项目文档管理制度

营销中心

项目文档管理制度

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一、目的

建立营销中心的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管

理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规

范化的管理，提高项目的成功率，有效控制项目成本、进度、时间。

二、范围

本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。

三、原则

（一）定义

文档包括接收、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。

（二）规范

1.明确内部文档的编制和命名

（1）文件名应是文件的标题。

（2）标题应能直观简明体现文件的内容。

（3）每个文档必须有一个统一的编号。

（4）在电子文档的命名后面加上编号。

（5）文件编制应使用对应的统一文档模板。

2.接收文档控制编号

所有接收文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。文档

控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定，建议体现接收日期的信息。

明确项目文档的使用制度 3.

（1）在项目前，应建立一套文档的管理程序

?明确文档的拟制、审核人员, 文档控制员。

?明确所有文档的编号、收发登记操作，及受控等级。

（2）建议接收文档的管理程序

?由文档控制员统一接收。

?加盖或记录接收日期（时间）。

?赋予文档控制编号。

?记录输入文档中心数据库，保存原件。

（3）明确发送文档的管理程序

?加盖或记录发送日期（时间）。

?记录输入文档中心受控库，保存原件。

?发送后由文档控制员统一记录归档。

（4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定

（5）文档借阅登记和保密规定

?原则上严禁文档原稿进行借阅。

?借阅副本应进行登记，加盖副本章。

?副本销毁的规定。

?限期返还原件的规定。

（6）电子文档的共享规定

4.明确文档的归档存放

（1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统，目录结构见附表一《项目文档归档结构》。．

（2）按文档的阶段及用途属性（主题）归档分类，如售前阶段、售中阶段，再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。

四、文档提交

（一）外埠部门提交部门的文档，经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。

（二）部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。（三）部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文档，经过沟通、汇报后整理成终稿的，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。

（四）部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。

（五）备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建设方案、PPT、

规划、设计等文档定稿后以月为单位提交；涉及变更的方案、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。五、具体内容

（一）文档编号

凡项目有关的文档，均统一编号。

文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级

文档属性：本字段用两位英文字母表示

发放对象：本字段用两位英文字母表示

文档日期：本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。

顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文

档属性、发放对象内所有文档的顺序号。．

本字段1位数字，表明了文档的保密级别。文档密级：0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读

1级代表秘密，项目组核心成员阅读

2级代表内部公开，项目组所有成员阅读

3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读

表1 文档属性字段对照

简写简写文档分类文档分类PPT

指令潜在用户分析报告发票用户分析报告普查报告合作意向书手册会议纪要备忘录建设方案计划解决方案答复项目制度报表合同招投标文件

表2 文档接收对象字段对照

简写简写发放对象发放对象

（二）文档的存放

项目文档分别建立电子和纸面件档案。

纸面文档按文件的属性、分类存放，并填写《文件存放控制表》（附件一）进行存放、借阅登记。．

电子档案目录如下，通过权限设置控制不同文档人员访问权限。表3：电子文档目录

（三）文档借阅

（1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档。

（2）向文档管理员提出借阅申请。

）文档管理员根据其身份确定阅读权限。3（

（4）若所借阅文档超过其阅读权限，需经领导批准。

（5）文档管理员填写文档借阅记录表。

（6）借阅人签署文档借阅记录。

（7）借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。

（四）文档取向

文档取向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要应用单元。详见附表二：《文档取向表》。

附表一：文档存放和访问控制

附表二：文档取向表