办公室文秘工作清单
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办公室文秘工作交接清单
每天工作:
1.每天下班前(上下午各一次)上卫生OA网,收取文件,下载文件后,按照
发文流程(文件批报(传阅)单)发给各部门传阅。
2.每天一次查看邮箱,院长自用的,可隔天查看,如有重要邮件而院长未有查
看,不用打开,可提醒院长查看。
每月工作:
1.每月1号到考勤机下载考勤数据并打印“员工上下班时间表”,交各部门参考
填写考勤表。
2.各部门上交考勤表后,在【HR考勤——积假】表中进行考勤计算(计算方式
具体交接),出积假表后张贴到公告栏,并按部门打印积假单发到各部门。
3.考勤表、“员工上下班时间表”、请假单、加班单等各种考勤资料装订成册交
潘总监。每月必须于10号发工资前尽早将出差申请表、员工补薪表、员工请假表交到琼姐处,以便统计工资。
4.每月将入职、离职人员,试用期转正,购买社保、住房公积名单整理,在【全
院考勤表】——“XX月医院人员变动情况表”中列出,(如涉及工资数,需与人力资源主管及部门主管商定后填报)。
5.每月25日左右,在【值班表】排好下月的值班人员名单,交一份财务,在“办
公室人员工作去向表”贴一份。
6.每月3号前到门诊部各诊室收各位医生门诊日志登记表,收后按照各人日志
表统计数据,尽快装订成册。
7.每月协助市场部做外派医务计划,由市场部组织资料,协助编写计划表,交
各部门主管编排出队人员,会签确定后按发文程序发到各部门。
其他工作:
1. 医院内部发文及对外发文。发文流程:拟稿——文号——打印——提交至相关部门审阅(拟文批办单),主管签名确认后到财务总监处盖章。盖章后张贴一份到公告栏,复印后分发至各部门主管签收(文件签收记录)
发文文号包括:医院、办公室、医务办(按发文内容选择文号类型)
2. 人事管理。协助人力资源部主管做好人力资源工作,包括发布招聘信息、通知人员到院面试、办理入职手续、签订劳动合同、员工劳动手册登记(登记时需要两寸或大一寸照片1张)及保管等。
面试流程:
填写职位申请表——相关部门主管见面——体检——体检出结果后通知应聘者带齐资料办理入职手续
体检内容:视力(免费)、心电图(免费)、肝功能(收费)
入职流程:
带齐资料原件(身份证、户口本、两张1寸证件相、毕业证)复印归档——填写新希望人员登记表——给应聘人阅读医院制度——签字确认新员工入职培训表——录入打卡指摸——领制服、安排宿舍(如需时)、做胸卡——带领参观医院,介绍员工认识——指导饭堂报饭——填写入职通知单、登记正式上班日期,在积假处批注入职日期,以便统计入职天数——所有资料整理成一份资料——通知下月10号之前到银行开户用于发工资,复印账号后交财务部。
3.灭鼠工程公司:(长期联系)跟进院内及医院周边老鼠的活动情况,联系工程
公司进行定期检查、加药,并每月报销灭鼠工程款。
4.召开会议前协助做好会场布置、调教投影、咪头
5.定期复印需要使用的表格、文件
6.完成领导交办的其他工作