如何编写标准化体系文件
既然谈到标准和标准化问题，那么我们就先来看一下什么叫“标准”？什么叫“标准化”？据“GB/T 15496-2003 企业标准体系要求”的国家标准定义是这样的：“标准是为在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件；而标准化则是为在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。”从这个定义上，我们不难理解，标准就是“一种可重复使用的规范性文件”，而标准化则是为确定这种规范性文件的“一个活动”。那么我们要如何形成标准？如何编写或修订文件？修订时又需注意些什么呢？
作为标准，它必需具备几种主要特性，也就是标准的适宜性、有效性、可操作性和可重复使用性，只有这样才能真正实现“说、写、做”的统一。为此，大体上可从四个方面展开。
一、实践中来，实践中去，标准出台
标准从无到有、从有到完善是一个不断积累沉淀的过程，其呈现方式大都是通过书面化进行编写，将各操作方式、业务流程不管好坏或优劣均得以显现，再去粗取精，将好的、可操作的经验技术形成标准、作业指导书或标准书，再回到各作业现场或环节指导操作。且标准的产生也是因为有需求才得以实现的，正如大家饿了就想到要吃饭，困了就想到要睡觉一样。前两天，因工作的需要，到生产车间去了几趟，看到的是车间内半成品、成品堆的到处都是，生产人员忙乱不堪。总能听到管理人员催促这个、寻找那个，忙的不亦乐乎！恨不得什么事都亲力亲为，还时常有新手弄点问题出来，忙上加忙、乱上加乱。并且在质保部门的数据统计中也显示，交期延误、生产做错的质量问题频繁发生，这些问题的出现除管理原因外，关键还是没有可行的标准指导或执行所致，因而完善标准并落实执行是缓解生产无序的有效途径。
二、规范标准，明确操作，有序最快
标准作为依据或指导性工具，应简洁明了、目的明确、职责分明和条理清晰。而不是写文章，长篇大论，光打雷不下雨，甚或各层次文件还出现欲知后事如何、且听下回分解的味道，层层引用、没完没了，结果是转了一大圈还没有找到想要的。其实编写标准并不复杂，也不深奥，只要讲明谁做什么？怎么做？流程怎么走？需要什么资源支持？其相应的工具是什么？或要求是什么？也就十之八、九了。再者标准文件所表述的意思还需通俗易懂，特定术语需统一定义。举个不是很贴切的例子，如：电视、冰箱等归类为家用电器，那么当大家说到家用电器时，就能明了其所指？而无需大动干戈的去查什么叫“家用电器”，其意思一目了然。
三、统一格式，固化模版，标准先行
标准化文件格式其实就是人为规定的一个统一模版，让大家都形成统一操作，各种组织可根据自身的情况任选一种格式或模版实行。就如同书本一样，先有封面书名、作者、出版社，再有前言、目录、正文，接而有后记、封底和一些专家的提字之类的。据“GB/T 1.1-2000 标准化工作导则”的国家标准规定，标准文件的结构一般包括这么六部分：一是资料性概述要素（封面、目次、前言、引言）；二是规范性一般要素（名称、范围、规范性引用文件）；三是规范性技术要素（术语和定义、符号或缩略语、要求、规范性附录）；四是资料性补充要素（资料性附录）；五是规范性技术要素（规范性附录）；六是资料性补充要素（参考文献、索引）。而目前公司使用的则是经调整后的标准格式，主要分为封面、前言、文件名称、范围、规范性引用文件、术语和定义、职责、程序（即要求）、记录和附录等十个部分。其中关键的三大部分是“职责”、“程序”和“附录”，文件是否有效可行、可操作、可重复使用均在这三个环节得以体现。
四、主次分明，重心不移，标准可行
既然标准作为依据、准绳和指导，那么他必需紧紧围绕这个中心来进行编写，要真正明确谁做什么？怎么做？需要什么样的工具与资源？也就是上面提到的“职责”、“程序”和“附录”三大关键部分。这三部分也是文件编写时最核心的环节，因此需由全面了解该业务流程和具体操作的人员组织编写，而不是让一些根本不了解、不熟悉业务流程，不知道怎么操作的人员实施编写或修改，否则其文件的有效性与可操作性不言自明。正如三月上旬各部门提交的修改文件一样，通过审查符合要求的寥寥无几，均需返回重修。再者文件编写时的内容不应杂乱无序、含糊不清、文不对题。否则就会像本次文件修订人员遇到的问题一样，说：“这个文件我都从头看到尾了，可还是不明了他规定了些什么，职责不像职责，程序不像程序，制度又不像制度，无从下手”。有介于此，在文件编写时，还要不为原有的不合理条款束服，身陷泥塘而不可自拔。一般可通过“大标题套小标题”的方式对正文部分进行归类表述，让看文件的人一目了然，简洁明了，一是一来二是二。
最后想说的是，写本文的目的不是想说当前的问题有多糟糕，也不是想说谁对谁错、谁优谁劣，更不是想借此发发牢骚，而是希望能通过本文，让大家多一点对体系文件修订与标准化方面的了解，进而结合部门的实际情况，沉淀经验、优化标准、指导工作、精益管理。
