关于公司主要文案、管理制度
及安全技术资料的管理规定
为规范公司各种文案、管理制度及安全技术资料等材料的管理，经矿长办公会议研究，作如下规定：
一、档案室对资料进行集中管理公司对各种文案、管理制度、安全技术资料等实行归档管理，由相关科室整理并列出清单、经科室负责人签字确认后，交公司挡案室统一管理。
要求：归档资料必须是原件，各部门可自留复印件用于日常使用。归档时间：原则上是每年年底，但对于单项工程（项目）、阶段性工程（项目），则在工程（项目）结束后及时对资料整理后完整归档。
二、对各部门归档资料分类要求
1、办公室（人事、劳资等部门）：负责各种合同、上报和接收的主要文件、公司主要会议纪要、决议，企业生产经营的主要证照和与企业相关的各种协议；涉及企业历史的资料、实物；企业各时期取得的各种荣誉；有关本企业的各种新闻媒体资料；可收集整理到的公司历届管理团队组成情况、法人情况、以及该阶段的企业规模、生产规模、员工数量、主要业绩等；公司人事档案方面资料；社会捐赠等公益事业投入情况；与企业兼并重组方面相关的各种原始资料等归档工
2、财务科：负责职工养老保险、税收、资产、奖励、活动费用、债
权、债务等方面的凭证资料归档工作。
3、综合办（调度室）：负责生产经营及成本管理方面资料的归档工作。（包括年度产量、员工人数、生产工效、全员工效、吨煤成本、职工平均工资等内容）。
4、机电科：负责矿井主要设备、机电技术资料等的归档工作。
5、安全科：负责年度各类事故统计、个人安全帐户、诚信考核、“三违”情况、企业安全生产状况对比统计等方面的资料的归档工作。
6、安全指挥中心：负责日常安全管理措施、对兼并重组企业的日常监督管理、安全指挥中心建设、本质安全型矿井创建、重大隐患排查和治理情况、各种灾害的应急预案及演练等方面的资料。
7、基建科：对主要工程项目，从立项、设计、评审、批复、招投标、施工单位资质审查、合同签定、工程监理、施工过程管理、工程验收等单项工程资料进行分类整理后的系列资料归档工作。
8、技术科：负责对年度《采掘计划》、《灾害预防措施》、“三大规程”、各类安全技术措施、各类管理制度，年度所采取的开采工艺、矿井基本情况、年度动用储量和保有储量情况、采空区分布情况以及从建矿到现在实际开采情况的各种图纸资料的收集整理归档工作（按年度分类整理）。
9、医务室：负责落实员工职业病防治、入矿体检证明及员工年度体检、职工工伤治疗及工伤保险的办理等方面资料，以及有关职业健康方面的防治措施及原始资料整理归档工作。
10、培训科：公司全体员工的学历结构、学历证明，以及年度培训方
案、培训明细、培训费用统计、培训总结资料等。
11 、供应科：材料单价、供应合同、价格变动情况、供应商基本情况及诚信情况等资料。
12、销售科：年度各阶段的销售单价、销售产量、平均销售价、年度销售总量，年度客户情况，年度销售中存在的问题及对策、票据管理情况及相关管理制度、措施等。
13、保卫科：保卫人员数量、年度社会治安情况、涉案处理情况、火工品管理情况、保卫科年度保障手段及措施总结等。
14、总务科：总务科材料管理、历年班中餐标准、总务科工作人员与服务对象比例情况、成本管理等。
15、党办：公司党组织的组建情况（由支部到总支）、历届支部书记（总支书记）、支部委员（总支委员）、党员数量、党员结构、取得的荣誉、以及其他有关党建方面的资料等；
16、工会：工会组织的组建情况、历届工会组织机构情况、历届职工代表大会情况、工会开展活动情况（女工委组建及开展活动情况）
17、其它：
①追寻公司的历史，包括：最初的企业名字、名字及所有制性质
的变更、企业的成长经历等资料；
②公司其他领导参与的与矿有关的资料上报归挡工作；
③各新闻媒体关于我公司的有关报道。（主要是报纸类资料的收集归挡工作）
④其他需要收集归档的资料。
三、归档资料的管理
1、根据工作需要，各部门在需要使用已经归挡的相关资料时，可凭分管副矿长签字的借阅条到档案室借阅。
2、对于涉及企业机密的各种资料，原则上不准复印，非公司主要管理人员不得查阅、更不准带出矿区。
3、外单位借阅本矿资料：一般性的资料，必须经分管副矿长批准技术含量较高或涉及企业机密的资料，若可以借阅，必须由分管副矿长审核并报矿长批准后，方可执行。并且严格执行“谁审核、谁借阅、谁负责收回”的原则。
4、未尽事宜，会议讨论后补充并在实践中完善。
办公室
二 0一 0年元月二十二日
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