第4章总账系统
复习思考题答案
1．试述总账系统的概念、总账系统的业务流程。
⑴总账系统的概念
在会计核算中，账务处理是指会计凭证和账簿的组织、记账方法、记账程序的相互结合方式，在会计软件中，我们把专门用于账务处理的计算机会计核算系统称之为总账系统。
⑵总账系统的业务流程
首先会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证；
然后将有关凭证写入临时凭证文件，对临时凭证文件进行审核后，依据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除；
之后根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账；
最后根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账及会计报表，由汇总文件输出总账。2．试述总账系统的基本功能模块、基本的操作过程。
⑴总账系统的基本功能模块
总账系统具有设置、凭证、期末、账簿等4个功能模块，其功能主要包括：
设置模块：可进行设置会计科目、凭证类别、常用摘要、明细账权限，录入期末余额等项操作；
凭证模块：进行凭证填制、凭证审核、出纳签字、科目汇总、记账、凭证查询与打印等基本操作，还可以进行设置常用凭证等提高工作效率的操作；
期末模块：可以进行转账定义、转账生成、对账、结账等基本操作；
账簿模块：可以进行账簿查询、打印，进行辅助账簿查询、打印。
⑵总账系统的基本操作过程分为建账和会计核算业务处理两个基本环节
在建账环节，主要包括先安装总账系统、建立账套、然后进行包括会计科目、核算项目、凭证类别、外币种类、录入初始化数据等在内的建账过程操作。
在会计核算业务处理环节，主要进行制单、记账、对账、结账、会计信息查询等会计核算业务处理操作。
3．如何根据企业具体情况整理和设置相关会计科目？
首先应整理出手工会计核算使用的会计科目，除了要采用最新的2007新会计准则之外，还应根据电算化的特点对以往的一些会计科目结构进行调整，整理出手工会计方式下设置的往来单位、个人、部门、项目等明细科目。
根据会计软件的功能，将具有往来单位、个人、部门、项目等明细科目的上级科目设为辅助核算科目，把这些明细科目设为相应的辅助核算目录。这样当一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会自动登记在辅助总账和辅助明细账上。
4．简述录入总账会计科目和辅助核算科目的期初余额的方法与步骤。
在开始使用总账系统时，应将手工会计核算的各账户的余额和年初到启用账套时的借贷方累计发生额计算出来，作为启用系统的期初数据录入到总账系统中。若有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额功能中录入。
其方法与步骤主要包括：
⑴以账套主管的身份，在“用友通”软件主界面，单击“总账”主菜单下“设置”菜单下的“期初余额”子菜单，系统弹出“期初余额录入”页面。
⑵在“期初余额录入”页面，选中相应的会计科目行，双击该行的“期初余额”栏就可以录入该科目的期初余额。该科目如有下级明细科目，则只要录入末级明细科目的余额，其上
级科目的余额就由系统自动汇总之后填入。中
⑶如该科目设置中有辅助核算的行，则还应录入带有辅助核算科目的期初余额。双击设置该辅助核算的科目，系统弹出辅助核算的科目期初录入页面，点击“增加”按钮，输入日期，参照输入辅助核算信息并录入期初数据，设置完毕，单击“退出”按钮，系统自动将该余额数据具有辅助核算属性的总账科目余额处。
4．简述在总账系统中如何填制会计凭证？
填制凭证的操作方法与步骤主要包括：
⑴以总账会计身份进入“总账系统”主界面，单击“填制凭证”功能图标，系统弹出“填制凭证”页面。
⑵在“填制凭证”页面，单击“增加”按钮，在“凭证类别”栏参照选择凭证类别，确定后按[Enter]键，系统将自动生成凭证编号，并将光标定位在制单日期上。
⑶在“制单日期”处，系统自动取进入总账系统时登录的日期为记账凭证填制的日期，在“附单据数”处输入原始单据张数，输完后按[Enter]键。
⑷输入凭证的业务内容，每笔凭证业务分录内容由摘要、科目、发生金额组成，当凭证全部录入完毕后，按〖保存〗按钮保存这张凭证。
5．简述在总账系统中如何审核会计凭证？
审核凭证是企业审核员按照会计制度规定，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，审核凭证的操作方法与步骤是：
⑴以总账会计身份进入“总账”主界面，单击“审核凭证”功能图标，系统弹出“凭证审核选择条件”页面。
⑵在“凭证审核选择条件”页面，确定审核签字日期，单击“确认”按钮，系统弹出“凭证审核汇总”页面。
⑶在“凭证审核汇总”选择页面，选择所要签字凭证类别，单击“确定”按钮，系统弹出“待审核汇总的会计凭证”页面。
⑷在“待审核汇总的会计凭证”页面，审核人员在确认该张凭证正确后，用鼠标单击“签字”按钮，系统自动将在审核处自动签上审核人姓名。若审核人员发现该凭证有错误，可按“标错”按钮，对凭证进行标错，以便制单人可以对其进行修改。
6．简述在总账系统中怎么进行记账操作？
会计软件的记账操作采用向导式自动化方式，记账操作的方法与步骤是：
⑴以总账会计身份，在总账系统单击“记账”功能图标，系统弹出记账向导1—“选择未记账凭证范围”页面。
⑵在“选择未记账凭证范围”页面上，列出各期间的未记账凭证范围清单，并同时列出其中的空号与已审核凭证范围，单击“全选”按钮，再单击“下一步”按钮，系统弹出记账向导2—“记账报告”页面。
⑶在“记账报告”页面，系统先对凭证进行合法性检查，核对无误后，单击“下一步”，系统弹出记账向导3—“记账”页面，单击“记账”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账；登记完毕，系统弹出“登账完毕”提示信息。
⑷在记账过程中一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。
7．在期末处理中如何进行自定义结转设置，生成自定义转账凭证？
自定义结转是一种最为常见的自定义转账凭证的类别，自定义结转完成费用分配、费用分摊、税金计算、提取各项费用、部门核算、项目核算、个人核算、客户核算、供应商核算的结转。
自定义结转设置的方法与步骤是：
