浅谈实行会计电算化后的会计档案管理

目录

摘要--------------------------------------------------------------1

关键词------------------------------------------------------------1

一、会计电算化档案的内容和特点------------------------------------1

1、电算化档案的内容-----------------------------------------------1

2、会计电算化会计档案的特点---------------------------------------2

二、电算化会计档案工作的内容--------------------------------------2

1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据----------------2

2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率-----------------------3

3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理

使用档案 -------------------------------------------------------3

三、如何做好电算化会计档案工作-------------------------------------3

1、加强企业财务档案管理的基础设施建设------------------------------4

2、做好电算化会计档案的收集----------------------------------------4

3、做好电算化会计档案的管理与保存----------------------------------4

4、做好电算化会计档案的整理和利用----------------------------------5

5、提高财务档案管理人员的信息化素质--------------------------------5

四、电算化会计档案应注意的问题--------------------------------------6

1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份--------6

2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患-----------------6

3、电算会计档案必要有专人管理---------------------------------------6

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护---------------------------6

五、结束语----------------------------------------------------------7

参考文献-----------------------------------------------------------8

浅谈实行会计电算化后的会计档案管理

【摘要】：随着计算机及网络技术的蓬勃发展，人类社会经济、政治、文化等生活的各方面发生了巨大变革，越来越多的会计使用了电算化，但如何做好会计电算化会计档案的管理工作，以使其发挥更大、更好的作用，就显的越来越重要。由于会计电算化档案有其独特的特点，所以必须认真的做好电算化档案归档和保管工作，才能发挥传统意义上档案所无法比拟的优势。

【关键词】：会计电算化档案管理利用

所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。就如何做好会计电算化会计档案的管理工作，谈谈个人的看法。

一、电算化档案的内容和特点。

1.电算化档案的内容

根据财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案。这说明，电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，具体内容如下：

（1）机制会计档案

包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

（2）机读会计档案

包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。

2、会计电算化会计档案的特点

众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点：

（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

（2）统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

（3）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

(4)会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

(5)实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。

正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

二、电算化会计档案工作的内容

1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据