技术文件管理作业指导书

1、目的确保技术文件得到有效控制。

2、范围适用于公司所有的技术文件。

3、职责本文件的贯彻执行由工程部部长负责，产品工程师、工艺工程师、文件管理员有责任遵守本文件规定。

3.1 公司工程部文件管理员对文件的控制负责。

3.2 部门主管有责任编制和控制本部门所有的文件，同时有责任对其它发至自己部门的文件进行妥善保管和认真执行。

3.3 工程部文件管理员负责文件的分类、编号、发放；文件的编制和更改由相关责任工程师负责。

4、定义技术文件包括外来文件和内部技术文件。

4.1 外来文件：包括客户提供的产品图纸、标准、技术资料等。

4.2 内部技术文件：指与产品、工艺、工序、材料、技术标准等产品技术执行过程相关的图样及文字性材料。

4.3 技术文件更改通知单：

4.4 临时技术措施通知单：

5、工作程序

5. 1外来文件

5. 1.1外来文件的接收

5．1.1.1 收到外来图纸、标准、技术资料后，在三个工作日内，首先由责任工程师组织对其评审（3人以上），并要有评审记录，若有评审疑问,需要有沟通记录附在外来文件之后，然后交文件管理员加盖“评审章”保管。并由评审人签名。

5．1.1.2 外来文件接收由文件管理员负责。

5．1.1.3 收到的产品图纸、标准、技术资料等应加盖“收讫章”，填写收到日期。

5．1.1.4 收到的外来图纸应登记在“外来图目录”

5. 1.2 外来文件的保管

5．1.2.1 外来文件原件应在工程部统一保管。

5．1.2.2 外来图纸按客户名称建帐管理。

5. 1.3 外来文件的使用

5．1.3.1 文件的使用由工程部决定，原件存档后，相关部门根据工作需要可向工程部申请发放复印件，可填写“外来文件借阅,复制申请单”。

5．1.3.2 “外来文件借阅，复制申请单”由申请人填写、签字，工程

部主管批准，文件管理员执行。

5．1.3.3 借阅外来文件需填写“外来文件借阅登记表”，并在指定日期内归还文件管理员。

5．1.4 外来文件的更改

5．1.4.1外来文件的更改须有客户的书面更改通知。

5．1.4.2在收到客户对其材料的更改通知后，应将最新版本按5.1条规定登记存档,原版本盖作废章及日期后与客户通知一起封存存档。若无新版本，应将原版本复制一份，加盖作废章及日期章后与客户通知一起封存存档，由责任工程师在原版本上按客户更改通知要求做相应修改，加盖修改日期后存档，外来文件更改后,资料管理员要在登记表作出标记。

5．1.4.3 外来文件更改时，由责任工程师对本公司的相关文件按有关程序作相应更改。

5．1.5 外来标准核对有效性

对于国家标准、行业标准、外来企业标准和国外标准，每年的1月到相关网站进行查询核对，若有最新版本，则增加新版本。经核对，老版本若无效，可作废，并作记录。

（相关网址： ）

若通过以上途径不能获得相关信息，可向所属企业或相关单位发传真或打电话核对其有效性，并对传真及电话记录作保留。

5.2内部技术文件

5.2.1 发放

文件发放范围需根据各部门的需要决定，所有的技术文件发放数量和部门如下:

上表规定为投产试制(试生产)和正式生产产品的技术文件发放的最低范围和份数，根据工作情况，其它部门需要的文件和以上部门需要增加的文件,由该部门填写申请表，由责任工程师确定是否发放，并由工程部主管批准方可发放。

新研制产品文件的发放范围由产品工程师根据产品研制承担部门确定，一般包括：产品设计、产品工艺、质量检验、生产计划及产品研制过程中的制造部门等。

若本文件未作规定或有新技术文件，由责任工程师填写“文件分发通知单”，经部门负责人批准后实施发放。

试制文件发放数量和范围如下：

样线试制结束后，图纸及工艺文件将全部收回，并作废保留最低数量一份

5.2.1.1 发放依据：文件的发放由文件编制人员确定发放范围，填写“技术文件分发通知单”，经其部门负责人批准后，交文件管理员执行。

5.2.1.2发放的技术文件应加盖编号章，产品图及工艺文件应加盖使用范围及日期印章；

5.2.1.3发放文件时，应由文件管理员在“文件发放收回登记表”上填写文件编号、名称、数量、发放日期、领用部门等，由领用人签字；

5.2.1.4文件更改后，由文件管理员按文件发放登记表的记录，通知并落实原文件领用单位更改文件；

5.2.1.5收回旧文件时应在原有发放登记表上注明收回日期、交还人；属于收回作废的文件应由文件管理员在备注栏中注明；

5.2.1.6对于一般破损文件经文件管理员确认，方可换发新文件，并在发放登记表上重新登记；对文件严重破损者和丢失者，应向上级领导书面报告，按批示处理；

5.2.1.7对于收回或破损的作废文件应加盖“作废”印章，经文件管理部门负责人批准后，统一销毁；需作为资料保留的作废文件，需经文件管理部门负责人批准后，由文件管理员加盖“作废”和“保留”印章后方可留用；

5.2.1.8需临时借阅文件的人员需填写“文件借阅登记表”，经文件管理部门负责人批准后，方可借阅文件。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还文件时，由文件管理员负责收回；

5.2.2 文件的更改

5.2.2.1对正式生产中使用的技术文件进行更改时，必须使用技术变更通知单，此

单是更改技术文件的依据；

5.2.2.2技术文件更改通知单需由责任工程师负责编制，需经原文件审批部门进行

批准；如特殊情况下（如人员调离、部门变动等），文件的更改由另一部门审批时，该部门需获得原审批该文件所依据的有关背景和资料。其技术文件更改通知单原件由工程部文件管理员统一管理、编号和存档；

5.2.2.3技术文件更改程序

5.2.2.3.1在生产实践中发现经实践验证，必须进行尺寸、文字、图形或工艺更