工程监理资料归档规定
1、编制目的
建设项目档案管理是工程管理的重要内容。将工程监理过程中所形成的文件（含电子文件）按照有关规定及要求，进行规范化、标准化管理，并实现计算机存储检索、网络运行之功能，更好地为电力工程监理和各项工作服务，特制定本规定。
2、编制依据
2.1GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》
2.2GB50319《建设工程监理规范》
2.3GB/T50328《建设工程文件归档整理规范》
2.4DA/T28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
2.5GB/T18894《电子文件归档与管理规范》
3、适用范围及说明
本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、110kV以上输变电工程、房屋建筑及市政建设工程所形成的监理资料的整理及归档。
本规定只对公司工程监理档案（第6大类）资料的整理和归档进行了规定，不适用于其他类别资料的整理和归档。
4、职责
4.1经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。
4.2各工程项目监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交。
4.3质量安全部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。
5、工程监理资料整理、归档要求
5.1总体要求
5.1.1部门负责人（总监）应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交
工作，工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量安全部全部移交。
5.1.2档案移交时同步移交纸质的《监理归档文件总目录》（20806-N01）一份、卷内目录（附录B）2份（一份在卷内、一份在总目录后）放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码，
并将页码标注在总目录的备注栏内。
5.1.3所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件，具体移交范围按《工程
监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）执行。
5.2纸制文字性归档文件的质量要求
5.2.1归档的工程监理文件应为原件。
5.2.2监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。
5.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
2.6工程文件载体应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪
色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
2.7归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
2.8文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm）。
2.9文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
4.4电子档案的归档要求
5.3电子档案的归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘，刻录、移
交均为一式两份，以确保数据安全。
5.4电子档案归档范围包括：
a)资料目录。包括《监理归档文件总目录》（电子版）、《归档资料电子版目录》，格式要求为EXECL格式；
归档资料电子版目录（EXECL格式）格式如下：
归档资料电子版目录（EXECL格式）
卷内目录
柜号档号
序号责任者案卷（文件）题名
025-650-0011XXXXXXXXX
注：除“柜号”项不填外，其他项目由监理部填写完整。
b)监理策划文件，包括：监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文件；
c)监理报告及记录文件，包括：工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专题
性报告，监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料；
d)工程影像资料文件。归档要求见5.4。
e)纸质档案电子扫描件。归档要求见5.5。
5.5电子文件档案档号按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）
制定，并按以下要求进行组卷：
5.1.4电子文件档案按一级目录（类目名称）进行组卷，档号省略三级分类号。如“025
号”项目的电子文件档案第一卷档号为“025-66-001”，档号标记在光盘包装盒上。
5.1.5光盘内档案资料逐级建立文件夹，一级文件夹名由项目编号和《工程监理资料档案
的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）中“工程监理电子档案”类目下所列的“归档
范围名称”组成，例如“025号”项目“监理策划文件”电子文件档案文件夹名为“025-监
理策划文件”。若同类文件占用空间过大，需存储在不同光盘上的，可将该类文件分若干文
件夹存储，文件夹名按先后顺序编制流水号，例如“025号”项目“纸质档案电子扫描件”
分为若干文件夹存储在不同光盘上，各文件夹名依次为“025-纸质档案电子扫描件（1）”、
“0
2
5
-纸质档案描件（2）”等。
二级文件夹建
为：
a)“资料目录”文件夹可不建立二级文件夹。 b)“监理策划文件”、“监理报告及记录”文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归 档资料卷册建立，每一卷建立一个文件夹，文件夹名为对应纸质档案的“档号+案卷题名”。 c)“工程影像资料”文件夹中各级文件夹以公司《工程影像资料管理规定》要求建立。 d )“
纸
质档案描件”文件夹中按对
应的纸质归档类号建立文件夹。例如 “025号”项目“汽机专业工程质量检验记录”资料二级文件夹名为“025-633”。
2.10光盘内存储的内容应按一级文件夹名列出目录，一级文件夹内应附该文件夹内电子 版目录（列出一级文件夹内包含的下一级文件夹或可，要求为EXECL 格式）。 2.11归档时
应随
交6.4.3.3条所列两级目录的纸质文件。 以025号项目为例，一、二级文件夹设置示例如下： 光盘 025-66-00X 一级文件夹一级文件夹一级文件夹一级文件夹一级文件夹 025-资料目录025-策划文件025-报告及记录文件025-工程影像资料025-纸质档案电子扫
描件 按 相 关 文 件 ⋯ ⋯ 案 案 卷 题 名 ） ⋯ 025-620-002XX （ ⋯ 对 应 纸 质 档 ⋯ ⋯ 案 案 卷 题 名 ） ⋯ 025-623-002XX （ ⋯ 对
应 纸
质
档
⋯ ⋯ 要 求 建 立 文 件 夹 《
工 程 影
像 资
料 管 理 规 定 》
⋯ ⋯ 4.5工程影像资料的归档要求 5.6工
程监理影像资料归档范围包括视屏资料、音频资料、为电子文件，储存载体统一要求为光盘。 5.7内容要求： a
)能够反映上级领导及公司临现指导的内容； b )重大会议（有会议标题）； c)全面反映主要旁站监理内容和工程总体质量控制情况； d )隐蔽工程验收时况（照片内e )反映现场发生的有关工程
质f)反映现场发生的重大事件、重大质量（安全）事故、重大自然灾害及其它异常情况和 现象（时间、场所、人记录）；
