《电子文件管理》ppt课件

2022年
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3
二、新建文件夹
空白处点击鼠标右键—选择新建—文件夹
2022年
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4
三、文件夹的命名
1、鼠标左键选定文件夹
2、鼠标右键单击—重命名 3、切换中文输入法，输入
名字
2022年
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5
任务
在F盘（作业盘）年级文件夹下面新建一 个文件夹
命名：用班级+姓名 例如：三1班刘莉莉
2022年
2022年
6
谢谢 看
收
有条不紊理文件
一、什么是文件夹
2022年
2022年1ຫໍສະໝຸດ 文件夹的定义文件夹是专门装文件用的，主要目的是为 了更好的保存文件，使它整齐规范。普 通计算机文件夹是用来协助人们管理计 算机文件的，每一个文件夹对应一块磁 盘空间，它提供了指向对应空间的地址， 它没有扩展名，也就不像文件的格式用 扩展名来标识。但它有几种类型，如： 文档、图片、相册、音乐、音乐集等等
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2
文件的定义
所谓“文件”，就是在我们的电脑中，以实现 某种功能、或某个软件的部分功能为目的而定 义的一个单位。
文件有很多种，运行的方式也各有不同。一般 来说我们可以通过文件名来识别这个文件是哪 种类型，特定的文件都会有特定的图标（就是 显示这个文件的样子），也只有安装了相应的 软件，才能正确显示这个文件的图标。

归档电子文件移交、 归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目 移交单位 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说 明登记表、软件、 明登记表、软件、说明 资料检验 填表人（签名） 填表人（签名） 审核人（签名） 审核人（签名） 单 位（印章） 印章） 年 年 年 月 月 月 日 日 日 年 年 年 月 月 月 日 日 日 单位名称 接收单位
二、电子文件的归档
（一）归档要求 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过 鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移 交，并按档案管理要求的格式将其存储到符 合保管期限要求的脱机载体上。 合保管期限要求的脱机载体上。
二、电子文件的归档
（二）鉴定 电子文件的真实性、完整性、 电子文件的真实性、完整性、有效性 确定密级、 确定密级、归档范围 划定保管期限 填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》 填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》
七、归档电子文件的鉴定销毁
归档电子文件的鉴定销毁， 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档 案鉴定销毁的有关规定执行， 案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审 批手续后实施。 批手续后实施。 属于保密范围的归档电子文件， 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不 可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁， 可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁， 并在网络中彻底清除。 并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归 档电子文件可进行逻辑删除。 档电子文件可进行逻辑删除。
五、电子文件的安全保管
对磁性载体每满2年 光盘每满 年进行一次 对磁性载体每满 年、光盘每满4年进行一次 抽样机读检验，抽样率不低于百分之十， 抽样机读检验，抽样率不低于百分之十，如 发现问题应及时采取恢复措施。 发现问题应及时采取恢复措施。 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转 对磁性载体上的归档电子文件，应每 年转 存一次。原载体同时保留时间不少于4年 存一次。原载体同时保留时间不少于 年。 档案保管部门应定期将检验结果填入《 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档 电子文件管理登记表》 电子文件管理登记表》。

电子与 纸质档案数字化
2015.5.28
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声 像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被 计算机识别的数字图像或数字文本。
档案数字化副本移交
• 6、档案数字化副本移交
• （一）档案数字化副本的移交，应包括目录数 据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应 的图像数据档号一致。
• （二） 各单位移交的目录数据必须符合《文书档 案电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确
二、文书类电子档案的移交
• 1、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价 值并归档保存的电子文件。
电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、 格式转换、数据封装、数据移交并办理移交手续。
• 5、电子档案的数据整理：移交单位对需移交的数据进行整理，生成符合《文 书类电子文件数据存储结构要求》的要求的数据存储结构。
• 6、电子档案的数据检验：移交前移交单位要依据《文书类电子文件元数据方 案》检查元数据，必选项不得缺失；依据《天津市文书类电子文件数据存储 结构要求》检查数据存储结构和应归档移交的内容（包括各种稿本文件、办 文单等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需长期保存的电子档案还需 与对应的纸质档案目录和原文进行对应检查，确保一致；应全部对即将移交 的电子档案进行可读性检查；应进行计算机病毒检测。
2、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时， 其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。

图形文件类别代码 g
影像文件
用视频设备获得并经计算机处理的动 态影像文件，收集其压缩计算方法和 相关软件，并应注意收集其非通用格 式的压缩算法和相关软件。
影像数据以mpeg、avi为通用文件格 式。
影像文件类别代码 v
声音文件
用数字音频设备获得的声音文件，收 集时应注意收集其属性标识、参数和 相关软件，并注意收集其非通用格式 的相关软件。
在条件许可的情况下不予或无法归档纸质文件时， 可以考虑单独归档电子文件。这些文件包括：在 纸质条件下不予归档的微观文件、已实现计算机 辅助生产的cad文件、某些数据量大保存年限短的 数据文件、多媒体文件、电子邮件文件、网站文 件、超文本文件等。
电子文件归档方式
1．物理归档 物理归档是指各部门将自身形成的电子公
电子文件的形成特点?电子文件与机构活动的伴生性?电子文件之间的有机联系?电子文件内容结构背景信息的分散性?电子文件技术状态的多样性多样性二电子文件的管理目标与原则电子文件管理目标?保证电子文件的真实性?保证电子文件的完整性?保证电子文件的长期可读性?促进工作效率的提高?方便查询和利用电子文件的五个管理目标之间的关系?保护电子文件的真实性完整性和长期可读性是实现电子文件价值的基础和保障
电子文件归档的时间要求
一般在文件完成运转任务、办理完毕后归档。
电子公文的归档时间分实时归档和定期归档两种。实 时归档指电子公文生成时或在网络中首次传递时进行 归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子公文 处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。（一般办 理完毕后三个月内归档）
逻辑归档通常应尽可能实时进行，以免发生失控；物 理归档中的网络归档既可实时进行，也可与介质归档 一样，借鉴纸质文件归档的经验，并按照有关规定定 期完成。如管理性文件在次年年初归档，科技文件在 项目完成之后归档，机密文件随时归档等。

第一章
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。

PPT文档演模板
图文档管理
文档状态图标约定
Ø 文档列表记录蓝色字体显示：表示文档正在走流 程（流程中的文档不允许别人修改） ；
Ø 文档列表记录用红色字体显示：表示该文档正被签 出中（签出中的文档不允许别人修改） ；
Ø 文档状态图后带“ ”图标显示：表示该文档链接
状态（链接文档修改根据权限判断）
Ø 文档状态图后带“ ”图标显示：表示该文档有下
Ø 浏览：是由相应的浏览软件打开所选文档 浏览文档不能另存，只能在系统下查看
PPT文档演模板
图文档管理
文档的签出/签入操作
Ø 必须通过签出/签入操作才能对文档进行修改
Ø 系统允许用户在退出系统前对“签出”的文档不执行“签 入”操作，系统起始页面提示未签入的文档，签入操作只 能在签出的电脑上进行，否则会丢失签出后修改的数据。
PPT文档演模板
图文档管理
基本概念
Ø 文档 ：各种电子文件和图档，通称文档。文档由两部分组 成： 物理文件－存放在电子仓中 数据记录－存放在数据库中，记录该文档的各种属性， 如版本、状态、修改人、与其它数据的关系等
Ø 电子仓 ：用于安全存放电子文件的物理存储空间，一般是 操作系统下的一个FTP目录，存放于电子仓的电子文件处于 加密状态。
Ø 删除操作需要对对象有删除权限 Ø 文件夹不为空，则不能删除该文件夹 Ø 已经归档的文档不可以删除
PPT文档演模板
图文档管理
文档查找
Ø 查询条件包括： 文档编码、名称、扩展名、类型、文档状态、创建日期、创 建者，同时支持自定义属性查询。
Ø 支持模糊查找 Ø 同时选择多个条件，则查询结果同时具备所定条件的文档。 Ø 对查询结果打开和浏览受权限控制。
约束：签入/签出操作需对所选文档有修改以上的权限

要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
1
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
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7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
8
如何做好档案信息化管理
电子文归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
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如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理

病案信息管理
实现病案的创建、编辑、保存、 打印等功能。
2024/1/29
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电子病案管理系统的基本功能与特点
医嘱管理
记录医生开具的医嘱、处方等信息。
报表统计
提供各类报表统计功能，如病案统计、医嘱统计等。
2024/1/29
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电子病案管理系统的基本功能与特点
数字化存储
电子病案以数字化形式存储，节省空 间，方便管理。
明确医院对电子病案管理系统的需求 ，制定实施计划。
2. 系统选型
根据医院实际需求，选择合适的电子 病案管理系统。
2024/1/29
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电子病案管理系统的实施步骤与注意事项
1 2
3. 系统安装与调试
在医院内部署电子病案管理系统，并进行调试。
4. 数据迁移
将原有纸质病案数据迁移至电子病案管理系统。
3
5. 培训与推广
03
加强与其他医疗机构和科研机构 的合作，共享病案信息资源，推
动医学事业的发展。
04
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04 病案的质量控制 与评价
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病案质量评价标准与内容
01
02
03
04
完整性
病案资料是否齐全，包括病史 、诊断、治疗、检查、护理等
记录。
准确性
病案信息是否真实、准确，无 错别字、漏字、多字等现象。
2024/1/29
完善制度
建立健全的病案管理制度和奖惩机制，明确各级 人员的职责和要求。
推进信息化
利用信息技术手段提高病案管理的效率和准确性 ，减少人为因素造成的错误和疏漏。
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05 电子病案管理系 统的应用与发展
2024/1/29

（六）档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子
档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、
可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。

（七）国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，
进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存
储等工作。
五、电子档案的移交、接收

（八）电子档案接收的主要流程是：检验电子档案
3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、
技术环境、相关软件、版本、数据类型、格 式、被操作数据、检测数据等要求，保证归 档电子文件的质量。
4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他
载体形式的文件时，应在内容、相关说明及 描述上保持一致。
三、电子文件的归档
5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电
背景信息context指描述生成电子文件的职能活动电子文件的作用办理过程结果上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息三电子文件的归档逻辑归档logicalfiling在线指在计算机网络上进行不改变原存储方式和位臵而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程物理归档physicalfiling介质指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程三电子文件的归档元数据metadata指描述电子文件数据属性的数据包括文件的格式编排结构硬件和软件环境文件处理软件字处理和图形工具软件字符集等数据迁移migration指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程三电子文件的归档电子文件归档电子文件1具有参考和利用价值2作为档案保存三电子文件的归档规范
况，有查考价值的电子文件及其电子版本的 定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果 保管部门已开始进行向计算机全文的转换工 作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件 应当保留，否则可根据实际条件或需要，确 定是否保留。

如果遇到软件故障或崩溃，可以尝试重启软件或计算机，或联系技 术支持获取帮助。
常见问题
对于常见问题，可以查看常见问题解答（FAQ）获取解决方案。
CHAPTER 05
GMP电子版案例分析
成功案例一：某制药企业的GMP电子版应用
总结词
该制药企业通过实施GMP电子版，提高了生产效率，降低了人为错误率，增强了产品 质量控制。
更新与升级
更新
定期检查软件更新，确保课件内容与最新标准和 实践保持一致。
升级
根据需要升级到更高级的版本，以获得更多的功 能和特性。
注意事项
在更新或升级过程中，请务必备份原始数据，以 免数据丢失。
问题与故障解决
问题
在使用过程中遇到任何问题或困难，可以查看软件的帮助文档或 在线搜索解决方案。
故障排除
GMP电子版使用与维护
使用方法
打开与关闭
在计算机上打开PPT软件，选择《GMP电子版》课件文件，点击打开即可开始使用。关闭 时，点击关闭按钮或退出PPT软件即可。
导航与翻页
使用鼠标或触摸屏进行导航，通过点击或滑动屏幕进行翻页。
内容查看与编辑
用户可以查看和编辑课件中的文字、图片、视频等多媒体内容，根据需要进行修改和调整 。
详细描述
某企业在推行GMP电子版时，缺乏系统性的规划和培 训，导致员工在实际操作中遇到困难。同时，企业在 实施过程中未能及时解决员工遇到的问题，导致员工 对电子版系统的接受度不高。此外，企业在推行电子 版时忽视了与现有业务流程的整合，导致电子版系统 与实际工作脱节。这些问题的存在影响了GMP电子版 的实施效果，甚至可能对企业的生产和管理带来负面 影响。
培训目标
根据受众需求和主题，设 定明确的培训目标，使课 件更具针对性和实效性。

各类责任者、操作者及凭证信息等，并与电子文 件一起归档，以证明电子文件的真实性。
• 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件
的真实性。
（ 2 ）完整性原则
• 须保证所产生的应归档的电子文件全部归
档。
• 须保证每一份电子文件内容信息的完整性，
如电子文件存在链接内容信息时，其链接 内容信息须一并归档。
（ 2）数字化。
电子文件的信息形态是数字化的。电子文件 通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到 的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。
（ 3）网络化 。
电子文件借助网络，能实现信息共享，但不 安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它 可以 不受时空限制 ，如果不采取保密措施，则能 在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的 电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以 同时发给若干个网络终端。
电子档案： 是指具有保存价值的、按一定方 法整理而成的、已归档的电子文件及其与 之相适应的软件、参数和相关数据。
含义：
• 一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：
具有保存价值，已进行整理。
• 二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主
要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主 要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映 本单位的主要财务与产权关系。
• 在国内比较有研究的是深圳市档案局和安徽省档
案局。
深圳市档案局的《电子文件元数据标准》 （征求意见稿）
安徽省档案局的《电子文件管理细则》（征 求意见稿）
• 三是版式文件：是一种排版后仅供阅读、
不可编辑、不可修改的文件格式。
常用格式：CEB、PDF等
• 四是音频文件。指用音频设备录入或用编
曲软件生成的文件。

辨析题：它们是“电子文件”吗？


及时通讯工具（如：QQ、MSN）中 的聊天记录 个人电脑中遗留的上网历史记录 计算机内存中的临时文件
提示: 电子文件必须满足的基本条件


电子文件首先是文件,必须满足文件的 所有条件（符合文件的“要素”） 电子文件是以二进制代码的形式记录在 存储载体上的（技术特性）
1.3.2.5 信息的可操作性

传统的纸制文件往往是静态的 电子文件中所含的数字信息则是动态、 可变、积极的信息。
1.3.2.6 信息的易变性


信息的加工（编辑）更方便 信息需要不断地转移（变更）： （1）存储介质的寿命有限 （2）技术发展、系统升级导致信息 （代码）需要同步更新
1.3.2.7 多种信息媒体的集成性
1.2.2 结构


文件的物理结构是指其信息存储于载体上的 位臵及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存储位臵。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图，标号等。
结构比较


纸质文件的信息物理结构与逻辑结构是一致 的，而且是直观的。例如，排错了文件页码， 就不仅破坏文件信息物理结构也同时破坏其 逻辑结构。 电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是 不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、 批示、附件可以不在载体上连续存放，甚至 可以存放在不同的载体上，而不影响其正常 地显示输出。


简单文件：仅由一种格式组成 复合文件：含有图形（签名）或数据（统 计数据或表格）的文件。 复杂文件：含有多种数据类型，如含有多 个媒体（声音、动画、视频等）的文件
1.4.3 按电子文件产生的工作领域划分

电子档案管理专题
二、电子档案的种类 2、磁带；
3、U盘；
4、光盘。
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三 、电子档案的特征
由于电子文件其介质和处理技术的特 殊性，不仅具备了纸质文件所具备的特性， 而且还具备了许多纸质文件所不具备的特 性。
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（1）责任者的法定性 电子文件的责任者是依法成立并能以自己的名 义行使职权和承担义务的国家机关、社会团体和企 事业单位。制发电子文件，必须是法定机构及其代 表人，其他人无权制发。电子文件制发者是法定的 ，法定责任者必须在其法定的职权范围内根据公务 活动的需要制发文件，超越自己职权范围而制发的 电子文件无效。
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（2）体式的规范性 国家行政机关的电子文件的体式包括两层 含义： 第一，电子文件必须和纸质文件一样，具 备国家规定统一的外在规范格式。 第二，电子文件的体式，还包括电子文件 的文体、电子文件写作的结构，以及严格的行 文方向。
电子档案管理专题
（3）制作的程序性 电子文件写作不同于一般写作。电子文件制 作过程是指从准备写到成为发出的电子文件的整 个过程。电子文件制作有严格的程序，如果不遵 照法定程序撰制文件，不遵照电子文件工作流程 程序设置撰制文件，制发的文件不能生效，甚至 根本无法在计算机中完成。
2、国内电子文件定义简述 (2)90年代后期，我国出现电子文件的表述。如安淇 在《电子文件及其管理》一文中认为：
“所谓电子文件，在笔者看来是指其形成和利用均 依赖于电子环境和技术的文件”。
电子档案管理专题
一、电子文件与电子档案
2、国内电子文件定义简述
国家标准《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894——2002)对电子文件作如下界定：
电子档案管理专题

档案管理学发展历程及现状
发展历程
档案管理学的发展经历了传统档案管理阶段、近代档案管理阶 段和现代档案管理阶段。随着社会的进步和科技的发展，档案 管理学的理论和方法不断得到丰富和完善。
现状
目前，档案管理学已经成为一门独立的学科，拥有完善的理论 体系和实践方法。同时，随着信息化时代的到来，电子档案的 管理和利用逐渐成为档案管理学研究的热点和难点。
06 电子文件与数字 档案馆建设
电子文件概念、特点及分类方法
电子文件概念
指在数字设备及环境中生成，以 数码形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机等设备阅 读、处理，并可在通信网络上传
送的文件。
电子文件特点
包括信息的非人工识读性、对系 统的依赖性、信息与载体之间的 可分离性、信息的易变性、信息
档案管理定义
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理 并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理学研究对象与内容
研究对象
档案管理学的研究对象是档案及档案管理现象。
研究内容
档案管理学的研究内容主要包括档案的定义、本质、种类、作用，档案工作的性质、 任务、原则、制度，档案工作的历史发展，档案工作的组织和管理，档案的收集、 整理、鉴定、保管、统计和利用等。
行专门的档案材料 收集。
追踪收集
对于某些重要或易散失的 档案材料，采取追踪方式 进行收集，确保其完整归 档。
档案整理流程与规范
分类
根据档案内容、形式等特征，将档案 划分为不同的类别。
组卷
将同一类别的档案材料组合成卷宗，并 编写卷宗目录。
档案整理流程与规范
排列
档案管理学(全套课件 559P)ppt课件

另外，电子文件的运行环境对标准化的要求很高， 无论是信息加工、存储、传递、检索、还是软件的运 行、载体的更换都受到标准的制约。制作生成要有代 码标准，存储要有机读载体的格式标准，信息压缩要 有算法标准，传输要有网络协议标准，查找要有检索 语言标准等等。
2. 电子文件信息的游动性和共享性
电子文件信息与其存储的载体之间是可游 动的，不再具有物理意义上的固定实体状态， 也不再有固定的物理位置，它可以方便地从一 个载体转移到另一个载体，只要应用计算机系 统的复制和移动功能，任何存储在计算机上的 电子文件可以被复制或移动到另一个载体，甚 至一个电子文件的信息可以分别存储在不同载 体上。
2.按照电子文件功能划分为：
(1)主文件，指表达作者意图、行使职能的文件。 (2)支持性文件，主要指生成和运行主文件的软件，如文 字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。 (3)辅助性、工具性文件，主要指在制作、查找主要文件 过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件 往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附 带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。 3.按照电子档案产生的环境划分为：一般办公室工作中产 生的文件，计算机辅助设计和制造中产生的文件。 4.按照电子文件的属性划分为：普通文件、只读文件、隐 含文件、加密文件和压缩文件等。
程。光学字符识别技术的准确率取决于图像质量的 优劣，图像中文字的大小，图像分辨率(PPl)的大小 等因素，图像质量高识别的准确率则高，一般OCR 识别要求图像分辨率≥200DPI，文档扫描的分辨率 要求就是依据OCR对图像分辨率的要求而确定的。
(2)拍照。
随着数码相机技术的
快速发展，数码相机的成 像质量迅速提高，拍照成 本不断下降，数码照片逐 步取代传统照片，数码相 机可直接生成数码照片-电子文件(图像)。数码相 机也可以作为档案部门进 行档案数字化的设备，与 扫描仪相比，500万像素 以上的数码相机对实物档 案进行数字化加工，对特 大幅面档案数字化加工时 有着很大的优势。