使用率的主要原因在于以下几点：1、现有系统功能不完善，技术落后，需要进一步开发完善；2、主要生产管理工程没有实现电子化，缺少相应的设计流程管理等功能；3、建立相关制度，信息系统利用制度化。

六、制定对策：

根据要因关系图及统计表，小组制定的对策方案及实施措施如下:

七、实施对策

在实施过程中充分发挥了小组成员个人专长和积极性，具体实施如下：

实施一：使用新技术开发系统主要功能模块

针对这一问题，小组进行了以下工作：

开发系统平台、经营、管理等功能模块及辅助办公模块等。

经过小组一年多的调研、需求分析、系统设计、开发和测试，“XXXXXXXXX 工程设计流程管理系统”。系统由我院与北京理正软件设计研究院有限公司共同开发完成。系统基于微软.NET框架（.NET Framework）实现，即在Web应用开发一层，使用.NET进行开发；关键的业务组件是通过Web Service服务组件实现。系统按照“表现层（）——业务层（Web Service组件）——数据层（SQL Server）”三层次的模式实现，构成灵活和易于扩展的应用架构。

小组根据这突出问题的，在此阶段完成如下功能模块的开发工作：

(1)、企业信息门户：应用系统的统一入口和集成应用的环境，是各类信息的收集、管理、发布和利用的窗口。在个人工作桌面中，可以集中处理本人的各项任务和待办事务，及时获取管理所需的各种信息，成为真正的事务处理与协同办公平台。

(2)、领导查询：围绕企业的经营需要，为公司领导提供经营和生产的真实、第一手资料服务，准确、及时地收集、查询和统计经营、生产的各种信息。

(3)、经营发展管理：为企业开展经营管理活动提供帮助，满足经营发展部及时、准确地跟踪、获取市场及客户信息、管理合同、监督合同执行等方面的需要。提供市场信息管理、投标管理、委托管理、合同及收付费、客户信息管理及相关查询、统计。

(4)、生产管理：为生产管理部进行项目登记、分配、任务下达，项目产值分

配，外协项目管理和技术文件出版审核提供方便，可以及时了解设计项目的进展，对生产运行情况进行动态监控。

(5)、文档管理：可以方便地对各种文档进行分类管理，既可用于对日常办公文件的管理，又可用于项目文件的管理，还可以管理个人文件，实现文件的上传、下载、浏览、编辑、传递、共享，可对文档的版本进行管理。

(6)、图档管理：主要用于对工程设计文件档案、资料档案及情报信息档案进行规范化管理，保护企业多年积累的宝贵图纸资料，提高档案资料的利用率，内容包括：资料收集、整理；档案管理、档案查询、借阅、浏览、下载、档案统计、电子档案导出、备份等。

(7)、即时消息：既为企业内部日常通讯与沟通提供了便捷工具，不登录综合管理信息系统就能发送消息给在线的同事，进行一对一、一对多或多对多的交谈、讨论，传递文件；又提供了办理个人业务的工作平台，与业务系统集成应用，把领导和员工要处理的各种业务工作和信息，以“任务”的形式主动“推”到使用者面前并进行任务分类，使用者可以直接处理自己的待办工作和任务。同时实现了消息的手机短息通知功能。

实施二：开发工程设计流程管理功能模块

小组在前期完成系统平台、及主要功能模块开发工作的基础上，进行了设计流程管理模块的开发工作。

通过对设计策划与任务分配、设计输入、互提资料、设计校审、质量评价、送审、出版、设计变更、归档等的全过程信息化管理，满足院加强设计质量管理、提高生产效率的需要。建立和推行统一的制图标准，及时发布、传递、共享专业间互提资料文件，减少错漏碰缺，提高设计质量；方便图纸文件的收集、分析、整理，可以自动拆图，自动提取图框中的工程属性信息、自动归档，减轻设计人员的负担，提高生产效率。