办公用品管理规定及领
用流程试行
Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
办公用品管理办法及领用流程
（试行）
为加强办公用品的用品管理，规范办公用品的申购、保管、发放、等各项程序，提高利用效率，厉行节约，避免浪费，特制定本管理办法及流程。
一、管理办法
办公用品的采购、保管、发放由综合办统一管理。
二、管理组织
1、综合办负责对各部门提报的办公用品采购计划初审、汇总分类、报请领导审批、提报资金申请、集中采购及购进后的登记、管理；
2、综合办负责对购进的各类办公设施和办公用品验收、各部门领用的审批；
3、公司各部门积极配合综合办做好各类办公用品的计划、管理及对办公用品的领用工作。
三、办公用品计划的制定
1、各部门根据本部门物品消耗和使用情况，填报本部门《月份办公用品需求申请表》（后附例表），并由本部门主管签字审核后，于本月25号前将次月所需办公用品报至综合办。
2、综合办物品管理员根据各部门上报的计划进行整理、汇总后，核查库存状况，没有的物品形成采购计划，经综合办主任审查，报请公司总经理审批后统一购买。
四、办公用品的采购
1、根据制定的采购计划实施定时集中采购，并于每月30日前完成采购。
2、综合办采购的各类办公设施或办公用品，应严把质量关，对消耗量大的物品，应实行定点、定量向批发商或生产厂定购；
3、在实施采购时应本着节省成本、价廉物美、急需先办的原则，不得营私舞弊或牟取私利。
五、办公用品的入库管理及平时保管
1、办公用品入库前，物品保管员进行验收，验收合格后根据供货清单签收，并做好登记。
2、备用的办公用品由专人统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。
3、综合办应对常用的办公用品制定合理的库存量，根据消耗量及时的补充库存。
六、办公用品的领用和使用
1、所报计划的办公用品于每月2日下午统一领取，各部门指定一名工作人员到综合办填写领用单，经本部门负责人签批后，到综合办领取本部门所需办公用品；
2、办公用品必须为办公使用，不得作其他私用；
3、各部门对领用的办公用品，在本部门领用后相应作好登记工作，以备检查；
4、各部门设专人管理本部门的办公用品，并本着节约和有利于工作的原则做好办公用品的领用、发放和登记工作；
5、如因工作调动或离职，须将个人保管的办公用品（耗材除外）全部交回综合办方可离职；
6、如计算器、订书机等物件有损坏现象时，应实行交旧领新制度。
7、打印机、传真机耗材，各部门应本着节约原则，提前作出需求计划，通知行政综合办；同时行政行政综合办作为管理部门，应对常用、耗费量大的物件作合理库存并对使用情况进行监督。
七、无特殊情况综合办不再零星采购。如遇特殊用品、特殊物件无法统一采购时，实行急事急办、特事特办的原则，各部门填报计划单后自行报请公司总经理同意，方可由各部门自行采购。
八、本制度为试行管理办法，自下发之日起执行，如有不妥之处再行修改。
附：《月份办公用品需求申请表》
山西宁达物业管理有限公司
2015年6月10日
2015年月份办公用品需求申请表
填报部门：
部门主管签字：报表人：
1、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。
2、对耐用办公用品（移动硬盘、优盘、电话、计算器、订书机、文件架、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器）原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。
3、每月25日前，由各部门将次月“办公用品需求计划表”填好，经部门主管初核，综合办汇总复核，公司总经理批准后交综合办统一采购。
4、电脑耗材品（移动硬盘、优盘、键盘、鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）由综合办统一发放，领用时以旧换新，并在综合办登记。
