采购部门工作职责
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采购部工作手册
CN/SPG/SZ-65-01
拟制:采购部
审核:日期: 2007年 1 月3 日批准:日期: 2007年 1 月3 日
部门职责
1.1负责对供方的调查、评价、选择,建立合格供方档案,对合格供方的管理与
控制;
1.2负责所有原材料的打样、请购、跟催及品质跟踪、应付款的安排;
1.3编制采购计划,并对外购及委外件的进货进行确认。
2人员分工
2.1采购经理(1人):
2.1.1根据公司的采购原则,掌握市场供应情况,寻找产品供应渠道,建立、维
护供方关系,组织进行供方的调查、评价、选择,审批合格供方名录,并负责对合格供方的管理与控制;
2.1.2批准采购订购单;
2.1.3根据品管部对供方产品验收、使用后,对不合格的处置意见进行批复;
2.1.4对进货物资的质量进行监控,及时协调供应关系;
2.1.5批准供应商应付款的支付;
2.1.6实时掌控市场价格、技术信息,不断为公司推荐新产品、新技术;
2.2采购主管(1人):
2.2.1据公司的采购原则,掌握市场供应情况,寻找产品供应渠道,建立、维护
供方关系,在采购部经理的领导下组织对供方的调查、评价、选择工作,建立合格供方档案,并负责对合格供方的管理与控制工作;
2.2.2根据“物料需求计划”编制采购计划,并组织实施;
2.2.3保证采购物料的正确性,控制采购物料的发放及收回;
2.2.4跟踪供方生产情况,及时跟催交货,保证按时完成采购计划;
2.2.5根据品管部对供方产品验收、使用后,不合格的处置意见进行处置;2.2.6对进货物料的质量进行监控、统计,及时协调供应关系;
2.2.7核对供应商的账款、发票、付款工作;
2.2.8实时掌控市场价格、技术信息,不断为公司推荐新产品、新技术;
2.2.9协助采购经理进行日常行政管理工作,汇编采购统计资料,撰写采购报告;
2.3采购员(2人):
2.3.1根据经过审核、批准的“物料需求计划”下发“订购单”,并对订单的执
行状况进行跟催、控制,保证订单的正常执行;
2.3.2负责对供应商资料整理,对其物料的品质、交期状况进行整理与统计;
2.3.3保管采购部的文件、记录;
2.3.4负责配合物控做好到货统计和分析;
2.3.5负责验证到货物料的记录和统计;
3工作流程
3.1合格供方的调查、选择和评定:
3.1.1采购员及采购主管收集相关的供方资料,填写“供方调查表”,由采购部、
品管部、工程部及生产总监组成评审小组进行供方评审,采购部经理批准
“合格供方名单”。
3.1.2需有安规认证之合格供方,其资质每半年审查一次。
3.2编制采购计划
3.2.1采购主管根据“物料需求计划”和“订购单”进行采购;
3.2.2采购的供方,必须在合格供方名录中选取,并明确技术质量要求;
3.2.3采购员在接到供应商的报价后,根据物料的市场行情、物料的品质、工程
的工艺要求及自身的采购经验等条件和供应商谈好合理的单价,关键是物
料的信价比要合理、可靠。物料单价经采购主管审核,采购经理批准后有
效。
3.2.4采购部所采购之物料(特殊物料除外)需有最少两家或两家以上供应商报
价。所有“报价单”经相关负责的采购员确认价格及付款条件后,交采购
部主管审核,采购部经理批准(若采购经理不在公司,则由副总批准),
此份报价单方可正式生效。“报价单”一份转财务部成本会计,原件由采
购部归档。
3.2.5“订购单”上必须注明价格,无价格的采购单不能做为正式订单。“订购
单”经负责相关物料的采购员初审、采购主管审核,采购经理批准后(采
购经理不在时,由副总批准),方可生效。一份交财务部成本会计,原件
采购部归档。
3.3订单的管理和执行:
3.3.1采购员在接到批准后的“物料需求计划”后,在2-3天内根据供应商以往
的供货能力、单价、质量、结款帐期、售后服务等下达“订购单”。一般
来讲:A级供应商的订单量占总请购量的70-80%;B级供应商的的订单量
占总请购量的20-30%;专用物料或只有一家供应商的物料,订单量就是
请购量。在供应商供货能力达到要求,同等质量的前提下,订单重点下在
单价较低,结款帐期较长的供应商。
3.3.2采购员将“订购单”及时传真给供应商,并在48小时内跟催“订购单”
的回传状况,如果供应商回传的日期及交货情况和订购单一致,可直接纳
入“订单跟催”表进行日常的采购跟催。如果供应商回传的信息和订单不
一致,需及时反馈给采购主管,由采购主管和物控部、生产部协调后调整
采购信息,将双方认可的采购信息纳入“订单跟催”表,进行日常的到货
及品质跟踪。
3.3.3采购员将每天的到货情况填入“订单跟催”表,在每天9:30前及时提供
给仓库收料组(临时急料由采购口头通知收料组,后补“订单跟催”表),以方便仓库收料员收料。收料组需在每天18:30前将实际的到货情况反
馈给采购部,包括当天的“送货单”、“材料入库单”的供方联以及“委外
加工材料出库单”交到采购部。采购员根据实际的到货情况分析原因,统
计到货及时率以及未到物料的跟催。
3.3.4物料到货后,由采购员盖章确认是否和订单要求一致,并跟踪该批物料的
品质,合格物料在3-5天内及时跟催仓管员办理入库手续,不合格物料在
接到品质部的“不合格进料检验单”的当天或接到不合格信息的第一时间
及时通知供应商,并根据采购部、物控部、生产部以及其他相关部门的要
求及时处理意见,紧跟该批不合格物料,直到产品合格办理入库手续,采
购订单执行完毕。
3.4生产计划的执行:
3.4.1采购在当月11号,提供所有物料截止到当月10号的采购在途数;物控在
当月11号提供所有物料截止到当月10号的库存数;生产部在当月11号
提供上月未完成的所有生产指令数。
3.4.2物控员根据销售订单安排生产总计划,在当月11号前根据生产部提供的
上月未完成生产指令数以及采购提供的采购在途数、物料库存数和生产总
计划制定物料需求计划。
3.5委外加工及委外损耗
3.5.1仓库所有委外物料的发出及退回数量由仓库来核实,采购部监督。采购部
收到物控部提供的“委外申请”后注明其相关订单编号和委托厂商,并下
达“订购单”给厂商。