RANDI EXPENSE 软帝网上报帐系统
Introduction
产品简介
1. 简介
旅差和费用报销目前在国内基本上是一个手工操作过程。手工录入及审批过程浪费了许多公司宝贵的人力资源，而且信息反馈慢，容易出错。软帝费用管理系统是软帝公司系列软件的一个模块。它采用目前硅谷先进的软件技术实现，用B/S 结构将应用程序通过公司局部网输送到每个用户的桌面。企业一旦采用了此系统，该企业的员工就能够非常方便及时地通过Internet或者手机上网报销所有与工作相关的费用，例如差旅费。国内企业如华为，联想，大鹏证券等公司以及外资企业如甲骨文，思科等已采用电子报销多年。它们的使用经验表明，电子报销能大大降低企业开支，提高效率。 每个企业都有相应的报销制度。软帝电子报销系统能帮助企业严格执行这些制度。对于超标、违规的费用，该系统能自动检测并形成报告，这样就能降低违规费用。软帝电子报销系统同时可以用来管理票据，对于具有票据管理权限的用户，他们可以使用专门的用户界面来核对票据。
软帝电子报销系统能帮助降低企业运营成本、提高企业运行效率。报销王能将报销周期从几个星期缩短为几天，同时能强化执行企业既定的财务制度。员工录入的数据在经审核后可以快速传送到财务系统，而不需财务人员重新录入。管理者能得到实时的费用开支信息。报销提交人和报销审批者可以通过Internet或者手机在任何时间和地点进行申报和审批。
软帝电子报销系统能帮助企业严格执行既定的财务制度，为企业节省大量的开支。同时给企业的许多部门带来方便和好处:
财务部门
报销王自动控制公司的财务审批流程，并提供高度的灵活性。财务部门从繁重的票据数据输入中解放出来，可使他们工作重点放在违规的财务控制上。报销王自动地获取成本中心、科目等财务信息，这些信息对财务状况分析及其重要。 COPYRIG HT 2003, RANDI, INC. PAGE2
报销者
软帝电子报销系统是一个基于web的应用程序。用户通过基于web的用户界面通过计算机或手机填写和上报报销单据。系统能自动检测录入的数据是否准确和符合公司政策。电子报销能提高效率、减少错误。而且报销者能实时查询审批流程的状态，及报销全额是否被偿付。
报销管理人员
软帝电子报销系统能帮助管理者收集数据。这些数据能帮助管理者调整和制定将来的财务制度。
企业管理者
企业管理者能获得实时的开支费用信息。了解企业的财务信息并制定相应的政策。
2. 电子报销流程
电子报销的整个过程可以描述如下：
1. （可缺省）用户填写一份请求 核准差旅的报告，从网上递交待批准。该步骤使用户
能够提出差旅计划，并预支相应的费用。例如，一个用户可提供差旅的具体细节：时间、地点及目的。这一步可缺省。它取决于企业是否要求预先批准差旅请求.
2. 用户创建费用报销单，然后提交审批。每个用户有一个旅行档案表，用来记录用
户经常选择的航空公司、旅馆名称以及信用卡信息。这些信息可用来快速创建费用报告。
3. 用户需将发票或收据送到指定的部门，例如财务部门。企业可自行规定哪些类别的
费用需要发票。
4.系统自动通知审批者有费用报销单需要审批。
5.审批者批准或者否决费用报销单。如果有一个相应的费用预算，审批者可将实际
开支与预算进行比较。如果费用报销单被批准，财务人员将比较网上的申报信息和发票收据；如果费用报销单被否决，用户需修改费用报销单，然后重新申报。 COPYRIG HT 2003, RANDI, INC. PAGE3
COPYRIG HT 2003, RANDI, INC. PAGE 4 6. 当所有的票据核对完成后，票据信息被自动输入到财务系统中，同时结清与用户
之间的款项。
软帝电子报销的流程可用下面的图示表示。
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3. 软帝电子报销的功能特点
软帝电子报销系统在软帝基于XML 的软件平台上构建。系统灵活并易于扩展。报销规则和政策可以动态制定并动态产生审批流。下图显示一个旅差报销的审批流程。
报销的类型可以定义和扩展。比如说，用很简单的描述语言，对每一报销类别，可以规定其每日及每周的最大限量，以及可选的供应商和不可选的供型商。 下面我们列举部分功能特点：
1. 在报销过程中发送电子邮件自动报告审批状态。
2. 用户能创建报销模板。采用此模板能快速创建新的报销。
3.票据数据的录入分步进行，并有详细的帮助功能。一般用户很快能使用此系
统
4.基与规则产生的违规费用报告。
5.规则的修改不需要程序的变更就能完成
6.对违规的费用可要求用户提出理由。
7.用户可指明哪些费用他们有相应的发票收据。
8.审批者可快速查阅违规费用。
9.简明易学的用户界面
10.可与常用的财务系统进行数据传输。
11.收据发票的保留与核对功能。
12.报销的类别可以进行扩展和自定义
13.审批者可以授权给其他人, 如休假时.
14.自动升级如果一个审批请求长时间得不到响应。
报销王能在报销过程中自动监控和执行公司制定的财务制度。当违规报销产生时，用户被要求提供详尽的信息来解释其合理性。报销王可基于报销类别配置和采集所需的额外数据和信息。
总之，公司的报销政策可根据不同企业不同的需要进行配置。采集的违规数据也可进行配置和调整。报销王能自动查出与公司政策不符的报帐，产生相应的审批流进行审批。审批者能准确地发现违规报帐并对它们进行处理。
详细的产品功能演示可通过下面的web地址获得
http://218.18.159.139/demo/BaoXiao.htm
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