采购系统日常业务流程采购系统与其他系统的关联：
1.1 ．部门职责
采购部门的日常工作在ERP 系统中主要有：
1.对供应商进行询价，做到货比三家，进行供应商资料的维护；
2.及时根据与供应商之间的采购合同或其它采购协议录入采购订单，修改并完善采购
订单信息，审核，为生产部门安排采购和生产做依据；
3.根据供应商到货情况在采购系统中参照采购订单生成采购入库单；
4.采购助理在系统中参照采购入库单生成虚拟采购发票，并做采购结算处理；
5.跟踪采购订单、采购发票的执行情况；
6.作好各种采购统计，为决策层提供分析数据；
1.2日常操作流程：
(1)采购订单：
流程：录入订单→ 订单审核→关闭订单（即订单执行完毕）
采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。(2)采购入库单：
采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：蓝字采购入库单、红字采购入库单。采购入库单可以直
接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。此处建议采购入库单参照采购
订单生成，这样能在订单与入库单之间建立关联。
单击选单
选择参照
采购订单
1)表头项目中，入库单号由系统自动生成或手工编号，入库日期为实际入库日
期，仓库选择实际入库仓库，收发类别选择“ 采购入库”；
2)表体项目中，录入具体的“存货编码” ，其中填明“单价” 、“金额”栏。注：表头的入库类别注意填写正确，入库类别决定着核算模块生成凭证时带出的会计科目。
(3)采购发票：
采购发票按发票类型分为：专用发票、普通发票、运费发票。货款结算如
果是现结：要整单结清，否则形成应付。采购发票在复核后会形成应付账款。
对发票进行确认
与入库单进行自动结算
(4)采购结算：
采购结算
采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审
批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；从单据处理上分
为正数入库单与负数入库单结，正数发票与负数发票结，正数入库单与正数
发票结，费用发票单独结算等方式。采购结算的结果是采购结算单，它是记
载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。（取消结算在结
算列表中“删除”即可）
自动结算：
自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。
手工结算：
A使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发
票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。
B手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发
票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。
C手工结算支持到下级单位采购，付款给其上级主管单位的结算，支持三
角债结算，即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物。
说明：采购货物与采购发票（普通发票）大多情况下不会同时收到，但不管两者在时间上相差多长时间，只要采购货物与采购发票（专用发票）都收到，就必须进行采购结算处理。
注：做完采购结算，即入库成本已经确定，对于后期给供应商付款时出现的付款金额
与结算金额不同的情况，可单独录入相应的红字或蓝字采购发票，与已经结算过的采购入库单做费用折扣结算。红字或蓝字采购发票会冲减或增加相应供应商的应付账款。做完费用折扣结算后，在核算模块对相应的采购入库单做暂估成本处理后，系统会自动生成一张入库或出库调整单，相应的增加或减少存货的结存成本
(5)采购中的各种账表的查询：
采购模块中的账表查询主要包括各种单据列表，如采购订单列表，采
购入库单列表，采购发票列表，采购结算单列表；以及采购明细表和采购统
计表。通过采购统计表中的订单执行统计表，可以以每一张订单为核心，追踪此订单的入库数量，收到发票的数量，付款及欠款情况。
(6)月末结账
1、月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有
关账表中，不允许跨月结账。月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。
该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。
2、采购管理月末结账后，才能进行库存管理、存货核算、月末结账；如
果采购管理要取消月末结账，必须先通知库存管理、存货核算、操作人员，
要求他们的系统取消月末结账。
